Cách phân công công việc trong nhóm hiệu quả [kèm biểu mẫu]

4.8 / 5 – ( 149 bầu chọn )

Vấn đề phân công công việc luôn có vai trò rất quan trọng trong một tập thể. Nếu phân công nhiệm vụ cho từng thành viên hợp lý, công việc sẽ đạt hiệu quả tốt hơn và ngược lại nếu phân chia không tốt thì sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ làm việc. Bạn hãy đọc bài viết dưới đây của FASTDO để tìm hiểu cách phân chia nhiệm vụ trong nhóm hiệu quả nhất nhé!

Bạn chăm sóc đến Bộ ứng dụng lên kế hoạch hằng ngày ( fTodolist ) của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo thưởng thức những tính năng riêng không liên quan gì đến nhau từ ứng dụng .

>>>> XEM THÊM BÀI VIẾT HỮU ÍCH:

1. Kỹ năng phân công công việc là gì?

Kỹ năng phân công công việc là kỹ năng phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn thực hiện công việc cho từng thành viên trong nhóm. Đây là một nhiệm vụ thiết yếu và quan trọng của công tác quản lý. Người có nhiệm vụ phân chia công việc trong nhóm phải đảm bảo tính minh bạch, phù hợp để tăng sự gắn kết và nâng cao năng suất làm việc.

Bên cạnh việc phân loại, nhà quản lý hay leader còn phải tương hỗ cung ứng không thiếu nguồn lực, phương tiện đi lại và tạo điều kiện kèm theo thuận tiện nhất cho nhân viên cấp dưới, thành viên nhóm triển khai công việc. Ngoài ra, việc nói rõ mong ước về hiệu quả thao tác như thế nào cũng rất là thiết yếu để những nhân viên cấp dưới nắm rõ được công việc bản thân đang làm .

>>> TÌM HIỂU NGAY: Mẫu bảng tiến độ thi công chuẩn 2021 và cách lập bảng chi tiết

2. Vai trò của phân chia công việc

2.1 Đối với người được phân công nhiệm vụ

Đối với người được giao trách nhiệm, phân loại công việc trong nhóm sẽ có vai trò như sau :

• Có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của bản thân.
• Cảm thấy hài lòng khi hoàn tất nhiệm vụ.
• Nâng cao giá trị bản thân.
• Có nhiều cơ hội chinh phục và thách thức bản thân.
• Có thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc.
• Biết bản thân cần làm gì và có trách nhiệm hơn với công việc được giao.

>>> CẬP NHẬT NGAY: Mẫu bảng kế hoạch công việc hàng ngày, tuần, tháng bằng excel

2.2 Đối với người giao việc

Dưới đây là vai trò của phân công trách nhiệm so với người có nghĩa vụ và trách nhiệm giao việc ( cấp quản lý ) :

• Điều hòa và giảm áp lực công việc.
• Có thêm nhiều thời gian làm công việc khác.
• Nâng cao sự kế thừa của nguồn nhân lực.
• Hoàn thành công việc nhanh chóng.
• Hình thành lòng tin với nhân viên.
• Hình thành sự ảnh hưởng của bản thân.
• Thể hiện năng lực.

>>> ĐỌC NGAY: Macro Management Là Gì? Trao Quyền Hay Là Sự Bỏ Mặc

3. Lợi ích của phân công công việc với tập thể, nhóm

Phân công trách nhiệm hài hòa và hợp lý trong tập thể, nhóm sẽ mang lại rất nhiều quyền lợi đến tình hình công việc và những thành viên trong nhóm. Dưới đây là một vài quyền lợi đơn cử mà việc phân loại trách nhiệm mang đến :

3.1 Sử dụng năng lực của từng thành viên hiệu quả

Việc sử dụng tối đa năng lượng của từng thành viên trong nhóm là cách hiệu suất cao giúp nâng cao hiệu suất thao tác. Vì vậy, bạn cần chú ý quan tâm phân công những trách nhiệm cho thành viên dựa theo năng lực, điểm mạnh của mỗi cá thể. Hơn nữa, một điều quan trọng mà bạn cần chú ý quan tâm là thái độ phải tỏ ra thiện chí nhằm mục đích giúp người nhận việc cảm thấy được tôn trọng và tận tâm thao tác .

>>> BỎ TÚI NGAY: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất

3.2 Phát triển năng lực các thành viên

Bên cạnh quyền lợi là triển khai xong những trách nhiệm hiệu suất cao hơn, việc phân loại công việc còn giúp những thành viên được rèn luyện và tăng trưởng năng lượng bản thân. Hiểu rõ năng lượng của từng người và giao trách nhiệm tương thích vừa tăng hiệu suất, vừa giúp nhân sự tìm hiểu và khám phá tiềm năng của chính mình .

