Giấy đề nghị thanh toán và cách viết để được duyệt chi nhanh nhất

Quá trình làm việc tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, người lao động sẽ không tránh khỏi lúc này hay lúc khác phải chi tiền riêng của mình cho các hoạt động chung của tập thể đơn vị mình: mua văn phòng phẩm, mua thiết bị sản xuất, thuê xe đi lại, mua quà thưởng Tết… Làm thế nào để người lao động có thể thanh toán được các khoản mình đã bỏ tiền chi như thế này với đơn vị mình. Giấy đề nghị thanh toán chính là công cụ đơn giản, hợp lệ để người lao động kiến nghị cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức nơi mình  làm việc thanh toán cho mình các khoản đã chi.Vậy giấy đề nghị thanh toán là gì? Giấy đề nghị thanh toán bao gồm những nội dung chủ yếu nào và cách viết giấy này ra sao? Trong nội dung bài viết hôm nay, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số vấn đề cơ bản liên quan đến loại văn bản thông dụng này.

Giấy đề nghị thanh toán là gì?

Giấy đề nghị thanh toán là một tài liệu được cá nhân sử dụng khi muốn đề nghị tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp nơi mình làm việc thanh toán các khoản tiền mình đã chi ra cho hoạt động chung nhưng chưa được đơn vị thanh toán hoặc chưa nhận được bất kỳ khoản tạm ứng nào trước đó.

Văn bản này được coi là hợp lệ, được duyệt khi chỉ khi cá nhân tự bỏ tiền chi cho những công việc, hoạt động chung của tập thể mà có được sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Trường hợp cá nhân tự ý chi, không có sự cho phép của cấp trên thì coi như đề nghị thanh toán đó không hợp lệ và cá nhân sẽ không được thanh toán các khoản tiền mình bỏ ra.

Trong trường hợp một số doanh nghiệp chậm trả lương cho người lao động thì người lao động cũng có thể dùng mẫu giấy này để đề nghị bên phía người sử dụng lao động thanh toán tiền cho mình.

Muốn nhận được tiền tạm ứng hay thanh toán từ tập thể một cách nhanh gọn, người được giao nhiệm vụ mua hàng hoặc người chi tiêu cần:

– Làm giấy yêu cầu thanh toán đúng mẫu, đủ nội dung, ghi lại danh sách toàn bộ các khoản đã chi kèm theo cả hóa đơn, chứng từ liên quan như phiếu giao nhận hàng, phiếu xuất hàng, giấy biên nhận giao tiền…

– Nộp giấy này cho kế toán trưởng đơn vị mình.

– Sau đó, kế toán trưởng sẽ nộp giấy lên Giám đốc/ Tổng giám đốc  hoặc người có thẩm quyền duyệt chi xem xét và ký duyệt.

– Nếu duyệt chi được thông qua, kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi gửi kèm theo văn bản yêu cầu thanh toán bạn đã gửi, chuyển xuống cho bộ phận thủ quỹ xuất tiền.

Đề nghị thanh toán tạm ứng cần tiến hành theo trình tự

Nội dung chính của giấy đề nghị thanh toán cần có

Hầu như không ai còn viết tay mẫu văn bản này mà đều được đánh máy theo mẫu sẵn có dựa trên các thông tư của Bộ Tài chính ban hành. Để được duyệt chi nhanh nhất, bạn cần lưu ý cần trình bày đủ những nội dung cơ bản sau trong giấy yêu cầu của mình:

– Ghi rõ điền tên đơn vị, bộ phận đề nghị thanh toán.

– Họ tên, bộ phận làm việc của người đề nghị thanh toán.

– Ghi rõ tổng số tiền đề nghị thanh toán bằng cả số và chữ

– Ghi số lượng chứng từ gốc nộp kèm và nộp hóa đơn chứng từ hoặc bản sao hóa đơn.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng chuyển nhượng cổ phần mới nhất

Cách viết giấy đề nghị thanh toán như thế nào?

Mẫu giấy này là một loại văn bản với nội dung khá đơn giản, có mẫu sẵn với các đề mục rõ ràng, bạn chỉ cần điền chính xác các nội dung đó một cách ngắn gọn, đủ ý, dễ hiểu. Trong nội dung phần này, mình vẫn hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu giấy đề nghị duyệt chi này bằng tay để các bạn tham khảo thêm khi cần.

– Ở vị trí góc trên cùng trên trái ghi rõ tên cơ quan, bộ phận

– Người đề nghị thanh toán ghi rõ thời gian viết và kính gửi đến người có trách nhiệm duyệt: Giám đốc, Tổng giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt chi khác.

– Viết rõ họ tên, bộ phận công tác, chức vụ của người đề nghị thanh toán.

– Phần nội dung thanh toán: ghi ngắn gọn thanh toán khoản chi nào với mục đích gì.

– Phần số tiền: lưu ý không ghi lắt nhắt từng khoản sau đó cộng vào, chỉ ghi tổng số tiền đã chi bằng số và cả chữ, còn từng khoản chi cụ thể đã được chứng minh trong các chứng từ đính kèm rồi.

– Ghi rõ số lượng chứng từ gốc đi kèm: hóa đơn, tờ trình xin mua thiết bị… là bao nhiêu.

– Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản thì phần nội dung sẽ cần bổ sung thêm một số thông tin: số tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, chủ tài khoản. Lưu ý, tài khoản ngân hàng phải là chính chủ tên người được duyệt chi.

– Phần cuối các bộ phận ghi rõ họ tên, ký và đóng dấu: người đề nghị thanh toán, kế toán trưởng và người duyệt.

Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán

Phần cuối bài viết, mình xin gửi các bạn tham khảo một số mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất.

Mẫu 1: Giấy đề nghị thanh toán theo mẫu 05-TT (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

Mẫu 2: Giấy đề nghị thanh toán chi phí khám chữa bệnh Bảo hiểm y tế

Mẫu 3: Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT- BTC ngày 24/11/2017 của Bộ Tài chính)

Hi vọng bài viết giúp ích các bạn phần nào trong quá trình tìm hiểu về nội dung và cách viết loại tài liệu này. Chúc các bạn lúc nào cũng có thể được duyệt chi nhanh nhất khi sử dụng những mẫu chúng tôi đưa ra!