Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới chuyên nghiệp

Tổ chức họp báo là phương thức doanh nghiệp lựa chọn để kết nối với truyền thông và cộng đồng nhằm công bố một thông tin quan trọng để công chúng biết rõ hơn về những gì sự kiện được nói đến. Hiện nay, các sự kiện họp báo đã quá quen thuộc với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhất là sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới.

Ý nghĩa của việc tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới

Họp báo ra mắt sản phẩm là hoạt động quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới i đến các khách hàng tiềm năng.

Sự kiện này có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên về chất lượng sản phẩm trong tâm trí khách hàng.

Ngoài ra, buổi họp báo giới thiệu sản phẩm mới còn có vai trò quan trọng như:

• Thông báo về sự xuất hiện của sản phẩm, dịch vụ trên thị trường.
• Đưa sản phẩm đến gần người tiêu dùng.
• Quyết định tương lai của sản phẩm, dịch vụ và sự thành công của doanh nghiệp.
• Thu hút sự chú ý của truyền thông báo chí, tối ưu chi phí quảng cáo.

Họp báo ra mắt sản phẩm mới thông báo về sự xuất hiện của sản phẩm, dịch vụ

Chi tiết quy trình tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Để tổ chức buổi họp báo ra mắt sản phẩm mới thành công phải đảm bảo chuẩn bị thật kỹ lưỡng theo quy trình dưới đây.

Xây dựng kế hoạch họp báo ra mắt sản phẩm mới

Việc đầu tiên phải làm khi tổ chức 1 buổi họp báo ra mắt sản phẩm đó là phải lên kế hoạch cụ thể, chi tiết cho sự kiện. Và để lên được 1 bản kế hoạch chi tiết hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ ràng về mục đích, đưa ra ý tưởng về nội dung cũng như các thành phần tham gia chương trình.

Việc xác định đúng những yêu cầu khi tổ chứchọp báo sẽ giúp bạn chọn lọc đúng chủ đề và concept cho sự kiện. Mục đích và chỉ tiêu của buổi họp báo cần được xác định rõ ràng. tiêu chí càng rõ ràng và chi tiết, bạn mang thể tiện dụng Tìm hiểu và đo lường được mức độ hiệu quả của sự kiện sau khi kết thúc.

Chuẩn bị nội dung kịch bản

Phần nội dung luôn là quan yếu nhất cho kịch bản chương trình họp báo mà bạn cần quan tâm hàng đầu lúc lên kế hoạch công ty họp báo. Nội dung tốt và hay thì sẽ lôi kéo được dư luận, các nhà báo sẽ để ý hơn đến chương trình. Và trong nội dung, phần quan yếu nhất chính là sản phẩm mà bạn muốn ra mắt, thứ sẽ được nhắc xuyên suốt buổi họp báo.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần phải lưu ý về kịch bản MC. những hình ảnh PR sản phẩm phải được chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Buổi họp báo sẽ tốt hơn ví như với những bài phát biểu của các nhân vật nổi danh đến tham dự, hay những Tìm hiểu sản phẩm.

Xác định địa điểm, thời gian tổ chức họp báo

Về thời gian: Khác với những sự kiện thông thường dị kỳ diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo thường được tổ chức vào buổi sáng, giảm thiểu buổi tối hoặc các ngày nghỉ, ngày lễ, Tết. Lý do là bởi nếu như sự kiện diễn ra vào buổi sáng, các cơ quan tin báo có thể tiến hành đăng tin ngay trong ngày sau khi sự kiện kết thúc, điều này sẽ đảm bảo tính thời sự, tin tức nóng hổi về sự kiện.

Về địa điểm: cần chọn lựa những địa điểm mang ko gian thích hợp, phổ biến, đủ cho số lượng khách mời và mang hầu hết trang thiết bị cho các phóng viên tác nghiệp. Một điều cần lưu ý ấy là bạn nên chọn lựa những địa điểm trung tâm, di chuyển thuận lợi cho những cơ quan tin báo, phóng viên và khách mời tham gia.

Địa điểm tổ chức sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới ở trung tâm

Xin giấy phép tổ chức họp báo

Đây là một bước cực kỳ quan trọng trong quy trình công ty họp báo. gần như sự kiện họp báo vì “quên” xin giấy phép dẫn đến phải hủy bỏ cả chương trình dù thời kì khởi đầu sự kiện đã đến sát nút.

