Quy trình Giải quyết Vấn đề 8D – Phạm Thống Nhất

Giải quyết các vấn đề chính trong một cách kỷ luật

Thực hiện theo 8 bước này để chẩn đoán, điều trị và loại bỏ vấn đề chất lượng.

Khi công ty bạn vướng vào một vấn đề lớn, bạn cần giải quyết nó một cách nhanh chóng. Tuy nhiên bạn cũng cần giải quyết nó kỹ lưỡng và đảm bảo nó không tái diễn – và điều này có thể mất rất nhiều công sức và thời gian.

Mô hình giải quyết vấn đề 8D giúp bạn làm cả những điều dường như mâu thuẫn, một cách chuyên nghiệp và kiểm soát. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét quá trình giải quyết vấn đề 8D, và chúng ta sẽ thảo luận làm thế nào bạn có thể sử dụng nó để giúp đội nhóm giải quyết vấn đề lớn.

Mục lục

Nguồn gốc của công cụ

Công ty Ford Motor phát triển quá trình giải quyết vấn đề 8D (8 điều luật), và công bố nó năm 1987, “Team Oriented Problem Solving (TOPS).” Vào giữa những năm 90, , Ford bổ sung thêm một, D0: Kế hoạch. Quá trình hiện này là tiêu chuẩn toàn cầu của Ford, và được gọi là Global 8D.

Ford tạo ra quá trình 8D giúp đội nhóm giải quyết với vấn đề kiểm soát chất lượng và an toàn, phát triển tùy chỉnh, giải pháp lâu dài cho vấn đề và ngăn ngừa vấn đề tái diễn. Mặc dù quá trình 8D bước đầu đã được áp dụng trong các ngành công nghiệp sản xuất, kỹ thuật, và hàng không vũ trụ, nó cũng hữu ích và liên quan tới bất cứ ngành nào.

8 quy trình đó được thể hiện trong hình 1 bên dưới.

Hình 1: Quá trình giải quyết vấn đề 8D

Quá trình 8D hoạt động tốt nhất trong đội nhóm giải quyết các vấn đề phức tạp với các triệu chứng được nhận biết. Tuy nhiên bạn cũng có thể sử dụng nó với mức độ cá nhân.

Áp dụng công cụ

Để sử dụng quy trình 8D, giải quyết từng lĩnh vực được liệt kê dưới đây, theo thứ tự. Cẩn thận đừng bỏ qua các bước, ngay cả khi thời gian còn hạn chế; quá trình này chỉ có hiệu quả khi bạn làm theo từng bước.

Bước 0: Plan – Kế hoạch

Trước khi bạn bắt đầu thiết lập một đội để giải quyết vấn đề, bạn cần có kế hoạch tiếp cận. Điều này có nghĩa là suy nghĩ về những người sẽ có trong đội nhóm, khung thời gian của bạn, và tài nguyên mà nạn cần để giải quyết vấn đề.

Bước 1: Xây dựng đội nhóm

Bạn nên cố gắng thiết lập đội nhóm có những kỹ năng cần thiết để giải quyết vấn đề, và có thời gian và năng lượng để cam kết cho quá trình giải quyết vấn đề.

Hãy nhớ rằng một nhóm đa dạng có khả năng cao hơn để tìm ra một giải pháp sáng tạo hơn là một đội ngũ những người có tầm nhìn như nhau (mặc dù, nếu tầm nhìn quá đa dạng, mọi người có thể mất thời gian để tranh luận dẫn đến không có gì được thực hiện).

Thiết lập điều lệ đội, vạch ra mục tiêu đội nhóm và xác định vai trò của từng người. Sau đó, làm những gì bạn có thể để xây dựng lòng tin và để tất cả mọi người tham gia vào quá trình.

Nếu nhóm của bạn được tạo thành từ các chuyên gia những người không làm việc với nhau trước đó, xem xét bắt đầu xây dựng hoạt động team-building để đảm bảo mọi người thấy thoải mái khi làm việc với nhau.

Bước 2: Mô tả vấn đề

Khi nhóm đã được thiết lập, mô tả vấn đề một cách chi tiết. Chỉ rõ ai, cái gì, khi nào, tại sao, như thế nào và bao nhiêu và sử dụng các kỹ thuật như CATWOE, quá trình xác định vấn đề đảm bảo bạn đang tập trung vào đúng vấn đề.

Bắt đầu bằng cách thực hiện phân tích rủi ro – nếu vấn đề gây ra rủi ro nghiêm trọng, ví dụ, tới sức khỏe hay cuộc sống của mọi người, thì bạn cần phải có hành động thích hợp. (Nó có thể bao gồm việc dừng mọi người sử dụng sản phẩm họ tới khi vấn đề được giải quyết).

Nếu vấn đề là với một quá trình, sử dụng Sơ đồ luồng, Sơ đồ làn bơi và Storyboard – Phân cảnh nội dung giúp các thành viên trong nhóm hiểu quá trình hoạt động như thế nào, và sau đó, suy nghĩ làm thế nào tốt nhất để sửa chữa nó.

Xác định gốc rễ của vấn đề trong quá trình, sau đó mới giải quyết, vì vậy đừng lãng phí thời gian. Ngay bây giờ, mục tiêu của bạn là nhìn vào những điều đã sai, và đảm bảo nhóm hiểu được toàn bộ vấn đề.

