Quản lý nhân sự trong các cơ quan, doanh nghiệp luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu nhưng không hề dễ dàng với mọi nhà quản lý nhân sự và người đứng đầu các cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt trong những đơn vị lớn có quy lên đến vài ngàn nhân viên. Các phương pháp chấm công hiện nay là chấm công theo ngày, chấm công theo giờ và chấm công nghỉ bù. Khi theo dõi chấm công, các đơn vị phải lập thành bảng, gọi là Bảng chấm công. Dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số nội dung liên quan đến các phương pháp chấm công hiện nay cũng như  nguyên tắc và cách làm mẫu bảng chấm công mới nhất.

Các phương pháp chấm công phổ biến

Việc áp dụng các phương pháp chấm công sẽ giúp cho các đơn vị nói chung và các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán nói riêng có thể nắm rõ được số giờ công, số ngày công làm việc của từng nhân viên. Từ đó dễ dàng tổng hợp số liệu ngày công theo tháng, quý, năm. Dựa trên cơ sở chấm công, các bộ phận liên quan có thể đơn giản hóa việc kiểm tra thực hiện các quy định, nội quy của đơn vị, hỗ trợ đắc lực cho việc tính lương hoặc khen thưởng, nhắc nhở nhân viên.

Tùy thuộc vào điều kiện công tác cũng như trình độ kế toán tại các cơ quan, doanh nghiệp khác nhau, có thể sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau:

* Chấm công theo ngày:

– Mỗi ngày người lao động đến làm việc tại đơn vị hoặc dự họp, hội nghị theo phân công của đơn vị thì dùng một ký hiệu để chấm công cho ngày đó.

– Trường hợp trong cùng 1 ngày mà người lao động làm 2 việc khác nhau như vừa làm việc, vừa dự họp thì dùng một ký hiệu chấm công theo công việc chiếm nhiều thời gian hơn.

– Trường hợp trong 1 ngày, người lao động làm 2 công việc cùng có thời gian bằng nhau thì sẽ chấm công theo công việc diễn ra trước.

Bảng chấm công

chấm công

* Chấm công theo giờ:

Trong 1 ngày, người lao động làm bao nhiêu công việc thì chấm công bấy nhiêu công việc đó theo các ký hiệu quy định, ghi số giờ công thực hiện từng công việc đó bên cạnh ký hiệu.

* Chấm công nghỉ bù:

Phương pháp chấm công nghỉ bù chỉ áp dụng trong trường hợp người lao động làm thêm giờ, hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Khi đó, người lao động được chấm nghỉ bù và vẫn tính trả lương thời gian.

Nguyên tắc khi lập bảng chấm công word và excel

Bảng chấm công là bảng dùng để theo dõi ngày, giờ làm việc thực tế, ngày nghỉ việc hay nghỉ hưởng Bảo hiểm xã hội của từng người lao động trong đơn vị. Bảng chấm công đảm bảo sự công bằng, minh bạch, chính xác nhất ngày, giờ công lao động giúp đơn vị có căn cứ chuẩn xác trong quản lý lao động, chi trả lương, thưởng.

Các mẫu chấm công sử dụng hiện nay là biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành kèm theo các thông tư khác nhau. Mỗi đơn vị sử dụng một mẫu khác nhau theo quy định. Hiện nay có 3 mẫu được sử dụng phổ biến là:

  • Bảng chấm công theo mẫu số 01a-LĐTL, được ban hành ngày 22/12/2014 theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC.
  • Bảng chấm công theo mẫu số 01a-LĐTL, được ban hành ngày 28/06/2016 theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Bảng chấm công theo mẫu số C01-HD, được ban hành ngày 10/10/2017 theo Thông tư 107/2017/TT-BTC.

Tuy nhiên, đây chỉ là chứng hướng dẫn chứ không phải bắt buộc theo nguyên mẫu nên các đơn vị có thể tự thiết kế mẫu Bảng chấm công phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu của đơn vị mình trên cơ sở phải đảm bảo cung cấp những thông tin cơ bản theo quy định.

bảng chấm công word

chấm công tiếng Anh

Bảng chấm công lập ra phải thể hiện rõ số ngày trong 1 tháng (từ 28 đến 31 ngày tùy từng tháng), tương ứng là các thứ trong tuần. Trong đơn vị, mỗi bộ phận, phòng, ban khác nhau phải có trách nhiệm phải lập bảng chấm công hàng tháng riêng.

Mỗi ngày, quản lý các bộ phận, phòng, ban hoặc người được ủy quyền chấm công cho từng lao động dưới quyền quản lý của mình. Người có trách nhiệm chấm công, ghi vào các ngày tương ứng trong tháng từ cột số 1 đến cột số 31 (ngày mùng 1 đến ngày 31) theo các ký hiệu quy định trong chứng từ.

Vào cuối tháng mỗi tháng, người có trách nhiệm chấm công và người phụ trách bộ phận nhân sự ký xác nhận vào Bảng chấm công đã lập và chuyển bảng này cùng các giấy tờ liên quan (giấy xin nghỉ việc, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH, đơn xin nghỉ việc không hưởng lương…) đến bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu.

Dựa trên kết quả chấm công của từng bộ phận, phòng, ban, bộ phận kế toán xây dựng bảng lương tháng trả hàng tháng cho người lao động, sau đó, trình bản kê tính lương và kết quả chấm công này lên để Giám đốc,Tổng Giám đốc ký duyệt. Các chứng từ liên quan sau đó sẽ được lưu tại bộ phận kế toán.

Hướng dẫn cách làm bảng chấm công 2020 bằng Excel

Các nội dung trên trong bảng này được ghi như sau:

  • Cột A, cột B: Ghi lần lượt số thứ tự, họ và tên từng người trong bộ phận
  • Cột C: Ghi rõ bậc lương, cấp bậc chức vụ của từng người
  • Các cột từ số 1 đến 31: Ghi ký hiệu chấm công cho từng người theo từng ngày trong tháng (Tính từ ngày mùng 1 đến ngày cuối cùng của tháng).
  • Cột số 32: Ghi tổng số công được tính hưởng lương của từng người trong 1 tháng.
  • Cột số 33: Ghi tổng số công hưởng lương thời gian của từng người trong tháng.
  • Cột số 34: Ghi tổng số công nghỉ việc hoặc nghỉ việc được hưởng 100% lương của từng người trong tháng.
  • Cột số 35: Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc được hưởng lương dưới 100% của từng người trong tháng.
  • Cột số 36: Ghi tổng số công nghỉ được tính hưởng Bảo hiểm xã hội của từng người trong tháng.
bảng chấm công excel

Bảng excel

Một ngày công được quy định là 8 giờ. Khi tổng hợp ngày công, giờ công quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì sẽ ghi số giờ lẻ bên cạnh số ngày công; đánh dấu phẩy ở giữa ngày công và giờ công.

Ví dụ: 20 công 4 giờ ghi 20,4

Tải bảng chấm công mẫu 2020 bằng Excel

Dưới đây, chúng tôi gửi các bạn tham khảo một số mẫu chấm công mới nhất hiện nay:
Mẫu 1: Bảng chấm công làm thêm giờ


Mẫu 2: Bảng chấm công theo ngày


Mẫu 3: Bảng chấm công theo ca


Mẫu 4: Bảng chấm công tiếng Anh

 

 

Tin liên quan