Văn phòng điện tử là gì? Những lợi ích bất ngờ mà văn phòng điện tử mang lại
Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, Internet, việc áp dụng phần mềm văn phòng điện tử trong quản lý công việc ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Kể từ khi ra đời, văn phòng điện tử đã mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích.
Theo thống kê thì trung bình một nhân viên trong công ty có thể mất 12 phút để tìm một tệp bản cứng mà họ cần. Và thậm chí còn số này còn lớn hơn do một doanh nghiệp có rất nhiều giấy tờ khác nhau, nếu sắp xếp, quản lý tài liệu một cách không khoa học thì việc tìm kiếm sẽ tốn rất nhiều thời gian. Văn phòng điện tử ra đời như là một cách giải hay và giúp cho doanh nghiệp giải quyết được rất nhiều khó khăn, nhược điểm từ mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ.
Văn phòng điện tử có một vai trò vô cùng quan trọng vì nó giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian, tiền bạc và công sức của nhân viên. Vậy văn phòng điện tử là gì? Ưu điểm và khó khăn của văn phòng điện tử là gì? Lý do khiến văn phòng điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được 123job bật mí các thông tin về văn phòng điện tử là gì nhé!
Mục Lục
I. Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử là phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, checklist công việc, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và khắc phục những nhược điểm của các phương thức quản lý thông tin truyền thống.
II. Ưu điểm và khó khăn của văn phòng điện tử
1. Ưu điểm của văn phòng điện tử
1.1. Dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ làm việc
Văn phòng điện tử là mô hình hoạt động online hoàn toàn và nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý công việc, làm việc dựa trên hệ thống thông qua mạng Internet. Nhờ có phần mềm văn phòng điện tử mà các lãnh đạo trong doanh nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng hơn trong việc quản lý công việc, phân công công việc cho nhân viên ở bất cứ nơi nào có mạng Internet thông qua điện thoại thông minh, qua máy tính bảng và máy tính.
1.2. Quản lý các văn bản tự động
Tất cả những văn bản chuyển đến hay chuyển đi, checklist công việc đều được phần mềm văn phòng điện tử cập nhật một cách nhanh chóng theo trình tự thời gian và phân loại một cách rõ ràng theo từng công văn. Bên cạnh đó, với chức năng cho phép tất cả mọi người có thể ghi chú hay nêu ra các ý kiến cá nhân vào từng checklist công việc trong các công căn thì việc quản lý văn bản sẽ hiệu quả hơn rất nhiều.
1.3. Kho lưu trữ dữ liệu thông minh
Nếu như trước đây các văn phòng truyền thống thường sử dụng những chiếc tủ cao ngất, chật chội hay những chiếc ổ cứng với dung lượng lớn để có thể lưu trữ được tất cả các tài liệu như hình ảnh, video… thì hiện nay, với phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể lưu trữ được tất cả các dữ liệu đó ở trên hệ thống. Và nhân viên công ty để có thể quản lý hồ sơ, sử dụng và chia sẻ các tài liệu, checklist công việc của mình một cách vô cùng dễ dàng chỉ bằng các click chuột.
Ưu điểm của văn phòng điện tử
1.4. Bảo mật thông tin
Đối với văn phòng điện tử thì người dùng có thể bảo vệ tài liệu bằng các mật khẩu khác nhau, giới hạn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu bằng mật mã và thậm chí khóa quyền truy cập vào các tệp. Mặc dù không phải các thông tin được bảo mật một cách tuyệt đối, nhưng mức độ bảo mật này được coi là một cải tiến lớn so với việc sử dụng tủ đựng hồ sơ, két sắt và hầm có khóa đối với văn phòng truyền thống.
2. Khó khăn của văn phòng điện tử
Bên cạnh những lợi ích, ưu điểm vô cùng nổi bật thì văn phòng điện tử cũng đặt ra cho doanh nghiệp không ít những khó khăn, thách thức như:
- Khó khăn đầu tiên phải nói đến tâm lý ngại thay đổi. Hầu hết các đơn vị, các công ty, doanh nghiệp đều đã quá quen thuộc với hình thức quản lý và vận hành kiểu truyền thống. Để thay đổi tư duy và ứng dụng công nghệ mới vào thực tế không phải là câu chuyện ngày một ngày hai là có thể thay đổi được. Khi bắt đầu áp dụng văn phòng điện tử, đa phần các doanh nghiệp và tổ chức sẽ gặp rất nhiều những khó khăn, chính vì vậy tâm lý chung của họ là ngại thay đổi
- Thứ hai là vấn đề về ứng dụng công nghệ: Không phải ứng dụng nhiều công nghệ là tốt và đều mang lại kết quả cao. Có những công nghệ phù hợp với đơn vị này nhưng khi ứng dụng vào đơn vị khác lại thất bại. Điều mà các doanh nghiệp, đơn vị cần quan tâm là chọn lọc những công nghệ thực sự cần thiết và phù hợp với mô hình văn phòng mình.
