skkn một số KINH NGHIỆM TRONG CÔNG tác TỔNG hợp

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (599.68 KB, 15 trang )

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị : Văn phòng Sở
–––––––––––––––
Mã số: …………………………..

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên:

MỘT SỐ KINH NGHIỆM
3. Nam, nữ:
TRONG
CÔNG TÁC TỔNG HỢP
2. Ngày tháng năm sinh:

4. Địa chỉ:
5. Điện thoại:

(CQ)/

(NR); ĐTDĐ:

6. Fax:

E-mail:
Người thực
hiện: Mai Thị Hồng Liên

7. Chức vụ:

Lĩnh vực nghiên cứu:

8. Đơn vị công tác:

– Quản lý giáo dục



II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO- Phương pháp dạy học bộ môn: …………………………
–

Lĩnh vực
khác:
……………………………………………….
.
Học vị (hoặc trình độ-chuyên
môn,
nghiệp
vụ) cao nhất:

–

Năm nhận bằng:

–

Có đính
kèm:
Chuyên
ngành

đàoCác
tạo: sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKN

III. KINH
KHOA
 MôNGHIỆM
hình

PhầnHỌC
mềm
–

 Phim ảnh

 Hiện vật khác

Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm:
Số năm có kinh nghiệm:

–

Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

Năm học 2012-2013

BM02-LLKHSKKN

SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
1

I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
9. Họ và tên: Mai Thị Hồng Liên
10. Ngày tháng năm sinh: 05/08/1985
11. Nam, nữ: Nữ
12. Địa chỉ: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai
13. Điện thoại:

0613.846441

14. Fax: 0613.846400

(CQ)/

(NR); ĐTDĐ: 0985909060
E-mail:

15. Chức vụ: Chuyên viên
16. Đơn vị công tác: Văn phòng Sở
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
–

Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhân

–

Năm nhận bằng: 2008

–

Chuyên ngành đào tạo: Văn học

III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
–

Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Công tác tổng hợp
Số năm có kinh nghiệm: 04

–

Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:

+ Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong quá trình xử lý công việc của Chuyên viên.
+ Nâng cao hiệu quả quá trình thu thập và xử lý thông tin trong công tác tổng hợp.

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu, gắn liền với quá trình tồn tại và
hoạt động, phát triển của mỗi cơ quan, đơn vị. Trong tổng thể các hoạt động của
Văn phòng thì mỗi một lĩnh vực công tác đều có vị trí quan trọng, trong đó không
2

thể không đề cập đến công tác tổng hợp. Nó góp phần vào sự thành công, vào hiệu
quả của hoạt động Văn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung.
Công tác tổng hợp yêu cầu sự kịp thời, chính xác trong việc cung cấp thông
tin, phục vụ vào quá trình chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Việc
tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi mỗi cán bộ phụ trách công tác
này cần có sự sắp xếp, lựa chọn để đảm bảo nội dung thông tin mình đưa ra là hợp
lí, mang lại hiệu quả cao.
Quá trình phát triển của đất nước đã tạo điều kiện cho mỗi chúng ta tiếp cận

với nhiều thành tựu khoa học công nghệ, trong đó có việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Công tác tổng hợp cũng không
thể đạt hiệu quả cao nếu tách rời công nghệ thông tin – đó là điều có thể khẳng định
chắc chắn.
Xuất phát từ lý do trên đồng thời cũng chính từ thực tiễn công việc, tôi mạnh
dạn đưa ra một số kinh nghiệm trong công tác tổng hợp mà cụ thể ở đây chính là
nhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trong
công tác tổng hợp.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Có thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đời sống xã hội ngày nay
đã không phải là việc quá xa lạ, trước đây người ta chỉ biết đến lao động bằng chân
tay, hoạt động công sở gắn liền với một khối lượng giấy tờ cồng kềnh, thụ động và
kém hiệu quả. Ngày nay, với tốc độ phát triển ngày càng nhanh của công nghệ,
thiết bị máy móc đã thay thế và chiếm một vị trí nhất định trong quá trình lao động
sản xuất, trong hoạt động của công ty, cơ quan, đơn vị.
Trước yêu cầu hiện đại hóa nền cải cách hành chính, đòi hỏi mỗi cán bộ
công chức, viên chức phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ kiến thức, ứng
dụng công nghệ thông tin nhằm mang lại hiệu quả cao hơn trong quá trình thực thi
công vụ.
3

