Biên bản hủy hóa đơn là một loại văn bản có tính pháp lý được sử dụng khá nhiều tại các doanh nghiệp hiện nay. Trong quá trình mua bán, bên bán phải xuất trình hóa đơn cho bên mua theo đúng luật quy định. Tuy nhiên trong một số trường hợp thông tin trên hóa đơn bị sai lệch thì bạn hoàn toàn có thể tiến hành hủy hóa đơn. Bạn sẽ phải lập một biên bản hủy hóa đơn để hợp pháp hóa việc hủy hóa đơn đã ghi. Vậy, biên bản hủy hóa đơn được sử dụng ở những trường hợp cụ thể nào? Cách viết biên bản hủy hóa đơn ra sao? Chúng tôi sẽ trả lời lần lượt những câu hỏi này trong bài viết. Và tất nhiên, không thể thiếu ở cuối bài là mẫu biên bản hủy hóa đơn đúng quy định mới nhất.

Biên bản hủy hóa đơn là gì?

Đúng như tên gọi của nó, biên bản này dùng trong các trường hợp các bên liên quan muốn vô hiệu hóa những hóa đơn đã lập ra khi có sai sót nào đó. Hóa đơn là một loại chứng từ quan trọng trong giao dịch mua bán, khi đã được viết và xuất ra là được mặc định không thể khôi phục lại số hóa đơn. Nghĩa là nếu có sai sót thì sẽ được lập điều chỉnh hoặc hủy và thay thế bởi một hóa đơn có số hiệu mới.

Khác với biên bản điều chỉnh hóa đơn, biên bản hủy hóa đơn lập ra nghĩa là hóa đơn cũ hoàn toàn bị vô hiệu và không còn giá trị chứng minh như vốn có. Sau khi hủy, tùy vào nhu cầu mà hai bên có thể lập hóa đơn mới hoặc không.

Vậy, khi nào thì lập biên bản hủy hóa đơn? Câu trả lời là khi hóa đơn đã được lập ra nhưng chưa kê khai mà phát hiện có sai sót thì có thể tiến hành hủy. Việc hủy hóa đơn phải được sự đồng thuận tự nguyện của cả bên mua và bên bán và cam kết không sử dụng lại hóa đơn đã hủy để kê khai thuế GTGT. Trong trường hợp này, người ta gọi là biên bản thu hồi hóa đơn. Một trường hợp khác, khi doanh nghiệp có những điều chỉnh, thay đổi về thông tin pháp lý mà tiến hành nhận giấy đăng ký kinh doanh mới thì những hóa đơn cũ chưa dùng đến cũng sẽ bị vô hiệu. Trường hợp này, số hóa đơn đó sẽ bị hủy ngay khi văn bản này có hiệu lực.

Biên bản hủy hóa đơn GTGT

Biên bản thu hồi hóa đơn được dùng khá phổ biến

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử

Trong những năm gần đây, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở nên thông dụng bởi những tiện lợi mà nó mang lại. Trong quá trình sử dụng, nếu phát hiện sai sót sau khi lập mà chưa giao hàng cho người mua, hoặc đã giao hàng nhưng chưa kê khai thuế thì có thể tiến hành thủ tục thu hồi hóa đơn điện tử. Quy trình thu hồi hóa đơn điện tử như sau:

– Hai bên đồng ý vô hiệu hóa hóa đơn hiện tại và tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Hóa đơn đã hủy vẫn sẽ được lưu trên hệ thống trong một khoảng thời gian nhất định.

– Phía bán hàng tiến hành lập hóa đơn điện tử mới gửi cho người mua hàng. Nội dung bắt buộc phải ghi rõ: hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… đã gửi ngày… (nếu đã gửi cho người mua).

Nếu doanh nghiệp sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, khi phát hiện sai sót trên hóa đơn giấy thì có thể tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn giấy và ban hành hóa đơn điện tử thay thế.

Hướng dẫn cách ghi biên bản hủy hóa đơn

Biên bản thu hồi hóa đơn là một văn bản có tính pháp lý nên cần được soạn thảo thật chính xác. Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa quy định bố cục chính xác cho mẫu biên bản này nên các công ty, doanh nghiệp có thể căn cứ vào thỏa thuận của các bên để có một biên bản thu hồi hợp lý. Tuy nhiên, một biên bản thu hồi hóa đơn vẫn cần đảm bảo đầy đủ những thông tin theo quy định trong các căn cứ pháp lý đã ban hành.

Các căn cứ pháp lý để soạn thảo mẫu biên bản thu hồi hóa đơn GTGT bao gồm:

  • Nghị định 51/2010/NĐCP ngày 14/05/2010 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn.
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Hướng dẫn cách viết biên bản hủy hóa đơn

Một mẫu biên bản hủy hóa đơn khi không sử dụng nữa

Nội dung của biên bản thu hồi hóa đơn

Theo những căn cứ pháp lý đó, một mẫu biên bản thu hồi hóa đơn cần có đủ những nội dung sau:

– Thông tin của bên mua và bên bán: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin người đại diện.

– Số, ký hiệu của hóa đơn bị hủy và những thông tin khác.

– Thông tin về hàng hóa trên hóa đơn cần hủy: tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thành tiền và tổng số tiền trên hóa đơn.

– Lý do hủy hóa đơn.

– Cam kết và xác nhận của cả hai bên.

Biên bản này cần được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản và có giá trị pháp lý ngang bằng.

Mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất 2020 theo thông tư 39

Trên đây là một số thông tin cơ bản về biên bản hủy hóa đơn thuế giá trị gia tăng. Phần cuối bài viết, chúng tôi xin cung cấp một vài mẫu biên bản thu hồi hóa đơn thông dụng dành cho các doanh nghiệp, người kinh doanh buôn bán hợp pháp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích các bạn trong việc thu hồi và hủy hóa đơn sai thông tin.

Tải mẫu biên bản thu hồi hóa đơn mới nhất 2020 Tại đây

Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn không sử dụng Tại đây

Tin liên quan