- Bảo mật thông tin cũng là điều mà các doanh nghiệp cần quan tâm khi ứng dụng văn phòng điện tử. Khi mà các dữ liệu được đẩy lên nền tảng số, nếu không có hình thức bảo mật tốt thì đơn vị có thể làm thất thoát những thông tin, tài liệu quan trọng do những cuộc tấn công từ bên ngoài…
III. Lý do khiến văn phòng điện tử ngày càng phổ biến
- Văn phòng điện tử cho phép nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi, quản lý công việc từ xa một cách đơn giản, nhanh chóng nhất, từ đó mà tiết kiệm được khá nhiều thời gian, chi phí.
- Việc cài đặt phần mềm văn phòng điện tử trên các thiết bị điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop cũng khá dễ dàng.
- Giao diện phần mềm văn phòng điện tử thân thiện, dễ dàng sử dụng. Bạn có thể tùy ý điều chỉnh các chức năng, các mục trong phần mềm mà không phải tốn quá nhiều thời gian, ngoài ra thao tác cũng vô cùng dễ dàng nữa.
Văn phòng điện tử giúp cho việc quản lý công việc trở nên dễ dàng hơn
- Phần mềm văn phòng điện tử có tính năng bảo mật cao hơn so với mô hình văn phòng truyền thống. Với việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm với hệ thống bảo mật bao gồm 3 lớp rất khó để hacker, tin tặc xâm phạm, hạn chế được tối đa những nỗi lo của người dùng hiện nay.
- Phần mềm văn phòng điện tử có thể áp dụng được cho nhiều loại mô hình quản lý khác nhau, từ mô hình dành cho các cơ quan đoàn thể đến các mô hình dành cho tổ chức, cá nhân tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện của công việc.
- Một điều đặc biệt khi sử dụng văn phòng điện tử nữa là khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ tối đa về dịch vụ 24/7 một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất.
IV. Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử so với mô hình quản trị “giấy tờ” kiểu cũ
Trước khi so sánh sự khác nhau giữa văn phòng điện tử so với mô hình văn phòng truyền thống thì chúng ta hãy cùng tìm hiểu về khái niệm văn phòng truyền thống là gì? Văn phòng truyền thống là mô hình có tính chất cố định, thuộc sở hữu và quản lý của một doanh nghiệp. Mô hình văn phòng truyền thống được thiết kế khá đơn giản, có sự phân chia không gian làm việc một cách rõ ràng và ít dùng công nghệ trong quản lý công việc.
1. Nội thất và thiết bị văn phòng
a. Đối với văn phòng truyền thống
- Trang thiết bị: Văn phòng truyền thống hay sử dụng các thiết bị cũ và truyền thống như quạt, ổ điện…
- Vách ngăn tường: Văn phòng điện tử sử dụng các bức tường xây, các cánh cửa chắc chắn, vách ngăn cao để phân chia khu vực.
- Bàn ghế: Đa số văn phòng truyền thống sử dụng bàn ghế có kiểu dáng cũ như bàn hình chữ nhật, ghế 4 chân lưng thẳng…
b. Đối với văn phòng điện tử
Do làm việc với nhau online và qua phần mềm nên văn phòng điện tử đã hạn chế được việc sử dụng nội thất và thiết bị văn phòng, từ đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
2. Công nghệ
- Văn phòng truyền thống: Việc áp dụng công nghệ vào trong xử lý công việc chưa được phổ biến và áp dụng rộng rãi. Do quản lý một cách lẻ tẻ nên dữ liệu, checklist công việc dễ bị phân tán, gây khó khăn cho việc tìm kiếm.
- Văn phòng điện tử: Tất cả mọi hoạt động đều được thực hiện thông qua công nghệ, việc áp dụng công nghệ hiện đại vào phần mềm văn phòng điện tử là 100%. Chính nhờ có yếu tố công nghệ mà việc quản lý công việc dễ dàng hơn rất nhiều, mỏi dữ liệu cũng được lưu trữ tập trung trên 1 nền tảng trực tuyến.
Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử so với văn phòng truyền thống
3. Không gian làm việc
- Văn phòng truyền thống: Nhân viên phải xếp hàng chờ đợi chấm công, gây ùn tắc giờ cao điểm, từ đó mà mất mỹ quan văn phòng.
- Văn phòng điện tử: Việc chấm công được thực hiện một cách đơn giản, thông qua nhận diện khuôn mặt FaceID giúp người dùng có thể chủ động check-in, check-out ở trên di động cá nhân tránh trường hợp chờ đợi.
4. Xử lý công việc
- Văn phòng truyền thống: Việc xuất tài liệu một cách thủ công qua bảng Excel dễ gây ra những sai sót, mất thời gian.
- Văn phòng điện tử: Mọi dữ liệu sẽ được tự động cập nhật lên phần mềm và tất cả mọi thành viên trong công ty đều có thể thấy và xử lý được công việc một cách dễ dàng.
V. Kết luận
Nhìn chung thì phần mềm văn phòng điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho nhân viên, khách hàng, doanh nghiệp và cả môi trường xung quanh. Mặc dù việc chuyển đổi từ mô hình văn phòng truyền thống sang văn phòng điện tử không thể diễn ra trong một sớm một chiều, nhưng sự thay đổi này rất xứng đáng để được các doanh nghiệp nỗ lực. Trên đây là toàn bộ thông tin về văn phòng điện tử là gì mà 123job muốn chia sẻ tới bạn đọc, hy vọng với những bật mí ở bài viết giúp bạn hiểu hơn về phần mềm văn phòng điện tử!