Mẫu giấy xác nhận lương mới nhất dành cho tất cả các lĩnh vực

Giấy xác nhận lương là một trong những giấy tờ quan trọng được sử dụng trong nhiều trường hợp: vay vốn, làm hồ sơ visa đi nước ngoài, quyết toán thuế thu nhập cá nhân… Vậy giấy xác nhận lương là gì, nó có đặc điểm như thế nào? Trong trường hợp cần dùng đến, bạn phải viết giấy xác nhận lương như thế nào cho chuẩn xác. Trong nội dung bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu một số vấn đề liên quan đến giấy xác nhận lương này nhé!

Giấy xác nhận lương là gì?

Giấy xác nhận lương hay còn được gọi là giấy xác nhận thu nhập. Đây là loại giấy tờ dùng để chứng minh tài chính cá nhân, xác định mức thu nhập thực tế, mức lương được nhận hàng tháng của người lao động làm việc trong cơ quan, tổ chức hay công ty.

Mục đích của giấy xác nhận lương chính là chứng minh tài chính, xác định thu nhập của cá nhân nên nó thường được dùng với vai trò như một tài liệu quan trọng để bổ sung cho các hồ sơ có liên quan đến vay vốn ngân hàng, làm thủ tục định cư ở nước ngoài, mua nhà ở xã hội, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, xin visa đi du lịch hoặc đi học hay giành quyền nuôi con khi ly hôn…

Giấy xác nhận lương là loại biểu mẫu xác nhận với các thông tin đơn giản về cá nhân người lao động như vị trí làm việc, loại hợp đồng, thời gian ký hợp đồng lao động, mức lương…

Giấy xác nhận lương được dùng khi nào?

Mẫu xác nhận lương chỉ dùng trong trường hợp các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trả lương cho người lao động bằng tiền mặt, còn trong trường hợp trường hợp đơn vị trả lương qua tài khoản thì cần phải có bảng sao kê lương ngân hàng.

Văn bản xác nhận lương được sử dụng khá nhiều

Bạn cần phải xin giấy xác nhận lương trong những trường hợp nào? Trong cuộc sống, mẫu giấy xác nhận lương được dùng trong rất nhiều trường hợp, có thể kể ra một vài trường hợp cụ thể như sau:

– Làm thủ tục vay vốn ngân hàng: khi bạn muốn vay tiền ngân hàng để giải quyết khó khăn trong cuộc sống, mua nhà, mua xe… thì bạn cần chứng minh được thu nhập của mình qua xác nhận lương. Từ đó, ngân hàng có đủ cơ sở xác nhận liệu bạn có khả năng để trả nợ khoản vay cho họ hay không.  

– Xin visa du học, đi du lịch, làm thủ tục xuất ngoại định cư ở nước ngoài: biên bản xác nhận lương là biểu mẫu không thể thiếu để lãnh sự quán các nước chứng thực mục đích cũng như khả năng chi trả, tiêu dùng của bạn khi đi đến đất nước của họ.

– Giành quyền nuôi con khi vợ chồng ly hôn: khi làm thủ tục ly hôn, bạn muốn giành quyền nuôi con thì tòa án sẽ yêu cần bạn phải chứng minh được thu nhập cá nhân xem liệu có đầy đủ điều kiện nuôi con trưởng thành một cách tốt nhất hay không.

Dùng cho quyết toán thuế thu nhập cá nhân: trường hợp cá nhân có phát sinh nhiều nguồn thu nhập chịu thuế thì mẫu giấy chứng minh thu nhập này sẽ là cơ sở chứng minh bạn có cần phải nộp thuế thu nhập cá nhân hay không, nếu có thì mức bạn phải đóng là bao nhiêu.

Đặc điểm của giấy xác nhận lương

Là một mẫu biên bản không mang tính ràng buộc pháp lý nên bố cục của văn bản này khá đơn giản. Một mẫu xác nhận lương có 2 đặc điểm nổi bật dễ thấy như sau:

– Đặc điểm về nội dung: cần chính xác, chi tiết, cụ thể về con số

+ Giấy xác nhận lương dùng để xác nhận các thông tin liên quan đến tiền lương của cá nhân người lao động: tiền lương, tiền thưởng, các khoản tiền phụ cấp.

