Quy trình xử lý đơn hàng Shopee từ A – Z cho chủ shop mới – TopMax

Xử lý đơn hàng trên Shopee là việc làm không quá phức tạp. Thế nhưng chủ shop bắt buộc phải nắm rõ quy trình, thủ tục thực hiện để đảm bảo quyền lợi của khách hàng cũng như việc phát triển kinh doanh của mình. Nếu bạn là chủ shop mới đang gặp phải rắc rối này thì nội dung bài viết dưới đây của TOPMAX chính là dành cho bạn.

Thời gian xử lý đơn hàng trên Shopee là bao lâu?

Shopee được biết đến là nền tảng thương mại có lượng khách hàng đông đảo nhất hiện nay. Và phương châm hoạt động cũng như giá trị cốt lõi của nó là bảo vệ tối đa quyền lợi của khách hàng. Vì thế, chủ shop cần hiểu rõ về quy trình, thủ tục xử lý đơn hàng theo quy định của Shopee để khách hàng có cảm giác yên tâm, hài lòng và giữ vững được uy tín cho shop của mình.

Hiện nay, Shopee đang quy định về thời gian xử lý đơn hàng là 02 ngày tính từ thời điểm khách hàng đặt mua sản phẩm thành công. Thời gian này không bao gồm ngày nghỉ, Lễ hoặc Tết. Trong thời gian chờ xử lý đơn hàng. Chủ shop phải hoàn tất việc xác nhận đơn hàng và đóng gói, gửi sản phẩm cho đơn vị vận chuyển để giao cho người mua.

Ví dụ: Đơn đặt hàng được người mua đặt hàng thành công vào lúc 12h ngày 08/11/2022 thì người bán phải xác nhận đơn hàng chậm nhất là vào lúc 12h ngày 10/11/2022. Sau đó, chủ shop sẽ chuẩn bị hàng vài giao cho đơn vị vận chuyển ngay trong ngày 10/11/2022 mới được xem là đơn hàng giao đúng thời hạn quy định của shopee.

Trong trường hợp, chủ shop xác nhận được hàng muộn hơn thời hạn xử lý đơn hàng Shopee quy định thì đơn hàng này sẽ được hủy tự động. Khi đó, đơn hàng bị hủy sẽ được tính vào tỷ lệ đơn hàng xử lý không thành công.

Chủ shop cũng cần lưu ý rằng, nếu bạn đã xác nhận đơn hàng đúng thời gian, như ví dụ ở trên là 12h ngày 10/11/2022. Nhưng đến ngày hôm sau, tức là ngày 11/11/2022 bạn mới giao hàng cho đơn vị vận chuyển thì đơn hàng sẽ bị tính vào tỷ lệ đơn hàng vận chuyển trễ.

Tất cả những vấn đề này đều làm ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của shop. Khi bán hàng trên Shopee, mọi người cần lưu ý đến vấn đề này để tránh làm sụt giảm uy tín mà bấy lâu mình đã phải nhọc công xây dựng.

Thông thường thời gian xử lý đơn hàng theo quy định của Shopee là 02 ngày làm việc

Hướng dẫn tìm kiếm đơn hàng online trên Shopee

Khi bán hàng trên Shopee thì mọi người có thể tìm kiếm đơn hàng thông qua nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, hầu hết các đơn hàng đều đến từ kênh thương mại điện tử, chẳng hạn như Facebook, website, Tik tok,…

Ngoài ra, bạn cũng có thể marketing offline thông qua bạn bè, đối tác, người quen trên Facebook,… Khi có khách hàng tìm đến gian hàng của mình thì mọi người cần chủ động phản hồi, tư vấn một cách nhiệt tình, khéo léo để không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng. 

Với thị trường cạnh tranh khốc liệt và khó khăn như hiện nay thì chất lượng dịch vụ chính là “xương sống” quan trọng nhất. Nó sẽ giúp bạn có thể phát triển kinh doanh cũng như thương hiệu của mình khi bán hàng trên Shopee.