Vậy công nghệ thông tin là gì? “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương
pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuật
máy tính và viễn thông – nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các
nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt
động của con người và xã hội. Công nghệ thông tin phục vụ trực tiếp cho việc cải
tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh
và các hoạt động kinh tế – xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộc

sống của nhân dân. Công nghệ thông tin được phát triển trên nền tảng phát triển
của các công nghệ Điện tử – Tin học – Viễn thông và tự động hóa” (Nghị quyết số
49/CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin).
Đại hội lần thứ IX của Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định phải đẩy mạnh
công nghiệp hóa, hiện đại hóa để phấn đấu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành
nước công nghiệp, đồng thời cũng xác định: “Tận dụng mọi khả năng để đạt trình
độ tiên tiến, hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là Công nghệ thông tin,
tranh thủ ứng dụng ngày càng nhiều hơn, ở mức cao hơn và phổ biến hơn những
thành tựu công nghệ hiện đại và tri thức mới, từng bước phát triển kinh tế”.
Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin là đòi hỏi thiết yếu đối với mỗi
cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện
Thu thập thông tin, xử lý thông tin để phục vụ vào quá trình soạn thảo văn
bản là nhiệm vụ thường xuyên của công tác tổng hợp. Như vậy, thông tin ở đây
được hiểu là gì? Có thể hiểu “thông tin” trong hoạt động quản lý nhà nước chính là
“một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạt
động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý
đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh
nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và
thời gian đối với các khách thể quản lý”.
Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, nó
chính là nguồn dữ liệu xác đáng đảm bảo được sự thống nhất, xuyên suốt trong chỉ
4

đạo, điều hành của cấp trên, và quá trình triển khai thực hiện của cấp dưới. Nói
khác đi sử dụng thông tin còn gắn liền với hiệu quả của quản lý, nó cho thấy năng
lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của mỗi
cán bộ, công chức, viên chức nói chung và cán bộ tổng hợp nói riêng đó chính là
sự thu thập và phân loại nguồn thông tin.

Đối với công tác tổng hợp thì thông tin được sử dụng để phục vụ chủ yếu
được lấy từ các nguồn: đó là báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất…
Qua thực tế công việc, tôi nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào
quá trình thu thập, xử lý thông tin mang lại những hiệu quả nhất định. Nếu quá
trình thu thập, xử lý thông tin đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác thì góp phần
rất lớn vào quá trình chỉ đạo, điều hành trong công tác.
Văn phòng Sở đã và đang sử dụng hệ thống thư điện tử trong quá trình nhận
và chuyển phát hành văn bản cho các đơn vị. Các đơn vị thay vì gửi báo cáo bằng
văn bản giấy thì sẽ gửi qua hộp thư điện tử của Văn phòng Sở. Vì vậy việc thu
thập, xử lý thông tin từ các đơn vị cơ sở đều được thực hiện trên máy tính. Đối với
cán bộ tổng hợp thì việc lưu trữ thông tin sau khi đã thu thập được một cách khoa
học sẽ phục vụ rất hữu hiệu vào quá trình tìm kiếm và quá trình tổng hợp soạn thảo
báo cáo theo yêu cầu.
Đầu tiên, đó là việc thu thập thông tin từ các đơn vị, có thể kể đến như báo
cáo định kỳ như sơ kết học kỳ, báo cáo tổng kết năm học, báo cáo nhanh khai
giảng, ví dụ: cán bộ tổng hợp cần thu thập thông tin từ báo cáo tổng kết năm học
của các đơn vị trong năm học 2012 – 2013, thì chúng ta sẽ thu thập dữ liệu từ tất cả
các đơn vị: các trường THPT, các phòng GD&ĐT, các trung tâm Giáo dục thường
xuyên và các đơn vị trực thuộc. Nếu việc lưu trữ thông tin không khoa học sẽ dễ
dẫn đến sự nhầm lẫn giữa đơn vị này với đơn vị khác, đặc biệt là về số liệu.
Để tránh trường hợp đó xảy ra thì khi tải thông tin từ hộp thư điện tử, cần xác
lập mỗi một đơn vị sẽ lưu tên file bằng chính tên đơn vị đó. Từ ổ đĩa D, tạo tên
folder: BCTK nam hoc 2012-2013, trong đó ta sẽ tạo các thư mục riêng như
TRUONG THPT, TT GDTX, PHONG GDĐT, CAC DVI TRUC THUOC
5