Bước 3: Thực hiện một bản sửa lỗi tạm thời

Khi nhóm bạn hiểu được vấn đề, đưa ra một bản sửa chữa tạm thời. Điều này đặc biệt quan trọng nếu vấn đề đang ảnh hưởng tới khách hàng, chất lượng sản phẩm giảm, hoặc làm chậm quá trình làm việc.

Khai thác kiến thức của mọi người trong nhóm. Đảm bảo ý tưởng của mỗi người đều được lắng nghe, xem xét sử dụng các kỹ thuật như Brainstorming, Động não vòng tròn, Phương pháp đóng góp ý kiến của Crawford cùng với đội nhóm thảo luận giải quyết vấn đề.

Khi nhóm xác định được giải pháp tạm thời, giải quyết vấn đè như chi phí, thời gian thực hiện và sự liên quan. Giải pháp ngắn hạn cần được nhanh chóng, dễ dàng để thực hiện, và đảm bảo giá trị của nỗ lực.

Bước 4: Xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ

Khi sửa chữa tạm thời, đó là thời gian để khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Tiến hành phân tích nguyên nhân và tác động xác định nguyên nhân có thể có của vấn đề. Công cụ này rất hữu ích vì nó giúp bạn phát hiện ra nhiều nguyên nhân có thể có, và nó làm nổi bật các vấn đề khác mà bạn có thể chưa biết. Tiếp theo, áp dụng phân tích gốc rễ vấn đề tìm ra căn nguyên của vấn đề mà bạn đã xác định.

Một khi bạn xác định được gốc rễ vấn đề, phát triển một số giải pháp lâu dài cho nó.

Nếu các thành viên trong nhóm gặp khó khăn khi đưa ra các giải pháp khả thi, sử dụng Khái niệm người rơm để tạo ra các giải pháp nguyên mẫu mà sau đó bạn có thể thảo luận, tách ra và xây dựng lại thành các giải pháp mạnh hơn.

Bước 5: Xác minh giải pháp

Khi nhóm bạn đồng ý về một giải pháp lâu dài, hãy chắc chắn bạn kiểm tra kỹ trước khi thực hiện, trong các bước tiếp theo.

Xem xét:

Cuối cùng, tiến hành phânt ích điểm mù để xác nhận bạn, và nhóm bạn không bỏ qua yếu tố quan trọng nào, hoặc đưa ra giả định không chính xác về giải pháp này.

Bước 6: Thực hiện một giải pháp vĩnh viễn

Khi nhóm đạt đến sự đồng thuận về giải pháp, hãy thực hiện. Giám sát chặt chẽ giải pháp mới này với một thời gian thích hợp để đảm bảo rằng nó hoạt động một cách chính xác và đảm bảo không có tác dụng phụ không mong muốn.

Bước 7: Ngăn chặn vấn đề tái diễn

Khi bạn chắc chắn rằng giải pháp lâu dài đã giải quyết được vấn đề, tập hợp nhóm lại với nhau một lần nữa để xác định cách thức ngăn chặn các vấn đề xảy ra trong tương lai.

Bạn có thể cần phải cập nhật các tiêu chuẩn, chính sách, thủ tục, hoặc đào tạo để phản ảnh sửa chữa mới. Bạn có thể cũng cần đào tạo người khác quy trình hoặc tiêu chuẩn mới. Cuối cùng, bạn sẽ cần phải xem xét có nên thay đổi phương thức quản lý của mình hoặc các thủ tục để ngăn ngừa tái phát.

Bước 8: Ăn mừng thành công đội nhóm

Bước cuối cùng của quá tình này là ăn mừng và khen thưởng thành công của đội nhóm. Hãy nói cảm ơn với tất cả mọi người có liên quan và cụ thể về việc mọi người đã làm việc chăm chỉ như thế nào để làm nên sự khác biệt. Nếu phù hợp, tổ chức một bữa tiệc hay lễ kỷ niệm để thể hiện sự đánh giá cao của bạn.

Trước khi nhóm tan rã, tiến hành dánh giá xem giải pháp của bạn có hoạt động như bạn nghĩ, và để cải thiện giải quyết vấn đề trong tương lai.

Những điểm chính

Vào cuối những năm 1980, công ty Ford Motor phát triển quá trình giải quyết vấn đề 8D(8 điều luật) để giúp đội sản xuất và kỹ thuật chẩn đoán, điều trị và loại bỏ các vấn đề chất lượng. Tuy nhiên, các đội trong bất cứ ngành nào cũng có thể sử dụng quy trình giải quyết vấn đề này.

Nó bao gồm:

Lập kế hoạch.
Xây dựng đội nhóm.
Mô tả vấn đề.
Thực hiện một bản sửa lỗi tạm thời.
Xác định và loại bỏ gốc rễ vấn đề.
Xác minh giải pháp.
Thực hiện một giải pháp vĩnh viễn.
Ngăn chặn các vấn đề định kỳ.
Ăn mừng thành công.

Quá trình giả quyết vấn đề 8D tốt nhất nên được sử dụng với đội nhóm giải quyết vấn đề phức tạp; Tuy nhiên, cá nhân cũng có thể sử dụng nó để giải quyết những vấn đề của riêng họ.