Hồ sơ thủ tục xin giấy cấp phép tổ chức họp báo bao gồm:

• Đơn xin phép đơn vị họp báo đứng tên doanh nghiệp xin phép gồm: mục đích, thời gian, địa điểm, nôi dung, người thuyết trình/chủ trì (họ tên, chức vụ), đối tượng khách mời
• Những giấy tờ mang liên quan tới mục đích, nội dung chương trình họp báo (kịch bản, khuyến mại, giấy phép biểu diễn…)
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký buôn bán (công chứng)
• Hợp đồng thuê địa điểm doanh nghiệp sự kiện

Lập danh sách khách mời và những cơ quan tạp chí

Đơn vị truyền thông, báo đài cần được cân đề cập và tuyển lựa sao cho phù hợp sở hữu ngành nghề hoạt động và mục đích truyền thông của doanh nghiệp. Sau khi chốt được danh sách số lượng cơ quan tin báo và khách mời, đơn vị sẽ khởi đầu gửi thông cáo báo chí và thư mời. Đừng quên công nhận để biết chính xác số người tham dự sự kiện.

Vì tất cả khách tham dự sự kiện đều là những người với liên quan đến cơ quan truyền thông tin chí hoặc sở hữu tầm tác động nhất quyết, mỗi thư mời gửi đi đều cần yếu sự trang trọng, lịch thiệp và thực bụng. Nội dung thư mời cần mang gần như những thông báo quan trọng: Chủ đề chương trình họp báo, thời gian tổ chức, địa điểm diễn ra sự kiện, các nhân vật chính tham gia buổi họp báo…

Khách mời trong trương trình họp báo ra mắt sản phẩm 

Trước khi chương trình doanh nghiệp họp báo diễn ra một ngày, bạn nên địa chỉ lại với những cơ quan báo chí, khách mời để công nhận sự với mặt của họ trong sự kiện và có các phương án ngừa phù hợp. đó là việc khiến cho không thể thiếu trong quy trình đơn vị họp báo của các doanh nghiệp sự kiện giỏi.

Chuẩn bị tài liệu cho buổi họp báo

Đối có bất kì sự kiện họp báo nào cũng cần có các tài liệu đi kèm để những nhà báo, phóng viên hay khách mời với thể nắm rõ tiến trình của buổi họp báo và tra cứu những thông tin cấp thiết.

Tài liệu chính cho buổi họp báo bao gồm:

• Thông cáo báo chí: thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm gần giới thiệu, nhãn hiệu của doanh nghiệp
• Chi tiết về sản phẩm, những bài thuyết trình sẽ được bàn giao lại cho MC.
• Kịch bản chương trình, kịch bản MC và kịch bản diễn thuyết, trả lời báo chí.
• Slide trình chiếu, thuyết trình sản phẩm,
• Bài phát biểu của các nhà lãnh đạo, tổ chức tài trợ, đối tác lớn…

Thi công

Thi công, setup sự kiện thường được thực hành trước thời gian diễn ra sự kiện trong khoảng 1-2 ngày. Việc setup địa điểm và tổng duyệt y trước buổi họp báo sẽ giúp bạn phát hiện kịp thời những sự cố để sở hữu phương án xử lý thích hợp.

Tiến hành tổ chức

Bước cuối cùng của thứ tự đơn vị họp báo ra mắt sản phẩm mới ấy là tiến hành đơn vị. Và đầy đủ các thành viên trong ban đơn vị phải với mặt từ sớm, ít nhất là trước 2 tiếng lúc sự kiện bắt đầu để họp lại và rà soát tỉ mỉ các hạng mục, đồ vật, nội dung trong sự kiện. Việc này nhằm đảm bảo rằng mọi thứ đều ổn và hạn chế các sự cố xảy ra trong giai đoạn đơn vị. Khi kết thúc họp báo thì đại diện tổ chức hãy dành thời gian cảm ơn những tổ chức truyền thông đã tới tham dự.

Dịch vụ tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm trọn gói

HoaBinh Events tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới trọn gói

Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện uy tín với 13 năm kinh nghiệm công ty những sự kiện lớn nhỏ. HoaBinh Events đảm bảo sẽ đem lại cho bạn một sự kiện họp báo có 1-0-2 và đem đến cho bạn những trải nghiệm trên cả hoàn hảo. đến sở hữu chúng tôi, bạn sẽ được:

• Tư vấn miễn phí.
• Lên kế hoạch đầy đủ chi tiết
• Đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, đơn vị
• Trang thiết bị sẵn sở hữu, đương đại chất lượng tốt.
• Nhân sự chuyên nghiệp, được đào tạo theo tiêu chuẩn quốc tế trong khoảng nhân sự khoa học âm thanh, ánh sáng, khoa học sân khấu đạo diễn sân khấu, nhân sự pg lễ tân… đều có thương hiệu lâu năm trong ngành nghề tổ chức sự kiện.
• Xử lý những vấn đề phát sinh khi mà tiến hành sự kiện.

Hãy để HoaBinh Events đồng hàng cùng bạn trong những sự kiện họp báo ra mắt sản phẩm mới của bạn nhé!