Tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng

Bộ phận lễ tân văn phòng giữ vai trò rất quan trọng tại các Tập đoàn, doanh nghiệp có quy. Bộ phận này có tác động trực tiếp đến cơ hội hợp tác giao thương với khách hàng, đối tác. Tuy nhiên còn nhiều người vẫn chưa thực sự hiểu rõ cũng như đánh giá đúng về nghiệp vụ lễ tân văn phòng. Vậy nghiệp vụ lễ tân văn phòng là gì? Các kỹ năng và vai trò của lễ tân văn phòng đối với doanh nghiệp quan trọng như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu qua tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng ở bài viết dưới đây nhé.

Nghiệp vụ lễ tân văn phòng là gì?

Lễ tân văn phòng chính là người thực hiện những công việc các hành chính quan trọng. Ví dụ như: tiếp đón khách, giao nhận thư, cung cấp thông tin cho đối tác,… Vị trí nghiệp vụ này có nhiệm vụ như một tuyến liên lạc của công ty với khách hàng và đối tác.

Tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng chỉ ra các công việc chính của bộ phận này đó là:

• Tổ chức tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại doanh nghiệp mình
• Trực tổng đài, tiếp nhận các cuộc điện thoại gọi đến và kết nối tới đúng địa chỉ
• Cung cấp đầy đủ thông tin và văn phòng phẩm cho từng bộ phận trong công ty
• Tiếp nhận và phân loại thư được gửi đến công ty hàng ngày
• Theo dõi an ninh văn phòng và kiểm soát việc ra vào công ty
• Quản lý và xử lý văn phòng phẩm tồn kho
• Nhận hoặc gửi thông tin tài liệu đến nhiều bên khác nhau
• Sắp xếp và lên lịch các cuộc họp quan trọng của công ty
• Cập nhật thường xuyên các giấy tờ liên quan đến chi phí phát sinh trong công ty

Những kỹ năng cần có của một lễ tân trong tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng

Luôn đảm bảo chỉn chu về hình thức

Đối với một nhân viên lễ tân văn phòng, việc hình thức luôn chỉn chu là yêu cầu bắt buộc. Bởi hình thức có thể là ấn tượng đầu tiên mà khách hàng tiếp xúc với lễ tân, để lại ấn tượng về toàn bộ doanh nghiệp.

Thành thạo các tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng

• Đón tiếp khách hàng: có thái độ ân cần, chu đáo, thân thiện và nhiệt tình để khách hàng cảm thấy thoải mái nhất. Đặc biệt, nhân viên lễ tân có kỹ năng giao tiếp bằng ngoại ngữ tốt là có lợi, cần thiết.
• Biết cách xử lý công văn, giấy tờ: đây là đầu mối nhận các văn thư đến và thư đi. Vì thế cần thành thạo các nghiệp vụ lễ tân văn phòng như: xử lý các văn bản, lưu trữ…
• Thực hiện công việc chuẩn bị phòng họp: đăng ký, quản lý, hỗ trợ hậu cần, chỗ ngồi, nước uống…

Thái độ làm việc thân thiện, nhiệt tình và chuyên nghiệp

Với vị trí lễ tân văn phòng, thái độ làm việc luôn được đặt lên hàng đầu. Cụ thể, một lễ tân cần phải có một số kỹ năng biểu hiện thái độ như sau:

• Phản ứng nhanh nhạy và khả năng giải quyết các tình huống phát sinh thật tốt.
• Kiểm soát cảm xúc tốt, giữ bình tĩnh ngay cả khi khách hàng nổi nóng.
• Luôn lịch sự, niềm nở, ân cần và biết cách gây thiện cảm với người đối diện.
• Tránh góp mặt vào những câu chuyện phiếm, đàm tiếu, tiết lộ bí mật thông tin của công ty

Với những kỹ năng tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng, lễ tân là vị trí rất quan trọng. Chính vì thế các nhà tuyển dụng luôn làm việc với bộ phận này một cách kỹ lưỡng, hiệu quả. 

Tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng chỉ ra vai trò của lễ tân 

Nhân viên lễ tân sẽ là những người tiếp xúc đầu tiên với đối tác, khách hàng. Nên có thể nói rằng đây là bộ mặt quan trọng của doanh nghiệp, công ty. 

Lễ tân có thể thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty

Vì là bộ mặt nên nhân viên lễ tân được yêu cầu luôn thân thiện, chỉn chu, phong thái chuẩn mực. Nếu lễ tân đáp ứng được các yêu cầu trên mới có thể cho thấy sự chuyên nghiệp công ty.

Có thể ảnh hưởng trực tiếp tới thương hiệu

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường ít chú ý tới việc tuyển dụng lễ tân văn phòng. Nhưng bộ phận lễ tân văn phòng đóng vai trò cực kỳ cần thiết. Đặc biệt là trong những trường hợp công ty nước ngoài hay công ty đa quốc gia là đối tác. Nhân viên lễ tân thông thoại ngoại ngữ sẽ giúp nâng tầm thương hiệu của doanh nghiệp.

Tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng cần duy trì các mối quan hệ 

Lễ tân cần có thái độ chuyên nghiệp, luôn bình tĩnh và xử lý nhanh nhạy các tình huống. Nếu một lễ tân văn phòng thiếu tự tin sẽ khiến khách hàng cảm thấy chán nản và ấn tượng không tốt. Nhân viên lễ tân cần được đào tạo chuyên nghiệp để có thể duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác lâu dài.

Lễ tân văn phòng là một mắt xích không thể thiếu

Công việc của lễ tân là tiếp khách, trực điện thoại, và thông báo kịp thời giúp công việc diễn ra thuận lợi. Vì thế nên bộ phận lễ tân văn phòng là mắt xích không thể thiếu trong công ty, doanh nghiệp. Đây còn có vai trò trung gian để kết nối khách hàng với doanh nghiệp.

Như vậy, chúng tôi vừa chia sẻ đến các bạn tài liệu nghiệp vụ lễ tân văn phòng. Mong rằng qua bài viết bạn sẽ có được kiến thức đúng và cần thiết về nghiệp vụ này nhé.