Quy trình 4 bước hoạch định chiến lược kinh doanh

Theo Harvard Business Review, 85% đội ngũ lãnh đạo dành ít hơn một giờ mỗi tháng để thảo luận về chiến lược kinh doanh và 50% không dành thời gian. Ngoài ra, nghiên cứu cho thấy 95% nhân viên không hiểu chiến lược kinh doanh của công ty. Để không bỏ lỡ các mục tiêu kinh doanh bạn nên có một chiến lược kinh doanh hiệu quả, linh hoạt và thực tế.

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC LÀ GÌ?

Hoạch định chiến lược tạo ra một lộ trình cho Doanh nghiệp và xác định các kết quả mà Doanh nghiệp cần phải đạt được. Để tìm ra con đường ngắn nhất dẫn đến kết quả, bạn nên ưu tiên các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để đưa bạn đến đó. Sau đó, bạn phân bổ thời gian và nguồn lực để đạt được các kết quả đó.

Hoạch định chiến lược thường bao gồm các mục tiêu về doanh thu, quy trình hoạt động, số lượng nhân viên, Marketing, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Các chỉ số đo lường này sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình và chiến lược của mỗi công ty.

Việc tiến về phía trước chỉ có thể xảy ra khi mục tiêu công ty được thể hiện rõ ràng trên văn bản. Không nên chỉ để trong đầu của nhà lãnh đạo bởi vì hầu hết các nhân viên đều không hiểu được suy nghĩ của người lãnh đạo.

QUY TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

Quy trình hoạch định chiến lược bao gồm bốn bước: Xác định vị trí hiện tại của doanh nghiệp; Vạch ra hướng đi mong muốn; Thiết lập và thực hiện các mục tiêu; Sửa đổi dựa trên kết quả.

4 Bước hoạch định chiến lược kinh doanh

Mô hình vận hành doanh nghiệp EOS có một công cụ gọi là Vision / Traction Organizer ™ (V / TO ™). Tài liệu đơn giản dài hai trang này cho thấy một công ty đang đi đâu và làm thế nào để đạt được các mục tiêu đó.

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ

Để xác định được vị trí hoặc bức tranh hiện tại của doanh nghiệp, hãy bắt đầu bằng cách phân tích SWOT. Phương pháp này giúp xác định Điểm mạnh, Điểm yếu, Cơ hội và Thách thức hiện tại của Doanh nghiệp. Phân tích SWOT giúp xác định các lĩnh vực tiềm năng để phát triển trong tương lai và cũng có thể giúp xác định các giá trị cốt lõi và trọng tâm cốt lõi của công ty.

Giá trị cốt lõi đảm bảo mọi hành động đều phù hợp với cách mà công ty muốn kinh doanh và xây dựng danh tiếng cho mình. Bên cạnh đó, trọng tâm cốt lõi giúp các nhà lãnh đạo không theo đuổi những “thứ sáng bóng” gây mất tập trung không phù hợp với Doanh nghiệp.

BƯỚC 2: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

Sau khi xác định vị trí hiện tại của mình, lúc này bạn cần vạch ra các mục tiêu kinh doanh mong muốn. Tất nhiên, bạn không thể thực hiện tất cả mọi thứ cùng một lúc. Vì vậy, việc sắp xếp thứ tự ưu tiên sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để đạt được mục tiêu đó.

Mục tiêu dài hạn

Hãy nghĩ về hình ảnh doanh nghiệp của mình trong một thập kỷ tới. Bằng cách xác định các mục tiêu dài hạn cụ thể, bạn có thể làm cho công ty của mình tăng trưởng một cách đáng kinh ngạc. Nhưng mục tiêu dài hạn mà không có kế hoạch thì cũng chỉ là mong ước.

Để đạt được điều đó từ bây giờ, bạn phải chia nhỏ những kỳ vọng đó thành những bước dễ quản lý hơn. Ví dụ: trong ba năm, hãy xác định các mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Thực tế và Thời gian hoàn thành cụ thể). Những mục tiêu này có thể bao gồm số lượng nhân viên hoặc khách hàng, doanh thu và tỷ suất lợi nhuận hoặc số lượng chi nhánh. Và nếu bạn hiện không theo dõi những chỉ số đo lường này, hãy bắt đầu từ hôm nay!