Các bước xử lý đơn hàng trên Shopee chi tiết từ A – X

Các bước xử lý đơn hàng Shopee không quá khó hiểu và cũng không mất nhiều thời gian. Nếu đã xác định kinh doanh online trên Shopee thì mọi người nên có sự đầu tư về vấn đề này để tạo đà tốt nhất cho việc gia tăng doanh thu cho mình.

Các bước xử lý đơn hàng được xác nhận trên Shopee như sau:

• Bước 1: Xác nhận đơn hàng sau khi khách hàng đặt mua sản phẩm thành công.

• Bước 2: Chuẩn bị sản phẩm theo đúng đơn hàng người mua đã đặt rồi đóng gói cẩn thận.

• Bước 3: In phiếu gửi hàng sau đó dán lên kiện hàng. Đảm bảo các thông tin trong phiếu phải đầy đủ nội dung, đúng yêu cầu của khách hàng và trùng khớp với mã vận đơn.

• Bước 4: Giao hàng cho đơn vị vận chuyển để gửi đến người bán trong thời hạn quy định của Shopee.

Hướng dẫn cách xác nhận đơn hàng trên Shopee cho người mới

Chủ shop có thể tiến hành xác nhận đơn hàng trên web hoặc ngay trên ứng dụng Shopee ở kênh người bán.

Các bước thực hiện xác nhận đơn hàng trên web

• Bước 1: Đăng nhập Shopee vào kênh người bán rồi xem các đơn hàng khách hàng đã đặt mua tại trang “Quản lý vận chuyển”.

• Bước 2: Xem ở mục “Chờ lấy hàng” để kiểm tra các đơn hàng đang yêu cầu sắp xếp vận chuyển.

Quy trình xử lý đơn hàng Shopee được thể hiện tại trạng thái đơn hàng ở mục “Chờ lấy hàng” như sau:

• Đã xử lý: Là đơn hàng đã được chủ shop xác nhận nhưng chưa được giao cho đơn vị vận chuyển.

• Chuẩn bị hàng: Người bán cần chọn hình thức vận chuyển là đơn vị vận chuyển đến lấy hàng hoặc người bán tự mang đơn hàng ra bưu cục để giao cho khách.

Cách xác nhận đơn hàng cho người bán trên ứng dụng Shopee

Hướng dẫn các thao tác người bán cần thực hiện:

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản người bán hàng trên ứng dụng Shopee.

• Bước 2: Đến mục Tôi và chọn> Shop của tôi.

• Bước 3: Click chọn “Chờ lấy hàng” rồi tiếp tục chọn “Chuẩn bị hàng”. Hệ thống sẽ hiển thị giao diện cho bạn chọn hình thức vận chuyển là đơn vị vận chuyển đến lấy hàng hoặc người bán tự mang sản phẩm ra bưu cực để gửi đi.

Xử lý đơn hàng theo đúng thời gian Shopee quy định

• Tham khảo chi tiết: Hướng dẫn bán hàng trên Shopee

Những vấn đề cần lưu ý khi xử lý đơn hàng trên Shopee

Trong quá trình xử lý đơn hàng trên Shopee có 4 nội dung chính là chủ shop cần quan tâm để đảm bảo đơn hàng được giao đi thành công là:

Thứ nhất: Về việc xác nhận đơn hàng

Sau khi người mua đặt hàng thành công khi người bán sẽ chờ hệ thống Shopee duyệt đơn. Đây là quy định của Shopee để xác minh đơn hàng có được phép kinh doanh hay không và cũng là cách để xác minh độ tin cậy của người mua giúp bảo vệ quyền lợi cho người bán.

Sau 30 phút, khách hàng không hủy đơn thì đơn hàng sẽ chính thức được Shopee xác nhận. Lúc này, đơn hàng của người mua sẽ được xếp vào mục “Chờ lấy hàng”. Người bán bắt đầu thực hiện bước xác nhận đơn hàng theo đúng thời hạn.

