Văn hóa giao tiếp là gì? Tổng hợp quy tắc về văn hóa giao tiếp nơi công sở

Văn hóa giao tiếp tốt không chỉ giúp bạn có nhiều bạn bè và các cơ hội tiến xa trong nghề nghiệp. Tuy nhiên, để thành công trong văn hóa giao tiếp cần phải phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Cùng 123job tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Văn hóa giao tiếp nơi công sở chắc chắn không còn xa lạ với bất kỳ ai. Mỗi người đều có thể tạo cho mình một kỹ năng giao tiếp để tạo nên đặc trưng riêng của từng người. Và văn hóa giao tiếp giao tiếp củ a từng người cũng có sự khác nhau để tạo nên cho người khác thấy được một phần tính cách của mình.  

Có bao giờ bạn đã tự hỏi văn hóa giao tiếp là gì? Tại sao bạn lại cần phải hình thành cho bản thân văn hóa công sở. Văn hóa giao tiếp như thế nào để thể hiện được sự thông minh của bản thân? Bạn nên có cách cư xử trongvăn hóa giao tiếp như thế nào trong cuộc sống cũng như trong môi trường văn hóa công sở. Cùng tìm hiểu về những quy định về văn hóa giao tiếp tại bài viết này. 

I. Văn hóa giao tiếp là gì?

Quy định về văn hóa giao tiếp là gì 

Văn hóa giao tiếp là gì? Văn hóa giao tiếp là tổng thể của một cuộc trò chuyện có văn hóa của từng người trong xã hội. Giao tiếp có văn hóa là có thái độ thân thiện, chân thành, cởi mở với mọi người xung quanh, tôn trọng lẫn nhau, được tạo nên từ các hành vi, thái độ và lời nói, cách ứng xử…

Tùy vào mỗi một quốc gia khác nhau, mà văn hóa công sở giao tiếp cũng sẽ có sự khác nhau. Có nơi người ta sẽ thường rụt rè khi nói chuyện, có nơi mọi người sẽ nhìn thẳng vào mắt nhau, cũng có những nơi họ thích nói chuyện về kiến trúc, lại có nơi thích nói về thể thao…. Vậy để có văn hóa giao tiếp tốt, mỗi người cần phải tìm hiểu cả về môi trường nói chuyện

II. Các quy tắc trong văn hoá giao tiếp với nhân viên cấp dưới: 

a) Mục đích và cách thức tiến hành: 

• Kiểm tra việc thực hiện quyết định của quản trị bán hàng; 

• Đánh giá tiến độ của công việc trong doanh nghiệp để kịp thời uốn nắn được những sai sót và động viên kịp thời được những người tốt, việc tốt; 

• Đánh giá nhân viên về các năng lực làm việc, về phẩm chất đạo đức, về năng lực chuyên môn,và khả năng tổ chức công việc; 

• Nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của từng người để có thể có những biện pháp giáo dục, nâng đỡ cho họ. 

b) Các nguyên tắc trong văn hóa giao tiếp với nhân viên cấp dưới: 

• Hãy tin và tín nhiệm những người có tài, có năng lực (hãy dùng người như dùng mộc); Quan tâm, đào tạo và bồi dưỡng những người nhân tài đó; 

• Lắng nghe mọi ý kiến của cấp dưới; 

• Tôn trọng và quan tâm đến nhân viên cấp dưới; 

• Hãy đến với nhân viên cấp dưới bằng cả tấm lòng và trái tim; 

• Khen, chê và động viên nhân viên của mình kịp thời; 

• Đừng bao giờ quên những lời hứa. 

III. Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với cấp trên: 

Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với cấp trên

• Hãy tuân thủ những trật tự, đẳng cấp. Có thể là bạn không hợp với cấp trên trực tiếp và có thể bạn cho rằng ông ta chỉ là người kém cỏi, không có khả năng để giải quyết vấn đề. Nhưng nếu bạn “qua mặt” ông ta để trình lên cấp cao hơn thì đó sẽ gặp rắc rối

•  Hãy nhớ là không được vượt ra cấp trong hệ thống tổ chức của doanh nghiệp. 

• Cần có những phản hồi thường xuyên về việc thực hiện các công việc của mình; 

• Hãy tiếp nhận lời phê bình một cách vô tư; 

• Hãy cư xử khéo léo, không nói xấu, cũng không chê bai họ sau lưng; 

• Hãy học hỏi các phong cách và những kinh nghiệm tốt của họ. 