Mục tiêu ngắn hạn

Để đạt được những mục tiêu ba năm đó, hãy chia nhỏ chúng thành những mục tiêu ngắn hạn (mục tiêu năm). Chúng nên bao gồm ba đến năm công việc ưu tiên hàng đầu (không quá bảy) cho năm tới của bạn.

BƯỚC 3: THỰC HIỆN KẾ HOẠCH

Để thực hiện chiến lược kinh doanh đã tạo ra, bạn cần phải chia nhỏ các mục tiêu ngắn hạn thành các mục tiêu nhỏ hơn. Tức là bạn chia các mục tiêu hàng năm thành các mục tiêu hàng quý, với mỗi mục tiêu đều có một người chịu trách nhiệm giải trình để đảm bảo mục tiêu đó hoàn thành đúng hạn. Bằng cách này, nhân viên sẽ thấy được sự đóng góp của họ tác động như thế nào đến sự tăng trưởng chung của công ty.

Hãy thường xuyên kiểm tra các mục tiêu hàng quý này, bạn có thể chắc chắn rằng chúng có đang đi đúng hướng không bằng cách đo lường và phân tích kết quả. Điều này giúp bạn có thể xác định và giải quyết sớm các vấn đề trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.

BƯỚC 4: ĐIỀU CHỈNH KẾ HOẠCH

Thời thế luôn thay đổi và chiến lược kinh doanh của bạn cũng vậy. Các nhóm lãnh đạo nên họp hàng năm để xem xét và sửa đổi chiến lược kinh doanh để đảm bảo mọi thứ vẫn đi đúng hướng.

Ví dụ: Công cụ V/TO của EOS yêu cầu các nhà lãnh đạo trả lời các câu hỏi liên quan đến Tầm nhìn của công ty: Giá trị cốt lõi, Trọng tâm cốt lõi, Mục tiêu 10 năm, Chiến lược marketing và bức tranh 3 năm của công ty. Trên trang đầu tiên, nhà lãnh đạo viết ra thị trường ngách, thị trường mục tiêu, quy trình đảm bảo và các kết quả đo lường. Ở trang thứ hai họ hoàn thành nội dung về Traction (lực kéo), bao gồm Kế hoạch 1 năm, Rocks (công việc ưu tiên quý) và Danh sách vấn đề.

Bảng V/TO chỉ có thể coi là hoàn thành khi nhận được sự đồng ý của mọi thành viên trong ban lãnh đạo. Đặc biệt với những thứ họ chịu trách nhiệm.

Tìm hiểu công cụ V/TO tại đây

KHI NÀO NÊN HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC?

Nhiều chủ doanh nghiệp sẽ nói với bạn rằng họ hoạch định chiến lược hàng năm hoặc hàng quý. Một số chỉ thực hiện khi công việc kinh doanh của họ không đạt được kết quả như mong muốn. Trong khi đó, việc tổ chức các buổi hoạch định chiến lược định kỳ cho thấy việc kinh doanh đang đi đúng hướng.

Ví dụ: EOS hiểu rằng con người chỉ hoạt động hiệu quả trong vòng 90 ngày. Các nhà lãnh đạo thường lao vào công việc sau ngày lập kế hoạch hàng năm. Đến mốc ba tháng, sự tập trung suy yếu và một lần nữa, họ nhận thấy mình bị cuốn vào guồng quay công việc hàng ngày và quên đi các mục tiêu ban đầu.

EOS xây dựng lịch họp hàng quý có cấu trúc để khiến những nhà lãnh đạo đó bùng nổ trở lại với niềm đam mê mới. Và các cuộc họp hàng tuần khiến các nhà lãnh đạo có trách nhiệm với các công việc mình đang đảm nhận, đồng thời giúp nắm bắt và giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên lớn hơn.

Vậy hoạch định chiến lược nên được thực hiện khi nào? Tốt nhất là mỗi tuần một ít!

Tham khảo công cụ quy trình họp hàng tuần Level10 Meeting của EOS

CÁCH THỰC HIỆN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH

Trước tiên, đội ngũ lãnh đạo của bạn phải hiểu rõ về tầm nhìn và mục tiêu của công ty.

Việc triển khai một chiến lược kinh doanh cần nhiều hơn những biểu ngữ và áp phích chiến dịch nằm rải rác trong các phòng nghỉ. Một đợt triển khai sẽ chẳng thành công nếu không có sự tham gia của nhân viên ở mọi cấp độ trong công ty.

