Có phải bạn thường gặp một số vấn đề rắc rối trong công việc và cuộc sống mà chưa biết cách xử lý? Bạn đang tò mò, liệu:

Có những kỹ năng giải quyết vấn đề nào? Những kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Quy trình giải quyết vấn đề gồm bao nhiêu bước?

Năng lực giải quyết vấn đề có thực sự cần trong công việc?

Nếu bạn đang có những thắc mắc này thì hãy cùng SAM làm sáng tỏ qua bài viết này ngay nhé!

Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem Solving Skills) là một kỹ năng tổng hợp của quá trình xác định, đánh giá và phân tích các vấn đề hay tình huống phát sinh ngoài ý muốn trong công việc hoặc cuộc sống để đưa ra những giải pháp xử lý tối ưu nhất.

Vai trò và tầm quan trọng của kỹ năng giải quyết vấn đề

Trên thực tế, kỹ năng giải quyết vấn đề có vai trò quan trọng và là kỹ năng mềm không thể thiếu trong cuộc sống. 

Những tình huống phát sinh có thể diễn ra hàng ngày và bạn khó lòng tránh khỏi.Khi đó, bạn cần tìm ra hướng giải quyết tốt nhất để hạn chế những rủi ro trong tương lai.

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp bạn có sự tự tin, bình tĩnh và đưa ra phương án xử lý tối ưu nhất. Nhờ quá trình xác định, đánh giá và phân tích theo nhiều chiều hướng khác nhau mà bạn có một lựa chọn đúng đắn và làm chủ những vấn đề phát sinh.

6 kỹ năng giải quyết vấn đề cần có:

Kỹ năng giao tiếp và lắng nghe

Kỹ năng giao tiếp sẽ giúp bạn kết nối với mọi người, thể hiện tác phong chuyên nghiệp và đem lại hiệu quả cao trong công việc.

Đi cùng đó, kỹ năng lắng nghe cũng chiếm vị trí quan trọng khi xử lý, tìm ra giải pháp của một vấn đề. Một khi lắng nghe những đóng góp từ mọi người xung quanh, bạn sẽ có nhiều góc nhìn khác nhau để từ đó có hướng giải quyết tốt nhất.

Kỹ năng nghiên cứu

Sau khi vấn đề được xác định, bạn phải nghiên cứu kỹ lưỡng những sự việc liên quan để có cách giải quyết vấn đề tốt nhất.

Kỹ năng phân tích

Kỹ năng phân tích giúp bạn xác định nhanh chóng nguyên nhân của vấn đề. Nhờ có kỹ năng phân tích mà bạn có thể quản lý, lên ý tưởng để thực hiện những dự án hoặc xử lý các vấn đề một cách hiệu quả nhất.

Kỹ năng ra quyết định

Khi giải quyết vấn đề, bạn và những người đồng hành của mình sẽ đưa ra nhiều hướng giải quyết khác nhau. Dù vậy, chỉ có một phương án tốt nhất được lựa chọn. Vậy nên, người lãnh đạo nên có kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề một cách sáng suốt nhất.

Kỹ năng quản lý rủi ro

Mọi vấn đề phát sinh đều mang lại một số rủi ro. Bạn cần xác định được những tình huống có thể xảy ra và xây dựng kế hoạch dự phòng cho trường hợp xấu nhất.

Điều này giúp giảm thiểu tổn thất cho dự án, cho doanh nghiệp. Vì vậy, nếu bạn không có kỹ năng quản lý rủi ro thì rất khó có thể giải quyết vấn đề được tốt.

Kỹ năng sáng tạo

Kỹ năng sáng tạo giúp bạn nảy ra những ý tưởng độc đáo, bất ngờ mà không phải ai cũng có thể nghĩ ra. Điều này sẽ chứng tỏ được năng lực làm việc cũng như giá trị mà bạn có thể đem lại cho công ty.

Quy trình 6 bước để giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định

Bước 1: Phát hiện vấn đề

Đây là bước nhận ra vấn đề và xem xét mức độ quan trọng của vấn đề để đưa ra thứ tự ưu tiên giải quyết vấn đề đó. Bước phát hiện vấn đề giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Để nhận ra vấn đề, bạn phải suy xét thật kỹ lại từ đầu quá trình hoặc nhờ sự trợ giúp từ cố vấn chuyên môn. Bởi đôi khi, người ngoài cuộc nhạy bén hơn với vấn đề mà bạn mắc phải.

Bước 2: Tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề và người chịu trách nhiệm chính

Một người có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ luôn tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề bắt nguồn từ đâu, có từ khi nào và phân tích vấn đề một cách khách quan. Nếu nắm rõ nguyên nhân xảy ra vấn đề, bạn sẽ gặt hái được kết quả tốt nhất.

