Truyền thông là gì ? Các bước lập kế hoạch truyền thông marketing cho doanh nghiệp

Truyền thông là một trong những khái niệm được sử dụng phổ biến trong hoạt động truyền bá và quảng cáo. Sau đây Hapodigital sẽ giúp các bạn tìm hiểu truyền thông là gì cũng như một vài kiến thức bạn cần biết trong lĩnh vực này. 

Truyền thông là gì ?

Truyền thông được hiểu một cách đơn giản là quá trình tương tác, trao đổi thông tin với nhau giữa hai hay nhiều người nhằm tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau và thay đổi nhận thức. Khái niệm truyền thông còn có thể hiểu là sản phẩm của con người, là động lực kích thích sự phát triển của xã hội.

Truyền thông gồm các yếu tố cơ bản như:

• Nguồn: Chính là nơi khởi xướng hay bắt đầu cho mọi thông tin lan truyền.

• Nội dung: Thông tin hay thông điệp xây dựng từ chính nội dung đó để có thể tạo ra những tác phẩm có ý nghĩa như những bài viết, câu chuyện, video và hình ảnh,…

• Kênh truyền tải: Thông qua hình thức phát thanh, truyền hình, báo chí, dư luận để truyền tải thông tin đến công chúng nhờ Internet.

• Người nhận: Chính là đối tượng tìm kiếm thông tin và được truyền tải thông tin đến.

• Phản hồi: Chính là những ý kiến, thông tin mà người tiếp nhận thông tin phản hồi lại.

• Nhiễu: Các thông tin bị sai lệch trong quá trình lan truyền.

>>> Xem thêm: Truyền thông nội bộ là gì ? Tổng quan về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Vai trò của truyền thông trong hoạt động marketing

Truyền thông chính là yếu tố rất quan trọng trong các chiến lược xây dựng và phát triển Marketing. Đây chính là công cụ để quảng bá thương hiệu, truyền thông chính là yếu tố quyết định sự sống còn hay sự bùng nổ của thương hiệu.

Nếu như bạn sử dụng truyền thông trong quá trình hoạt động để truyền bá hay lan truyền thông tin thì nó sẽ mang lại những giá trị tuyệt đối cho chính thương hiệu của bạn. Doanh nghiệp sẽ phát triển mạnh nếu bạn biết khai thác một cách hiệu quả.

Nếu như bạn không biết cách khai thác và tận dụng truyền thông thì bạn sẽ trở nên lạc hậu và đi lùi lại phía sau. Luôn là những điểm yếu trước các đối thủ trên thị trường.

Những vai trò chính của truyền thông cơ bản như sau:

• Truyền thông chính là phương tiện đem thương hiệu của bạn đến gần với khách hàng hơn. Thông qua, truyền thông đại chúng như: truyền thanh, truyền hình, truyền miệng, mạng internet. Hình ảnh với những thông điệp mang nội dung về doanh nghiệp đến với đông đảo độc giả. Truyền thông cần được xây dựng xen kẽ giữa những video và hình ảnh, một cách thiết thực và độc đáo. Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay thì sức lan tỏa ngày càng phát triển trên các trang mạng xã hội với tốc độ nhanh chóng.

• Truyền thông là phương tiện định hướng được hành vi của khách hàng. Thông qua quá trình quảng bá, truyền tải và chia sẻ thông tin đến khách hàng góp phần xây dựng lòng tin và thương hiệu cho doanh nghiệp trong lòng khách hàng.

• Truyền thông là hoạt động mang tính chất đa chiều. Do đó, cũng cần có những nhận biết rõ ràng về thông tin để có thể phản hồi lại với khách hàng nhằm mục đích phát huy tối ưu thông tin sửa đổi và điều chỉnh thông tin bị tính nhiễu.

Ngành truyền thông là một trong những ngành có tầm ảnh hưởng vô cùng lớn đến sự phát triển trung của xã hội. Truyền thông gần như có tác động đến tất cả các đối tượng, tất cả mọi mặt của đời sống. Truyền thông có tính định hướng cao và khả năng lan tỏa mạnh mẽ trong cộng đồng.

