Thông tin là gì? Vai trò của thông tin trong quản lý?

Thông tin là sự thông báo, trao đổi, giải thích về một đối tượng cụ thể nào đó và được thể hiện thông qua các dạng tín hiệu như âm thanh, chữ số, chữ viết… nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

Ngày nay, trong đời sống hàng ngày, ở đâu ta cũng thấy người ta nói tới tới hai chữ thông tin, từ thông tin đại chúng, thời đại thông tin, công nghệ thông tin, thông tin phát thanh, thông tin truyền hình…

Song khi nhắc đến thông tin, trong số mỗi chúng tai ai có thể chắc chắn mình hiểu được định nghĩa về 

Thông tin là gì?

Thông tin là sự thật, suy nghĩ hoặc dữ liệu được truyền đạt hoặc mô tả thông qua nhiều phương tiện khác nhau, như thông tin liên lạc bằng văn bản, bằng miệng, hình ảnh và âm thanh. Đó là kiến ​​thức được chia sẻ hoặc thu được thông qua học tập, hướng dẫn, điều tra hoặc tin tức và bạn chia sẻ nó thông qua hành động giao tiếp, dù bằng lời nói, không lời nói, bằng hình ảnh hoặc thông qua chữ viết. Thông tin có nhiều tên khác nhau, bao gồm thông tin tình báo, thông điệp, dữ liệu, tín hiệu hoặc sự thật.

Thông tin là khái niệm trừu tượng và cũng là đơn vị để diễn tả các thực thể và phi thực thể nhưng định nghĩa thông tin là không thống nhất ngay cả đối với các từ điển. Từ điển Oxford English Dictionary cho rằng thông tin là “điều người ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức” còn theo từ điển Bách khoa toàn thư Việt Nam thì thông tin là “một khái niệm cơ bản của khoa học hiện đại, khái quát về các điều hiểu biết, tri thức thu được qua nghiên cứu, khảo sát hoặc trao đổi giữa các đối tượng với nhau”. 

Nguyên nhân của việc này là bởi thông tin, với đặc điểm trừu tượng và vô hình, được nhìn nhận dưới nhiều góc nhìn khác nhau trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Theo nghĩa thông thường, thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Mặt khác, theo quan điểm triết học, thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh vv… hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người. 

Tại Việt Nam, theo khái niệm được đưa ra tại Khoản 1 Điều 2 Luật tiếp cận thông tin 2016 thì thông tin là “tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra”

Tiếp nhận thông tin là gì?

Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi một cách chủ động hoặc bị động. Tiếp nhận thông tin là bước đầu tiên trong quá trình xử lý thông tin

 Sau khi tiếp nhận thông tin, cần tiến hành phân loại thông tin. Đó chính là việc chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa chọn. Có thể phân chia thông tin thành các loại khác nhau theo: nội dung thông tin; hệ thống quản lý (thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến); hình thức truyền đạt thông tin (thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ).

Vai trò của thông tin trong quản lý

Trong hoạt động quản lý, thông tin có vai trò như sau:

1. Vai trò trong việc ra quyết định

Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin. Thông tin là cơ sở đề ra các quyết định quản trị. Tác động quản trị định kỳ kể cả tác động nhất thời, gắn liền với những quyết định quản trị cụ thể. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vấn đề sau:

– Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.

– Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh.

– Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định.

– Lựa chọn các phương án.

2. Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát

Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau:

– Nhận thức vấn đề;

– Cung cấp dữ liệu;

– Xây dựng các phương án;

– Giải quyết vấn đề;

– Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc;

– Kiểm soát.

3. Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro

Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thì thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau:

– Phân tích.

– Dự báo.

– Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro.

Vai trò của thông tin trong cuộc sống

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Không những vậy thông tin còn góp vai trò to lớn với mỗi cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản lý.

Trong hoạt động của mình thì người quản lí luôn cần thông tin để hoạch định, đưa ra sự thay đổi với tình hình kinh doanh dựa vào những thông tin biến động để có sự điểu chỉnh, thích nghi phù hợp với thực tại hoàn cảnh.

Đồng thời qua thông tin nhận được thì nhà quản lý góp phần đẩy nhanh hoạt động điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó.

Nhờ có Thông tin mà người quản lý doanh nghiệp, tổ chức được trợ giúp hiệu quả, góp phần nắm rõ, thị hiếu, hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Nhất là trong tình trạng thời đại bùng nổ công nghệ hiện đại như nhày nay thì dựa trên Các hệ thống thông tin được chọn lọc qua máy tính.

Cộng với ưu thế tự động hóa xử lí công việc dựa trên khoa học quản lí, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin thì ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động.

Từ việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề. Như vậy có thể nói thông tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý, thông tin gắn với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị với môi trường bên ngoài.

Đặc biệt với các môi trường doanh nghiệp, nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó mới có các chiến lược để kinh doanh, đánh vào nhu cầu của người tiêu dùng đúng, hiệu quả.

Thông qua thông tin kết nối gần nhau hơn giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, giữa người dân với các thủ tục hành chính rồi kết nối mọi người từ khắp mọi miền. Với mỗi người dân thì thông tin lại đóng vai trò như một người bạn, thông tin vừa mang lại những kiến thức, tri thức hiệu quả.

Song cũng có những thông tin phản ánh chưa đúng sự thật nên khi theo dõi, tiếp nhận mọi người phải có chọn lọc, cẩn thận tránh những trường hợp bị xuyên tạc nội dung, lừa đảo từ những đối tượng xấu.

XEM THÊM: Hồ Sơ Cần Cung Cấp Khi Thành Lập Công Ty Tại Việt Nam

Các phân loại thông tin khác

Một cách khác để phân loại thông tin là thông qua bốn thuộc tính sau:

– Thông tin thực tế: Thông tin thực tế chỉ đề cập đến các khái niệm trung thực và đã được chứng minh, giống như thực tế khoa học, điểm đóng băng của nước là 32 độ F.

– Thông tin phân tích: Thông tin phân tích là việc giải thích thông tin thực tế, xác định những gì được ngụ ý hoặc suy luận, giống như bạn có thể làm đá viên bằng cách bảo quản chúng trong tủ đông lạnh hơn 32 độ.

– Thông tin chủ quan: Thông tin chủ quan là từ một quan điểm, như ý kiến.

– Thông tin khách quan: Thông tin khách quan là từ một số quan điểm đưa ra tất cả các mặt của một lập luận, chẳng hạn như các bài báo và ấn phẩm trên tạp chí khoa học hoặc y học.