Viết thư mời tất niên có nên hài hước, phá cách không? – Palamun Event

Không mất quá nhiều thời gian để bạn học được cách viết thư mời tất niên. Vì có đối tượng hướng tới nên việc này sẽ dễ dàng hơn rất nhiều với bạn. Nhiệm vụ của bạn chính là  gợi mở tương tác và tăng sức thuyết phục. Để người đọc hay khách mời hình dung rõ nhất về sự kiện và thêm hứng thú để có mặt tại buổi tiệc.

Quy chuẩn cho thư mời hiện không giới hạn. Vấn đề đặt ra là có nên làm cho nó hài hước và phá cách hơn không, nhằm tạo sự chú ý với khách mời. Trong nội dung dưới đây, Công ty Palamun Event sẽ đề cập rõ hơn về vấn đề này, dưới góc nhìn chuyên môn của chúng tôi!

Vai trò của thư mời tất niên

Đối với mọi doanh nghiệp, tiệc tất niên không chỉ là nơi vui chơi, ăn mừng, hội họp mà còn là một sự kiện chiến lược, thể hiện tầm nhìn xa trông rộng về quãng đường vận hành sau này. Đây cũng là sự kiện truyền thống của doanh nghiệp. Thường được tổ chức vào dịp Tết đến xuân về, khi mà một năm cũ vừa qua, để lại nhiều thành công, cũng như khó khăn cần đối mặt. Sự kiện này còn mang nét đẹp của tinh thần tập thể. Ở đó, mọi khoảng cách xóa nhòa, mọi người trở nên cởi mở hơn và bắt đầu giao lưu, hướng đến niềm vui chung.

Trước tình hình dịch COVID-19 còn phức tạp, tổ chức tiệc tất niên bị hạn chế tối đa. Bạn sẽ khó gặp được một buổi tiệc long trọng với đầy đủ thành phần tham dự. Thay vào đó là những buổi tiệc có quy mô nhỏ hơn. Đôi khi sự kiện lớn lại khiến cho mọi người khó kết nối. Trong khi đó, với sự kiện nhỏ, mọi người có cơ hội gần gũi nhau hơn, thêm thắt chặt tình cảm đích thực trong doanh nghiệp, hơn là chỉ xoay quanh hội hè.

Dù trong bất cứ hoàn cảnh nào hay bất cứ đối tượng nào bạn muốn nhắn gửi, thư mời tất niên đều có vai trò rất quan trọng:

Thư mời tất niên có chức năng thông báo

Vai trò trước mắt của thư mời tất niên chính là thay lời thông báo. Không phải bằng cách truyền miệng, mà thông qua một mảnh giấy có nội dung chắt lọc kỹ lưỡng, hình thức trình bày bắt mắt, có phong bì trịnh trọng bọc ngoài. Trong đó, chức năng thông báo biểu hiện rõ nhất thông qua câu từ thể hiện. Đặc điểm là không nhất thiết phải quá dài dòng, hoa mỹ, mà nêu rõ những điểm quan trọng:

• Tên sự kiện:

  chương trình tổ chức tiệc tất niên

  của đơn vị…;

• Tên khách mời:

  thường bắt đầu bằng dòng “Trân trọng kính mời…”;

• Thời gian:

  ngày, giờ cụ thể;

• Địa điểm:

  tại các nhà hàng, khách sạn hoặc tại chính công ty;

• Agenda:

  liệt kê những tiết mục sẽ diễn ra tại sự kiện;

• Lời mời:

  thể hiện ngắn gọn, nhưng bày tỏ đủ sự chân thành – “Sự hiện diện của quý khách/quý đối tác/anh/chị là niềm vinh dự đối với công ty chúng tôi”.

>>> Xem thêm: Top 4 cách thông báo tiệc tất niên cuối năm gây ấn tượng mạnh

Hướng sự chú ý của khách mời đối với sự kiện

Để khách mời dành sự chú ý nhiều nhất đối với sự kiện, thư mời tất niên phải có hình thức chỉn chu và bắt mắt. Tuy nhiên, phải đảm bảo hài hòa và cân đối. Nếu thư mời có phần vào đề dài, trau chuốt thì nên hạn chế họa tiết, hoa văn. Còn nếu thông tin thư mời chỉ đơn thuần liệt kê các thông tin quan trọng, bạn có thể bù đắp bằng màu sắc rực rỡ và các họa tiết sinh động.

Vì về cơ bản, thông tin là yếu tố cần làm nổi bật trước nhất. Họa tiết chỉ là vấn đề thứ yếu để làm cho tổng thể thư mời tiệc tất niên thêm sinh động. Và buộc bạn tiết chế nhất định, để không xa rời giá trị cốt lõi.

>>> Xem thêm: Top 10 địa điểm tổ chức tiệc Year End Party xịn sò giá tốt ở TPHCM

Cần lưu ý điều gì khi viết thư mời tất niên?

