Tổ chức sự kiện là gì? Tổng quan về ngành tổ chức sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện với những lợi ích to lớn mang lại đã và đang khẳng định được chỗ đứng nhất định trong ngành dịch vụ. Các doanh nghiệp, công ty cũng đầu tư phát triển hình ảnh, thương hiệu và tên tuổi của mình hơn thông qua việc tổ chức nhiều sự kiện. Tìm hiểu về khái niệm tổ chức sự kiện, vai trò, mục đích của tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức event cần lưu ý những gì? Tất cả sẽ được trả lời thật chi tiết trong những chia sẻ dưới đây.

1. Sự kiện là gì?

Hiểu một cách đơn giản, sự kiện là hoạt động có chủ đích của con người diễn ra ở một thời điểm hay địa điểm nhất định nào đó. Tập trung tất cả nguồn lực và ý tưởng để truyền tải một thông điệp xác định tốt nhất. Nhằm thu hút được các đối tượng tham dự quan tâm và đạt được mục đích đề ra của sự kiện.

Có thể kể đến các hoạt động ý nghĩa lớn được truyền thông săn đón như: Cuộc thi hoa hậu, Sea Game, World Cup,… Hay các sự kiện mang tính marketing thương mại như: Lễ khai trương, lễ ra mắt sản phẩm, lễ khánh thành, hội thảo, hội nghị,… Cũng có thể là sự kiện mang ý nghĩa gia đình, cá nhân, phong tục, tập quán như: Đám cưới, thôi nôi, mừng thọ, sinh nhật,…

2. Tổ chức sự kiện là gì?

Nhờ khái niệm sự kiện, chúng ta có thể biết được tổ chức sự kiện là gì một cách dễ dàng:

Tổ chức sự kiện chính là tổ chức các hoạt động thông qua việc cụ thể hóa qua các hình thức như tiệc, hội nghị, hội thảo,…Ở các lĩnh vực thương mại, văn hóa, kinh doanh,… Qua đó, người tổ chức sự kiện sẽ gửi gắm được những tâm tư, tình cảm của mình đối với người tham dự là các đối tác, khách hàng của mình.

Đơn vị chịu trách nhiệm sẽ có nhiệm vụ thực hiện theo đúng kế hoạch trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Nhằm kiểm soát các hoạt động diễn ra trong sự kiện từ khâu ý tưởng cho đến khi kết thúc sự kiện được được diễn ra một cách suôn sẻ và thành công như mong đợi.

Có thể bạn quan tâm:

3. Các loại hình tổ chức event cơ bản

Để hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện bao gồm những gì thì mời các bạn tham khảo những loại hình cơ bản cùng ví dụ về tổ chức sự kiện. Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quan và đầy đủ hơn. Một số loại hình cơ bản như:

• Activation Event (Product Launch Event): Sự kiện ra mắt sản phẩm mới
• Press release: hoạt động thông cáo với báo chí
• Marketing events: sự kiện liên quan đến marketing
• Corporate events: sự kiện đến doanh nghiệp như kỷ niệm ngày thành lập, hội nghị, hội thảo,…
• Event show: sự kiện trình diễn
• Bussiness event: sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh
• Shopper Event: Sự kiện ở các điểm bán hàng
• Fundraising events: sự kiện nhằm mục đích gây quỹ từ thiện
• Trade fairs: hội chợ thương mại
• Exhibitions: hoạt động triển lãm
• Conventions: Hội nghị
• Conferences: Hội thảo
• Festive events: Tiệc liên hoan, Festival
• Social and cultural events: sự kiện thuộc về văn hoá, xã hội
• Sporting events: sự kiện thuộc về lĩnh vực thể thao
• Meetings: họp hành, gặp gỡ giao lưu,…
• Seminars: hội thảo chuyên đề
• Concerts/live performances: Sự kiện giải trí như đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn trực tiếp,…

4. Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện ra đời với vai trò chính là phục vụ cho hoạt động marketing, digital marketing, PR, phát triển nâng cao tên tuổi, sự uy tín của thương hiệu. Từ đó giúp gia tăng khách hàng một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện cũng là hoạt động được tổ chức ra để hội họp, bàn bạc, tiệc tân niên, tiệc tất niên, lễ kỷ niệm,….Việc tổ chức sự kiện nhằm gây chú ý, thu hút mọi người quan tâm và hướng đến các đối tượng khách hàng, đối tác mục tiêu.

Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ cực kỳ quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu cũng như sản phẩm. Có thể thấy, tổ chức sự kiện quan trọng không kém hoạt động nghiên cứu thị trường và truyền thông quảng bá.

Các doanh nghiệp, công ty hiện nay quan tâm và thường xuyên tổ chức nhiều event để có thể tiếp cận được nhiều khách hàng mục tiêu hơn chính là để đánh bóng thương hiệu, sản phẩm và dịch vụ. Từ đó, có thể thúc đẩy hiệu quả doanh số bán hàng. Một khi tổ chức event thành công thì sẽ mang lại tác động truyền thông cực kỳ lớn.

Tuy nhiên, nếu sự kiện thất bại nó sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến giá trị thương hiệu của doanh nghiệp bạn trên thị trường. Do đó, nếu đã quyết định sẽ tổ chức event thì doanh nghiệp nên cố gắng tìm một dịch vụ tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để được đảm bảo về mức độ thành công, tránh được tối đa rủi ro.

Tham khảo thêm: Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

5. Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong suốt quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

• Hỗ trợ các chiến dịch truyền thông trong việc xây dựng và phát triển hình ảnh dịch vụ, sản phẩm cũng như thương hiệu của nhà đầu tư một cách hiệu quả nhất.
• Hỗ trợ cải thiện hay thay đổi nhận thức của công chúng đối với các nhãn hàng, thương hiệu của nhà đầu tư.
• Thúc đẩy tối đa các hiệu ứng truyền thông từ đó giúp chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài 3 mục đích chính này thì tổ chức sự kiện còn giúp ích trong việc bán hàng, quảng cáo trực tiếp dịch vụ, sản phẩm, thương hiệu của doanh nghiệp, triển khai những chính sách kênh phân phối hiệu quả,…Nhờ vậy, giúp ích cho việc kinh doanh và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

6. Quy trình tổ chức sự kiện cơ bản

Quy trình tổ chức sự kiện sẽ đa dạng và không hoàn toàn giống nhau bởi mỗi event sẽ có những tính chất, đặc điểm khác nhau. Tuy nhiên, điểm chung của các sự kiện là điều phải lập kế hoạch cũng như ý tưởng, kịch bản chương trình một cách cụ thể, rõ ràng.

Giai đoạn chuẩn bị trước khi sự kiện diễn ra

• Trước khi sự kiện diễn ra thì việc tìm hiểu nguyện vọng của đơn vị tổ chức sự kiện là điều cần thiết. Để biết được họ muốn tổ chức loại hình sự kiện nào từ đó có phương án phù hợp.
• Nghiên cứu những yếu tố chính tác động đến sự kiện: Yếu tố ngoại cảnh, Ngân sách, mục tiêu, nhân sự, địa điểm tổ chức event,…
• Tiến hành lên ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết cho sự kiện. Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, quy trình cụ thể của sự kiện.
• Đề ra nhiều phương án dự phòng kịp thời để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ
• Thiết kế ấn phẩm đẹp, chất lượng, gửi thiệp mời các đối tác, khách hàng,… tham dự sự kiện
• Đẩy mạnh việc quảng bá truyền thông cho sự kiện
• Quy trình phải đảm bảo diễn ra một cách nghiêm ngặt, xuyên suốt nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.

Xem thêm: Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện mẫu

Giai đoạn tiến hành sự kiện

• Phân công nhân sự từng công việc cụ thể đảm bảo việc đón tiếp và khai mạc sự kiện hiệu quả
• Quản lý chặt chẽ, điều hành diễn biến chính của sự kiện
• Đảm bảo việc phục vụ ăn uống trong sự kiện được tốt nhất
• Chú ý đến vấn đề lưu trú cũng như vận chuyển trong sự kiện.
• Trong sự kiện cần quan tâm đến các hoạt động phụ trợ
• Xác định chính xác đối tượng mục tiêu mà sự kiện đang hướng đến
• Chuẩn bị đội ngũ hậu cần chuyên nghiệp để hỗ trợ các công việc phía sau cánh gà, lắp đặt, điều khiển, sửa chữa các thiết bị âm thanh, ánh sáng trong sự kiện hiệu quả.