Trong các thư mục riêng của từng cấp học, ngành học, chúng ta sẽ tạo nên
thư mục của từng trường, từng đơn vị. Ví dụ như trong thư mục TRUONG THPT
chúng ta sẽ tạo nên thư mục là tên trường như NAM HA, LUONG THE VINH,
TRAN BIEN, BAU HAM, BINH SON, BUI THI XUAN…

Cũng tương tự như vậy ở các đơn vị khác, việc lưu trữ thông tin cụ thể của
từng đơn vị sẽ giúp chúng ta có thể tổng hợp dữ liệu nhanh hơn, tiết kiệm rất nhiều
thời gian vào quá trình tìm kiếm, đồng thời với việc lưu trữ thông tin như trên, khi
có yêu cầu từ cấp trên (Lãnh đạo Sở) cần thông tin báo cáo tổng kết của đơn vị nào
thì chúng ta sẽ dễ dàng cung cấp. Việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng tránh
được trường hợp thất lạc, đồng thời cũng tiết kiệm hơn nhiều so với quá trình lưu
trữ bằng văn bản giấy.
Không chỉ lưu trữ thông tin trong một năm học mà cần thiết lưu trữ thông tin
của các năm học, ví dụ như báo cáo tổng kết năm học của các đơn vị trong các năm
2010 – 2011, 2011 – 2012, 2012 – 2013.

Thao tác lưu trữ thông tin như vậy không phải là việc làm dư thừa vì nó sẽ
giúp chúng ta có thể so sánh, đối chiếu số liệu giữa năm học này với năm học trước
của các đơn vị để thấy sự tăng, giảm, từ đó rút ra được những đánh giá, nhận xét.
Tuy nhiên, khi đã tổng hợp được số liệu của các đơn vị thì cần phối hợp với các
phòng ban chuyên môn Sở rà soát lại để đảm bảo số liệu cung cấp trong báo cáo
toàn Ngành là chính xác. Có một thực tế rằng hiện nay, các đơn vị trường học khi
báo cáo số liệu cho mỗi phòng ban chuyên môn lại là một con số khác nhau, điều
đó gây khó khăn cho công tác tổng hợp của Văn phòng, vì số liệu tổng hợp lại

khác rất nhiều so với con số của các phòng ban. Như vậy đòi hỏi mỗi cán bộ tổng
hợp cần xử lí thông tin một cách khách quan, tránh làm việc dựa trên sự chủ quan,
cảm tính nhất là đối với số liệu báo cáo.
Phần trên đã đề cập đến thao tác thu thập, lưu trữ thông tin từ các đơn vị,
trường học. Công tác tổng hợp cũng không thể thiếu những thông tin từ chính
nguồn văn bản đã soạn thảo.
Mỗi cán bộ công chức cần thiết lập hệ thống lưu trữ văn bản một cách khoa
học, hợp lí. Đối với các văn bản đã soạn thảo, chúng ta cũng cần lưu thông tin lại
trong ổ đĩa D, tạo các folder: CONG VAN, BAO CAO, LICH CONG TAC, BAO
CAO TUAN, BAO CAO THANG, BAO CAO TONG KET NAM HOC

Cũng theo ví dụ trên, đối với báo cáo tổng kết năm học toàn Ngành, cần lưu
lại tất cả các báo cáo tổng kết năm học trong một folder đặt tên là “bao cao tong
ket nam hoc”. Đây là các báo cáo tổng kết các năm học liền kề từ năm
2005 – 2006 đến năm học 2011 – 2012, thao tác lưu trữ trên máy này giúp chúng ta
kiểm soát được nguồn thông tin để cung cấp khi có yêu cầu.