Sau khi tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề, bạn cần xác định rõ người chịu trách nhiệm chính cho vấn đề đó.

Bước này giúp bạn xác định hướng cần giải quyết và lựa chọn chính xác người cần điều chỉnh, chịu trách nhiệm chính. Và nó sẽ giúp tránh trường hợp ai cũng tham gia giải quyết vấn đề, dẫn đến mâu thuẫn và khiến sự cố ngày càng trầm trọng.

Bước 3: Phân tích nhiều khía cạnh để hiểu vấn đề

Nguồn gốc của vấn đề là tiền đề dẫn đến hướng giải quyết. Vì vậy, nếu xác định không đúng thì bạn sẽ ngày một sai lệch hay cứ thế lặp đi lặp lại. Bạn nên bỏ nhiều thời gian để kiểm soát thông tin và nghiên cứu cặn kẽ vấn đề một cách tỉ mỉ, chính xác nhất có thể.

Để hiểu vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau, bạn cần bắt đầu bằng cách đưa ra nhiều câu hỏi. Cụ thể như sau:

Công việc có quan trọng hay không?

Yêu cầu của công việc gồm những gì?

Thực hiện công việc có những ai?

Người phụ trách giải quyết công việc có thuộc về bản thân không?

Tính chất công việc?

Mục đích công việc?

Mức độ của công việc: Khó, dễ hay trung bình?

Bước 4: So sánh và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất

Một vấn đề thường có nhiều cách giải quyết vấn đề khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần đặt lên bàn cân so sánh nhằm lựa chọn phương án có lợi nhất cho bạn. Một số tiêu chí đánh giá có thể kể đến như: Thời gian, số lượng công việc, hiệu quả công việc mang lại, v.v. 

Bước 5: Thực thi giải pháp

Khi mọi thứ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn hãy bắt tay vào thực hiện theo những kế hoạch và dự định đã đề ra trước đó. Sau khi tất cả diễn ra theo đúng kế hoạch, bạn sẽ cảm thấy “dễ thở” và thư thái hơn.

Bước 6: Theo dõi quá trình và đánh giá kết quả

Sau khi vấn đề được giải quyết, bạn nên xem xét và đánh giá kết quả của quá trình thực hiện. Nếu vấn đề được giải quyết tốt, nghĩa là bạn đã giải quyết vấn đề thành công.

Ngược lại, nếu kết quả không thay đổi mà ngày càng trầm trọng hơn, bạn cũng sẽ có những biện pháp xử lý kịp thời trong quá trình theo dõi và đánh giá.

Những mẹo nhỏ giúp bạn cải thiện kỹ năng giải quyết vấn đề

1) Áp dụng sơ đồ Mindmap

Sơ đồ tư duy là phương pháp phân tích, tổng hợp vấn đề qua hình ảnh, màu sắc để người dùng dễ nắm bắt các vấn đề được mô tả.

Ưu điểm của sơ đồ là tiết kiệm thời gian, tăng khả năng ghi nhớ, kích thích sự sáng tạo, giải quyết vấn đề và lên ý tưởng.

Áp dụng kỹ thuật Brainstorming

Kỹ thuật Brainstorming là phương pháp tạo môi trường hoàn toàn tự do, mang tới những đột phá mới mẻ, sáng tạo và không tuân theo bất kỳ một nguyên tắc nào.

Ở đó, không có bất cứ một sáng kiến hoặc ý tưởng nào bị phủ nhận. Kể cả đó là những đóng góp điên rồ, kỳ quặc cũng rất được chào đón.

Nhờ có những ý tưởng phong phú, độc đáo mà bạn sẽ nhận về một danh sách đa dạng các giải pháp sáng tạo. Và rất có thể, một trong số đó sẽ mang lại hiệu quả tuyệt vời cho vấn đề của bạn.

2) Áp dụng nguyên tắc IDEAL

IDEAL là từ viết tắt của Identify, Define, Explore, Action, Look and Learn. Vậy nên, nguyên tắc IDEAL được hiểu như thế nào?

Identify – Nhận thức vấn đề: Giúp bạn tìm ra hướng giải quyết nhanh chóng và hiệu quả. Qua lời nói, cử chỉ hoặc hành động của một người, bạn có thể phát hiện được vấn đề mà họ gặp phải.

Define – Xác định nguyên nhân: Giúp bạn nắm được mục tiêu khi bắt đầu giải quyết vấn đề. Từ đó, bạn sẽ đề ra các bước giải pháp phù hợp.

Explore – Tìm kiếm chiến lược khả thi: Sau khi biết được nguyên nhân, mục tiêu là gì, bạn hãy nghĩ đến các chiến lược, những giải pháp khả thi. Với bước này, bạn nên đặt ra nhiều giải pháp phù hợp với vấn đề, với đối tượng. Đồng thời, các giải pháp phải được xem xét kỹ lưỡng để chọn ra một giải pháp hiệu quả nhất.