Việc thực hiện nên bắt đầu với nhóm lãnh đạo, những người sau đó đưa thông điệp xuống các cấp quản lý dưới quyền họ. Và sau đó, những người quản lý đó đưa thông điệp đến đội nhóm của họ. Mỗi nhân viên phải hiểu được vai trò của họ đóng góp như thế nào vào sự thành công của tổ chức.

Con người cần nghe đến bảy lần trước khi thực sự ngấm một thông điệp. Điều đó có nghĩa là Người Tầm Nhìn (thường là chủ tịch HĐQT) sẽ trở thành CCO (Trưởng phòng cổ vũ) bằng cách chia sẻ những câu chuyện về tầm nhìn và mục tiêu tại các cuộc họp toàn công ty, trong hành lang và trong email, video, thư thoại, … Sau đó, thường xuyên lặp lại để đảm bảo nhân viên trong công ty hiểu rõ các thông điệp mà mình muốn truyền tải.

LỢI ÍCH TỪ VIỆC HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

Các doanh nghiệp nhỏ được hưởng lợi từ việc hoạch định chiến lược bởi vì họ dễ dàng hướng các nhân viên của mình tới cùng một mục tiêu. Với sự hiểu biết rõ ràng về thị trường mục tiêu của mình, hiệu quả và năng suất tăng lên, họ thấy được kết quả gần như ngay lập tức.

Ngay cả người lãnh đạo “tự phát” nhất cũng biết rằng họ không thể nắm toàn bộ công việc kinh doanh của mình. Khi các công ty có một chiến lược kinh doanh rõ ràng, các nhà lãnh đạo có thể kiềm chế những ý tưởng xa vời bằng cách tập trung vào những gì phục vụ tốt nhất cho công ty, họ sẽ hoàn thành nhiều công việc phù hợp hơn.

NGUYÊN NHÂN KHIẾN NHIỀU CHIẾN LƯỢC KINH DOANH THẤT BẠI?

Các chiến lược kinh doanh thường thất bại do thiếu trách nhiệm giải trình, nguồn lực và quy trình để đi đúng hướng. Lập kế hoạch phù hợp với các công cụ và quy trình dễ sử dụng, đội ngũ lãnh đạo của bạn có thể vượt qua những trở ngại này. Bạn chỉ rời khỏi một buổi hoạch định chiến lược khi biết người chịu trách nhiệm cho từng công việc để đạt được các mục tiêu đã vạch ra của bạn. Bạn cũng sẽ xác định được bất kỳ vấn đề nào có thể ngăn bạn đến đó.

Trong các buổi hoạch định chiến lược, các nhà lãnh đạo đưa ra tất cả các loại kế hoạch và mục tiêu. Họ thường quan tâm đến việc tạo ra các khẩu hiệu phức tạp để tăng trưởng nhưng lại quên đi một việc quan trọng, đó là trả lời câu hỏi: Tại sao?

Như tại sao chúng tồn tại? Tại sao họ làm mọi thứ theo cách này? Tại sao các nhà lãnh đạo doanh nghiệp lại chọn những mục tiêu này cho năm nay? Không có gì giết chết một kế hoạch chiến lược nhanh hơn sự bất đồng trong đội ngũ lãnh đạo.

Việc trả lời cụ thể các câu hỏi tại sao này sẽ dễ dàng nhận được sự đồng thuận từ đội ngũ. Bất kỳ doanh nghiệp nào sử dụng con người đều cần biết rằng bạn phải thu phục cả khối óc và trái tim của nhân viên.

Mô hình vận hành doanh nghiệp EOS giúp hàng ngàn doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc và đạt sự tăng trưởng bền vững. 

Để biết cách tổ chức cuộc họp quý và họp năm hiệu quả, hãy liên hệ BSS Việt Nam để được chuyên gia tư vấn hướng dẫn, hoặc gọi đến hotline: 0901 866 922

• Xem thêm Cách tổ chức buổi lập Kế hoạch kinh doanh năm thành công
• Xem video hướng dẫn tổ chức cuộc họp hiệu quả tại đây.
• Download bộ công cụ vận hành Doanh nghiệp EOS và bắt đầu trải nghiệm ngay từ hôm nay!

Theo EOS Worldwide.