Không đơn giản mà truyền thông được coi như là công cụ hữu hiệu số 1 để truyền đi thông điệp, định hướng và lan tỏa. Nhờ có truyền thông con người được kết nối với nhau nhiều hơn. Thông tin được lan tỏa mạnh mẽ hơn. Gần như vạn vật được kết nối với nhau thông qua các công cụ như mạng xã hội, tivi hay báo chí…

Truyền thông càng quan trọng hơn nếu chúng được sử dụng trong kinh doanh, thương mại và các kênh phương tiện truyền thông được khai thác một cách triệt để. Hàng năm, hàng tỉ đô la được chi ra cho các chiến lược truyền thông ở nhiều doanh nghiệp và nó cũng mang lại nguồn lợi to lớn cho các công ty cung cấp dịch vụ này.

Các phương tiện truyền thông phổ biến hiện nay

Phương tiện truyền thông chính là công cụ hữu ích giúp cho doanh nghiệp có thể truyền tải những thông điệp, nội dung của chiến lược marketing của mình tới khách hàng tiềm năng. Mục tiêu là hướng tới nguồn khách hàng tiềm năng nhằm giúp gia tăng tỷ lệ chuyển đổi cho doanh nghiệp.

Kênh truyền thông có ảnh hưởng rất lớn tới các chiến dịch marketing của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp lựa chọn một cách phù hợp thì các kênh truyền thông có thể mang lại rất nhiều những phản hồi tích cực từ phía khách hàng, thúc đẩy việc tăng doanh số và khả năng cạnh tranh.

Các phương tiện truyền thông hiện nay ngày càng được hoàn thiện và phát huy được khả năng truyền tải những thông tin chính xác, hiệu quả đến người dùng. Các phương tiện truyền thông phổ biến có thể kể đến như truyền hình, báo chí, điện thoại, băng đĩa và nhất là internet…

Truyền thông cá nhân

Truyền thông cá nhân chính là một trong những phương tiện truyền thông có đặc điểm 2 chiều, có nghĩa là kênh truyền thông này sở hữu sự đối thoại, tương tác thông qua điện thoại, tin nhắn nhanh, email… để có thể tăng lên mức độ nhận diện thương hiệu của khách hàng, tạo cơ sở dữ liệu của khách hàng tiềm năng và khách hàng cũ.

Thông qua các thông điệp, truyền thông cá nhân sẽ mang tới những cái nhìn khách quan cho các đối tượng khách hàng về sản phẩm, dịch vụ cũng như hình ảnh thương hiệu.

Vì bạn được trao đổi trực tiếp với khách hàng nên sẽ có nhiều cơ hội lớn hơn để giới thiệu chi tiết về sản phẩm, dịch vụ và tìm hiểu được chính xác các nhu cầu cũng như mong muốn của khách hàng. Ngoài ra tư đó bạn cũng có thể xây dựng mối quan hệ và chiếm được thiện cảm của khách hàng, hoặc có thể bán ngay được sản phẩm/dịch vụ của mình. Trong trường hợp này khách hàng thường sẽ trả lời rất chính xác cho những nhu cầu và mong muốn của họ, qua đó bạn có thể chuẩn bị cho các phương án bán hàng và quảng cáo tiếp theo.

Truyền thông đại chúng

Truyền thông đại chúng chính là một quá trình có tính định hướng cụ thể để truyền đạt các thông tin tới những đối tượng mục tiêu bằng cách sử dụng những phương tiện truyền thông đại chúng nhằm phục vụ cho mục đích đã được đề ra. 

Các phương tiện truyền thông đại chúng hiệu quả điển hình như báo chí, truyền hình, bảng hiệu, Catalogue, brochure… các phương tiện truyền thông đại chúng được đánh giá có sức lan truyền rộng rãi và có sức ảnh hưởng, tác động tới công chúng xã hội thông qua nhiều cách thể hiện khác như như video, hình ảnh, âm thanh, chữ viết hoặc các thông điệp dễ tiếp cận, dễ nhớ nhằm tác động cả về mặt lý trí và mặt tình cảm của con người giúp nhanh chóng thuyết phục và đạt được hiệu quả cao.