Xem thêm: Tuyệt chiêu thay đổi văn hóa doanh nghiệp bắt đầu từ những tình huống thường gặp

IV. Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với đồng nghiệp: 

Giữa đồng nghiệp với nhau cần có được mối quan hệ tốt đẹp. Mọi người trong mỗi doanh nghiệp có tinh thần hỗ trợ lẫn nhau thì mới có thể phục vụ được khách hàng tốt nhất. Tuy nhiên đừng để giữ mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cần phải có những nguyên tắc trong văn hóa giao tiếp sau: 

• Dùng những hành vi của bạn làm cho đồng nghiệp họ thấy rằng, văn hóa giao tiếp với bạn thấy an toàn; không nên tò mò về những chuyện đời tư của người khác, không nên bình luận người khác ở sau lưng, không lật lọng, không cố chấp với những sai lầm to nhỏ của đồng nghiệp;

• Cần có đi có lại với đồng nghiệp, tuy nhiên điều đó không nên trao đổi một cách thực dụng; 

• Cần có cuộc giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng hãy giữ một tần số hợp lý;

• Cạnh tranh một cách công bằng, lành mạnh vì mục đích chung của cả doanh nghiệp; 

• Đối xử với đồng nghiệp một chân thành, khen ngợi với những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên, không xu nịnh; 

• Phân biệt rõ ràng những việc công, việc tư.  

V Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với khách hàng: 

Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với khách hàng

Bất kỳ đối với một doanh nghiệp nào cũng cần phải có kế hoạch khi giao tiếp với khách hàng. Kế hoạch đó để nhằm đạt được mục đích như: tìm hiểu về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng, người tiêu dùng cần để kịp thời thoả mãn; thông qua dư luận về khách hàng mà cải tiến phát triển sản phẩm, những phương thức bán hàng, giao hàng hợp lý. Có các hình thức trong văn hóa giao tiếp với khách hàng như sau: 

• Thứ nhất: Tiếp xúc trực tiếp nhân viên bán hàng với những khách hàng; 

• Thứ hai: Giao tiếp của Ban Lãnh đạo với khách hàng trong các hội nghị khách hàng, triển lãm, hội chợ… 

• Thứ ba: Tổ chức được những cuộc thăm quan của khách hàng tại chính doanh nghiệp; 

• Thứ tư: Sử dụng các phương tiện truyền thanh, truyền hình, chương trình giới thiệu đến sản phẩm; 

• Thứ năm: Tổ chức lên các cuộc triển lãm, nhằm để giới thiệu sản phẩm. 

Khi có giao dịch với khách hàng, bạn cần nhớ đặt tinh thần phục vụ khách hàng lên ưu tiên hàng đầu và tuân theo các nguyên tắc trong văn hóa giao tiếp sau: 

• Thứ nhất: Hãy có trách nhiệm với khách hàng của mình, đáp ứng được kịp thời các hợp đồng, các nhu cầu của khách hàng và không được để chậm trễ khi mà đã hứa; 

• Thứ hai: Thông tin tới khách hàng kịp thời khi có sự chậm trễ về sản xuất và giao hàng; 

• Thứ ba: Tôn trọng khách hàng, không can thiệp vào những công việc nội bộ, văn hóa công sở họ trừ khi mà họ yêu cầu bạn cho lời khuyên; 

• Thứ tư: Không nên tỏ ra quá là thân thiện vì điều này khiến sẽ cho họ có ý tưởng muốn được ưu đãi đặc biệt mà cần  nên giữ một khoảng cách hợp lý; 

• Thứ năm: Hãy nhớ rằng tất cả mọi khách hàng đều rất quan trọng, không được phân biệt địa vị, hình dáng, cách ăn mặc bên ngoài của họ, cho dù họ chỉ là người đến xem hàng hoặc tham khảo giá cả của doanh nghiệp bạn; 

• Thứ sáu: Hãy khuyến khích khách hàng có những phản hồi về thông tin sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn. 

VI. Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với nhà cung cấp: 

• Thứ nhất: Đừng bắt nhà cung cấp phải chờ đợi, đối với họ thời gian quý như vàng; 

• Thứ hai: Đừng đối xử kém ưu tiên với những nhà cung cấp so với các khách hàng; 

• Thứ ba: Thông tin cho biết về bất cứ một sự thay đổi nào về ngân sách, về hợp đồng, kế hoạch kinh doanh để họ có những điều chỉnh tương ứng; 

• Thứ tư: Hãy nêu rõ các yêu cầu của doanh nghiệp bạn với nhà cung cấp bằng một văn bản, giấy tờ càng chi tiết thì càng tốt, tránh nói miệng hay hứa suông; 

• Thứ năm: Thanh toán đúng hạn và thể hiện được sự hài lòng của bạn đối với những bản hợp đồng hoàn thành tốt; 

• Thứ sáu: Hãy cẩn thận về các bí mật kinh doanh của doanh nghiệp bạn vì những nhà cung cấp có thể sẽ còn được giao dịch buôn bán với những đối thủ cạnh tranh với các doanh nghiệp bạn. Và bạn cũng đừng dò hỏi các bí mật về đối thủ như thế sẽ càng làm cho họ trở nên khó xử; 

• Thứ bảy: Hãy mạnh dạn đề nghị cho họ những lời khuyên và các tin tức về tình hình trong ngành. 