III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Từ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổng hợp đã đạt được
một số hiệu quả nhất định:
– Đầu tiên, đó là việc tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho quá trình tìm
kiếm thông tin từ báo cáo của các đơn vị, hoặc thông tin từ các văn bản đã soạn
thảo ban hành.
– Thứ hai, quá trình tổng hợp thông tin sẽ đảm bảo được tính kịp thời, hiệu

quả hơn, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
– Thứ ba, công tác tổng hợp thông tin chính xác sẽ là một kênh thông tin hữu
hiệu cho quá trình chỉ đạo, điều hành của của cấp trên với cấp dưới và quá trình

thực hiện của cấp dưới đối với những văn bản chỉ đạo của cấp trên, sự phối hợp
giữa các phòng ban trong cùng cơ quan.
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
Công tác tổng hợp không chỉ hiện hữu trong các cơ quan hành chính nhà
nước, mà bất kì một công ty, xí nghiệp nào cũng đều cần có cán bộ làm công tác
tổng hợp.
Công tác tổng hợp giữ một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của
Văn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung, vì vậy cần thiết phải có những lớp
tập huấn nghiệp vụ dành cho đối tượng trên. Thông qua các lớp tập huấn có thể
ngắn hạn hoặc dài hạn, mỗi cán bộ công chức phụ trách công tác này có dịp được
học hỏi, nâng cao trình độ, từ đó có thể phục vụ tốt hơn cho công việc.
Bên cạnh đó, tự bản thân mỗi cán bộ công chức phải trao dồi kiến thức, học
hỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp, cần sắp xếp, xử lí thông tin một cách hợp lí,
tránh có cái nhìn phiến diện, chủ quan khi đánh giá sự việc.
Cần đảm bảo cho cán bộ làm công tác tổng hợp các trang thiết bị cần thiết
phục vụ công việc, đồng thời mỗi cán bộ công chức cần phải ứng dụng công nghệ
thông tin để đạt được những hiệu quả cao hơn trong quá trình thực thi công vụ./.

Người thực hiện

Mai Thị Hồng Liên

BM04-NXĐGSKKN

SỞ GD&ĐT ĐỒNG NAI
VĂN PHÒNG SỞ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Đồng Nai, ngày

tháng

năm 2013

PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm:
Họ và tên tác giả: Mai Thị Hồng Liên

Chức vụ: Chuyên viên

Đơn vị: Văn phòng Sở GD&ĐT Đồng Nai.
Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)
– Quản lý giáo dục



– Phương pháp dạy học bộ môn: …………………………. 

– Phương pháp giáo dục



– Lĩnh vực khác: ………………………………………………..

Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị 

Trong Ngành 

1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)
–

Có giải pháp hoàn toàn mới

–

Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có




2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)
–

Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 

– Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng
trong toàn ngành có hiệu quả cao 
–

Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 

– Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tại
đơn vị có hiệu quả 
3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)
– Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:
Tốt 
Khá 
Đạt 
– Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện và
dễ đi vào cuộc sống:
Tốt 
Khá 
Đạt 
– Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quả
trong phạm vi rộng:
Tốt 
Khá 
Đạt 
Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận của
người có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinh
nghiệm.
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Lĩnh vực nghiên cứu:8. Đơn vị công tác:- Quản lý giáo dụcII. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO- Phương pháp dạy học bộ môn: …………………………Lĩnh vựckhác:………………………………………………..Học vị (hoặc trình độ-chuyênmôn,nghiệpvụ) cao nhất:Năm nhận bằng:Có đínhkèm:ChuyênngànhđàoCáctạo: sản phẩm không thể hiện trong bản in SKKNIII. KINHKHOA MôNGHIỆMhìnhPhầnHỌCmềm Phim ảnh Hiện vật khácLĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm:Số năm có kinh nghiệm:Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:Năm học 2012-2013BM02-LLKHSKKNSƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌCI. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN9. Họ và tên: Mai Thị Hồng Liên10. Ngày tháng năm sinh: 05/08/198511. Nam, nữ: Nữ12. Địa chỉ: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai13. Điện thoại:0613.84644114. Fax: 0613.846400(CQ)/(NR); ĐTDĐ: 0985909060E-mail:15. Chức vụ: Chuyên viên16. Đơn vị công tác: Văn phòng SởII. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠOHọc vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Cử nhânNăm nhận bằng: 2008Chuyên ngành đào tạo: Văn họcIII. KINH NGHIỆM KHOA HỌCLĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Công tác tổng hợpSố năm có kinh nghiệm: 04Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây:+ Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trong quá trình xử lý công việc của Chuyên viên.+ Nâng cao hiệu quả quá trình thu thập và xử lý thông tin trong công tác tổng hợp.I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀIVăn phòng là một bộ phận không thể thiếu, gắn liền với quá trình tồn tại vàhoạt động, phát triển của mỗi cơ quan, đơn vị. Trong tổng thể các hoạt động củaVăn phòng thì mỗi một lĩnh vực công tác đều có vị trí quan trọng, trong đó khôngthể không đề cập đến công tác tổng hợp. Nó góp phần vào sự thành công, vào hiệuquả của hoạt động Văn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung.Công tác tổng hợp yêu cầu sự kịp thời, chính xác trong việc cung cấp thôngtin, phục vụ vào quá trình chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị. Việctổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau đòi hỏi mỗi cán bộ phụ trách công tácnày cần có sự sắp xếp, lựa chọn để đảm bảo nội dung thông tin mình đưa ra là hợplí, mang lại hiệu quả cao.Quá trình phát triển của đất nước đã tạo điều kiện cho mỗi chúng ta tiếp cậnvới nhiều thành tựu khoa học công nghệ, trong đó có việc ứng dụng công nghệthông tin vào hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị. Công tác tổng hợp cũng khôngthể đạt hiệu quả cao nếu tách rời công nghệ thông tin – đó là điều có thể khẳng địnhchắc chắn.Xuất phát từ lý do trên đồng thời cũng chính từ thực tiễn công việc, tôi mạnhdạn đưa ra một số kinh nghiệm trong công tác tổng hợp mà cụ thể ở đây chính lànhấn mạnh đến việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả trongcông tác tổng hợp.II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI1. Cơ sở lý luậnCó thể nói việc ứng dụng công nghệ thông tin trong đời sống xã hội ngày nayđã không phải là việc quá