Quy trình quản lý chất lượng sản phẩm hiệu quả nhất 2023

Công ty, doanh nghiệp cần phải quản lý tốt chất lượng sản phẩm để đảm bảo cung cấp cho khách hàng những gì tốt nhất, an toàn nhất và phù hợp với yêu cầu của xã hội.

Tại sao phải quản lý chất lượng sản phẩm?

Doanh nghiệp quản lý chất lượng sản phẩm tốt sẽ mang lại những lợi ích:

2. Quy trình quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp

Vậy như thế nào là quy trình quản lý chất lượng sản phẩm tốt? Việc đảm bảo chất lượng của sản phẩm sẽ giúp công việc truyền thông, bán hàng hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, quy trình quản lý chất lượng không chuẩn, gặp trục trặc sẽ khiến việc tiêu thụ hàng hóa bị ảnh hưởng, tổn thất nặng nề.

Quy trình quản lý chất lượng sản phẩm trong doanh nghiệp bao gồm các giai đoạn đã được lên kế hoạch sẵn và thực hiện trong 4 bước:

Bước 1: Hoạch định chất lượng – Quality Planning: Đây là bước khởi đầu nhằm xác định mục tiêu và nguồn lực, công cụ và phương thức thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm. Nhiệm vụ bước 1:

Nghiên cứu thị trường tổng quát, xác định nhu cầu khách hàng về yêu cầu sản phẩm, thiết kế, công dụng, bao bì,… Từ đó, bạn có thể lên kế hoạch lập chính sách cho mục tiêu chất lượng sản phẩm.

Truyền tải bản hoạch định cho các bộ phận tác nghiệp thuộc doanh nghiệp.

Bước đầu tiên luôn luôn quan trọng và cần đầu tư tốt nhất có thể. Một số các lỗi phát sinh, trường hợp có thể xảy ra sẽ dễ phát hiện và loại bỏ sớm bằng các phương pháp thích hợp. Trong giai đoạn này, chi phí cho các sai sót sẽ chiếm rất nhỏ so với chi phí loại bỏ phát sinh trong các giai đoạn sau của quá trình sản xuất.

Bước 2: Đảm bảo chất lượng – Quality Assurance. Bước 2 là bước hệ thống các công việc cần tập trung, giám sát, quản lý quy trình sản xuất đạt chuẩn chất lượng.

Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Đảm bảo chất lượng sẽ quản lý chặt chẽ các hoạt động đảm bảo các giai đoạn từ khâu nghiên cứu thị trường, thiết kế, xử lý, sản xuất, bảo quản … cho đến khâu bán hàng, tiêu thụ trên thị trường.

Công việc của bộ phận đảm bảo chất lượng trong nhà máy:

• Thiết lập, xây dựng hệ thống tiêu chuẩn: tiêu chuẩn ISO, tiêu chuẩn ASME,…
• Đánh giá hàng năm hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.
• Phối hợp với hoạch định chất lượng để triển khai và giám sát áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng sản phẩm.
• Thực hiện việc quản lý hồ sơ, đề xuất giải pháp, đánh giá các đơn vị cung cấp của doanh nghiệp…

Bước 3: Kiểm soát chất lượng – Quality Control: Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm sẽ được thực hiện dưới cuộc thử nghiệm, kiểm tra nhằm thử sản phẩm có đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật hay các yêu cầu đã đặt ra hay không.

Quy trình kiểm soát chất lượng bao gồm các bước: Kiểm soát chất lượng đầu vào, kiểm soát chất lượng quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng đầu ra

• Kiểm soát chất lượng đầu vào – IQC: Kiểm tra nguyên vật liệu, chọn vật liệu đầu vào đạt chuẩn, loại bỏ những sản phẩm không đạt để tránh sai sót, hư hỏng trong quá trình sản xuất.

Khi các nguyên liệu được đưa vào quá trình sản xuất cần theo dõi đầu vào cũng như cách sử dụng những nguyên vật liệu này

Giải quyết những vấn đề phát sinh với các nhà cung cấp, đánh giá các nhà cung ứng sản phẩm

• Kiểm soát chất lượng quá trình sản xuất – PQC: Giải quyết yêu cầu và khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Phát triển sản phẩm mẫu, sản phẩm mới.
• Kiểm soát chất lượng đầu ra – QQC: Thiết lập tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng sản phẩm sau khi hoàn thiện. Thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá và đưa ra những quyết định sản phẩm có đạt chuẩn chất lượng hay không. Cùng 2 bộ phận trên tham gia giải quyết khiếu nại từ phía khách hàng.

