Mẫu phiếu chi là một trong những biểu mẫu quen thuộc với những nhân viên kế toán lâu năm nhưng nó khá mới mẻ với các bạn kế toán mới, sinh viên ngành kế toán và càng xa lạ với những người không làm trong ngành kế toán. Vậy mẫu phiếu chi là gì? Làm thế nào để viết mẫu phiếu chi cho đúng? Khi viết mẫu phiếu chi, người viết cần lưu ý những điểm nào? Chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu những vấn đề liên quan đến mẫu phiếu này.

Mẫu phiếu chi là gì?

Việc sử dụng, quản lý các mẫu phiếu chi luôn là vấn đề được quan tâm hàng đầu đối với nhân viên kế toán nói riêng và các cơ quan, doanh nghiệp nói chung vì đa số các đơn vị, doanh nghiệp ở nước ta hiện nay đều chủ yếu sử dụng hình thức chi tiền mặt cho các hoạt động phát triển sản xuất, vận hành hoạt động.

Phiếu chi là loại chứng từ được lập nhằm xác định các khoản chi tiền mặt thực tế trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, vận hành bộ máy các cơ quan, doanh nghiệp. Phiếu chi với những con số cụ thể giúp những người có trách nhiệm quản lý bộ máy các đơn vị đó kiểm soát nguồn tiền ra một cách minh bạch, chính xác và rõ ràng nhất. Từ đó, các cơ quan, doanh nghiệp xây dựng được kế hoạch chi tiêu hợp lý cũng như định hướng phát triển, tổ chức lại bộ máy đúng đắn hơn.

Các phiếu chi đã được lập là một trong những bằng chứng có sức thuyết phục nhất, có “tiếng nói” nặng nhất trong quá trình doanh nghiệp hay các đơn vị thanh tra cấp cao muốn điều tra về việc sử dụng công quỹ, nhất là trong trường hợp nghi ngờ có biển thủ công quỹ hay gian lận kinh tế, các hoạt động rửa tiền… Nhìn vào phiếu chi giống như nhìn vào tấm gương phản chiếu sự minh bạch hay khuất tất của thủ quỹ hoặc doanh nghiệp nếu có ý định gian dối trong vận hành, hoạt động kinh doanh, xây dựng…

Đây là một loại chứng từ chi tiền mặt, là cơ sở để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế mà thủ quỹ đã xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ kiểm kê, ghi chép sổ quỹ chính xác.

Để đủ điều kiện lập phiếu chi thì người nhận chi tiền cần phải lập kế hoạch chi và được sự phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan, Tổng giám đốc, Giám đốc. Sau khi phiếu chi được lập, có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, người nhận chi mới được đến nhận tiền tại bộ phận thủ quỹ.

Mẫu phiếu chi

Mẫu phiếu chi là chứng từ hợp pháp chứng minh các hoạt động chi tiền trong cơ quan, doanh nghiệp có hợp lý và hợp pháp hay không. Vai trò quan trọng nhất của mẫu phiếu chi này vẫn là giúp các cơ quan, doanh nghiệp từ việc nhìn lại nguồn vốn chi ra mà thay đổi lại nhân sự cũng như cơ chế vận hành, kế hoạch  kinh doanh, hoạt động của đơn vị mình.

Cũng giống như mẫu phiếu thu, các mẫu phiếu chi dùng trong một năm, được đóng thành từng quyển có ghi rõ số quyển, trong mỗi quyển đó có ghi số từng phiếu chi để việc nhập sổ, quản lý, thanh tra dễ dáng, minh bạch hơn.

Cách viết mẫu phiếu chi như thế nào?

Hiện nay, các cơ quan, doanh nghiệp tùy từng trường hợp cụ thể, tuỳ từng quy định mà sử dụng các mẫu phiếu chi khác nhau nhưng đều do Bộ Tài chính ban hành. Mỗi loại phiếu chi này có hình thức và nội dung gần như tương tự nhau, chỉ có một vài sự khác biệt nhỏ. Trong phần này bài viết, mình hướng dẫn các bạn ghi thông tin lên phiếu chi một cách chung nhất. Tùy từng mẫu cụ thể đang sử dụng mà các bạn thay đổi cách ghi một chút cho phù hợp thôi nhé!