xa lạ, trước đây người ta chỉ biết đến lao động bằng chântay, hoạt động công sở gắn liền với một khối lượng giấy tờ cồng kềnh, thụ động vàkém hiệu quả. Ngày nay, với tốc độ phát triển ngày càng nhanh của công nghệ,thiết bị máy móc đã thay thế và chiếm một vị trí nhất định trong quá trình lao độngsản xuất, trong hoạt động của công ty, cơ quan, đơn vị.Trước yêu cầu hiện đại hóa nền cải cách hành chính, đòi hỏi mỗi cán bộcông chức, viên chức phải không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ kiến thức, ứngdụng công nghệ thông tin nhằm mang lại hiệu quả cao hơn trong quá trình thực thicông vụ.Vậy công nghệ thông tin là gì? “Công nghệ thông tin là tập hợp các phươngpháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại – chủ yếu là kỹ thuậtmáy tính và viễn thông – nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả cácnguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạtđộng của con người và xã hội. Công nghệ thông tin phục vụ trực tiếp cho việc cảitiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanhvà các hoạt động kinh tế – xã hội khác, từ đó góp phần nâng cao chất lượng cuộcsống của nhân dân. Công nghệ thông tin được phát triển trên nền tảng phát triểncủa các công nghệ Điện tử – Tin học – Viễn thông và tự động hóa” (Nghị quyết số49/CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin).Đại hội lần thứ IX của Đảng cộng sản Việt Nam đã khẳng định phải đẩy mạnhcông nghiệp hóa, hiện đại hóa để phấn đấu đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thànhnước công nghiệp, đồng thời cũng xác định: “Tận dụng mọi khả năng để đạt trìnhđộ tiên tiến, hiện đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là Công nghệ thông tin,tranh thủ ứng dụng ngày càng nhiều hơn, ở mức cao hơn và phổ biến hơn nhữngthành tựu công nghệ hiện đại và tri thức mới, từng bước phát triển kinh tế”.Như vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin là đòi hỏi thiết yếu đối với mỗicán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, đơn vị.2. Nội dung, biện pháp thực hiệnThu thập thông tin, xử lý thông tin để phục vụ vào quá trình soạn thảo vănbản là nhiệm vụ thường xuyên của công tác tổng hợp. Như vậy, thông tin ở đâyđược hiểu là gì? Có thể hiểu “thông tin” trong hoạt động quản lý nhà nước chính là“một tập hợp nhất định các thông báo khác nhau về các sự kiện xảy ra trong hoạtđộng quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lýđó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanhnhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian vàthời gian đối với các khách thể quản lý”.Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, nóchính là nguồn dữ liệu xác đáng đảm bảo được sự thống nhất, xuyên suốt trong chỉđạo, điều hành của cấp trên, và quá trình triển khai thực hiện của cấp dưới. Nóikhác đi sử dụng thông tin còn gắn liền với hiệu quả của quản lý, nó cho thấy nănglực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của mỗicán bộ, công chức, viên chức nói chung và cán bộ tổng hợp nói riêng đó chính làsự thu thập và phân loại nguồn thông tin.Đối với công tác tổng hợp thì thông tin được sử dụng để phục vụ chủ yếuđược lấy từ các nguồn: đó là báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất…Qua thực tế công việc, tôi nhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin vàoquá trình thu thập, xử lý thông tin mang lại những hiệu quả nhất định. Nếu quátrình thu thập, xử lý thông tin đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác thì góp phầnrất lớn vào quá trình chỉ đạo, điều hành trong công tác.Văn phòng Sở đã và đang sử dụng hệ thống thư điện tử trong quá trình nhậnvà chuyển phát hành văn bản cho các đơn vị. Các đơn vị thay vì gửi báo cáo bằngvăn bản giấy thì sẽ gửi qua hộp thư điện tử của Văn phòng Sở. Vì vậy việc thuthập, xử lý thông tin từ các đơn vị cơ sở đều được thực hiện trên máy tính. Đối vớicán bộ tổng hợp thì việc lưu trữ thông tin sau khi đã thu thập được một cách khoahọc sẽ phục vụ rất hữu hiệu vào quá trình tìm kiếm và quá trình tổng hợp soạn thảobáo cáo theo yêu cầu.Đầu tiên, đó là việc thu thập thông tin từ các đơn vị, có thể kể đến như báocáo định kỳ như sơ kết học kỳ, báo cáo tổng kết năm học, báo cáo nhanh khaigiảng, ví dụ: cán bộ tổng hợp cần thu thập thông tin từ báo cáo tổng kết năm họccủa các đơn vị trong năm học 2012 – 2013, thì chúng ta sẽ thu thập dữ liệu từ tất cảcác đơn vị: các trường THPT, các phòng GD&ĐT, các trung tâm Giáo dục thườngxuyên và các đơn vị trực thuộc. Nếu việc lưu trữ thông tin không khoa học sẽ dễdẫn đến sự nhầm lẫn giữa đơn vị này với đơn vị khác, đặc biệt là về số liệu.Để tránh trường hợp đó xảy ra thì khi tải thông tin từ hộp thư điện tử, cần xáclập mỗi một đơn vị sẽ lưu tên file bằng chính tên đơn vị đó. Từ ổ đĩa D, tạo tênfolder: BCTK nam hoc 2012-2013, trong đó ta sẽ tạo các thư mục riêng nhưTRUONG THPT, TT GDTX, PHONG GDĐT, CAC DVI TRUC THUOCTrong các thư mục riêng của từng cấp học, ngành học, chúng ta sẽ tạo nênthư mục của từng trường, từng đơn vị. Ví dụ như trong thư mục TRUONG THPTchúng ta sẽ tạo nên thư mục là tên trường như NAM HA, LUONG THE VINH,TRAN BIEN, BAU HAM, BINH SON, BUI THI XUAN…Cũng tương tự như vậy ở các đơn vị khác, việc lưu trữ thông tin cụ thể củatừng đơn vị sẽ giúp chúng ta có thể tổng hợp dữ liệu nhanh hơn, tiết kiệm rất nhiềuthời gian vào quá trình tìm kiếm, đồng thời với việc lưu trữ thông tin như trên, khicó yêu cầu từ cấp trên (Lãnh đạo Sở) cần thông tin báo cáo tổng kết của đơn vị nàothì chúng ta sẽ dễ dàng cung cấp. Việc lưu trữ thông tin trên máy tính cũng tránhđược trường hợp thất lạc, đồng thời cũng tiết kiệm hơn nhiều so với quá trình lưutrữ bằng văn bản giấy.Không chỉ lưu trữ thông tin trong một năm học mà cần thiết lưu trữ thông tincủa các năm học, ví dụ như báo cáo tổng kết năm học của các đơn vị trong các năm2010 – 2011, 2011 – 2012, 2012 – 2013.Thao tác lưu trữ thông tin như vậy không phải là việc làm dư thừa vì nó sẽgiúp chúng ta có thể so sánh, đối chiếu số liệu giữa năm học này với năm học trướccủa các đơn vị để thấy sự tăng, giảm, từ đó rút ra được những đánh giá, nhận xét.Tuy nhiên, khi đã tổng hợp được số liệu của các đơn vị thì cần phối hợp với cácphòng ban chuyên môn Sở rà soát lại để đảm bảo số liệu cung cấp trong báo cáotoàn Ngành là chính xác. Có một thực tế rằng hiện nay, các đơn vị trường học khibáo cáo số liệu cho mỗi phòng ban chuyên môn lại là một con số khác nhau, điềuđó gây khó khăn cho công tác tổng hợp của Văn phòng, vì số liệu tổng hợp lạikhác rất nhiều so với con số của các phòng ban. Như vậy đòi hỏi mỗi cán bộ tổnghợp cần xử lí thông tin một cách khách quan, tránh làm việc dựa trên sự chủ quan,cảm tính nhất là đối với số liệu báo cáo.Phần trên đã đề cập đến thao tác thu thập, lưu trữ thông tin từ các đơn vị,trường học. Công tác tổng hợp cũng không thể thiếu những thông tin từ chínhnguồn văn bản đã soạn thảo.Mỗi cán bộ công chức cần thiết lập hệ thống lưu trữ văn bản một cách khoahọc, hợp lí. Đối với các văn bản đã soạn thảo, chúng ta cũng cần lưu thông tin lạitrong ổ đĩa D, tạo các folder: CONG VAN, BAO CAO, LICH CONG TAC, BAOCAO TUAN, BAO CAO THANG, BAO CAO TONG KET NAM HOCCũng theo ví dụ trên, đối với báo cáo tổng kết năm học toàn Ngành, cần lưulại tất cả các báo cáo tổng kết năm học trong một folder đặt tên là “bao cao tongket nam hoc”. Đây là các báo cáo tổng kết các năm học liền kề từ năm2005 – 2006 đến năm học 2011 – 2012, thao tác lưu trữ trên máy này giúp chúng takiểm soát được nguồn thông tin để cung cấp khi có yêu cầu.10III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢCTừ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổng hợp đã đạt đượcmột số hiệu quả nhất định:- Đầu tiên, đó là việc tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho quá trình tìmkiếm thông tin từ báo cáo của các đơn vị, hoặc thông tin từ các văn bản đã soạnthảo ban hành.