Truyền thông xã hội

Truyền thông xã hội chính là phương thức tiếp thị truyền thông qua mạng xã hội, đây là hình thức dựa vào sức mạnh lan tỏa và tương tác mạnh đến các mạng xã hội phổ biến như Youtube, Facebook, Blog, Forum… để truyền đi những thông điệp tiếp thị quảng cáo của bạn.

Với đặc tính đa chiều, sử dụng nhiều đối tượng mạng xã hội cùng với không gian tương tác rộng, kênh truyền thông xã hội sẽ giúp hình ảnh cá nhân, các thương hiệu, doanh nghiệp trở nên sống động hơn trong mắt khách hàng. Đặc biệt là kênh truyền thông xã hội truyền tải các thông điệp nhanh hơn, lan truyền rộng rãi và mạnh mẽ hơn. Đồng thời kênh truyền thông này còn tạo được sự tương tác mạnh mẽ đến công chúng.

Cả 3 kênh truyền thông cơ bản trên đều mang lại những hiệu quả đáng kể cho việc quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ, truyền thông tiếp thị, cũng như truyền thông hình ảnh công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên các doanh nghiệp cần phải sáng suốt khi thực hiện các chiến dịch truyền thông ở các kênh truyền thông này để có thể phù hợp với doanh nghiệp, cũng như mang đến hiệu quả thiết thực nhất.

Các bước lập kế hoạch truyền thông marketing cho doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích tổng quan môi trường bên ngoài

Bước này giúp chúng ta định vị được mình đang ở đâu, đang phải đối mặt với những vấn đề gì, không hiểu được tổng quan thì khó xây dựng được một kế hoạch truyền thông thương hiệu hoàn hảo. Các cụ khi xưa đã có câu “Biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, vì vậy cần xác định rõ đối thủ trên thị trường là ai. Quan trọng hơn là cần biết mình có những điểm mạnh, điểm yếu nào để chống chọi lại với đối thủ của mình.

Phân tích theo mô hình SWOT cũng là một cách khá hiệu quả. Strengths và Weaknesses sẽ cho bạn cái nhìn tập trung vào phần nội lực của bạn. Phần Opportunities và Threats sẽ cho bạn cái nhìn ở môi trường bên ngoài. Bạn cần tập trung vào những điểm vấn đề dưới đây:

• Đối thủ của bạn gần đây đã và hiện đang làm gì?

• Đối thủ của bạn đã xử lý ra sao đối với những vấn đề tương tự với vấn đề của bạn ?

• Bối cảnh pháp luật (về vấn đề của bạn) thế nào?

• Báo chí chính thống nói gì với đề tài này ?

• Sự kiện hay ngày tháng đặc biệt nào (nếu có) có thể liên quan tới chương trình của bạn?

>>> Xem thêm: Mô hình SWOT là gì ? Cách phân tích mô hình SWOT đúng cách

Bước 2: Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu truyền thông trong các dự án, các hoạt động xã hội có đặc điểm là phải đo lường cụ thể và mục tiêu đó phải đạt được trong một khoảng thời gian hữu hạn. Nếu bạn đã có một cái nhìn tổng quát về bối cảnh. Vì vậy giờ sẽ là lúc để xác định mục tiêu rõ ràng nhằm đánh trúng vào khách hàng mục tiêu. Có lẽ bạn sẽ phải sử dụng đến chìa khóa của các trường kinh tế, đó chính là vận dụng mục tiêu SMART:

1. Specific – Cụ thể

2. Measurable – Có thể đo lường được

3. Achievable – Có thể đo đạt được

4. Realistic – Thực tế

5. Time – focused – Tập trung vào yếu tố thời gian

Lợi ích của bước này là xác định được mục tiêu một cách cụ thể, giúp đo lường được thị trường và nhu cầu/ mong muốn của khách hàng. Giúp bạn học được cách diễn tả ý tưởng chính cho toàn bộ chương trình, mục tiêu của kế hoạch.

