Những nội dung lưu ý trong “thông tư 32 kế toán về hoá đơn điện tử”

Thông tư 32 kế toán về hoá đơn điện tử được ban hành vào ngày 14/03/2011. Và có hiệu lực kể từ ngày 01/05/2011. Nội dung của thông tư hướng dẫn việc khởi tạo, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử khi bán các loại hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Dưới đây là những nội dung mà chúng ta cần lưu ý về thông tư 32 kế toán viên cần nắm bắt.

Mục Lục

Đối tượng áp dụng (thông tư 32 về hoá đơn điện tử)

Đối tượng áp dụng của thông tư 32 kế toán bao gồm:

· Những tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử trong việc bán hàng và cung cấp dịch vụ sản phẩm
· Những tổ chức, cá nhân trung gian cung cấp hóa đơn điện tử
· Các cơ quan quản lý thuế

Nội dung của hóa đơn điện tử

Có hai nội dung chính của hóa đơn điện tử như sau:

· Yêu cầu nội dung của hóa đơn điện tử như 1 hóa đơn thông thường
· Cần phải có chữ ký điện tử của những người bán và người mua hàng phù hợp với các yêu cầu của pháp luật về chữ ký điện tử

Nguyên tắc sử dụng thông tư 32 kế toán

Thông tư 32 kế toán cần xác định rõ ràng nguyên tắc. Người mua, người bán và các tổ chức trung gian cung cấp hóa đơn điện tử phải thống nhất theo một phương pháp xuất, truyền và nhận hóa đơn.

Điều kiện

Điều kiện của hóa đơn điện tử trong thông tư 32 kế toán:

· Là tổ chức kinh tế khi sử dụng giao dịch điện tử trong kê khai thuế và giao dịch ngân hàng;
· Có đầy đủ đội ngũ cán bộ, nhân viên và có đủ điều kiện để vận hành các phương tiện điện tử;
· Có hệ thống đường truyền thông tin đầy đủ. Đáp ứng được những yêu cầu khai thác sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử;
· Có chữ ký điện tử .
· Có phần mềm bán hàng và các dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Khi thực hiện cần có quy trình sao lưu dữ liệu phù hợp.(dự thảo nghị định vào ngày 26/01/18 sẽ không bắt buộc cần phải có phần mềm bán hàng và phần mềm kế toán.

Phát hành

Thông tư 32 kế toán phát hành cần:

· Làm thông báo phát hành đầy đủ hóa đơn ( Mẫu 02 Phụ lục)
· Gửi các mẫu hoá đơn điện tử đã được ký số lên cơ quan thuế
· Cần phải niêm yết Thông báo phát hành hóa đơn điện tử tại trụ sở. Hoặc có thể thông báo trên trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn này

Cần lưu ý tới một số vấn đề như sau:

· Nếu có sự thay đổi nội dung của thông báo phát hành hóa đơn thì cần phải phát hành lại.
· Khi thay đổi địa điểm kinh doanh thì phải gửi thông báo phát hành hóa đơn tới cho cơ quan thuế nơi chuyển đến. Trong đó có báo cáo về tình trạng sử dụng hóa đơn điện tử
· Các tổ chức có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau. Và các tổ chức cần phải thực hiện thông báo có từng hình thức hóa đơn theo quy định. Không được sử dụng chồng chất các loại hóa đơn cho 1 lần cung ứng hàng hóa và dịch vụ.

Lập hóa đơn điện tử theo thông tư 32 kế toán

· Người bán cần lập hóa đơn điện tử tại hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử người bán, cần ký số vào hóa đơn điện tử
· Tiếp đó sẽ truyền trực tiếp tới hệ thống của người mua bằng những hình thức gửi trực tiếp. Hoặc có thể gửi qua tổ chức trung gian. Người mua tiến hành ký số điện tử vào hóa đơn
· Tiến hành xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập

Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa cung ứng hàng hóa, chưa kê khai thuế. Cần tiến hành hủy ngay hóa đơn đó khi có sự xác nhận của hai bên mua và bên bán. Người bán khi lập hóa đơn mới phải có ghi dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”

Trong trường hợp hóa đơn đã lập và đã cung ứng hàng hóa, đã có sự kê khai thuế phát hiện sai sót. Thì cần phải có Biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ rõ sai sót, kê khai và cần phải nộp thuế theo hóa đơn điều chỉnh.

Lưu trữ, tiêu hủy theo thông tư 32 kế toán hóa đơn điện tử

Lưu trữ theo thông tư 32 kế toán về hoá đơn điện tử

· Cần phải lưu trữ hoá đơn trong 10 năm theo đúng luật kế toán.
· Cơ quan xuất là bên sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức trung gian là bên cung cấp hóa đơn điện tử. Cả hai cơ quan phải có trách nhiệm sao lưu dữ liệu. Và bảo vệ dữ liệu theo thông tư 32 kế toán;

Hóa đơn điện tử sẽ được lưu trữ theo thông điệp và phải thỏa mãn các điều kiện sau:

· Nội dung của hóa đơn có thể sử dụng để truy cập, và được để tham chiếu khi cần thiết;
· Phải được lưu trữ hóa đơn đúng khuôn dạng khi khởi tạo;
· Cần phải xác định được rõ nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi. Và ngày giờ nhận hóa đơn điện tử.

Việc hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử đó không có giá trị sử dụng. Thủ tục hủy hóa đơn điện tử thực hiện. Theo nghị định số 52 và theo thông tư 39/2014 (Trước là TT 153/2010, TT 64/2013)

Trong trường hợp làm mất hóa đơn thì các bên liên quan còn lưu trữ hóa đơn. Trong đó dưới dạng thông điệp dữ liệu thì yêu cầu gửi lại. Còn nếu không thể liên hệ được hoặc không còn bản lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử. Thì cần phải làm Báo cáo mất hóa đơn theo TT 39/2014 (thông tư cũ là TT153/2010/TT-BTC)

Trên đây là những nội dung cần lưu ý của thông tư 32 kế toán về hóa đơn điện tử. Quy định này đã được đổi mới vào năm 2019. Các kế toán viên hãy luôn cập nhật đầy đủ các tin tức mỗi ngày để nắm bắt thêm các thông tin mới nhé.