Thủ tục, hồ sơ công bố mỹ phẩm theo quy định pháp luật - FOSI

Công bố sản phẩm mỹ phẩm sẽ giúp cho hàng hóa của bạn dễ dàng lưu thông trên thị trường. Vậy nên, bất kể cá nhân hay doanh nghiệp nào đi chăng nữa, một khi đã muốn kinh doanh mỹ phẩm sản xuất trong nước hay nhập khẩu, bắt buộc phải có giấy công bố mỹ phẩm. Vậy thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu và công bố sản xuất trong nước sẽ được thực hiện như thế nào đây? Nếu chưa biết, hãy cùng các chuyên gia của Fosi tìm hiểu qua bài viết này nhé.

Giấy công bố mỹ phẩm là gì?

Giấy phép công bố mỹ phẩm là một loại giấy phép bắt buộc các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh mỹ phẩm trong nước hoặc nhập khẩu, phải tiến hành đăng ký trước khi muốn đưa sản phẩm ra ngoài thị trường. Mục đích của việc làm giấy phép công bố chất lượng mỹ phẩm lưu hành này là để đảm bảo chất lượng khi đến tay người tiêu dùng, cũng như đảm bảo đầy đủ tính pháp lý để xác định trách nhiệm của đơn vị sản xuất, kinh doanh đó khi xảy ra rủi ro đối với người tiêu dùng.

Danh sách các sản phẩm nào cần phải xin giấy phép?

Để mọi người tham khảo một cách chi tiết hơn, chúng tôi đã liệt kê ra 1 số sản phẩm cần thiết để tiến hành thủ tục đăng ký công bố trước khi lưu hành sản phẩm như sau:

Kem, nhũ tương, sữa, gel hoặc dầu dùng trên da (tay, mặt, chân,….)
Mặt nạ (chỉ trừ sản phẩm làm bong da nguồn gốc hóa học)
Các chất phủ màu (lỏng, nhão, bột)
Các phẩn trang điểm, phấn dùng sau khi tắm, bột vệ sinh,….
Xà phòng tắm, xà phòng khử mùi,..
Nước hoa, nước thơm dùng vệ sinh,….
Sản phẩm để tắm hoặc gội (muối, xà phòng, dầu, gel,….)
Sản phẩm tẩy lông
Chất khử mùi và chống mùi
Sản phẩm chăm sóc tóc
Nhuộm và tẩy tóc
Thuốc uốn tóc, duỗi tóc, giữ nếp tóc
Sản phẩm định dạng tóc
Những sản phẩm làm sạch (sữa, bột, dầu gội)
Nhữn sản phẩm tạo kiểu tóc (sữa, keo xịt tóc, sáp)
Sản phẩm dùng cạo râu (kem, xà phòng, sữa,….)
Những sản phẩm trang điểm và tẩy trang dùng cho mặt và mắt
Những sản phẩm dùng cho môi
Các sản phẩm để chăm sóc răng và miệng
Những sản phẩm dùng để chăm sóc và tô điểm cho móng tay, móng chân
Những sản phẩm dùng để vệ sinh bên ngoài
Các sản phẩm chống nắng
Sản phẩm làm sạm da mà không cần tắm nắng
Sản phẩm làm trắng da
Sản phẩm chống nhăn da
Sản phẩm khác

Danh sách nào cần phải được cấp phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm?

Quy định tiếp nhận phiếu chất lượng mỹ phẩm như thế nào?