Giai đoạn kết thúc sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc thì đơn vị chịu trách nhiệm sẽ tiến hành thực hiện các công việc sau:

• Đẩy mạnh và quảng bá sự kiện
• Thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
• Quản trị vấn đề tài chính trong quá trình tổ chức sự kiện một cách rõ ràng, chính xác.
• Đảm bảo chăm sóc các đối tác, khách hàng một cách tốt nhất.

7. Đặc điểm cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện là gì?

Trong bất cứ hoàn cảnh, tình huống hay công việc, lĩnh vực, ngành nghề nào thì con người cũng là yếu tố trọng tâm, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại. Trong việc tổ chức event cũng không ngoại lệ. Nhân viên tổ chức sự kiện giữ vai trò cực kỳ quan trọng. Họ chẳng khác nào những người nghệ sĩ sử dụng sự tỉ mỉ, cẩn thận và sáng tạo của bản thân để tạo nên sự kiện hoàn mỹ nhất.

Nhân viên tổ chức sự kiện sẽ luôn đảm bảo sắp xếp mọi thứ chỉn chu và chương trình được chạy theo đúng kế hoạch. Từ đó, sẽ không làm ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện.

Sự sáng tạo chính là yếu tố quan trọng hàng đầu và cũng là yêu cầu đối với nhân viên tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó, kiến thức chuyên môn, sự nhiệt tình, yêu nghề, khả năng làm việc nhóm, tính tổ chức, nhanh nhạy, tỉ mỉ, cẩn thận,… cũng là điều cần có của một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Một yếu tố quan trọng khác nữa đó là các nhân viên làm việc trong lĩnh vực này cũng phải có thái độ chuẩn mực và chuẩn bị tâm lý vững vàng trong quá trình làm việc bởi có khá nhiều áp lực mà họ phải đối mặt.

8. Điều kiện trở thành chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực khác nhau thì yêu cầu cũng có sự khác biệt. Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện cũng vậy, một chuyên viên tổ chức sự kiện đòi hỏi phải am hiểu và giỏi các kỹ năng đặc thù, thường xuyên rèn luyện để nâng cao chuyên môn. Từ đó, bắt kịp được xu hướng thời đại, đưa ra nhiều ý tưởng tổ chức sự kiện mới mẻ, không bị lỗi thời mang lại hiệu quả cao, đáp ứng được mục tiêu đề ra.

Về kiến thức ngành nghề

Chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần phải có kiến thức sâu rộng ở nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Để dù là ở sự kiện thuộc loại hình nào, quy mô ra sao thì họ cũng đều có thể nhanh chóng nắm bắt, đưa ra được ý tưởng và triển khai một cách hợp lý . Từ đó lấy được sự tin tưởng của khách hàng và tổ chức sự kiện một cách thành công.

Có sự tỉ mỉ chi tiết, khả năng bao quát tốt

Đối với người làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì khả năng bao quát là yếu tố rất quan trọng. Để đảm bảo nắm bắt một cách chính xác những gì đang diễn ra và đưa ra phương án xử lý tình huống nhanh chóng, kịp thời, chính xác và hiệu quả thì người làm trong ngành tổ chức sự kiện cần phải đặt mình vào góc độ của người tham gia sự kiện.

Không chỉ có khả năng bao quát tốt mà người làm sự kiện cũng cần phải có sự tỉ mỉ, cẩn thận trong từng chi tiết để đảm bảo không xảy ra sai sót. Tránh được sơ suất và không gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự kiện. Luôn lường trước các nguy cơ và có phương án dự phòng để đảm bảo sự kiện diễn ra hoàn hảo.

Khả năng sáng tạo và nhanh nhạy bắt kịp xu hướng

Một người làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện yêu nghề thì đòi hỏi họ phải luôn luôn nâng cao khả năng sáng tạo của bản thân, nhanh nhạy nắm bắt các xu hướng của thế giới, của thời đại để đưa ra được nhiều ý tưởng hay, ý tưởng mới làm hài lòng khách hàng của mình. Đây là điều không hề dễ bởi người làm sự kiện cần phải nắm bắt chính xác Insight mới có thể truyền tải tốt thông điệp, ý nghĩa của sự kiện mà khách hàng mong muốn.

