Văn Phòng Đại Diện Là Gì? Những Lưu Ý Khi Tìm Văn Phòng Đại Diện

Để mở rộng thị trường, các doanh nghiệp thường mở văn phòng đại diện. Việc nắm vững những kiến thức liên quan đến văn phòng này sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra.

Khái niệm văn phòng đại diện

Theo Khoản 2, điều 45, Luật doanh nghiệp năm 2014 quy định rằng:“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo uỷ quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Tổ chức và hoạt động của văn phòng này theo quy định của pháp luật”.

Như vậy, đây là loại hình văn phòng sẽ không được trực tiếp kinh doanh, cũng như ký kết các hợp đồng trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp trực tiếp quản lý văn phòng này.

Chức năng của văn phòng đại diện

So với các mô hình văn phòng hiện nay, đây là văn phòng hợp pháp trực thuộc công ty, doanh nghiệp, có một số chức năng chính sau:

– Thực hiện phát triển các ngành nghề kinh doanh của công ty đã được các cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động.

– Thực hiện công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.

– Văn phòng đại diện phải báo cáo tài chính về trụ sở chính của công ty theo quy định riêng của doanh nghiệp.

– Báo cáo kết quả hoạt động, kết quả tăng trường cũng như chiến lược phát triển của cơ sở.

– Tổ chức hạch toán kinh tế một cách độc lập.

– Xây dựng, hoàn thiện bộ máy quản lý theo định hướng của Ban Lãnh đạo công ty.

– Phối hợp cùng văn phòng trụ sở chính và các cơ sở, chi nhánh khác khai thác khách hàng và điều động nhân viên.

– Quản lý kinh doanh tại địa bàn phụ trách.

– Soạn thảo những văn bản cho hoạt động của văn phòng theo văn bản pháp quy của doanh nghiệp.

– Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho nhân viên tại cơ sở.

Văn phòng đại diện được kí hợp đồng khi nào?

Theo quy định của pháp luật, loại hình văn phòng này không được ký kết hợp đồng; chỉ được phép khi đó là văn phòng đại diện của thương nhân hay công ty nước ngoài tại Việt Nam. Đối với trường hợp này, người đứng ra kí hợp đồng phải được ủy quyền của Công ty. Việc ủy quyền phải bằng văn bản và chỉ áp dụng cho từng lần kí kết.

Văn phòng đại diện có con dấu riêng, mã số thuế không?

Theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện có quyền đăng ký con dấu riêng để thuận tiện hoạt động. Thủ tục đăng ký con dấu tiến hành tại cơ quan Công an cấp tỉnh, thành phố sở tại.

Có con dấu nhưng văn phòng này không có tư cách pháp nhân. Người đứng đầu cơ sở chỉ thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong thời hạn và phạm vi được uỷ quyền.

Pháp luật cũng quy định văn phòng đại diện phải đăng kí mã số thuế. Nếu văn phòng này thay mặt công ty thực hiện nghiệp vụ thanh toán công nợ kinh doanh thì phải nộp thuế môn bài. Còn doanh nghiệp thành lập với mục đích giới thiệu sản phẩm, không có hoạt động kinh doanh trên thực tế thì không phải nộp thuế môn bài.

Tìm địa điểm làm văn phòng

Văn phòng đại diện là yếu tố hàng đầu giúp bạn tiếp thị hình ảnh của bản thân doanh nghiệp, xây dựng sự uy tín trong mắt các đối tác, từ đó tạo nên nhiều cơ hội hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình. Vậy, trong quá trình chọn địa điểm cho thuê văn phòng đại diện, bạn nên lưu ý:

– Những tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, có vị trí nằm tại các trục đường lớn, tại các quận trung tâm hay là nơi thuận tiện để di chuyển đến các điểm trung tâm thành phố thường được ưu tiên lựa chọn để đặt văn phòng.

– Vị trí thuê văn phòng đắc địa cũng là một ưu điểm giúp bạn giảm đi rất nhiều chi phí về quảng bá hình ảnh. Thậm chí đây cũng sẽ là nơi lý tưởng để doanh nghiệp của bạn tiếp xúc khách hàng mỗi ngày nhằm nâng cao hình ảnh và vị thế công ty trên thị trường trong và ngoài nước.

– Ngoài vị trí tốt, view đẹp cũng như môi trường kinh doanh thuận lợi thì bạn phải để ý đến tình hình an ninh trật tự của khu vực đó.

– Sử dụng văn phòng truyền thống thì bạn sẽ tự chủ hơn về nhiều thứ: thời gian làm việc, trang trí nội thất,.. Nhưng giá thuê văn phòng làm việc tại các thành phố, nhất là tại thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội lại không hề rẻ. Tình trạng “tất đất, đất vàng”, nên xu hướng hiện nay mọi người chuyển sang sử dụng loại hình văn phòng ảo thay cho việc sử dụng văn phòng truyền thống ngày càng nhiều.

Nếu bạn đang băn khoăn tìm địa điểm để đặt văn phòng đại diện của công ty mình thì tháp văn phòng Intracom Riverside là một sự lựa chọn lý tưởng. Đây là tòa nhà văn phòng hiện đại, tích hợp nhiều tiện ích, đa dạng các dịch vụ cho thuê chắc chắn sẽ làm hài lòng bạn.

5/5 – (1 bình chọn)

Liên hệ thuê văn phòng