Tải mẫu biên bản thu hồi hóa đơn mới nhất năm 2020 [file word]

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp, trong công tác kiểm tra xử phạt vi phạm của các cơ quan chức năng, sẽ không hiếm khi xảy ra sự nhầm lẫn, sai sót trong khi viết hóa đơn. Một trong những sai sót đó sẽ dẫn đến phải thu hồi hóa đơn. Khi thu hồi hóa đơn, các bên liên quan cần lập thành biên bản, gọi là biên bản thu hồi hóa đơn. Vậy biên bản thu hồi hóa đơn là gì? Trường hợp nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn? Biên bản này do ai ký và cách viết biên bản như thế nào cho chuẩn xác. Trong nội dung bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số nội dung liên quan đến mẫu biên bản quan trọng này.

Mục Lục

Hiểu thế nào là biên bản thu hồi hóa đơn?

Biên bản thu hồi hóa đơn được coi là một trong những mẫu biên bản được sử dụng phổ biến trong quá trình xử lý sai sót khi ghi hóa đơn cùng với một số biên bản khác: biên bản hủy hóa đơn, biên bản điều chỉnh hóa đơn…

Biên bản này là một loại chứng từ xác nhận việc hóa đơn đã lập trước đó được phát hiện ra có sai sót, cần hủy bỏ hiệu lực của hóa đơn này. Biên bản này được lập trong trường hợp hóa đơn đã lập ra để xử lý vi phạm hoặc xuất bán hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa kê khai thuế.

Lưu ý, mục đích sử dụng của biên bản này khác với biên bản hủy hóa đơn. Đây là hai mẫu biên bản khác nhau nhưng thường bị hiểu lầm và gộp thành một.

Trường hợp nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn?

Căn cứ theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính theo nội dung thông tư 39/2014/ TT-BTC, cần thiết phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn trong các trường hợp sau:

– Trường hợp 1: Khi bên bán đã lập hoá đơn và đã giao cho bên mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao đến thì phát hiện sai sót.

– Trường hợp2: Khi bên bán đã lập hoá đơn và đã giao cho bên mua; hàng hóa, dịch vụ cũng được chuyển đến cho bên mua đầy đủ theo hợp đồng thì phát hiện ra sai sót nhưng hai bên chưa tiến hành kê khai thuế.

Trong hai trường hợp này, doanh nghiệp chủ động liên hệ, thông báo cho đối tác về sai sót trên hóa đơn. Sau đó, hai bên tiến hành lập văn bản để xác nhận việc thu hồi hóa đơn. Nội dung quan trọng nhất của văn bản này là phải thể hiện được lý do tại sao cần thiết phải tiến hành thu hồi hóa đơn.

Hóa đơn viết sai có thể tiến hành thu hồi theo quy trình

Khi mẫu văn bản này đã được ký, bên bán thu hồi lại hóa đơn đã lập sai từ đối tác (nếu đã giao hóa đơn), gạch chéo trên tất cả các liên của số hóa đơn lập sai nhưng phải lưu lại hóa đơn đó bằng cách để vào tập tài liệu riêng hoặc kẹp lại ngay trên quyển hóa đơn.

Tiếp đó, bên bán lập hóa đơn mới theo quy định để xuất lại cho khách hàng nhưng cần lưu ý, ngày lập hóa đơn mới phải trùng với ngày viết biên bản.

Trong các trường hợp khác, hóa đơn xảy ra sai sót phải xử lý như thế nào?

– Trường hợp bên bán đã lập hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống, hóa đơn và hàng hóa, dịch vụ chưa giao cho bên mua thì phát hiện sai sót. Trường hợp này, bên bán không xé hóa đơn đã lập sai đó mà chỉ cần gạch chéo các liên trên hóa đơn và lưu giữ lại số hóa đơn đó tại quyển hóa đơn để dùng cho công tác thanh kiểm tra khi cần thiết .

– Trường hợp bên bán đã lập hóa đơn, hóa đơn đã xé ra khỏi cuống và giao cho người mua; hàng hóa, dịch vụ cũng đã được giao đầy đủ; hai bên đã kê khai thuế rồi mới phát hiện sai sót.Trường hợp này hai bên phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ sai sót, tiếp đó bên bán lập hóa đơn mới điều chỉnh để xuất cho khách hàng. Ngày lập hóa đơn điều chỉnh cũng cần trùng với ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn. Căn cứ trên hóa đơn điều chỉnh, hai bên tiến hành kê khai lại doanh số, thuế…

Biên bản thu hồi hóa đơn do ai ký?

Mẫu văn bản này được lập ra nhằm mục đích thu hồi lại hóa đơn do bên bán viết sai. Biên bản này được lập ra trên tinh thần tự nguyện, công khai, minh bạch của của cả bên mua và bên bán, dựa trên những quy định của luật pháp hiện hành.

Bên bán và bên mua cử đại diện tham gia ký và đóng dấu vào biên bản, cùng cam kết chịu trách nhiệm về việc xóa bỏ hóa đơn này. Thông thường người chịu trách nhiệm ký vào biên bản này là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền..

Bạn có thể xem thêm về mẫu giấy ủy quyền:

Giấy ủy quyền cá nhân

Giấy ủy quyền công ty, doanh nghiệp

Giấy ủy quyền tiếng Anh

Viết biên bản thu hồi hóa đơn như thế nào cho đúng?

mẫu biên bản thu hồi hóa đơn mới nhất 2020

Một mẫu biên bản chuẩn cần có đủ thông tin

Cũng như các biên bản khác, biên bản này đảm bảo được tiêu chí đầy đủ về nội dung và chính xác về mặt pháp lý. Khi viết biên bản này, cần đảm bảo các nội dung chủ yếu sau:

– Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên và số biên bản.

– Các căn cứ tiến hành thu hồi hóa đơn.

– Thời gian, địa điểm hai bên lập biên bản.

– Thông tin về hai bên cùng nhau lập và ký vào biên bản: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế, tên người đại diện, chức vụ

– Thông tin về hóa đơn bị thu hồi:

+ Tên hóa đơn: hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý…

+ Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

+ Ngày lập hóa đơn.

– Thông tin về hóa đơn thay thế:

+ Ký hiệu hóa đơn giống hóa đơn đã bị thu hồi nhưng số hóa đơn được thay đổi.

+ Ngày lập của hóa đơn trùng với ngày trên biên bản này và ngày trên hóa đơn mới.

– Lý do thu hồi hóa đơn ghi cụ thể: sai mã số thuế, sai thuế suất, sai đơn giá…