- Thứ hai, quá trình tổng hợp thông tin sẽ đảm bảo được tính kịp thời, hiệuquả hơn, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.- Thứ ba, công tác tổng hợp thông tin chính xác sẽ là một kênh thông tin hữuhiệu cho quá trình chỉ đạo, điều hành của của cấp trên với cấp dưới và quá trình11thực hiện của cấp dưới đối với những văn bản chỉ đạo của cấp trên, sự phối hợpgiữa các phòng ban trong cùng cơ quan.IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNGCông tác tổng hợp không chỉ hiện hữu trong các cơ quan hành chính nhànước, mà bất kì một công ty, xí nghiệp nào cũng đều cần có cán bộ làm công táctổng hợp.Công tác tổng hợp giữ một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động củaVăn phòng nói riêng và toàn cơ quan nói chung, vì vậy cần thiết phải có những lớptập huấn nghiệp vụ dành cho đối tượng trên. Thông qua các lớp tập huấn có thểngắn hạn hoặc dài hạn, mỗi cán bộ công chức phụ trách công tác này có dịp đượchọc hỏi, nâng cao trình độ, từ đó có thể phục vụ tốt hơn cho công việc.Bên cạnh đó, tự bản thân mỗi cán bộ công chức phải trao dồi kiến thức, họchỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp, cần sắp xếp, xử lí thông tin một cách hợp lí,tránh có cái nhìn phiến diện, chủ quan khi đánh giá sự việc.Cần đảm bảo cho cán bộ làm công tác tổng hợp các trang thiết bị cần thiếtphục vụ công việc, đồng thời mỗi cán bộ công chức cần phải ứng dụng công nghệthông tin để đạt được những hiệu quả cao hơn trong quá trình thực thi công vụ./.Người thực hiệnMai Thị Hồng Liên12BM04-NXĐGSKKNSỞ GD&ĐT ĐỒNG NAIVĂN PHÒNG SỞCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcĐồng Nai, ngàythángnăm 2013PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆMNăm học: 2012-2013–––––––––––––––––Tên sáng kiến kinh nghiệm:Họ và tên tác giả: Mai Thị Hồng LiênChức vụ: Chuyên viênĐơn vị: Văn phòng Sở GD&ĐT Đồng Nai.Lĩnh vực: (Đánh dấu X vào các ô tương ứng, ghi rõ tên bộ môn hoặc lĩnh vực khác)- Quản lý giáo dục- Phương pháp dạy học bộ môn: …………………………. - Phương pháp giáo dục- Lĩnh vực khác: ………………………………………………..Sáng kiến kinh nghiệm đã được triển khai áp dụng: Tại đơn vị Trong Ngành 1. Tính mới (Đánh dấu X vào 1 trong 2 ô dưới đây)Có giải pháp hoàn toàn mớiCó giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có2. Hiệu quả (Đánh dấu X vào 1 trong 4 ô dưới đây)Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao - Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụngtrong toàn ngành có hiệu quả cao Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao - Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp dụng tạiđơn vị có hiệu quả 3. Khả năng áp dụng (Đánh dấu X vào 1 trong 3 ô mỗi dòng dưới đây)- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính sách:Tốt Khá Đạt - Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực hiện vàdễ đi vào cuộc sống:Tốt Khá Đạt - Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt hiệu quảtrong phạm vi rộng:Tốt Khá Đạt Phiếu này được đánh dấu X đầy đủ các ô tương ứng, có ký tên xác nhận củangười có thẩm quyền, đóng dấu của đơn vị và đóng kèm vào cuối mỗi bản sáng kiến kinhnghiệm.XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔNTHỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ(Ký tên và ghi rõ họ tên)(Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)131415