Biên bản xác nhận công nợ mới và chi tiết nhất năm 2020

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, công nợ là một trong những vấn đề mà mọi doanh nghiệp cần quản lý sát sao. Các khoản công nợ nếu không được quản lý chặt chẽ, kiểm tra, xác nhận một cách nghiêm túc thì dễ xảy ra thất thoát lớn, khó khắc phục. Công nợ được hiểu một cách đơn giản là những khoản tiền vay mượn giữa các bên mà chưa được thanh toán với nhau. Khi cần xác nhận lại chính xác những khoản vay nợ giữa các đối tác với nhau thì hai bên lập và cùng nhau ký vào biên bản xác nhận công nợ. Vậy hiểu thế nào là biên bản xác nhận công nợ? Khi nào cần dùng biên bản xác nhận công nợ và cần lưu ý những điểm nào khi viết biên bản này?

Thế nào là biên bản xác nhận công nợ?

Khi doanh nghiệp tiến hành mua bán, thanh toán tiền cho một cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, đối tác khác mà còn nợ lại tiền chưa thanh toán hết thì số tiền còn nợ lại để sang kỳ sau thanh toán được gọi là công nợ. Thông thường, mỗi doanh nghiệp thường có một người được phân công đảm nhận việc theo dõi công nợ này, được gọi là kế toán công nợ.

Biên bản xác nhận công nợ là mẫu biên bản được lập để làm rõ vấn đề tài chính giữa các bên, hai bên xác nhận lại số tiền chính xác cần thanh toán cho bên kia tính đến thời điểm hiện tại cũng như thỏa thuận thời gian trả số nợ tồn đọng đó.

Biên bản này cần thiết phải được lập ra một cách rõ ràng, chi tiết và chính xác để các bên cùng nhau công nhận vì một doanh nghiệp có thể mắc công nợ với nhiều đối tác, với một đối tác, các khoản nợ cũng có thể phát sinh nhiều lần, rất dễ nhầm lẫn nếu hai bên không ghi chép cẩn thẩn.

Đối với doanh nghiệp thì văn bản xác nhận công nợ là rất cần thiết để kế toán kiểm tra lại các khoản nợ tồn đọng của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, tính toán thời điểm thanh toán nợ hợp lý để không ảnh hưởng đến hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên. 

Biên bản này còn có ý nghĩa quan trọng với cơ quan thuế thuế vì đây chính là một căn cứ không thể thiếu khi cơ quan thuế muốn kiểm tra xem quá trình thanh toán giữa các bên có thực hiện đúng theo quy định hay không.

Công nợ là vấn đề doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt

Khi nào cần sử dụng mẫu biên bản xác nhận công nợ?

Quản lý công nợ là một trong những nội dung quản lý được các doanh nghiệp dành sự quan tâm đặc biệt. Người được giao nhiệm vụ quản lý công nợ cần nhận thức được vai trò, tầm quan trọng đặc biệt của quản lý công nợ cũng như sự cần thiết phải lập các văn bản cần thiết để xác nhận công nợ với các đối tác mà mình chưa thanh toán.

Thực tế cho thấy, không ít các doanh nghiệp lao đao, đổ bể, vướng phải phiền hà vì kiện cáo khi không ghi chép rõ ràng công nợ, không đối chiếu, xác nhận công nợ trong quá trình thanh toán nợ cho đối tác.

Một mẫu văn bản liệt kê công nợ có sự xác nhận của hai bên được dùng nhằm mục đích chủ yếu nhất là xác nhận lại số tiền phải trả theo từng khoản nợ chưa được thanh toán với đối tác cũng như thỏa thuận chính xác ngày thanh toán một phần hay toàn bộ các khoản nợ đó.

Biên bản này thường được dùng khi:

 – Cần xác nhận lại khoản nợ cần thu từ đối tác: tiền bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán.

– Cần xác nhận lại khoản nợ phải trả: tiền phải trả cho đối tác đã cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ cho doanh nghiệp mình nhưng chưa được doanh nghiệp thanh toán tiền.

– Cần xác nhận lại các khoản thu nội bộ, ký cược, ký quỹ do các cá nhân hay bộ phần nào đó làm mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa…

– Cần xác nhận lại khoản tạm ứng để thực hiện những công việc đã được cấp trên phê duyệt.

Mẫu văn bản xác nhận công nợ có vai trò rất quan trọng

Những lưu ý khi viết biên bản xác nhận công nợ

Biên bản xác nhận này là căn cứ quan trọng để bên thu và bên nợ đối chiếu, thỏa thuận, thống nhất lại với nhau về khoản tiền nợ, thời gian trả nợ, lãi suất trong trường hợp chậm trả và một số vấn đề liên quan khác.

Biên bản xác nhận này không phải là biểu mẫu có sẵn như nhiều văn bản khác. EVBN xin đưa ra một số vấn đề cơ bản cần lưu ý gồm những điểm sau để đảm bảo biên bản lập ra đủ về hình thức, đúng về nội dung và chuẩn về pháp lý:

– Biên bản ghi rõ ngày tháng, địa điểm hai bên tiến hành ký biên bản này với nhau.

– Biên bản liên quan trực tiếp đến tài chính cũng như quyền lợi và nghĩa vụ của các bên liên quan đến khoản tài chính này nên các bên cần nêu rõ thông tin cá nhân, pháp nhân trong biên bản: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, fax; tên người đại diện, chức vụ.

– Nên thỏa thuận cụ thể tất cả các về vấn đề liên quan đến công nợ:

+ Số tiền còn nợ, ghi rõ công nợ đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số tiền đã thanh toán và số tiền còn nợ đọng.

+ Lãi suất chậm trả

+ Thời hạn thanh toán công nợ

– Biên bản xác nhận công nợ cũng là một văn bản pháp lý nên đại diện các bên liên quan cần ký tên và đóng dấu đầy đủ lên biên bản.

Tải mẫu biên bản xác nhận công nợ chuẩn nhất

Trên đây là những thông tin bổ ích cần thiết giúp bạn sử dụng đúng cách, tạo lợi thế cho doanh nghiệp, đơn vị của mình với mẫu biên bản này. Cuối cùng, mình gửi các bạn tham khảo mẫu biên bản xác nhận công nợ mới nhất hiện nay nhé!

Tải file word mẫu biên bản xác nhận công nợ tại đây