Thư mời tất niên có thể do đích thân công ty chuẩn bị. Cả về nội dung lẫn hình thức. Bởi đội ngũ chuyên về nội dung và designer. Vì hơn ai hết, bản thân công ty mới là người hiểu rõ nhất về đối tượng khách mời. Cũng như số lượng người sẽ tham dự.

Theo Palamun Event, có những lưu ý khi viết thư mời như sau:

Cân nhắc đúng đối tượng

Đối với chúng tôi, sự phá cách về mặt câu từ, mà điển hình là văn phong hài hước, bắt trend chính là con dao hai lưỡi. Một mặt, nó sẽ khiến cho thư mời tất niên thêm thú vị. Mặt khác, nó lại tạo ra sự phản cảm đối với một bộ phận khách mời, họ sẽ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ. Nhìn chung, ngôn ngữ là vấn đề khá nhạy cảm. Nhất là với dịp trọng đại như tất niên, bạn mong muốn khách hàng, đối tác của mình có mặt đông đủ thì nên cân nhắc thật kỹ.

Vấn đề không hẳn ở đối tượng tiếp nhận. Ngôn ngữ dành cho thư mời còn phụ thuộc vào quy mô của buổi tiệc. Bạn nên nhớ, tất niên không giống tiệc sinh nhật hay tiệc cưới, chỉ đại diện cho một cá nhân nào đó. Mà tiệc tất niên còn biểu thị diện mạo của cả tập thể. Nếu tiệc lớn, chắc chắn sẽ không dùng phong cách hài hước. Đối với quy mô tiệc nội bộ thì bạn có thể tham khảo.

Có đầy đủ thông tin về tiệc tất niên sắp diễn ra

Dù bạn dẫn dắt như thế nào thì mọi thông tin cốt yếu bắt buộc phải có trong thư mời. Lần lượt là thông tin về doanh nghiệp của bạn, thông tin về khách mời. Cũng như ngày giờ và địa điểm tổ chức year end party. Có thể cần hoặc không cần bổ sung agenda. Nếu có, khách mời sẽ nhận thấy doanh nghiệp của bạn chăm lo rất chu đáo về buổi tiệc. Nên họ không thể không đến. Nếu không, không hẳn đã là vấn đề đáng quan ngại. Thay vào đó, hãy thể hiện hết thái độ chân thành của bạn thông qua câu chữ. Đây là những thông tin quan trọng, góp phần định vị sự kiện và có tác dụng thu hút khách mời.

Minh họa đặc sắc, đúng ý tưởng chủ đạo

Minh họa thư mời tất niên có thể nói là muôn hình vạn trạng. Tuy nhiên, để có hình thức thống nhất, bạn cần xác định ý tưởng tổ chức tiệc tất niên cuối năm ngay từ đầu. Bạn có thể tham khảo chi tiết hơn tại bài viết của chúng tôi: 9 Ý Tưởng Tổ Chức Year End Party Độc Đáo Theo Xu Hướng 2021

Nhìn chung, chúng tôi nhận thấy, hình thức phổ biến nhất của thư mời là dạng mang cảm hứng từ ngày Tết cổ truyền. Với lần lượt các biểu tượng quen thuộc như: đào, mai, dưa hấu, bánh chưng, bánh tét, pháo hoa,… Tất cả đều được hiển thị trên nền đỏ. Kèm theo linh vật biểu tượng của năm. Như năm 2022 sắp tới sẽ là con hổ.

Nhưng để gây ấn tượng với khách mời, hình thức minh họa không giới hạn. Bạn có thể tiếp cận phong cách hiện đại, sang trọng, thanh lịch, tinh tế,… Tùy theo phong cách doanh nghiệp.

Liên hệ đơn vị tổ chức sự kiện uy tín

Dịp cuối năm công việc bộn bề, hiếm khi công ty có thể thu xếp chu toàn mọi mặt. Do đó, liên hệ đến những địa chỉ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín sẽ là ưu tiên hàng đầu. Những nơi này sẽ tư vấn cho bạn từ A đến Z về quy trình. Từ bước chuẩn bị cho đến triển khai. Đi kèm là mức chi phí tương ứng. Trong số những hạng mục cần chuẩn bị cho bữa tiệc, không thể thiếu thư mời. Tưởng chừng là yếu tố rất nhỏ, nhưng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với sự thành công của sự kiện.

Công ty Tổ chức Sự kiện Palamun Event là đơn vị giàu kinh nghiệm. Chúng tôi đã xác lập tên tuổi trên thị trường event qua hơn 12 năm. Với lần lượt những sự kiện lớn nhỏ, nhiều thể loại cho các chủ đầu tư trong nước và quốc tế. Chúng tôi tự hào sở hữu ưu thế về nhân sự trẻ trung, năng nổ. Cũng như trang bị đầy đủ cơ sở, vật chất. Chúng tôi sẵn sàng phục vụ quý khách hàng gần xa. Nếu bạn có thắc mắc nào về thư mời tất niên hay các vấn đề liên quan, vui lòng liên hệ hotline: 08 66 48 11 15. Hân hạnh đồng hành cùng bạn!