Thứ 2: Quy cách, yêu cầu về đóng gói sản phẩm

Quá trình vận chuyển đơn hàng sẽ được trung chuyển qua rất nhiều kho hàng tùy theo quãng đường vận chuyển. Để tránh tình trạng kiện hàng bị móp méo, hư hỏng,…. dẫn đến việc hoàn trả ảnh hưởng đến uy tín của shop thì bạn nên chú ý đóng gói sản phẩm thật chắc chắn và cẩn thận.

Với những đơn hàng dễ hư hỏng, nứt vỡ thì chủ shop cần bọc và đóng gói cẩn thận bằng các loại giấy đóng hàng, giấy bảo vệ sản phẩm hoặc các loại xốp chống sốc cho sản phẩm. Đồng thời cũng tránh để hàng hóa bị ẩm ướt làm ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ của gói hàng có thể khiến khách hàng đánh giá thấp cho sản phẩm của bạn.

Thứ 3: Về cách in phiếu hàng và dán lên kiện hàng

Một số vấn đề người bán cần lưu ý khi in phiếu hàng là:

• Phiếu gửi hàng cần được in thành 2 bản để làm chứng và đối chiếu khi cần thiết.

• Dán 1 phiếu lên kiện hàng, đảm bảo rằng phần mã vận đơn phải được hiển thị rõ trên bề mặt bên ngoài của gói hàng.

• Với những sản phẩm mang tính nhạy cảm, chẳng hạn như: Đồ chơi tình dục, dung dịch vệ sinh phụ nữ, đồ lót, nội y,… thì người bán có thể thay đổi tên sản phẩm trên phiếu gửi hàng. Nhưng phải có phiếu đóng gói và xuất hàng đúng với tên sản phẩm.

In phiếu rõ ràng và đúng với tên sản phẩm trên đơn hàng

Thứ 4: Về vấn đề giao hàng cho đơn vị vận chuyển

Hiện tại, có 2 hình thức để chủ shop có thể gửi hàng cho người mua, đó là đơn vị vận chuyển tự đến lấy hàng hoặc gửi hàng tại bưu cục. Chủ shop có thể căn cứ vào mô hình hoạt động của mình để lựa chọn hình thức vận chuyển phù hợp và thuận tiện nhất.

Mặc dù vậy, người bán cần lưu ý đến một số vấn đề sau đây để tránh việc kéo dài thời gian chuẩn bị hoặc thậm chí là bị hủy đơn chỉ vì quá thời gian lấy hàng:

• Thời gian xử lý đơn hàng Shopee

  cho người bán là 02 ngày. Đây là thời hạn bạn cần xác nhận hàng, chuẩn bị hàng và giao cho đơn vị vận chuyển nếu chọn hình thức nhà vận chuyển đến lấy hàng.

• Người bán chỉ có 01 ngày để xác nhận, chuẩn bị và giao hàng cho đơn vị vận chuyển nếu chọn hình thức người bán lựa chọn gửi hàng tại bưu cục của đơn vị vận chuyển.

Người bán cần lưu ý đặc biệt đến thời hạn này để đảm bảo đơn hàng được gửi đi đúng hạn và giao thành công cho người mua.

Một số thắc mắc thường gặp khi xử lý đơn hàng Shopee

Bên cạnh việc kiểm tra, xác nhận và xử lý đơn hàng trên Shopee thì còn có khá nhiều vấn đề khác có thể phát sinh về đơn hàng mà chủ shop cần nắm rõ để kinh doanh hiệu quả.

Một số thắc mắc có thể gặp khi bán hàng trên Shopee mà mọi người cần hiểu để xử lý kịp thời là.

1. Làm thế nào để chủ shop biết mình có đơn hàng mới?

Thông thường, sau khi có đơn hàng mới mà người mua đã đặt hàng thành công thì Shopee sẽ thông báo đến cho người bán. Thời gian Shopee gửi thông báo cho chủ shop là sau 30 phút người mua xác nhận đặt mua và không hủy đơn. Sau đó, hệ thống Shopee sẽ chuyển trạng thái đơn hàng sang mục “Chờ lấy hàng”.