Xem thêm:Yếu tố tạo nên văn hóa doanh nghiệp và ví dụ hàng đầu về văn hóa doanh nghiệp

VII Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với cơ quan chính quyền: 

Quy tắc văn hoá giao tiếp đối với cơ quan chính quyền

Bất cứ doanh nghiệp nào đều có liên hệ với những cơ quan chính quyền kể từ khi nộp đơn và xin phép thành lập cho đến khi được phép hoạt động, đóng thuế… Các doanh nghiệp đó cần phải có các dịch vụ về an ninh, trật tự,  hay các chính sách ưu đãi của Nhà nước. Khi đến làm việc với những cơ quan chính quyền thì các văn hóa giao tiếp cần lưu ý: 

• Thứ nhất: Cần ăn mặc nghiêm túc, chỉnh tề, không quá sặc sỡ, lòe loẹt sẽ dễ làm cho đối phương có ác cảm,nếu như bạn được hẹn thì nên đến đó đúng giờ; 

• Thứ hai: Mỗi một cơ quan thường có quy định riêng, vì vậy mà bạn có bất bình vì nó có vô lý cũng đừng nên phản đối lại sẽ gây khó khăn tới việc giải quyết công việc. Sau có thể góp ý qua hộp thư của họ; 

• Thứ ba: Hãy là người biết tôn trọng những người đại diện của cơ quan chính quyền đó nhưng không có nghĩa là bạn cần phải quỵ luỵ,khúm núm mà làm mất thể diện. Cần giữ một phong thái đúng mực, văn hóa giao tiếp cần phải một cách nhẹ nhàng, hoà nhã, trình bày một cách ngắn gọn, dễ hiểu và đề nghị họ giải quyết công việc đó theo đúng những chức trách và nhiệm vụ của họ; 

• Thứ tư: Hãy luôn  nhớ rằng ai cũng muốn người khác coi mình là quan trọng. Vì thế nên người đại diện chính quyền nếu có làm ra vẻ quan trọng hoá thì bạn nên thông cảm, cái chính là bạn cần phải giải quyết được công việc chính của bạn. 

Xem thêm: Bí quyết xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ A đến Z hiệu quả nhất

VIII. Quy tắc văn hoá giao tiếp với báo chí, truyền thông: 

Trong hoạt động của các doanh nghiệp, đôi khi cũng có dịp gặp gỡ cánh báo chí. Bạn nên tạo mối quan hệ tốt đẹp với báo chí vì có thể điều đó sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp hàng ngàn đô-la tiền quảng cáo media. Ngược lại nếu như bạn quan hệ không tốt có khi doanh nghiệp sẽ gặp chuyện bất lợi, thất thiệt sẽ bị báo chí “đào bới, thổi phồng lên”. Có một số quy tắc trong văn hóa giao tiếp mà để bạn cần lưu ý: 

• Tỏ ra lịch sự, cởi mở khi trực tiếp tiếp xúc với báo chí. Cung cấp cho họ những thông tin thật cần thiết, nếu đó không phải là bí mật công nghệ, kinh doanh của doanh nghiệp  đó; 

• Sử dụng những ngôn từ đúng mực, không dùng lời lẽ thô thiển, chỉ trích, chê bai, so sánh người này với người kia, doanh nghiệp này với doanh nghiệp kia, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp bạn với các doanh nghiệp khác; 

• Chuẩn bị sẵn những gì nên và không nên nói, tránh để tình trạng sau khi phỏng vấn bạn mới nói với báo chí rằng: “Chuyện này xin đừng đưa tin lên báo, đài”; 

• Với thông tin đó chưa chắc chắn bạn có thể nói với phóng viên là những tin tức chưa được thẩm định hay chỉ mang tính tham khảo mà thôi. 

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng xây dựng và thực chiến 5S

IX. Làm thế nào để cải thiện văn hóa giao tiếp?

Trong xã hội hiện nay, kỹ năng giao tiếp đã trở nên quá quan trọng trong các ngành nghề cũng như đời sống hiện tại. Bạn đã biết cách để cải thiện văn hóa giao tiếp ứng xử là gì chưa?