Để thủ tục tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm diễn ra một cách thuận lợi và nhanh chóng hơn. Các doanh nghiệp, cá nhân cần phải đáp ứng các quy định cụ thể như sau trước khi thực hiện công bố

Điều kiện về ngành nghề loại hình kinh doanh: Đơn vị tiếp nhận phiếu công bố phải có loại hình kinh doanh mua bán (bán buôn, bán), xuất nhập khẩu
Điều kiện về giấy phép sản xuất: Đối với các loại sản phẩm sản xuất trong nước, đơn vị phải nộp kèm phiếu tiếp nhận công bố mỹ phẩm đã được cơ quan có thẩm quyền cấp phép
Kiểm nghiệm sản phẩm: Với những sản phẩm sản xuất trong nước, khi tiến hành thủ tục tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm, sản phẩm phải được đưa đi kiểm nghiệm tại trung tâm kiểm nghiệm để kiểm tra thành phần
Điều kiện đối với các sản phẩm nhập khẩu: Sản phẩm nhập khẩu để có thể công bố cần phải có giấy phép lưu hành tự do của sản phẩm tại quốc gia sản xuất và giấy ủy quyền của cơ sở sản xuất cho đơn vị phân phối tại Việt Nam thay mặt họ công bố mỹ phẩm
Điều kiện về sản phẩm công bố: Sản phẩm phải nằm trong danh mục những sản phẩm được phép công bố mỹ phẩm theo quy định của pháp luật, thành phần tạo thành sản phẩm phải đáp ứng tiêu chuẩn và không gây hại cho người dùng

Dịch vụ công bố mỹ phẩm FOSI
bảng thành phần của sản phẩm mỹ phẩm

Cơ quan thẩm quyền nào cấp giấy chứng nhận mỹ phẩm?

Xét theo xuất xứ, nguồn gốc của sản phẩm mỹ phẩm

Với sản phẩm được nhập khẩu thì nộp hồ sơ công bố tại Cục quản lý dược thuộc Bộ y tế.
Với sản phẩm trong nước thì nộp hồ sơ công bố tại sở y tế tỉnh/thành phố.

Xét theo phạm vi khu vực

Sản phẩm kinh doanh thuộc phạm vi Khu Kinh tế cửa khẩu Mộc Bài sẽ xin giấy phép tại Ban Quản lý Khu kinh tế Cửa khẩu Mộc Bài.
Sản phẩm kinh doanh thuộc phạm vi Khu Kinh tế – thương mại đặc biệt Lao Bảo, Quảng Trị sẽ xin giấy phép tại Ban Quản lý Khu kinh tế Quảng Trị.

cơ quan cấp chứng nhận mỹ phẩm

Hồ sơ và thủ tục công bố mỹ phẩm

Căn cứ vào thông tư số 06/2011/TT – BYT quy định về quản lý mỹ phẩm và thông tư 32/2019/TT-BYT sửa đổi, bổ sung khoản 4 điều 4 và phụ lục số 01-MP thông tư số 06/2011/TT-BYT, hồ sơ thủ tục sản xuất trong nước & nhập khẩu sẽ phải đầy đủ các loại giấy tờ sau theo từng dạng hình thức dưới đây:

Hồ sơ trong nước

Đối với hồ sơ công bố chất lượng mỹ phẩm trong nước sẽ bao gồm những loại giấy tờ sau

Mẫu phiếu công bố mỹ phẩm (02 bản) kèm theo dữ liệu
Bản sao giấy phép DKKD của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (có chữ ký và đóng dấu của tổ chức đó)
Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ Giấy ủy quyền của đơn vị sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm tại Việt Nam
Đĩa CD, USB chứa hồ sơ cần xin giấy phép công bố
Bản sao chứng thực hợp lệ giấy phép sản xuất
Tài liệu khoa học/bản giải trình của cơ sở sản xuất về công dụng, thành phần của sản phẩm (trong trường hợp thành phần hoặc công dụng có đặc thù riêng thì phải làm rõ theo yêu cầu của cơ quan đăng ký).
Các thành phần và tỷ lệ phần trăm của tất cả các thành phần trong công thức sản phẩm.
Phiếu kiểm nghiệm của sản phẩm
Giấy phép thành lập công ty, hộ kinh doanh cá thể