+ Giấy xác nhận lương dùng để xác nhận mức lương hàng tháng của cá nhân hoặc trong khoảng thời gian cụ thể tùy theo yêu cầu của bên muốn xác nhận nhưng thông thường là chứng nhận mức lương trong 3 – 6 tháng gần nhất.

– Đặc điểm về tính bảo mật: mức lương của mỗi cá nhân trong một đơn vị, có thể cùng một bộ phận, cùng một thời gian công tác, cùng một chức vụ nhưng lại hoàn toàn không giống nhau.  Việc  xác nhận lương liên quan đến công tác bảo mật thông tin về chính sách lương thưởng của các  cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức nên  mục đích xác nhận cần phải hợp lý.

Viết xác nhận lương cần đảm bảo tính chính xác

Giấy xác nhận lương viết như thế nào cho chuẩn xác

Cũng như tất cả các loại văn bản pháp lý khác, giấy xác nhận lương cần đủ về hình thức, cần đúng về nội dung và đảm bảo các quy chuẩn pháp lý.

– Phần đầu phải viết đủ quốc hiệu, tiêu ngữ và tên “Giấy xin xác nhận lương”

– Đối tượng gửi: tùy thuộc người lao động làm việc ở cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp mà ghi cho phù hợp: Ban Giám đốc hay Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị . . .

– Thông tin người xin xác nhận: ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ thường trú, số điện thoại liên hệ.

– Thông tin đơn vị người lao động đang làm việc: tên đơn vị, địa chỉ, điện thoại, fax, ghi đúng theo thông tin trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập doanh nghiệp

– Thông tin về vị trí  công tác và chức vụ của người lao động trong đơn vị đó:

+ Vị trí công tác: ghi cụ thể phòng, ban, bộ phận nơi người xin xác nhận đang làm việc.

+ Chức danh, chức vụ của người xin xác nhận: nhân viên, chuyên viên, trưởng phòng, phó giám đốc . . .

– Thời hạn hợp đồng lao động: hợp đồng xác định thời hạn (ghi rõ cụ thể bao nhiêu tháng), hợp đồng không xác định thời hạn hay hợp đồng lao động mùa vụ… ghi rõ hợp đồng có thời hạn từ thời điểm nào đến thời điểm nào.

– Mức lương chính theo hợp đồng: ghi rõ bằng con số là bao nhiêu? Loại tiền Việt Nam đồng hay ngoại tệ khác… Đánh dấu vào phần xác nhận có là thu nhập trước thuế hay sau thuế.

– Các khoản thu nhập khác ngoài mức lương chính: ghi rõ tổng mức thu nhập từ nguồn khác bằng con số và cũng ghi rõ loại tiền đồng hay ngoại tệ khác.

– Người xin xác nhận cần diễn giải chi tiết về nguồn gốc của các khoản thu nhập khác đến từ đâu: phụ cấp, thưởng doanh số, tiền hoa hồng, thu nhập tăng ca…

– Thu nhập 3 tháng (6 tháng) gần nhất: ghi bằng số tổng tiền từng tháng một.

– Hình thức trả lương: đánh dấu vào mục chuyển khoản hoặc tiền mặt.

– Mục đích xin xác nhận: ghi cụ thể, ngắn gọn như chứng minh đủ điều kiện mua nhà ở xã hội, làm hồ sơ định cư ở nước ngoài, vay vốn ngân hàng…

– Người xin xác nhận cam đoan về lời khai của mình trước đơn vị đang công tác và pháp luật.

–  Người viết ghi rõ địa điểm, ngày tháng năm viết giấy, sau đó, ký và ghi rõ họ tên.

– Cuối cùng là phần xác nhận của đơn vị nơi người xin giấy đang làm làm việc. Sau khi Giám đốc, Thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận lời khai sẽ ký tên và đóng dấu xác nhận lên giấy.

Tải mẫu giấy xác nhận lương file word mới nhất

Tùy mục đích sử dụng giấy xác nhận lương mà các mẫu có thay đổi chút ít về nội dung nên người xin xác nhận cần hỏi rõ đơn vị yêu cầu xác nhận cần sử dụng  nào để tránh mất công đi lại, thời gian làm việc của các bên liên quan.

Mẫu 1: dùng trong lĩnh vực quyết toán thuế Tải tại đây.

Mẫu 2: dùng trong các lĩnh vực khác Tải tại đây.