Tổng hợp đầy đủ các mẫu phiếu xuất kho đúng mẫu quy định 2020

Phiếu xuất kho cũng là chứng từ vô cùng quan trọng trong quá trình quản lý hàng hóa xuất kho của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Vậy Phiếu xuất kho là gì? Cách lập Phiếu xuất kho như thế nào? Trong Phiếu xuất kho, quy định thế nào về phần chữ ký của các bên liên quan? Trong nội dung bài viết dưới đây, EVBN sẽ giải đáp toàn bộ những nội dung có liên quan đến biểu mẫu Phiếu xuất kho này.

Mục Lục

Hiểu thế nào là Phiếu xuất kho?

Phiếu xuất kho là loại chứng từ được lập ra nhằm mục đích theo dõi chi tiết về số lượng hàng hóa,vật tư, nguyên liệu, dụng cụ… có trong nhà kho phục vụ cho quá trình sử dụng cũng như xuất bán của các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Đây là cơ sở các bộ phận giúp quản lý theo dõi chặt chẽ số lượng các sản phẩm, nguyên vật liệu xuất ra khỏi kho.

Phiếu này được lập ra cũng là căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất của doanh nghiệp đồng thời còn phục vụ cho quá trình giám sát, kiểm tra mức độ sử dụng, tiêu hao vật tư trong doanh nghiệp một cách kịp thời, chính xác nhất.

Trên thực tế, cũng giống phiếu nhập kho hay phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho được chia các loại 1 liên, 2 liên, 3 liên. Tùy vào yêu cầu của từng doanh nghiệp hoặc mục đích xuất hàng là để bán cho khách hàng hay xuất hàng để phục vụ cho các bộ phận sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp mà sử dụng loại phiếu 1 liên, 2 liên hoặc 3 liên.

Liên 1: được lưu lại ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: được bộ phận quản lý kho lưu vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để lưu vào phần mềm và làm căn cứ ghi sổ sách kế toán.

Liên 3: được giao cho bên mua hàng.

Phiếu xuất là mẫu phiếu thường dùng của kế toán

Quy định thế nào về phần chữ ký trong Phiếu xuất kho?

Theo quy định, trên mẫu phiếu này cần có đủ chữ kỹ của các cá nhân, bộ phận có liên quan sau:

Người lập phiếu
Người nhận hàng
Thủ kho
Kế toán trưởng hoặc là bộ phận có nhu cầu nhập hàng trong doanh nghiệp
Giám đốc

Quy trình ký như sau:

– Lập phiếu xong thì người lập phiếu ký vào rồi chuyển cho kế toán trưởng ký. Sau đó, phiếu được chuyển lên cho Giám đốc xác nhận. Sau khi Giám đốc ký, phiếu được giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho gặp thủ kho để nhận hàng hoá, vật tư, công cụ…

– Quy trình xuất kho được thủ kho, các nhân viên kho hoặc các bộ phận quản lý kho hàng giám sát chặt chẽ. Sau khi vật tư, nguyên liệu, công cụ, hàng hoá được xuất ra khỏi kho thì thủ kho kiểm tra lại, ghi vào cột số 2 số lượng hàng từng loại thực xuất. Thủ kho ghi rõ ngày tháng năm xuất hàng, ký tên lên phiếu và yêu cầu người nhận ký tên và ghi rõ họ tên đầy đủ cùng thời điểm.

Cần đảm bảo thực hiện đúng quy định về chữ ký trên phiếu

Thực tế cho thấy trong trường hợp xuất kho bán hàng cho khách hàng ở xa không thể ký trực tiếp vào phiếu, các đơn vị có thể xử lý:

Phần chữ ký người nhận hàng thì bộ phận xuất kho ghi rõ “Bán hàng qua điện thoại” hoặc đóng dấu.

Chuyển phát liên 2 và 3 gửi cho đơn vị mua ký, sau đó yêu cầu bên mua chuyển lại cho đơn vị liên 2.

Cách viết Phiếu xuất kho như thế nào cho chuẩn xác?

Phiếu xuất kho cũng như các loại phiếu khác, có mẫu sẵn nhưng khi lập phiếu không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót. Để hạn chế thấp nhất những sai sót mắc phải trong phiếu, chúng tôi xin hướng dấn các bạn cách ghi cụ thể như sau:

– Điền đầy đủ tên đơn vị, sau đó đến tên bộ phận xuất kho. Có thể bỏ qua phần ghi này bằng cách đóng dấu đơn vị lên phiếu.

– Ghi rõ ngày tháng tại thời điểm lập Phiếu xuất kho.

– Điền đầy đủ các thông tin về số phiếu xuất, ghi rõ các tài khoản nợ, tài khoản có.

– Người nhận hàng: dù là người trong đơn vị hay người nhập hàng ngoài đơn vị cũng cần ghi rõ họ và tên.

– Địa chỉ: nếu xuất trong doanh nghiệp thì ghi rõ tên bộ phận còn ngoài doanh nghiệp thì ghi rõ tên đơn vị đó.

– Lý do xuất kho: ghi rõ mục đích xuất kho để làm gì.

– Ghi rõ tên kho xuất hàng và địa chỉ cụ thể của kho xuất này.

– Các thông tin về vật tư, sản phẩm, hàng hoá, công cụ… được xuất ra khỏi kho:

+ Các cột A, B, C, D: người lập phiếu ghi đầy đủ thông tin vào từng mục tương ứng lần lượt là: số thứ tự; tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất; mã số; đơn vị tính của từng loại được xuất.

+ Về số lượng xuất kho:

+ Cột số 1: ghi số lượng xuất kho theo yêu cầu.

+ Cột 2: ghi số lượng thực xuất kho.

Số lượng ở cột 1 và cột 2 có thể không giống nhau nhưng cột 2 luôn phải nhỏ hơn hoặc bằng cột 1 khi xảy ra trường hợp hàng xuất kho bị hư hỏng, bên nhận hàng yêu cầu trả lại hoặc bên xuất giao không đủ số lượng. Người ghi phiếu cần hết sức chú ý để tính ở cột thành tiền không bị nhầm lẫn.

Phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ là mẫu phiếu thông dụng

– Về giá cả xuất kho:

+ Cột 3: ghi đơn giá của từng loại nguyên vật liệu, công cụ, hàng hóa.

+ Cột 4: ghi rõ thành tiền của từng vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa đã xuất kho (Thành tiền = Đơn giá x Số lượng thực xuất).

– Tổng số tiền của toàn bộ số vật tư, hàng hoá thực tế đã xuất kho: ghi rõ bằng số tại dòng tổng.

– Tổng số tiền viết bằng chữ : ghi tổng số tiền ở dòng cộng trên phiếu vừa được tính bằng chữ viết.

– Số chứng từ gốc kèm theo nếu có: ghi rõ số lượng và tên từng chứng từ (nếu có).

– Ghi rõ ngày tháng năm xuất hàng. Sau đó, các cá nhân, bộ phận có liên quan ký và ghi rõ họ tên: người lập phiếu, người nhận hàng, thủ kho, kế toán trưởng, Giám đốc.