Bước 3: Xác định công chúng mục tiêu

Đến bước này trở đi, các bước sau đều cần dựa vào những phần trước để xác định được một cách chính xác. Công chúng mục tiêu chính là đối tượng trực tiếp mà bạn muốn truyền thông tiếp cận đến họ. 

Hãy xác định thật kỹ đối tượng mà bạn muốn nhắm tới trước khi đưa vào nhóm công chúng tiềm năng. Đây là bước để bạn nắm được mình sẽ truyền tải thông điệp cho ai và nhắm tới như thế nào cho phù hợp. Nếu để chung công chúng mục tiêu thì rất khó để thực hiện kế hoạch truyền thông bởi mối quan tâm ở từng nhóm công chúng là khác nhau. Sau khi chia ra các nhóm công chúng mục tiêu, nhóm nào dễ tác động nhất chúng ta sẽ thực hiện truyền thông trước. Bằng những cách đo lường và dùng những thông tin phân tích trên thị trường, bạn có thể tìm cho mình đối tượng phù hợp nhằm tiếp cận trực tiếp đến họ.

Bước 4: Xác định thông điệp cần truyền tải

Nhận diện thông điệp truyền thông

Để có được một thông điệp phù hợp và đạt tới hiệu quả cao nhất. Việc nhận diện thông điệp ở đây là đặc biệt quan trọng. Thông điệp cần phải thể hiện điều gì? Nhắm tới khách hàng mục tiêu nào? Và được thiết kế như thế nào ? 

Tất cả cần đảm bảo được hết những yêu cầu của chiến dịch truyền thông sắp tới. Nhờ đó, có thể đảm bảo được sự thành công của tất cả các kế hoạch truyền thông. 

Đảm bảo nguyên tắc của thông điệp truyền thông

Thông điệp ở đây sẽ có các nguyên tắc thiết kế riêng. Từ việc xác định ý nghĩa, cách truyền đạt cho đến việc lựa chọn phông chữ, hình ảnh, … 

Vậy nên điều quan trọng là cần nắm được các nguyên tắc này. Để có thể thiết kế và xây dựng nên được những thông điệp phù hợp. Hơn hết là có thể giúp hoàn thiện những chiến dịch sắp tới. 

Xác định rõ Insight của khách hàng

Insight của khách hàng là một cách diễn giải được các doanh nghiệp sử dụng để hiểu sâu hơn về cách suy nghĩ hay những cảm nhận của khách hàng. Phân tích hành vi ở đây cho phép các doanh nghiệp thực sự hiểu người tiêu dùng của họ muốn gì hay cần gì, và quan trọng nhất là tại sao họ lại có cảm xúc như vậy.

• Xác định đối tượng

  khách hàng

  mục tiêu: Ứng dụng xen kẽ nhiều hình thức như thăm dò, phỏng vấn chuyên sâu, xin feedback

• Phân tích và tổng hợp Insight

• Test insight 

Xây dựng độ tin tưởng 

Thông điệp cần xây dựng được sự tin tưởng cũng như đạt được lòng tin của khách hàng.  Như vậy, mới có thể truyền tải được hết những ý nghĩa ẩn sâu trong thông điệp đó. Đồng thời tạo được sự gắn kết chặt chẽ hơn giữa khách hàng với doanh nghiệp. 

Ngôn từ cũng cần có sự phù hợp, giúp giải quyết được các nhu cầu của khách hàng. Thay vì chỉ được sử dụng để đánh bóng thương hiệu.

Thông điệp cô đọng rõ ràng, hình ảnh hóa 

Thông điệp trong kế hoạch truyền thông cần phải rõ ràng và cô đọng. Điều này có nghĩa là thông điệp cần phải ngắn gọn. Đồng thời truyền tải được nội dung mà doanh nghiệp đang hướng tới.  Trong mỗi chiến lược được đưa ra cũng chỉ nên sử dụng tầm khoảng 1-2 thông điệp. Nhờ đó giúp khách hàng nhận biết được nội dung thông điệp chính. Bên cạnh đó, phải cẩn trọng và lựa chọn ngôn từ thật chính xác. Tránh dùng những từ ngữ ẩn dụ, khó hiểu. 

