Xây Dựng Quy Trình Và Công Cụ Giải Quyết Vấn Đề Bạn Đã Biết ?

Chúng ra biết rằng kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ được sử dụng trong công việc mà nó còn được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác của cuộc sống. Với một hệ thống quy trình và công cụ giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn xác định được nguồn gốc của vấn đề và tìm ra giải pháp hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng trong mọi nghề nghiệp và ở mọi cấp độ. Do đó, việc giải quyết vấn đề hiệu quả cũng có thể đòi hỏi các kỹ năng kỹ thuật. Cuộc sống là một chuỗi những vấn đề đòi hỏi chúng ta phải giải quyết và ra quyết định mỗi ngày. Nên nếu chúng ta giải quyết vấn đề và ra quyết định tốt thì chúng ta sẽ thành công.

Vậy giải quyết vấn đề là gì? Chúng ta có thể hiểu đơn giản: Giải quyết vấn đề là một quá trình xác định, phân tích nguyên nhân, lựa chọn giải pháp tối ưu, triển khai và chúng ta giải quyết để đạt được kết quả tốt hơn.

Vấn đề được chia làm hai loại là vấn đề tích cực và vấn đề tiêu cực. Với mỗi loại vấn đề khác nhau chúng ta cần có những nỗ lực, phương pháp khác nhau để tiếp cận và giải quyết mới có thể đạt kết quả như mong muốn.

Chúng ta thường không biết mình đang thực sự đối mặt với vấn đề gì. Vì vậy cần phải xác định đúng vấn đề, tránh nhìn nhận vấn đề một chiều và theo ý chủ quan. Phải phân tích vấn đề thành nhiều phần và tìm mối quan hệ giữa những sự việc khác nhau để tìm ra giải pháp hợp lý.

2. Quy trình giải quyết vấn đề

Đối mặt với những vấn đề đơn giản thì chúng ta thường có ngay giải pháp, tuy nhiên đối với các vấn đề phức tạp chúng ta cần nhiều thời gian hơn để suy xét và phân tích quyết định. Một quy trình giải quyết vấn đề thường có 6 bước:

Quy trình giải quyết vấn đề

Bước 1: Xác định vấn đề

Đây là bước quan trọng nhất của một quy trình giải quyết vấn đề vì nếu không xác định được vấn đề chúng ta sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức nhưng vẫn không giải quyết được vấn đề.

Để xác định đúng bản chất của vấn đề cần có thể sử dụng mô hình 5W1H (What, When, Where, Who, Why, How). Chúng ta cần lặp đi lặp lại hàng loạt câu hỏi liên quan đến vấn đề phát sinh cho đến khi nhận ra gốc rễ của vấn đề.

Bước 2: Phân tích vấn đề

Chúng ta cần thu thập thông tin để trả lời câu hỏi những nguyên nhân nào dẫn đến vấn đề. Khi thu thập thông tin cần lưu ý:

• Thu thập càng nhiều thông tin càng tốt
• Không phân tích đúng/sai của nguyên nhân vào thời điểm này để đảm bảo thu thập nguyên nhân trên diện rộng.
• Áp dụng công cụ tư duy để nắm bắt nguyên nhân của vấn đề một cách có hệ thống và đầy đủ

Chúng ta có thể sử dụng biểu đồ xương cá hay còn gọi là biểu đồ nguyên nhân kết quả nhằm xác định những nguyên nhân của vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý, lãnh đạo. Mục đích của việc tạo biểu đồ xương cá:

• Tìm ra các yếu tố, nguyên nhân của vấn đề từ gốc đến ngọn một cách có thứ tự và không bỏ sót.
• Giúp tìm kiếm dễ dàng các nguyên nhân quan trọng để tiến hành cải thiện vấn đề.

Bước 3: Đưa ra các giải pháp

Đối với các vấn đề cá nhân, chúng ta cần khách quan tự tin thể hiện tất cả những ý tưởng về giải pháp liên quan tới vấn đề. Đối với các vấn đề nhóm thì trưởng nhóm phải thể hiện được kỹ năng làm việc nhóm để các thành viên đều có cơ hội cũng như trách nhiệm trình bày những ý tưởng về giải quyết vấn đề. Cần tránh những lời bình luận vội vàng về tính khả thi của dự án hay những định kiến giữa các thành viên trong nhóm.

Phải xác định được những đặc điểm cần có của giải pháp và vận dụng những phương pháp tư duy sau:

• Suy nghĩ sáng tạo khi lựa chon đưa ra giải pháp
• Động não và tận dụng tư duy của người khác

Bước 4: Lựa chọn giải pháp

Ở giai đoạn này khi đã có nhiều giải pháp chúng ta cần lựa chọn giải pháp tối ưu, đánh giá, phân tích và sàng lọc kỹ càng. Cần xây dựng các tiêu chí đánh giá khác nhau và phân loại rõ ràng: Lợi ích, nguồn lực, thời gian, tính khả thi, rủi ro… Có thể xây dựng ma trận ra quyết định để lựa chọn phương pháp tối ưu cho vấn đề.

Bước 5: Thực hiện giải pháp

Để thực hiện triển khai giải quyết vấn đề cần lưu ý:

• Kế hoạch phải được trình bày từng bước cụ thể và rõ ràng
• Phải có thời hạn cụ thể của trùng mục công việc
• Kế hoạch phải liệt kê các nguồn lực hỗ trợ cho việc giải quyết vấn đề
• Kế hoạch phải chỉ ra rõ người chịu trách nhiệm và người hỗ trợ
• Những phương án dự phòng cho những rủi ro bất ngờ

Ngoài ra khi lập kế hoạch thực hiện cần lưu ý các điểm quan trọng: Thiết lập mục tiêu SMART, phân bổ nguồn lực hạn chế và kế hoạch hành động.

Bước 6: Đánh giá giải pháp

Để đánh giá tính hiệu quả của giải pháp cần xem xét trên hai khía cạnh:

• Kế hoạch diễn ra theo đúng trình tự không? Kết quả có như mong đợi? Những điều gì gây cản trở và khó khăn trong kế hoạch?
• Đánh giá tính hiệu quả của toàn bộ quyết định ( công việc có diễn ra hiệu quả? Những điệu gì tiếp tục gây cản trở và khó khăn? Những vấn đề phát sinh nào?)

Đây cũng là cách để xem xét cách thức làm việc nhóm, cơ hội quyến khích, động viên nhân viên thực hiện công việc của họ.

Trên đây là quy trình và công cụ giải quyết vấn đề gói gọn trong 6 bước mà LCT Education đã tổng hợp được. Chúng ta cũng cần lưu ý rằng để triển khai giải quyết vấn đề cũng cần phải có sự giám sát, đánh giá toàn bộ để có được kinh nghiệm bài học và giải quyết được vấn đề theo cách mong đợi. Cần có kỹ năng phân tích, lựa chọn, triển khai hành động để đạt được kết quả như ý. Và có thể khẳng định rằng nếu vấn đề sảy ra và được mọi người cùng giải quyết thì với phạm vi năng lực, khả năng, quyền hạn của mỗi đối tượng thì sẽ nhanh chóng được giải quyết.