Hồ sơ nhập khẩu

Đối với hồ sơ khi làm thủ tục công bố chất lượng mỹ phẩm nhập khẩu sẽ bao gồm những loại giấy tờ sau

Phiếu công bố mỹ phẩm sản phẩm nhập khẩu (02 bản) kèm theo dữ liệu
Bản sao giấy phép DKKD của tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường (có chữ ký và đóng dấu của tổ chức đó)
Bản chính giấy phép nhập khẩu của chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm ra thị trường được phân phối sản phẩm tại Việt Nam được hợp pháp hóa lãnh sự tại nước sở tại.(trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên)
Giấy phép lưu hành tự do (CFS) phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hoá lãnh sự theo các điều ước quốc tế mà nước Việt Nam là thành viên.
Bản sao chứng thực hợp lệ giấy phép của cơ sởsản xuất
Tài liệu khoa học/bản giải trình của cơ sở sản xuất về công dụng, thành phần
Các thành phần và tỷ lệ phần trăm của tất cả các thành phần trong công thức sản phẩm.
Đĩa CD, USB chứa hồ sơ cần xin giấy phép
Giấy phép thành lập công ty, hộ kinh doanh cá thể

Hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến mới nhất hiện nay

Nếu bạn sử dụng dịch vụ làm giấy công bố mỹ phẩm thì chắc chắn giấy phép của bạn sẽ được cấp phép nhanh chóng, thuận lợi cho việc kinh doanh của mình. Ngược lại nếu bạn tự bông bố online, mọi thủ tục pháp lý sẽ trở nên cực kỳ khó khăn hơn nhiều, sau đây là cách hướng dẫn bạn công bố mỹ phẩm online được chia sẻ từ FOSI

Bước 1: Truy cập vào hệ thống trực tuyến trên Cổng thông tin một cửa Quốc gia https://vnsw.gov.vn.
Bước 2: Tạo tài khoản đăng nhập bằng cách đăng ký tài khoản vào trang thông tin.
Bước 3: Sau khi đăng ký thành công thì tiến hành đăng nhập vào hệ thống và tiến hành thủ tục khai hồ sơ
Bước 4: Sau khi điền đầy đủ thông tin hiển thị trên màn hình, khai báo các dữ liệu theo yêu cầu và đăng tải hồ sơ, tài liệu lên hệ thống tiến hành ký số và nộp hồ sơ
Bước 5: Nhận thông báo nộp phí và chuyển khoản tại ngân hàng
Bước 6: Nhận thông báo bổ sung và sửa đổi thông tin hồ sơ nếu có.
Bước 7: Nhận số công bố mỹ phẩm tại trang cá nhân của doanh nghiệp được cấp.

Lưu ý: Mọi thông báo hay thông tin tình trạng về hồ sơ. Cá nhân và tổ chức phải truy cập vào tài khoản của mình trên website để biết thêm thông tin.

Thời gian nhận phiếu theo quy định diễn ra trong bao lâu?

Thủ tục làm giấy phép có thể chia ra làm 2 giai đoạn chính, đo là: chuẩn bị hồ sơ và xét duyệt hồ sơ từ cơ quan nhà nước.

Trên thực tế, thời gian chuẩn bị hồ sơ và giải quyết mọi thủ tục sẽ diễn ra trong vòng 3 ngày, kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ và lệ phí công bố mỹ phẩm đã quy định, cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền sẽ tiếp nhận với hồ sơ hợp lệ.

Đối với trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng được thì thời gian sẽ kéo dài lâu hơn để bổ sung những thiếu sót. Trong vòng 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ thông báo cho các tổ chức, cá nhân những nội dung nào cần sử đổi hoặc bổ sung bằng văn bản. 5 ngày tiếp theo kể từ ngày nhận được hồ sơ đáp ứng đây đủ mọi điều kiện của thông tư, cơ quản quản lý có trách ban hanh số tiếp nhận công bố mỹ phẩm.