Bước 4: Cải tiến chất lượng – Quality Improvement. Đây là bước cải tiến chất lượng hoạt động được tiến hành trong tổng thể tổ chức. Bước cải tiến là để nâng cao hiệu quả của quy trình, tạo ra giá trị cho sản phẩm của doanh nghiệp. Mục đích cuối cùng của cải tiến chất lượng là nâng cao hiệu quả sản phẩm, tăng trưởng doanh số bán hàng và gia tăng lợi nhuận dài hạn.

Phần mềm quản lý sản phẩm dễ dàng – tiện lợi

3. Top nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm

Để quản lý chất lượng sản phẩm hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ các nguyên tắc:

Lấy khách hàng làm trọng tâm: Luôn đặt yêu cầu của khách hàng lên trên, liên hệ với khách hàng và tư vấn, thấu hiểu, chăm sóc tốt để làm hài lòng khách. Sản phẩm đáp ứng kỳ vọng sẽ đưa doanh nghiệp từng bước phát triển đi lên. Khi tổ chức tập trung vào khách hàng, các hoạt động sản xuất cũng sẽ được tối ưu nhằm tạo ra sản phẩm có chất lượng phù hợp hơn, tốt hơn.

Khả năng lãnh đạo: Khi có một người lãnh đạo quy trình quản lý chất lượng sản phẩm tốt, kết quả mang lại sẽ cao. Cấp lãnh đạo sẽ biết cách hoạch định, điều phối nguồn lực, phân công công việc để quản lý sản phẩm thông qua việc ra quyết định.

Tạo dựng môi trường làm việc nghiêm túc, chuyên nghiệp, nhân sự luôn hỗ trợ nhau để đạt chung mục tiêu chất lượng sản phẩm giá trị cao. Môi trường làm việc hiệu quả, nhân viên cảm thấy được tôn trọng và thưởng phạt rõ ràng sẽ tạo động lực cho họ làm việc năng suất. Khi nhân viên được phản hồi về công việc của mình, họ sẽ thấy sự quan tâm từ công ty đối với họ. Đặc biệt là họ được hưởng những quyền lợi cần thiết khi làm việc có trách nhiệm với công việc.

Top nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm

Sự tham gia của mọi người: Nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm đạt chuẩn ISO không thể thiếu quá trình tham gia của tất cả nhân sự trong một tổ chức. Mọi người gắn kết nhiệt huyết, đam mê, lý tưởng mục đích và nỗ lực làm việc sẽ tạo nên sức mạnh của tập thể.

Để phát huy sức mạnh tập thể, mọi người cần tương tác qua các hành động cụ thể. Quan trọng nhất là tổ chức ghi nhận và đề cao những nỗ lực, thành tích và đóng góp của đội ngũ nhân viên. Khen thưởng những cống hiến, tổ chức các hoạt động gắn kết mối quan hệ, giải tỏa căng thẳng,…

Sự cải tiến: Nếu doanh nghiệp muốn sản xuất những đợt sản phẩm luôn đảm bảo chất lượng cao, hãy luôn cải tiến phương thức, cách làm liên tục. Khi chúng ta vừa làm, vừa theo dõi, vừa chỉnh sửa, thì chúng ta luôn tìm ra vấn đề. Ngoài việc duy trì hiệu suất hiện tại, doanh nghiệp cần phát triển để cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường và bắt kịp thời đạt, cập nhật xu hướng mới, đáp ứng nhu cầu thay đổi mỗi ngày của khách hàng. Lắng nghe phản hồi của khách hàng để cập nhật thông tin, giải đáp thắc mắc, khắc phục sự cố một cách nhanh chóng.

Quyết định dựa trên bằng chứng: Ra quyết định là một quá trình phân tích, xử lý phức tạp. Để ra quyết định cuối cùng, người lãnh đạo cần thực hiện nhiều giai đoạn, dựa trên nhiều yếu tố và cũng có thể làm thay đổi chiến lược để xử lý vấn đề một cách phù hợp nhất trong một giai đoạn nào đó. Vậy nên, việc ra quyết định nên dựa trên một bằng chứng cụ thể để xem sự phù hợp của cơ sở phân tích dữ liệu sẽ tạo ra kết quả như thế nào.     

Quản lý mối quan hệ: Ngoài việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng, chất lượng sản phẩm còn cần mối liên kết hợp tác với nhà cung cấp, đối tác, các thành phần liên quan khác. Để phát triển lâu dài thì doanh nghiệp cần có mối quan hệ bền vững và hợp tác với bạn hàng, khách hàng, nhà phân phối. Khi mối quan hệ phát triển, việc cải tiến, tối ưu hóa chất lượng sản phẩm sẽ dễ dàng hơn. Tuy nhiên, chúng ta cần tránh xung đột để không xảy ra những sự cố, phát sinh ngoài ý muốn.