Hơn nữa, phải kết hợp hoàn hảo với các yếu tố sẵn có của chính doanh nghiệp. Như vậy, mới tạo nên được sự liên kết chặt chẽ, truyền tải tốt những yếu tố mới mẻ làm hài lòng khách hàng và mang lại hiệu quả cho chính doanh nghiệp.

Có nhiều kinh nghiệm thực tế

Hiện nay, các loại hình sự kiện vô cùng đa dạng ở nhiều lĩnh vực với các kinh nghiệm khác nhau. Mỗi ngành nghề, sự kiện sẽ có đặc thù riêng nên người làm sự kiện phải có kiến thức sâu rộng, bao quát để có thể hoàn thiện kỹ năng, khả năng xử lý, linh hoạt ứng biến các tình huống một cách kịp thời.

Nhờ những trải nghiệm trong quá trình tổ chức sự kiện ở nhiều loại hình khác nhau, bạn sẽ ngày càng hoàn thiện bản thân hơn và gia tăng vốn hiểu biết để nhanh chóng đưa ra được phương hướng giải quyết tốt nhất.

9. 10 lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện

Muốn sự kiện có được hiệu quả tối ưu nhất thì cần đảm bảo những điều kiện nhất định. Chẳng hạn như phải xác định rõ ràng và chính xác mục tiêu chiến lược, lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, chu đáo để có thể dễ dàng đo lường được hiệu quả của sự kiện, chương trình. Như vậy, muốn thành công thì đầu tiên bạn cần phải nắm rõ các nguyên lý cơ bản giúp sự kiện thành công là gì?

Tìm kiếm và ấn định chính xác địa điểm tổ chức sự kiện trước khi công bố sự kiện

Ngay sau khi ấn định được ngày tổ chức sự kiện thì việc đầu tiên bạn cần làm đó là phải tìm địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thật ưng ý. Đặc biệt, để tránh trường hợp bị đột ngột tranh mất chỗ thì khi tìm được địa điểm tốt, phù hợp để tổ chức event bạn nên làm hoàn thiện các thủ tục, hợp đồng để chắc chắn có được địa điểm càng sớm các tốt.

Tham khảo ngay các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hấp dẫn

Gửi thư mời có thông điệp mang tính gợi mở

Thư mời rất quan trọng vì đây là điều đầu tiên gây ấn tượng với khách mời. Họ sẽ phần nào thấy được sự kiện của bạn thông qua thư mời. Do đó, thư mời của bạn cần có thông điệp rõ ràng, mang tính gợi mở để có thể giúp mọi người nắm bắt được đó là sự kiện gì, được tổ chức ở đâu, khi nào diễn ra, có những ai tham dự, tại sao và như thế nào,…

Nếu được bạn cũng nên gửi thư mời cho phép người tham dự sự kiện có thể gợi ý về nội dung sẽ diễn ra nhằm tăng tính kết nối, tạo được sự tôn trọng, tin tưởng. Từ đó, đánh trúng tâm lý của khách hàng và giúp sự kiện thành công như mong đợi.

Phát triển kế hoạch và tuân thủ theo nó

Muốn đặt được các mục tiêu đề ra thì bạn cần lập ra một kế hoạch chi tiết, ngay cả những việc nhỏ nhất, phân công công việc cho từng người và deadline cụ thể, đảm bảo đúng deadline. Luôn đảm bảo mọi quy trình tổ chức sự kiện sẽ bám sát theo đúng kế hoạch.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần chuẩn bị một kế hoạch dự trù để phòng trường hợp xấu nhất có thể xảy ra làm ảnh hưởng sự kiện như diễn giả đến không đúng giờ, thời tiết thay đổi thất thường,…Sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ nhất.

Thay vì chỉ biết chăm chỉ hay làm việc bằng cái đầu lạnh

Tổ chức sự kiện cần phải có sự khoa học, đầy đủ, chi tiết chứ không phải cứ chăm chỉ là được. Tất cả cần phải được sắp xếp, quản lý theo một quy trình rõ ràng. Việc lưu trữ, theo dõi thông tin của người tham dự cần được thiết kế vào một file Excel riêng để dễ dàng cho việc nắm bắt, sử dụng khi tổ chức sự kiện và cả khi sự kiện kết thúc.

