Tổng quan cơ cấu phòng hành chính nhân sự – FreeC Blog

Cơ cấu phòng hành chính nhân sự là chìa khóa giúp công ty thành công trong việc phát triển và quản lý nguồn nhân lực. Chính vì nguồn nhân lực là tài nguyên quý giá của mỗi công ty, do đó việc quản lý cần có sự hỗ trợ từ phòng nhân sự.

Do những trách nhiệm và khối lượng công việc nặng nề này, các công ty cần chuyên môn hóa các vị trí nhân sự của mình và chia chúng thành các bộ phận nhỏ hơn thực hiện các chức năng cụ thể, từ đó tối ưu hóa hiệu quả. Một bộ phận nhân sự điển hình được tạo thành từ các bộ phận chính sau:

• Bộ phận tuyển dụng (Recruitment) 
• Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B – Compensation & Benefits) 
• Bộ phận hành chính (HR Admin) 
• Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development) 

Phòng hành chính nhân sự gồm cơ cấu như thế nào?

Bộ phận tuyển dụng (Recruitment) 

Bộ phận tuyển dụng là bộ phận tìm kiếm và tuyển dụng cho các công ty. Họ không đợi ứng viên nộp hồ sơ mà họ làm công việc của những người săn đầu người được gọi là headhunters. Bộ phận này lập kế hoạch tuyển dụng và điều hành các chiến dịch tuyển dụng trực tiếp. Vì vậy, bạn cần hết sức cẩn thận từ khâu chuẩn bị đến khâu thực hiện.

Bộ phận tuyển dụng cần phối hợp với các bộ phận khác để nghiên cứu nhu cầu tuyển dụng của họ và quyết định cách thức đăng, thời điểm đăng tuyển, sử dụng các kênh, nội dung tuyển dụng thu hút ứng viên ứng tuyển.

Công việc cụ thể của bộ phận tuyển dụng chính là: 

• Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động tuyển dụng của công ty.
• Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh, cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, liên hệ với các ứng viên tiềm năng để tuyển dụng. 
• Sàng lọc và lưu trữ CV ứng viên. 
• Lên lịch phỏng vấn cho ứng viên. 
• Nộp hồ sơ ứng viên trực tiếp hoặc qua điện thoại. 
• Kiểm tra và đánh giá khả năng của ứng viên. 
• Tổ chức các sự kiện để thu hút nhân viên. 
• Xây dựng mạng lưới ứng viên tiềm năng đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của bạn. 
• Tạo tài liệu, kiểu giao tiếp: xác nhận, từ chối, báo cáo tuyển dụng. 
• Cộng tác với đội ngũ nhân sự chất lượng: các trường đại học, đại học, đơn vị dạy nghề… tùy theo lĩnh vực kinh doanh của đơn vị 
• Giải quyết các vấn đề pháp lý trong tuyển dụng. 

Bộ phận C&B trong cơ cấu phòng hành chính nhân sự 

Trong bộ phận Nhân sự, C & B là một trong những bộ phận được tất cả các công ty chú trọng nhất. Nhân viên trong bộ phận này lập và quản lý bảng lương, phúc lợi, hệ thống tiền thưởng và các chính sách khác của công ty. Tất cả các nhiệm vụ này nhằm đảm bảo công bằng lợi ích của người lao động trong công ty và tuân thủ các quy định của nhà nước.

Bộ phận C & B được coi là đắc lực vì là người giúp cân đối thu nhập của toàn bộ nhân viên trong công ty và chính sách trả lương.

Ngoài việc nắm cán cân thu nhập, C & B còn chịu trách nhiệm về chính sách phúc lợi cho nhân viên. C & B chịu trách nhiệm về tiền lương, tiền thưởng, chính sách đãi ngộ, chính sách phúc lợi, thủ tục pháp lý và lịch trình làm việc của nhân viên nên đòi hỏi phải có kiến thức tốt về luật lao động và luật bảo hiểm, … và các văn bản pháp luật liên quan.