==> Như vậy chung quy lại, thời gian để hoàn thành một bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm có thể kéo dài từ 10 đến 15 ngày tính từ ngày nộp hồ sơ.

Dịch vụ tư vấn công bố mỹ phẩm nhanh chóng, uy tín tại FOSI

Công Ty Cổ Phần Dịch Vụ Thực Phẩm Quốc Tế FOSI (Food Services International) là đơn vị tiên phong, uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn ngành mỹ phẩm tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết, chúng tôi sẵn sàng cung cấp dịch vụ công bố chất lượng trọn gói cho doanh nghiệp trong sản xuất và công bố lưu hành Mỹ phẩm tại việt Nam

Quy trình dịch vụ công bố sản phẩm mỹ phẩm tại FOSI như sau

Tiếp nhận thông tin, trao đổi các yêu cầu với khách hàng
Tư vấn sửa đổi, bổ sung tài liệu không phù hợp. Chuẩn bị tài liệu mới để đáp ứng kịp các yêu cầu về mặt thời gian theo quy định;
Xây dựng và nộp hồ sơ tại cơ quan chức năng thẩm quyền theo quy định
Thanh toán toàn bộ chi phí và theo dõi quá trình giải quyết hồ sơ
Nhận giấy phép và chuyển tới tay khách hàng.

Một số câu hỏi thường gặp

Không công bố mỹ phẩm vẫn hoạt động kinh doanh thì bị xử phạt như thế nào?

Trên cơ sở pháp lý của thông tư 06/2011/TT-BYT: Mỹ phẩm sẽ bị đình chỉ và bị thu hồi khi khi sản phẩm đó đang lưu thông khi chưa được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm.

Tại nghị định 176/2013/NĐ-CP thì sẽ bị xử phạt một số hành vi như sau

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với hành vi, không công bố mỹ phẩm khi đưa ra thị trường theo quy định của pháp luật đối với mỹ phẩm trong nước hoặc nhà nhập khẩu mỹ phẩm. Và buộc tiêu hủy mỹ phẩm đối với hành vi theo quy định tại điểm b khoản 1.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với trường hợp tổng trị giá lô hàng vi phạm dưới 20.000.000 đồng hoặc phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với trường hợp tổng trị giá lô hàng vi phạm từ 20.000.000 đồng trở lên tính theo giá bán đối với cá nhân, tổ chức không phải là tổ chức, cá nhân kinh doanh chưa thực hiện công bố sản phẩm (điểm d khoản 1 điều 51).
Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm khi liên quan đến sản phẩm ở ngoài thị trường, như: Thay đổi nội dung sau khi công bố mỹ phẩm nhưng chưa được chấp nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi số giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư; thay đổi tên, địa chỉ của doanh nghiệp nhập khẩu; thay đổi người đại diện, thay đổi dạng trình bày của sản phẩm (điểm đ khoản 2 điều 51).
Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường khi: Kinh doanh có công thức không đúng với hồ sơ công bố mỹ phẩm đã được duyệt ( điểm c khoản 3 điều 51).

Thời hạn của giấy phép công bố mỹ phẩm bao lâu?

Số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm có thời hạn 05 năm kể từ ngày cấp. Hết thời hạn 05 năm, tổ chức, cá nhân muốn tiếp tục lưu thông sản phẩm trên thị trường, phải công bố lại sản phẩm đó trước khi tiếp nhận phiếu sản phẩm đã hết hạn trước đó

Các lỗi thường gặp khi công bố sản phẩm mỹ phẩm

Công bố sản phẩm mỹ phẩm là thủ tục pháp lý có thể nói là phức tạp nhất trong số các thủ tục mà các tổ chức hoạt đông kinh doanh cần phải thực hiện. Bởi quy trình có rất nhiều giai đoạn, nhiều bước thực hiện, nên đề được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp phép là không dễ dàng nào cả. Chính vì hiểu được vấn đề này, nên công ty dịch vụ Fosi xin gợi ý cho quý doanh nghiệp lưu ý 3 vấn đề này, để đăng ký công bố được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Vấn đề thứ nhất: Chọn không đúng thời điểm để làm giấy công bố

Tất cả các dòng mỹ phẩm muốn được lưu thông trên thị trường hợp pháp, cần phải thực hiện thủ tục đăng ký công bố. Chính vì vậy, doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm mỹ phẩm, đã được cấp phiếu công bố mới được phép đưa mỹ phẩm của mình kinh doanh ra thị trường.