Những thông tin về người tham dự sự kiện sẽ giúp ích khi chuẩn bị sự kiện trong việc tạo bảng tên, thẻ địa điểm hoặc viết thư cảm ơn gửi cho họ sau khi kết thúc sự kiện. Bên cạnh đó, bạn còn có thể hạn chế tối đa được lỗi chồng chéo thông tin, lỗi trùng lặp,…Giữa các sự kiện nhờ việc sử dụng file Excel để quản lý thông tin khách mời.

Chú trọng ngay cả các chi tiết nhỏ nhất

Các chi tiết nhỏ nhất nhiều khi lại có tác động lớn đến kết quả. Chẳng hạn, nếu không để ý mà vô tình lên kế hoạch tổ chức sự kiện trùng với ngày lễ tôn giáo thì bạn cần chú ý đến giới hạn trong thực đơn để đảm bảo sự kiện được diễn ra hoàn hảo nhất.

Luôn lập kế hoạch B cho mọi tình huống bất ngờ

Nếu không có một kế hoạch dự phòng sự kiện có thể đổ bể nếu như xảy ra tình huống bất ngờ không đúng như kế hoạch ban đầu. Do đó, chuẩn bị kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xấu và trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu phải luôn luôn giữ liên lạc với khách mời.

Luôn trang bị các vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Khi gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào thì khách tham dự sự kiện cũng đều có xu hướng tìm ngay đến bạn để yêu cầu trợ giúp. Do đó, việc bạn chuẩn bị sẵn các vật dụng như thuốc giảm đau, thuốc đau bụng, bông y tế, bộ kim chỉ, kéo, băng dính hai mặt,…sẽ vô cùng hữu dụng trong các trường hợp khẩn cấp này. Chỉ cần việc tinh ý ở những chi tiết nhỏ như vậy thôi bạn cũng có thể gây được ấn tượng cực lớn đối với các khách mời tham dự sự kiện.

Chìa khóa làm nên thành công chính là luôn theo sát khách hàng

Trong suốt quá trình tổ chức event bạn cần phải luôn thường xuyên giữ liên lạc với các khách hàng của mình. Trước khi sự kiện xảy ra, bạn hãy gọi trước cho họ 2-3 ngày để xác nhận khách hàng có tham dự hay không.

Sau khi sự kiện kết thúc bạn đừng quên việc gửi thư cảm ơn tới các khách tham dự chương trình. Nếu được bạn hãy gửi kèm vài tấm ảnh của họ tại sự kiện trong thư cảm ơn. Điều này sẽ giúp tăng điểm cộng của bạn trong mắt khách tham dự.

Tận dụng triệt để công nghệ trong sự kiện

Do đó, không thể thiếu các vật dụng là các sản phẩm công nghệ như: Camera, bộ đàm, loa, máy chiếu, microphone,…Điều bạn cần làm là lên danh sách thiết bị và cần thuê đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp nhằm thiết lập các thiết bị đúng vị trí và đảm bảo hoạt động suốt sự kiện một cách trơn tru.

Đảm bảo chi tiêu đúng phạm vi ngân sách

Nếu bạn có thể thương lượng hay định giá thêm với các đơn vị như công ty trang trí, phân phối thực phẩm,…Thì còn gì tuyệt hơn bởi bạn sẽ có được các khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch. Như vậy, sẽ giúp ngân sách của bạn rất nhiều và đảm bảo sự kiện được tổ chức với mức chi phí hợp lý, thành công ngoài mong đợi.

Hy vọng những chia sẻ trên của tôi về sự kiện là gì, khái niệm tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn phần nào hiểu được tổng quát về ngành này. Mời bạn tham khảo thêm nhiều bài chia sẻ chi tiết của tôi để có thể tổ chức sự kiện thành công!

Đọc thêm nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện của Vietlink Event tại: https://vietlinkevent.vn/tin-tuc-su-kien/

Tài liệu tham khảo:

• Tổ chức sự kiện – Wikipedia – https://vi.wikipedia.org/wiki/T%E1%BB%95_ch%E1%BB%A9c_s%E1%BB%B1_ki%E1%BB%87n