Action – Xây dựng kế hoạch và thực hiện: Mọi vấn đề đều cần giải quyết và xử lý nhanh chóng. Vậy nên, sau bước xác định nguyên nhân, tìm ra giải pháp thì bước tiếp theo là xây dựng kế hoạch và bắt tay hành động. 

Look and Learn – Xem lại và học hỏi: Sau khi vấn đề được giải quyết, bạn nên nhìn lại để theo dõi, đánh giá và học hỏi kinh nghiệm cho các vấn đề tương tự.

3) Xây dựng tình huống và luyện tập thường xuyên

Vấn đề có thể xuất hiện bất cứ khi nào. Do vậy, bạn phải tạo cơ hội luyện tập thường xuyên bằng cách tạo ra tình huống để tăng khả năng xử lý. Nhờ vậy, bạn hoàn toàn tự tin khi giải quyết mọi vấn đề.

4) Luôn ghi nhớ quy trình giải quyết vấn đề

Việc ghi nhớ và thực hiện đúng như quy trình sẽ giúp bạn có được kết quả như mong đợi. Ngược lại, nếu quên và làm sai quy trình, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề, thậm chí là thu lại kết quả xấu.

5) Quan sát và học hỏi từ những người có chuyên môn tốt

Học hỏi từ những người khác cũng là một cách để bạn rèn luyện và nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định. Thế nên, bạn nên tận dụng mọi cơ hội để xử lý tình huống nhằm nâng cao kỹ năng của bản thân.

7) Luôn trau dồi và tích lũy kiến thức về lĩnh vực phụ trách

Không ngừng trau dồi và tích lũy kiến thức về lĩnh vực phụ trách sẽ giúp bạn khai thác được năng lực của bản thân về những gì bạn hiện có. Đặc biệt, từ kiến thức mà bạn sở hữu, bạn có thể tìm ra nhiều giải pháp chính xác cho các vấn đề và xử lý chúng một cách triệt để nhất.

Thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề trong ứng tuyển như thế nào?

Hiện nay, các nhà tuyển dụng đều quan tâm đến kỹ năng giải quyết vấn đề ở ứng viên. Bởi vì, một nhân viên có kĩ năng giải quyết vấn đề có thể khắc phục được những sự cố, thiệt hại của công ty.

Việc xác định, đánh giá và phân tích vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả sẽ giúp công ty giảm thiểu mất mát về doanh thu.

Nổi bật kỹ năng giải quyết vấn đề trong CV

Đừng quyên đề cập đến kỹ năng này trong CV của bạn. Bạn hãy đưa ra ví dụ về kỹ năng giải quyết vấn đề mà bạn đã vận dụng nó để xử lý thành công. Chẳng hạn như các tình huống giúp tiết kiệm thời gian, tài chính, v.v, cho doanh nghiệp. 

Điều này cho thấy bạn có khả năng xác định vấn đề và đưa ra các giải pháp để tăng lợi nhuận chung của doanh nghiệp bạn.

Áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề trong buổi phỏng vấn

Nhà tuyển dụng hay đưa ra các câu hỏi phỏng vấn hành vi cho ứng viên. Khi đó, bạn có thể áp dụng nguyên tắc STAR – viết tắt của Situation (Tình huống), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động), Result (Kết quả).

Đây là nguyên tắc mô tả câu chuyện, xác định nguyên nhân vấn đề, trình bày chi tiết quan trọng, hướng giải quyết, bước thực hiện và kết quả sau khi giải quyết vấn đề.

Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng giải quyết vấn đề

Một số câu hỏi phỏng vấn về kỹ năng giải quyết vấn đề thường gặp như:

Khi áp lực, bạn giải quyết bằng cách nào?

Khi khách hàng tức giận, bạn sẽ làm gì?

Khi công việc thay đổi vào phút chót, bạn xử lý như thế nào?

Khi bất đồng ý kiến với sếp, bạn sẽ làm gì?

Bạn đã giải quyết vấn đề nào ngay khi mới bắt tay vào công việc chưa?

Kết luận

Như vậy, bài viết đã giải thích cho bạn chi tiết khái niệm năng lực giải quyết vấn đề là gì, vai trò và quy trình của kỹ năng giải quyết vấn đề. Đồng thời thông qua đó, Glints Việt Nam cũng gửi đến bạn các mẹo nhỏ và kinh nghiệm thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề khi phỏng vấn xin việc.

Hy vọng với những kiến thức mà SAM chia sẻ, bạn có thể nâng cao kĩ năng giải quyết vấn đề của bản thân và ứng dụng nó vào trong công việc cũng như cuộc sống bạn nhé!

Chúc bạn thành công!

Trường Đào Tạo Kỹ Năng Quản Lý Sam