Theo quy định của pháp luật, trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ công bố của quý doanh nghiệp hợp lệ, các cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp số tiếp nhận công bố mỹ phẩm cho quý doanh nghiệp

Nếu trường hợp hồ sơ của quý doanh nghiệp sai sót, trong năm ngày làm việc tiếp theo, cơ quan cấp cao có thẩm quyền sẽ từ chối bằng văn bản và yêu cầu sửa đổi sai sót. Dựa vào đó, cũng như căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế của quý doanh nghiệp, hãy nên thực hiện thủ tục càng sớm càng tốt.

Vấn đề thứ hai: Chuẩn bị sai, thiếu hồ sơ công bố

Hồ sơ của quý doanh nghiệp cần phải đảm bảo các nội dung như sau đây

Phiếu công bố: Gồm 02 bản giấy theo mẫu 01-MP Thông tư số 06/2011/TT-BYT
Giấy ủy quyền của nhà sản xuất mỹ phẩm cho chủ thể công bố : Bản chính hoặc bản sao đã chứng thực (Đối với trường hợp kinh doanh mỹ phẩm nhập khẩu, bản sao chứng thực hợp lệ và hợp pháp hóa lãnh sự)
Giấy phép lưu hành tự do đối với mỹ phẩm nhập khẩu: Còn thời hạn do nước sở tại cấp hoặc 24 tháng nếu không đươc ghi rõ thời hạn
Ghi đúng thông tin về thành phần sản phẩm, thông tin doanh nghiệp theo thông tư số 06/2011/TT-BYT.

Thứ ba: Không xác định đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết khi công bố sản phẩm mỹ phẩm

Mỗi cơ quan cấp cao có thẩm quyền cấp phép công bố đều được thực hiện mỗi công việc khác nhau. Vậy nên, xin giấy phép nào thì quý doanh nghiệp cần phải chọn đúng cơ quan đó để việc đăng ký công bố sản phẩm mỹ phẩm diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Hiện nay, vấn đề công bố sản phẩm mỹ phẩm được quản lý bởi ba đơn vị sau: Cục Quản lý dược, Sở y tế và Ban quản lý khu thương mại công nghiệp. Mỗi đơn vị này đều được có thẩm quyền và nghĩa vụ như sau

Sản phẩm nhập khẩu, hay đưa mỹ phẩm từ khu công nghiệp vào nội địa, bạn cần phải hộp hồ sơ tại
Cục Quản lý dược của Bộ Y tế
Sản phẩm trong nước thì nộp hồ sơ tại sở ý tế
Sản phẩm trong phạm vi khu công nghiệp thì nộp hồ sơ tại quan quản lý khu kinh tế.

Các trường hợp phải tiến hành công bố sản phẩm mỹ phẩm lại

Thay đổi nhãnh hàng/ Nhãn hiệu
Thay đổi tên sản phẩm, thông tin sản phẩm
Thay đổi dạng sản phẩm
Thay tên doanh nghiệp
Thay đổi tên doanh nghiệp nhập khẩu

Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn công bố mỹ phẩm, FOSI luôn tự hào đem đến những dịch vụ tốt nhất, chất lượng tốt nhất cho quý khách hàng của mình. Để được hỗ trợ tư vấn miễn phí và bao giá dịch vụ công bố mỹ phẩm, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua SĐT 0909 898 783 (Mr. Hải)