Văn phòng là gì? Chức năng của văn phòng

Có thể nói văn phòng là nơi gắn bó phần lớn thời gian trong cuộc sông của dân công sở, nhưng không phải ai cũng đều nắm rõ khái niệm Văn phòng là gì? quý độc giả hãy cùng tìm hiểu qua nội dung bài viết dưới đây.

Văn phòng là gì?

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Hoặc có thể hiểu theo những cách khác nhau như:

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị. Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị.

Các khái niệm trên đây đều mới phản ánh các khía cạnh riêng rẽ của văn phòng. Để có một khái niệm đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, đơn vị.

Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn. Mặt khác hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phương tiện vật chất kĩ thuật cần thiết.

Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu tố này.

Như vậy nội dung trên đã giải thích được khái niệm Văn phòng là gì? theo những cách hiểu khác nhau.

Chức năng của văn phòng

Văn phòng là gì? đã được giải thích ở nội dung trên theo đó văn phòng có chức năng như sau:

– Chức năng giúp việc điều hành:

+ Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc;

+ Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch;

+ Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.

– Chức năng tham mưu tổng hợp:

+ Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.

– Chức năng hậu cần, quản trị:

+ Chức năng quản trị của văn phòng liên quan đến quản lý nguồn nhân lực, mua, kiểm soát bảo vệ tài sản, quan hệ công chúng …

+ Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan.

+ Văn phòng sẽ liên quan đến việc xác định các tài sản khác nhau và yêu cầu về nguồn lực cho hoạt động kinh doanh. Chức năng cơ bản của văn phòng là mua một tài sản thích hợp với giá hợp lý.

+ Văn phòng phát triển cơ chế có hệ thống để mua tài sản và các nguồn lực khác cần thiết cho hoạt động kinh doanh với chi phí tối thiểu có thể.

Nhiệm vụ của văn phòng

Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó thường bao gồm:

– Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác

+ Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của văn phòng, văn phòng xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng tháng, quý, tuần và thường xuyên theo dõi đôn đốc việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó.

+ Đồng thời văn phòng cũng phải trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo thực hiện.

– Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin

+ Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau vì vậy người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng.

+ Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị.

– Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định của lãnh đạo, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị để báo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ cho việc chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.

– Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành, theo dõi đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận.

– Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò cầu nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới.

– Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp.

Các yếu tố cấu thành văn phòng

Chúng ta đã hiểu được khái niệm Văn phòng là gì? Các yếu tố cấu thành con người bao gồm: Con người, hệ thống trang thiết bị, hệ thống nguyên tắc thủ tục, hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng.

– Con người: Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố con người. Sự hiểu biết và tinh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng.

– Hệ thống trang thiết bị: Đây một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất…

– Hệ thống nguyên tắc thủ tục: Là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân. Đây là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng.

– Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý.