SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

Hiện nay trong việc hoạt động của doanh nghiệp, công tác hành chính văn phòng ngày càng được chú trọng. Tuy nhiên với một số nhân viên mới sẽ gặp một số những khó khăn nhất định trong việc quản lý, sắp xếp các loại văn bản.
Hiện nay các doanh nghiệp đã dần chuyển đổi số hoá, tuy nhiên vẫn còn sử dụng phương pháp lưu trữ hồ sơ giấy, nếu không có cách sắp xếp khoa học sẽ ảnh hưởng tới tiến độ hoạt động giữa các phòng, ban của doanh nghiệp.

CCB Office xin gợi ý sáng kiến kinh nghiệm trong công tác văn phòng nhé!

KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Công tác văn phòng là hoạt động thông tin bằng văn bản bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý, giải quyết văn bản, là mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành.

Để đáp ứng yêu cầu trên, đòi hỏi người làm công tác văn phòng không những phải có tinh thần trách nhiệm cao, nhanh chóng, chính xác, xử lý tình huống linh hoạt trong từng hoàn cảnh công việc, áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ hợp thực tiễn

Mà còn phải luôn tìm tòi học hỏi, sáng tạo, trau dồi kinh nghiệm để có những đóng góp, cải tiến mới giúp việc quản lý văn bản, lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách có khoa học nhằm tiết kiệm thời gian trong việc tra cứu, truy tìm tài liệu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu, sử dụng lâu dài về sau.

VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:

Về cơ bản, công tác văn phòng là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành trong doanh nghiệp.
Bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư.
Ngoài ra còn lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu của doanh nghiệp.

• Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng phục vụ các nhiệm vụ của các cá nhân trong doanh nghiệp
• Thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả
• Góp phần giữ gìn những chứng từ về hoạt động của doanh nghiệp phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
• Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến doanh nghiệp
• Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của doanh nghiệp được thông suốt.

CÁC BIỆN PHÁP CẢI THIỆN

Người làm công tác văn phòng muốn hoàn thành tốt nhiệm được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một số nội dung sau:

• Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet. Tìm kiếm các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác. Hiện nay công tác văn thư lưu trữ thực hiện theo: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về việc Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
• Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường, nhất là lĩnh vực mà mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản.
• Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn, bộ phận chuyên trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
• Phải thật sự nhạy bén, năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong công tác tham mưu, thỉnh thị với cấp trên.
• Điều đặc biệt quan trọng là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
• Để công tác văn phòng có hiệu quả, trước tiên bản thân của mỗi nhân viên văn phòng phải vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế. Có phương pháp làm việc khoa học, thao tác nhanh chóng và chính xác.
• Tăng cường công tác giao lưu, học tập, trao đổi, rút kinh nghiệm. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ.
• Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn dùng phương pháp lưu trữ truyền thống thủ công bằng giấy, với số lượng rất lớn văn bản như hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu trữ phải tốn nhiều công sức và thời gian (dò tìm trong sổ văn bản đến để tìm số sau đó phải tìm trong hộp hồ sơ lưu văn bản)

CÁCH LƯU TRỮ VĂN BẢN

Trên máy tính:

• Tạo thư mục để chứa tất cả các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện tử).
• Tạo tệp tin (file) bằng phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word có nội dung giống như sổ văn bản.
• Liên kết tên loại và trích yếu nội dung với tệp tin (file) văn bản tương ứng trong thư mục chứa văn bản.
• Muốn tìm một văn bản, ta mở file, sử dụng chức năng tìm kiếm (Find) trong Microsoft Word: Vào bảng chọn Edit, nháy chuột vào Find (hoặc Ctrl+F)
• Gõ từ cần tìm vào khung Find what, nháy chuột vào nút Find Next, từ tìm được sẽ bị bôi đen.
• Ta chỉ việc nhấn giữ phím Ctrl + nháy vào liên kết để mở file văn bản cần tìm và có thể in ấn khi cần thiết để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng.
• Bạn nên sắp xếp các văn bản theo năm, cùng loại vào thư mục riêng để có thể dễ dàng tìm kiếm

Lưu trữ hồ sơ giấy:

• Bạn nên phân loại, sắp xếp các văn bản theo từng năm, từng loại
• Đối với văn bản đi sắp xếp theo số tăng dần, tránh sắp xếp lộn xộn số sẽ gây khó khăn trong việc tìm kiếm văn bản
• Đối với những văn bản đến, bạn nên lưu số thứ tự theo ngày nhận được trên máy tính rồi sắp xếp chúng theo đúng thứ tự ấy
• Các văn bản nội bộ cũng nên được xếp theo từng loại văn bản, mỗi loại văn bản một tập hồ sơ riêng theo từng năm.

Trên đây là một số sáng kiến kinh nghiệm trong công tác văn phòng của CCB Office về cách sắp xếp, lưu trữ văn bản khoa học. Hi vọng bài viết đã giúp bạn phần nào tháo gỡ khó khăn trong công việc văn phòng để đem lại hiệu quả cao và quá trình hoạt động thông suốt của doanh nghiệp.

CCB Office trở thành đối tác của 500+ tòa nhà trên toàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, chúng tôi sẽ giúp khách hàng tìm kiếm mặt bằng một cách nhanh chóng, cung cấp các thông tin đầy đủ và chính xác nhất để từ đó khách hàng có một cách nhìn tổng quan để đánh giá lựa chọn ra vị trí phù hợp nhất với mình. Bởi chúng tôi hiểu được ưu nhược điểm của từng tòa nhà, nên chúng tôi sẽ giúp khách hàng có được những thông tin hữu ích trong việc quyết định mặt bằng thuê. CCB Office miễn phí toàn bộ chi phí tư vấn cho khách hàng.
Liên hệ ngay CCB Office để nhận báo giá thuê và diện tích trống văn phòng tại các tòa nhà.

• Website: https://ccboffice.vn/
• Hotline  : 

  0985.575.185

• Địa chỉ  : Tầng 11, tòa nhà Việt Á, số 09 Phố Duy Tân, P. Dịch Vọng Hậu, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.