Công việc chính của bộ phận C&B như sau: 

• Chấm công, quản lý nghỉ phép, nghỉ việc… 
• Xây dựng cơ cấu lương theo vị trí và năng lực. 
• Xây dựng chính sách phúc lợi, khen thưởng, kỷ luật, bảo hiểm, thuế … 
• Xử lý các tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động. 
• Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên. 
• Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho từng vị trí và cấp bậc. 
• Quản lý hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên. 
• Thực hiện BHXH, BHYT … 
• Tính lương và các chính sách phúc lợi liên quan cho nhân viên công ty. 

Bộ phận hành chính nhân sự 

Bộ phận hành chính có thể được coi là “quản gia” của công ty. Họ chịu trách nhiệm về tất cả các tài liệu, thủ tục và hồ sơ liên quan đến nhân viên và tài sản của công ty. Bộ phận này thực hiện tất cả các công việc liên quan đến quản lý nhân sự (văn phòng phẩm, lịch họp, đặt lịch hẹn, dịch vụ điện thoại,…) và đồng thời đảm nhận một số nhiệm vụ ở các bộ phận khác.

• Quản lý hợp đồng lao động nhân viên, hồ sơ nhân viên, bố trí nhân sự. 
• Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động và làm rõ các chính sách về lương và phúc lợi của công ty. 
• Theo dõi và thực thi các chính sách về kỳ nghỉ hoặc hợp đồng theo quy định. 
• Tạo báo cáo thường xuyên và làm theo hướng dẫn của sếp để thực hiện các nhiệm vụ khác. 
• Chuyển phát nhanh, thư từ, hợp đồng, hóa đơn cho các công ty, phòng ban. 
• Quản lý các thủ tục và giấy tờ như hợp đồng lao động, bằng chứng thành tích, thư từ, thủ tục tuyển dụng, thôi việc, chấm dứt hợp đồng, v.v. 
• Thu mua, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm .. 
• Tổ chức các sự kiện du lịch và hỗ trợ thành lập nhóm trong nhà. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp 
• Giám sát các quy định, trật tự và văn hóa của công ty. 

Bộ phận đào tạo và phát triển trong cơ cấu phòng hành chính nhân sự 

Bộ phận đào tạo đóng vai trò quan trọng trong phòng hành chính

Bộ phận Đào tạo và Phát triển (L & D) chịu trách nhiệm cải thiện hiệu suất của các nhóm và cá nhân bằng cách phát triển kiến thức và kỹ năng mài giũa của nhân viên. Đào tạo và phát triển là một trong những chức năng quan trọng của con người. Hầu hết các tổ chức coi đào tạo và phát triển là một phần không thể thiếu trong công ty.

Đào tạo nhằm nâng cao hoặc phát triển thêm khả năng hoặc kỹ năng của nhân viên trong công việc hiện tại của họ để nâng cao năng suất. Bộ phận đào tạo và phát triển cũng tạo cơ hội giúp nhân viên phát triển sự nghiệp hơn. Nuôi dưỡng nhân viên gắn bó lâu dài và mang lại lợi ích cho nhân viên trong con đường sự nghiệp của họ.

Bộ phận đào tạo và phát triển có nhiều vai trò, bao gồm: 

• Lập kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo nhằm giúp nhân viên nâng cao kiến thức và kỹ năng đáp ứng yêu cầu công việc. 
• Tạo một kế hoạch đào tạo để đảm bảo hoạt động theo kế hoạch. 
• Theo dõi và đánh giá chất lượng của các chương trình đào tạo đã thực hiện. 
• Hướng dẫn nội quy cho nhân viên mới, đào tạo nghiệp vụ, phổ biến văn hóa doanh nghiệp. 

Trên đây là chi tiết về cơ cấu phòng hành chính nhân sự cũng như chức năng từng bộ phận. Hy vọng qua bài viết này bạn có cái nhìn cụ thể hơn về phòng ban hành chính nhân sự.

Có thể bạn quan tâm:

Xem thêm nhiều cơ hội việc làm hành chính nhân sự tại freeC