Kiểm tra đơn hàng mới trên Shopee

2. Cách xử lý đơn hàng mới như thế nào?

Công việc xử lý đơn hàng Shopee đối với đơn hàng mới mà người bán cần thực hiện theo quy định của Shopee như sau:

• Bước 1: Đăng nhập tài khoản người bán hàng để thực hiện các thao tác Tôi => Shop của tôi => Chờ lấy hàng.

• Bước 2: Chọn vào mục “Chuẩn bị hàng” tiếp đến nhấn chọn “Ngày lấy hàng” và “Xác nhận”.

Ngay sau khi chủ shop đã hoàn tất các thủ tục này, đơn vị vận chuyển sẽ đến lấy hàng theo thời gian đã được xác lập. Ngoài ra, bạn cũng có thể tự đem sản phẩm ra bưu cục để gửi tùy theo lựa chọn về phương thức giao hàng của bạn.

3. Kiện hàng cần đóng gói như thế nào để đảm bảo tiêu chuẩn?

Từng loại hàng sẽ có những quy cách đóng gói khác nhau để bảo vệ hàng hóa của khách hàng và đảm bảo sự thuận tiện cho đơn vị vận chuyển. Với các loại hàng hóa nguy hiểm, dễ rơi vỡ thì bạn có thể tham khảo trực tiếp tại mục hướng dẫn của Shopee về cách đóng gói hàng hóa.

4. Lý do đơn hàng của tôi bị Shopee hủy là gì?

Thông thường, có 3 lý do khiến đơn hàng của shop bị Shopee hủy hay bị xử lý đơn hàng bởi Shopee. Cụ thể như sau:

• Người bán không xác nhận đơn hàng đúng thời hạn mà Shopee đã quy định.

• Người bán đã xác nhận đơn hàng nhưng lại không giao hàng cho đơn vị vận chuyển.

• Đơn hàng của người bán bị Shopee hủy vì vi phạm thời gian xử lý đơn hàng đối với các đơn hàng có sẵn và đặt hàng trước.

Đơn hàng Shopee có thể bị hủy bởi người mua không còn nhu cầu

5. Làm sao để khắc phục tình trạng đơn hàng của shop bị hủy tự động?

Đơn hàng bị hủy tự động sẽ ảnh hưởng rất lớn đến doanh số cũng như uy tín của chủ shop. Do đó, để hạn chế rơi vào tình trạng này, người bán cần đảm bảo được một số vấn đề sau:

• Chú ý xác nhận đơn hàng và chuẩn bị đơn hàng đúng thời hạn mà Shopee đã quy định. Đơn hàng sẽ được tính là xác nhận khi chủ shop nhấn chọn “Chuẩn bị hàng” trong mục “Đơn hàng chưa xử lý”.

• Sau khi đã chuẩn bị hàng xong thì cần giao đến bưu cục hoặc nhắc đơn vị vận chuyển đến lấy hàng đúng thời hạn.

6. Người mua yêu cầu hủy đơn thì người bán cần phải làm gì?

Nếu người mua hủy đơn thì Shopee sẽ thông báo và hiển thị trạng thái đơn hàng ở mục “Đã hủy”. Lúc này, chủ shop cần chọn vào đơn hàng bị hủy và click vào phần “Kiểm tra chi tiết” để xem nội dung yêu cầu hủy đơn của người mua là gì.

Với việc đơn hàng bị hủy sẽ có 2 cách xử lý đơn hàng trên Shopee cho chủ shop như sau:

Người bán đồng ý hủy đơn

Chọn vào mục “Đồng ý hủy”. Ngay sau đó đơn hàng sẽ được hủy ngay lập tức. Shopee sẽ thông báo cho người mua không tiếp tục chuẩn bị và giao đơn hàng này nữa.

Lưu ý: Nếu người mua có nhu cầu mua lại đơn hàng mà chủ shop vừa xác nhận hủy thì bạn không giao đơn hàng đã hủy. Thay vào đó là nhờ người mua tiến hành đặt lại đơn khác.