Một thông điệp thành công sẽ giúp khách hàng dễ nhớ, dễ hiểu và dễ nắm bắt. Và hơn hết là có thể đoán được nội dung theo một cách chính xác nhất ngay khi vừa mới lướt qua. Thông điệp cũng sẽ trở nên thu hút hơn bao giờ hết nếu như có thêm hình ảnh minh họa. Hoặc thậm chí là có thể dùng dạng video. Đây là hình thức đơn giản và cần thiết để khắc họa rõ nét thông điệp đến khách hàng.

Bước 5: Xác định kênh truyền thông hợp lý

Cần lựa chọn kênh truyền thông nào mà doanh nghiệp có công chúng mục tiêu ở đó và tùy thuộc vào việc công chúng mục tiêu của bạn ở đâu. Có rất nhiều kênh truyền thông, ta chỉ cần lựa chọn ra 1 kênh đại diện.

Đối với việc thiết kế vật phẩm (hay còn gọi là phương tiện truyền thông) tùy thuộc vào kênh mà chúng ta lựa chọn, ví dụ báo chí có những bài báo, những kênh ảnh có các bức ảnh, mạng xã hội có thể đưa những clip, radio… Ở Việt Nam có hơn 300 kênh phát thanh và truyền hình, hơn 800 tờ báo, tạp chí, đó là chưa kể tới hình thức quảng cáo ngoài trời OOH, quảng cáo tại điểm bán, … cùng rất nhiều phương tiện truyền thông mới trên nền tảng mạng xã hội.

Tùy thuộc vào ngân sách, mục tiêu và tính chất của chiến dịch, bạn có thể tích hợp lựa chọn những kênh thích hợp. Tuy nhiên luôn chú ý đến tính hiệu quả vì nếu bạn chọn lựa sai kênh thì cho dù thông điệp hay sản phẩm tốt thì chiến lược của bạn cũng sẽ khó đạt được hiệu quả như mong đợi.

Bước 6: Lên chiến thuật truyền thông chi tiết và ngân sách

Ở bước này, những hoạt động chi tiết sẽ được miêu tả và tính đến. Cần mô tả rõ sản phẩm/dịch vụ sẽ được ra mắt vào thời điểm nào là phù hợp nhất và tính chi tiết ngân sách hết bao nhiêu. Lập kế hoạch truyền thông chi tiết sẽ kèm theo đó là ngân sách chi ra thích hợp với từng giai đoạn. Các marketers cần lưu ý về điều này là làm sao cho kế hoạch và chi phí bỏ ra phải thật hợp lý và hiệu quả. Dựa vào những bước trên để suy tính xem môi trường và cách làm chuẩn nhất nhằm giảm thiểu rủi ro về mức tối thiểu.

Nếu bạn đưa ra một mức chi phí lớn, hãy cố gắng làm một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể cho từng hạng mục. Bạn sẽ nhận thấy rằng bản khi đề xuất chi phí càng chi tiết sẽ càng được thông qua.

Bước 7: Đo lường và báo cáo

Đây là bước cuối nằm trong bản kế hoạch truyền thông để đo lường mục tiêu mà ta đã đề ra ngay từ lúc ban đầu. Tổng hợp và đúc kết ra kinh nghiệm giúp ta tránh gặp phải ở những chiến dịch tiếp theo. Hãy xem xét lại hiệu quả của quá trình thực hiện, những thước đo đánh giá một kế hoạch truyền thông hiệu quả là:

• Tần suất xuất hiện trên báo

• Tương tác với công chúng hậu chiến dịch

• Phản hồi của công chúng về chiến dịch của bạn

• Đo lường số liệu tương tác với thương hiệu

Lời kết

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của Hapodigital. Hiểu được khái niệm về truyền thông cũng như nắm rõ quy trình các bước lập kế hoạch truyền thông trong hoạt động marketing sẽ giúp các doanh nghiệp tiếp cận gần hơn tới khách hàng

5/5 – (1 bình chọn)