– Góc phía trên bên trái của phiếu chi cần ghi rõ tên và địa chỉ của đơn vị chi tiền.

– Ghi rõ số và ký hiệu phiếu chi, ban hành kèm theo thông tư nào.

– Ngay dưới tên phiếu chi ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu.

– Ghi cụ thể phiếu chi nằm ở quyển số mấy, tờ số mấy trong quyển, số nợ và có.

– Ghi đầy đủ thông tin người nhận tiền: họ tên, địa chỉ nơi ở cụ thể kèm theo tên bộ phận, tên cơ quan, doanh nghiệp của người nhận tiền đang làm việc.
– Ghi chi tiết lý do nhận tiền: chi tiền mua hàng hoá, chi tiền tạm ứng, chi tiền lương tháng, chi tiền thưởng Tết…
– Ghi tổng số tiền chi số tiền chi bằng cả số và chữ để tránh sửa chữa, là tiền Việt hay ngoại tệ nào (USD, euro, bảng…)

– Ghi rõ bằng số số lượng các chứng từ gốc đi kèm theo với phiếu chi là bao nhiêu. Phần bên dưới nếu yêu cầu ghi rõ tên toàn bộ các chứng đi kèm.

– Phần cuối ghi ngày tháng năm chi tiền; chữ ký, họ tên và đóng dấu của những người liên quan: Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng, người lập phiếu, thủ quỹ.

Sau khi nhận và kiểm tra đủ số tiền, người nhận tiền  ghi rõ số tiền đã nhận bằng cả số và chữ rồi ký, ghi rõ họ tên lên phiếu chi .

Trường hợp chi bằng ngoại tệ, ghi rõ tỷ giá ngoại tệ và số tiền quy đổi tại thời điểm chi.

Mẫu phiếu chi mới nhất

Những lưu ý cơ bản khi viết mẫu phiếu chi

Các loại phiếu chi được Bộ Tài chính ban hành và sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, doanh nghiệp giúp kế toán, thủ quỹ rút ngắn thời gian viết tay, đánh máy, cũng như nhập vào máy tính, ghi vào sổ sách dễ hơn trước rất nhiều; việc đối chiếu kiểm tra bất kỳ lúc nào cũng trở nên đơn giản hơn.

Các loại phiếu chi này vê hình thức đều rất ngắn gọn, rõ ràng nên dễ dàng ghi theo hướng dẫn, người lập phiếu chỉ cần lưu ý thêm:
– Một phiếu chi cần lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan: liên số 1 lưu ngay tại nơi lập phiếu chi, liên số 2 thủ quỹ giữ còn  liên số 3 giao cho người nhận tiền giữ. Lưu ý, liên gửi ra ngoài đưa cho người nhận tiền giữ thì cần phải được đóng dấu.

– Tổng số phiếu chi trong một ngày kèm theo chứng từ gốc sẽ được thủ quỹ tập hợp lại để lưu vào sổ quỹ. Do đó, khi ghi các mẫu phiếu chi cần đầy đủ cả ngày, tháng, năm lập phiếu và ngày, tháng, năm chi tiền, số phiếu, số quyển để thủ quỹ tổng hợp, quản lý quỹ dễ hơn.

– Các đơn vị có thể sử dụng các mẫu phiếu chi có 2 liên hay 3 liên bán sẵn tại các cửa hàng văn phòng phẩm.

Tải mẫu phiếu chi mới nhất

Hiện nay có 6 mẫu phiếu chi được sử dụng phổ biến trong các đơn vị, doanh nghiệp, các bạn có thể tham khảo dưới đây.

Mẫu 1: Mẫu phiếu chi theo Thông tư 132 Tải file word ngay

Mẫu 2:  Mẫu phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Tải file word ngay

Mẫu 3:  Mẫu phiếu chi Mẫu số 01 – TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC Tải file word ngay

Mẫu 4:  Mẫu phiếu chi theo quyết định 48 Tải file word ngay

Mẫu 5:  Mẫu phiếu chi ban hành kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC Tải file word ngay

Mẫu 6: Mẫu phiếu chi theo Thông tư 79 Tải file word ngay

Tin liên quan