Đối với các đơn hàng đã thanh toán trước thì tiền hàng sẽ được hệ thống hoàn trả tự động cho người mua. Chủ shop không cần quan tâm đến vấn đề này. Chủ shop có thể yên tâm rằng, đơn hàng người mua tự hủy sẽ không bị tính vào tiêu chí đánh giá độ uy tín của shop nên không ảnh hưởng đến đánh giá của shop bạn.

Người bán không đồng ý hủy đơn

Người bán sẽ chọn “Từ chối hủy đơn hàng”. Ở mục “Hủy đơn hàng”, đơn hàng bị hủy sẽ tự động biến mất. Khi đó, chủ shop cần tiếp tục xác nhận đơn hàng, đóng gói sản phẩm và giao cho đơn vị vận chuyển đúng theo thời hạn mà Shopee thông báo trên hệ thống.

Nếu bạn không đồng ý hủy đơn thì cần xác nhận thông tin trước 24 giờ cùng ngày tính từ thời điểm mà người mua yêu cầu hủy đơn hàng. Nếu không, Shopee sẽ tự động hủy đơn hàng này.

7. Người mua tự hủy đơn hàng có ảnh hưởng gì đến shop không?

Như đã thông tin ở trên, nếu đơn hàng được hủy bởi người mua thì không ảnh hưởng đến shop. Vì thế, nó không làm ảnh hưởng đến tỷ lệ đơn hàng giao không thành công của shop bạn.

Đơn hàng bị hủy do người mua thì không làm ảnh hưởng đến tỷ lệ đơn hàng của shop

8. Shop có tỷ lệ đơn hàng không thành công cao bị ảnh hưởng như thế nào?

Để đảm bảo chất lượng cũng như uy tín của shop thì người bán cần cố gắng duy trì tỷ lệ đơn hàng giao không thành công được ký hiệu là NFR ở mức dưới 2%. Nếu tỷ lệ đơn hàng giao không thành công cao hơn mức này có nghĩa là người bán không đáp ứng được chỉ yêu mà Shopee đã quy định.

Khi đó, chủ ship sẽ bị phạt điểm “Sao Quả Tạ” tương ứng. Nếu có nhiều điểm phạt Sao Quả Tạ trong một quý thì shop của bạn sẽ bị Shopee hạn chế một số đặc quyền nhất định. Tỷ lệ điểm phạt Sao Quả Tại sẽ được hệ thống cập nhật vào mỗi thứ Hai hàng tuần.

9. Đơn hàng được trả về bởi ĐVVC không còn “nguyên đai/nguyên kiện” thì chủ shop cần làm gì?

Đơn hàng bị trả về không còn nguyên đai nguyên kiện tức là không còn nguyên vẹn như lúc người bán giao cho đơn vị vận chuyển. Quan sát bên ngoài cho thấy, đơn hàng có dấu hiệu bị bóc hoặc cạy mở, móp méo hoặc ướt, rách vỏ hộp,…

Nếu gặp phải tình trạng này thì người bán cần liên hệ đến Shopee để yêu cầu khiếu nại phát sinh. Sau đó, người bán sẽ làm theo hướng dẫn của nhân viên chăm sóc khách hàng trên Shopee. Thời hạn bạn cần thực hiện yêu cầu là là trong vòng 03 ngày để từ khi hệ thống thông báo hoàn hàng thành công.

Trên đây là tổng hợp những quy định cơ bản về cách xác nhận đơn hàng trên Shopee và một số vấn đề liên quan người bán cần biết để kinh doanh hiệu quả hơn. Nếu còn điều gì thắc mắc, mọi người có thể trực tiếp liên hệ đến TOPMAX để được tư vấn hỗ trợ miễn phí nhé!

Tại TOPMAX đang diễn ra khóa học bán hàng trên Shopee miễn phí trong vòng 3 ngày. Liên hệ ngay với TOPMAX để biết thêm chi tiết về khóa học