Hiện nay, có rất nhiều cách nâng cao kỹ năng giao tiếp. Tuy nhiên, những cách thức phổ biến cho việc nâng cao văn hóa giao tiếp ứng xử nằm ở những cách thức sau:

1. Ngôn ngữ cơ thể

Mặc dù khá ít người để ý nhưng ngôn ngữ cơ thể đóng vai trò rất quan trọng trong cuộc giao tiếp. Đôi khi ngôn ngữ cơ thể chính là chìa khóa của văn hóa trong giao tiếp. Chính vì thế, khi nói chuyện với người đối diện, bạn đừng né tránh; rụt rè giấu mình.

Hãy duy trì một sự thoải mái nhất định và gạt bỏ mọi nỗi sợ khi giao tiếp. Cho dù bạn đang phải nói chuyện trực tiếp với một người hoặc đứng trước một đám đông.

Hiện nay, có một vài dấu hiện của ngôn ngữ cơ thể để bạn biết được rằng đối phương của mình có đang thật sự quan tâm tới cuộc nói chuyện của bạn hay không như: ánh mắt chú tâm tới nội dung cuộc nói chuyện, thi thoảng gật đầu đồng ý…. Đây là một vài dấu hiệu mà bạn có thể thấy được rằng cuộc nói chuyện của mình đang thành công.

Và ngược lại, nếu như bạn đang ở cương vị là một người nghe mà đang không hài lòng vì cuộc nói chuyện. Thì văn hóa giao tiếp ứng xử là gì lúc này cũng đừng thể hiện những hành động như: cắn móng tay, khoanh tay lại…. Điều này rất dễ khiến đối phương không thoải mái.

2. Luyện tập cách nói thật rõ ràng

Nhiều người có thể sẽ hơi tò mò nhưng cách nói thật rõ ràng chính là yếu tố quyết định đến văn hóa trong giao tiếp. Khi bước vào cuộc trò chuyện, bạn cần phải nói thật rõ ràng, mạch lạc. Tránh việc dìa dòng. Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải liên tục hỏi lại đối phương xem họ có hiểu gì không để có thể sẵn sàng giải thích.

Và ngoài việc nói rõ ràng, mạch lạc ra. Bạn cũng cần phải có thái độ chủ động lắng nghe. Đây cũng là yếu tố cấu thành nên văn hóa giao tiếp. Không chỉ có mỗi việc nói không, đôi khi bạn cũng cần phải biết lắng nghe người khác phản hồi lại với những thông tin quan trọng.

Từ những nội dung phản hồi lại, bạn mới có thể sẵn sàng giải thích cho người nghe để họ có thể hiểu rõ hơn mục đích của bạn và chính bạn cũng sẽ tiếp thu thêm những kiến thức mới từ những người khác.

3. Tránh làm gián đoạn nội dung của cuộc nói chuyện

Một yếu tố rất quan trọng khác của văn hóa giao tiếp mà rất nhiều người không để ý tới đó là việc kiên nhẫn, không làm gián đoạn nội dung của cuộc nói chuyện. Việc người nói đang trình bày một vấn đề mà đột nhiên bị người nghe ngắt quãng rất dễ gây ra tâm lí khó chịu cho người nói.

Do đó, bạn không nên vội vàng, mà hãy cho người nói thời gian để trình bày những vấn đề của họ. Qua đó, cũng để cho họ thấy được bạn luôn có thái độ tôn trọng đối với đối phương.

Ngoài ra, nếu cuộc giao tiếp không đi thẳng vào vấn đề chính, bạn cũng không nên mất bình tĩnh mà hãy yêu cầu người nói một cách nhẹ nhàng để họ có thể đi thẳng vào những vấn đề mà bạn quan tâm.

Chính nhờ thái độ nhẹ nhàng, không mất bình tĩnh sẽ khiến cho cuộc nói chuyện của bạn trở nên thoải mái. Từ đó cũng nâng cao được văn hóa giao tiếp ứng xử là gì trong bạn lên cao hơn.

Xem thêm: Đào tạo kỹ năng quản lý thời gian trong nội bộ doanh nghiệp

X. Kết luận

Như vậy, qua bài viết trên đây, 123job đã giải đáp thắc mắc văn hóa giao tiếp là gì cũng như các đặc trưng trong văn hóa công sở. Hy vọng với những thông tin và quy định về văn hóa giao tiếp trên sẽ giúp nâng cao nền tảng kiến thức cho bạn. Và trong cuộc sống hiện đại, văn hóa giao tiếp đóng một vai trò đặc biệt quan trọng, bởi nó quyết định đến 60% khả năng về sự thành công trong mọi lĩnh vực của bạn.