Top 3 lưu ý để quản lý hành chính văn phòng hiệu quả – theadvancedmanager

Quản trị hành chính văn phòng là một trong những công việc không thể thiếu trong các hoạt động của doanh nghiệp. Nếu hiểu đủ và triển khai đúng cách về công tác này, sẽ giúp các nhà quản trị của doanh nghiệp có thể vận hành, quản lý thông tin doanh nghiệp một cách “ngăn nắp” và hiệu quả hơn rất nhiều, từ đó góp phần nâng cao chất lượng của các công việc trong công ty.

Quản trị hành chính văn phòng là gì? 

Quản trị hành chính văn phòng có thể hiểu là bao gồm các công việc như: Hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính của doanh nghiệp (thư viện, các thiết bị văn phòng, quản lý con dấu, tổ chức tiếp khách, hội họp, soạn thảo văn bản, …) từ đó tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin và hỗ trợ nhanh chóng hỗ trợ cho các nhà quản trị điều hành công ty của mình. 

Một số công việc chính của bộ phận quản trị hành chính trong công nghiệp đó là: 

• Lên kế hoạch cho các công việc hành chính liên quan 

• Chịu trách nhiệm tổ chức một số các hoạt động như hội họp, đón tiếp đối tác, khách hàng,… 

• Quản lý, chịu trách nhiệm với các công việc hành chính văn phòng 

• Kiểm tra, rà soát các công việc hành chính như: Các luồng văn bản đến và đi, nhân viên ra vào, giờ giấc làm việc hay hàng hóa đi và đến công ty. 

• Ngoài ra bộ phận quản trị hành chính còn thực hiện một số hành chính văn phòng khác. 

>> Xem thêm: 5 Bước để làm chủ cảm xúc của bản thân trong mọi hoàn cảnh

Quản trị hành chính văn phòng là làm gì?

Chiếm phần lớn trong các công việc của bộ phận quản trị hành chính văn phòng đó là xử lý, lưu trữ và lưu lại những công văn, giấy tờ cho toàn bộ các bộ phận trong công ty. Vì vậy, chúng ta có thể hiểu đơn giản rằng, phòng hành chính văn phòng chính là bộ nhớ chứ đựng tất cả các thông tin quan trọng của doanh nghiệp. 

Một vai trò khác thể hiện được sự quan trọng của bộ phận hành chính văn phòng đó là các công việc của bộ phận này sẽ giúp cho những quy trình làm việc trong công ty của bạn trở nên trôi chảy hơn, không bị đứt đoạn vì đảm bảo được các yếu tố thông tin đầu vào và đầu ra. 

Qua đây, chúng ta có thể thấy được bộ phận hành chính văn phòng là một trong những bộ phận không thể thiếu trong tổ chức. Nó phản ánh được mức độ chuyên nghiệp cũng như giúp doanh nghiệp có thể duy trì hiệu suất làm việc trong lâu dài. 

Kết luận: Nếu doanh nghiệp bị thiếu đi bộ phận hành chính, các quy trình làm việc sẽ trở nên dễ bị ngắt quãng hơn. Ngoài ra, các nhà quản trị cũng trở nên khó khăn hơn rất nhiều trong khâu quản lý của mình vì thiếu đi thông tin đầu vào. 

>> Xem thêm: Chứng chỉ CPA là gì? Một số thông tin cần biết về chứng chỉ CPA

Quản trị hành chính văn phòng hiệu quả

Để có thể tối ưu được mức độ hiệu quả của bộ phận hành chính văn phòng trong doanh nghiệp, bạn cần lưu ý một số bài điều dưới đây: 

Nhân sự 

Việc chuẩn hóa các phòng ban phụ trách quản trị hành chính nhân sự trong doanh nghiệp sẽ tùy vào mức độ và đặc thù của mỗi tổ chức để có những cách sắp xếp khác nhau. Tuy nhiên vẫn cần tối thiểu 1 nhân sự đảm nhận các công việc về hành chính trong công ty. Để đảm nhận được công việc này, nhân sự đó cần phải đáp ứng được một số yêu cầu sau: 

• Cần có kỹ năng tổ chức các hoạt động hành chính văn phòng như: Sắp xếp, tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; tổ chức các cuộc họp, các hoạt động khánh tiết tại cơ quan; luôn đảm bảo được sự trôi chảy của dòng thông tin trong doanh nghiệp bao gồm thông tin đầu ra và thông tin đầu vào để thuận tiện cho việc quản lý; đánh giá, phát triển đổi ngũ nhân sự trong quá trình vận hành của tổ chức. 

• Thành thạo các công cụ tin học văn phòng; biết sử dụng các thiết bị văn phòng thông dụng; biết cách sắp xếp, phân loại tài liệu; bảo quản và lưu trữ một cách có hệ thống. Là một người có chí tiến thủ luôn muốn phát triển bản thân hơn nữa, tích cực cập nhật kiến thức mới, nâng cao được kỹ năng chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc. 

• Có kỹ năng giao tiếp và xử lý các công việc một cách linh hoạt. 

• Biết cách lên kế hoạch làm việc khoa học và chuyên nghiệp 

Quy trình, thủ tục 

• Có một quy trình làm việc chuẩn chỉnh, với các nội quy và quy định làm việc chắc chẽ và có tính liên kết cao. 

• Các biểu mẫu quản lý và các quy định cần phải được thống nhất và chuẩn hóa. 

• Tối giản các thủ tục giấy tờ không cần thiết. Xây dựng một bộ máy quản trị hành chính văn phòng gọn gàng và hiệu quả. 

Một số biểu mẫu phải có trong công tác quản trị hành chính văn phòng 

Quy định về tổ chức, quản lý các cuộc họp 

• Biên bản cuộc họp mẫu

• Quy định về quản lý và tổ chức cuộc họp

Quy định về quản lý văn bản đến và đi 

• Sổ theo dõi công văn đi

• Sổ theo dõi công văn đến 

Quy định về quản lý tài sản văn phòng 

• Biên bản bàn giao tài sản 

• Phiếu yêu cầu sửa chữa 

Trên đây là một số điều mà bạn cần biết về vai trò và trách nhiệm của bộ phân quản trị hành chính văn phòng trong công ty. Hi vọng bạn sẽ có thể giúp cho quy trình làm việc của công ty mình trở nên trôi chảy hơn nhờ tận dụng được tối đa được hiệu xuất của bộ phận này. Chúc bạn thành công. 

>> Xem thêm: Top 5 phương tiện thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả

>> Xem thêm: Một số thông tin cần biết về nghệ thuật đàm phán lương năm 2022