Tham khảo: Chi tiết 8 bước quy trình quản lý sản phẩm tối ưu năm 2023

4. Tổng hợp phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm

Qua các giai đoạn của quy trình, nguyên tắc quản lý chất lượng sản phẩm, chúng ta cũng cần chọn lựa phương pháp thông minh để đạt hiệu quả tốt nhất. Một chiến lược chất lượng sản phẩm tốt sẽ giúp bạn thành công và sản xuất hàng loạt sản phẩm tốt bán ra thị trường.

Một số phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm phổ biến:

Kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng chi tiết các giai đoạn hệ thống quản lý. Dựa vào dữ liệu thu, sau đó loại bỏ những vấn đề phát sinh để kết quả đem lại tối ưu hơn. Luôn đảm bảo mọi hoạt động diễn ra minh bạch và rõ ràng. Đặt lợi ích khách hàng lên đầu tiên để không làm ảnh hưởng tới quyền lợi và lợi ích của người tiêu dùng.

Trao đổi thông tin với các nhà cung cấp: Phương pháp này tập trung làm hài lòng khách hàng. Khi trao đổi thông tin, tổ chwusc sẽ biết cách xác định chất lượng của sản phẩm có phù hợp không, cần cải tiến vấn đề gì. Cách này mang lại nhiều lợi ích cho các công ty như gia tăng lợi nhuận và tăng năng suất quy trình. Bên cạnh đó, khi trao đổi thông tin sẽ giúp công ty giảm hoặc loại bỏ các sai sót của sản phẩm.

Phương pháp quản lý chất lượng sản phẩm

Phương pháp luận Six Sigma: Phương pháp này dành cho nhóm sản xuất nhằm duy trì các quy trình hiệu quả. Phương pháp Six Sigma được áp dụng cho các quá trình thiết kế và phát triển phần mềm là chính. Các doanh nghiệp cũng có thể áp dụng để thiết kế sản phẩm vật lý. Six Sigma là phương pháp thực hiện thiết kế, đo lường, phân tích, cải tiến và kiểm tra trong quy trình phát triển sản phẩm và cung cấp một cấu trúc hiệu quả cho các nhà lãnh đạo để tuân theo nhằm giảm thiểu lỗi, tăng chất lượng.

Phương pháp luận lý thuyết về các ràng buộc: Lý thuyết về phương pháp ràng buộc là một phương pháp đảm bảo chất lượng sản phẩm. Lý thuyết sẽ nhấn mạnh tầm quan trọng khắc phục các vấn đề trong khâu sản xuất. Phương pháp luận lý thuyết về các ràng buộc cho phép các nhóm sản xuất giải quyết các vấn đề ngay trong quá trình sản xuất để tăng hiệu quả hơn. Trọng tâm của lý thuyết là các ràng buộc: ràng buộc bộ phận của hệ thống, các ràng buộc về chính sách, ràng buộc nguyên tắc, mục đích sản phẩm. Các hạn chế chính như sai sót hữu hình / hữu hình, các ràng buộc về mô hình hay ràng buộc về thị trường. Mục tiêu cuối cùng là khắc phục hạn chế và cải tiến sản xuất để giảm sản phẩm lỗi.

Phương pháp sản xuất tinh gọn: Sản xuất tinh gọn giúp đáp ứng đúng, đạt yêu cầu khách hàng. Khi đó, tổ chức sẽ gia tăng lợi nhuận bằng cách không lãng phí nguyên liệu, nhân công, hoạt động trong mọi lĩnh vực của tổ chức. Quy trình tư duy tinh gọn bao gồm 5 bước: Đặc tả, xác định, quy trình, kéo và hoàn thiện sản phẩm.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng: Tổ chức có thể ứng dụng sự quản lý có hệ thống từ phần mềm bán hàng để hỗ trợ công việc kinh doanh một cách tối ưu. Phần mềm bán hàng  hỗ trợ rất nhiều trong việc quản lý kho, bán hàng, phân loại sản phẩm, liên kết với các hệ thống trong doanh nghiệp, đồng bộ dữ liệu, lưu thông tin khách hàng, tích hợp với các đối tác, quản lý bán hàng đa kênh,….

Quản lý bán hàng trên sàn TMĐT chuyên nghiệp

Sử dụng app hoàn toàn miễn phí:

Trên đây là bài viết chia sẻ tất tần tật Quy trình quản lý chất lượng sản phẩm đảm bảo nhất 2023. Hy vọng những nguyên tắc, phương pháp mà Nhanh.vn chia sẻ sẽ giúp ích cho mọi người. Cảm ơn các bạn đã đọc!