>>>> THAM KHẢO NGAY: 10+ mẫu bảng đánh giá nhân viên hàng tháng, cuối năm mới nhất

3.3 Tiết kiệm chi phí

Bên cạnh những quyền lợi phân công công việc trên, việc giao trách nhiệm tương thích trong nhóm còn giúp những tập thể, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí ngân sách. Nhờ phân loại trách nhiệm tương thích theo năng lượng của từng nhân viên cấp dưới, thời hạn hoàn thành xong sẽ nhanh hơn và chất lượng công việc được nâng cao. Bằng cách đó, ngân sách triển khai dự án Bất Động Sản, công việc cũng được giảm bớt .

>>> ĐỌC THÊM: Các chỉ số tài chính quan trọng – 6 nhóm chỉ số cần nắm vững

3.4 Quản lý tốt thời gian, công việc đúng hạn

Quản lý tốt thời gian là yếu tố quan trọng và cần thiết nếu muốn đảm bảo hiệu suất làm việc. Nếu các nhiệm vụ không được phân chia hợp lý, tiến độ làm việc sẽ bị đình trệ, tốn nhiều thời gian và giảm chất lượng công việc. Vì vậy, các nhóm cần cùng nhau thảo luận để phân chia nhiệm vụ phù hợp cho từng thành viên nhằm hoàn thành công việc đúng hạn.

>>> XEM NGAY: Định luật Parkinson: Mô hình nén thời gian, nâng cao hiệu suất

4. Nguyên tắc khi phân chia công việc

Để phân loại công việc hiệu suất cao và tương thích, người giao việc cần nắm rõ những nguyên tắc sau đây :

• Đảm bảo phân chia đúng việc cho đúng người, đúng năng lực và thời điểm.
• Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.
• Luôn đề cao tính công bằng và hợp lý.
• Luôn giám sát tiến độ.
• Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo công việc.

>>> ĐỌC NGAY: 10 mẫu quản lý dự án bằng excel chuyên nghiệp, miễn phí 2021

5. Mẫu bảng phân công công việc nhóm

Dưới đây là 1 số ít mẫu bảng phân công công việc mà nhà quản lý hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm :

6. Bí quyết phân chia công việc cho nhân viên trong doanh nghiệp

Để nắm được cách phân công công việc trong nhóm hiệu suất cao, sau đây là 10 tuyệt kỹ phân loại công việc cho từng nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp hiệu suất cao nhất mà Fastdo muốn san sẻ đến cho những nhà quản lý :

6.1 Đề ra mục tiêu rõ ràng cho từng công việc

Việc nắm rõ tiềm năng cho từng công việc là tuyệt kỹ tiên phong để làm chủ được cách phân loại công việc trong nhóm hiệu suất cao. Bằng cách đó, bạn sẽ thuận tiện lý giải để những thành viên hiểu về công việc của mình. Ngoài ra, xác lập rõ tiềm năng còn giúp bạn đề ra được những tiêu chuẩn đo hiệu suất thao tác cho từng thành viên trong quy trình thao tác .

>>> BỎ TÚI NGAY: Mô hình SMART là gì? Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART

6.2 Hiểu rõ năng lực từng người 

Để hoàn toàn có thể chia công việc một cách công minh và không gây tranh cãi giữa những thành viên, bạn cần khám phá kỹ càng về điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Nhờ vậy, độ hao phí chất xám sẽ được hạn chế tối đa và nhân sự được sắp xếp công việc hài hòa và hợp lý trong quy trình thao tác .

>>> ĐỌC NGAY: Khung năng lực là gì? Cách xây dựng và triển khai hiệu quả

6.3 Chia sẻ công việc

Bạn không nên cố sức ôm lấy tổng thể công việc để rồi không đạt hiệu suất cao như mong đợi. Việc san sẻ trách nhiệm không chỉ giúp giảm bớt khối lượng công việc mà còn trao cơ góp phần và biểu lộ năng lượng của từng nhân viên cấp dưới. Ngoài ra, bạn không nên can thiệp quá nhiều vào quy trình thao tác của nhân viên cấp dưới để họ không cảm thấy chỉ huy không tin yêu năng lượng của mình .

>>> ĐỌC NGAY: Dấu hiệu quá tải trong công việc và 4 cách khắc phục hiệu quả

6.4 Trao quyền cho nhân viên

Bên cạnh việc giao trách nhiệm, bạn còn cần phải trao quyền, cung ứng nguồn lực và công cụ tương hỗ giải quyết và xử lý công việc. Bằng cách đó, nhân viên cấp dưới không chỉ triển khai xong tốt công việc của mình mà còn hoàn toàn có thể giải quyết và xử lý những yếu tố phát sinh ngoài khoanh vùng phạm vi đảm nhiệm. Ngoài ra, họ còn được tự do thao tác và dữ thế chủ động khắc phục khi mắc lỗi .

>>> ĐỌC NGAY: Trao quyền cho nhân viên và những điều nhà quản lý cần biết

6.5 Đảm bảo sự kết nối giữa các nhóm công việc

Khi phân loại công việc, toàn bộ thành viên nhóm đều sẽ được chuyển giao một trách nhiệm nhất định và có mối link với nhau. Do đó, trưởng nhóm nên chú ý quan tâm bảo vệ sự tương tác, tương hỗ lẫn nhau giữa những thành viên trong quy trình thực thi trách nhiệm. Đây sẽ là một yếu tố vô cùng quan trọng và thiết yếu cho những doanh nghiệp để mahg lại những giá trị cao .

>>> XEM THÊM: 9 khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp và cách giải quyết

6.6 Điều phối công việc linh hoạt

Trong quy trình triển khai công việc, nếu xảy ra những yếu tố rủi ro đáng tiếc thì bạn cần nhìn nhận rõ ràng, xem xét nguồn nhân lực và linh động điều phối để xử lý. Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý quan tâm điều chỉnh hợp lý nhân lực để không làm tác động ảnh hưởng đến quy trình tiến độ thao tác của cả nhóm .

>>> ĐỌC THÊM: Khi nào nên nói không trong công việc? Tip để từ chối dễ dàng

6.7 Cập nhật thông tin

Trong quá trình phân công công việc, bạn cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết và liên tục cập nhập những vấn đề trong nội bộ cho từng thành viên. Nhờ đó, các thành viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và sẽ không rơi vào tình trạng lúng túng khi khách hàng hỏi về thông tin công việc.

6.8 Chú trọng vào biện pháp giải quyết

Một trong những tuyệt kỹ để phân loại công việc là tìm ra những giải pháp xử lý những yếu tố phát sinh. Bạn không nên giải quyết và xử lý những yếu tố một mình mà hãy cùng cả nhóm đàm đạo và tìm ra hướng xử lý. Đôi khi, những thành viên trong nhóm sẽ đưa ra những quan điểm rất tốt và nhờ đó bạn còn hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí được nhiều thời hạn .

6.9 Chỉ can thiệp khi thật cần thiết

Khi bạn can thiệp quá nhiều vào quy trình thao tác của nhân viên cấp dưới thì họ sẽ cảm thấy cấp trên không có niềm tin vào mình và không được tôn trọng. Vì vậy, khi giao việc thì bạn chỉ nên can thiệp khi thật sự thiết yếu. Nhờ vậy, những nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể tự do, cải tổ được năng lực tự giải quyết và xử lý công việc và thu được nhiều kinh nghiệm tay nghề .

6.10 Đánh giá kết quả thực hiện công việc

Bí quyết ở đầu cuối mà Fastdo muốn san sẻ chính là phải nhìn nhận hiệu quả triển khai công việc của những thành viên. Bằng cách này, bạn sẽ hoàn toàn có thể nhìn nhận năng lượng từng người và kiểm soát và điều chỉnh tương thích hơn sau này. Ngoài ra, vì nhân viên cấp dưới đều muốn nhận được phản hồi của cấp trên nên việc nhìn nhận cũng rất thiết yếu .

Trên đây là những chia sẻ về vấn đề cách phân công công việc cũng như sự ảnh hưởng đến từng thành viên trong nhóm và năng suất làm việc. Mong rằng qua bài viết trên, các bạn sẽ có thể thực hiện phân chia các nhiệm vụ hợp lý và hiệu quả. Nếu bạn muốn tìm hiểu về công cụ hỗ trợ phân chia công việc của Fastdo thì hãy truy cập ngay Website fastdo.vn nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị tăng trưởng ứng dụng FASTDO

• Địa chỉ: 
  • Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
  • Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
• Điện thoại: 0971 126 599
• Email: [email protected]
• Website: https://evbn.org/

>>> ĐỌC THÊM:

Kỹ năng phân công công việc là gì?

Kỹ năng phân công công việc là kỹ năng phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn thực hiện công việc cho từng thành viên trong nhóm. Đây là một nhiệm vụ thiết yếu và quan trọng của công tác quản lý.

Vai trò của phân công công việc đối với người được phân công nhiệm vụ?

Có nhiều thời cơ cải tổ kỹ năng và kiến thức và nâng cao trình độ của bản thân, Cảm thấy hài lòng khi hoàn tất trách nhiệm, Nâng cao giá trị bản thân, Có nhiều thời cơ chinh phục và thử thách bản thân, Có thêm nhiều công việc và nâng cao ý thức thao tác, Biết bản thân cần làm gì và có nghĩa vụ và trách nhiệm hơn với công việc được giao .

Vai trò của phân công công việc đối với người giao việc?

Điều hòa và giảm áp lực đè nén công việc, Có thêm nhiều thời hạn làm công việc khác, Nâng cao sự thừa kế của nguồn nhân lực, Hoàn thành công việc nhanh gọn, Hình thành lòng tin với nhân viên cấp dưới, Hình thành sự ảnh hưởng tác động của bản thân, Thể hiện năng lượng .

Source: https://evbn.org
Category : Làm Gì