Quản trị văn phòng là gì? Học ngành quản trị văn phòng làm gì?

Trong xu thế phát triển hiện nay với sự xuất hiện ngày càng nhiều của các doanh nghiệp thì hoạt động văn phòng đang ngày càng được mở rộng và đa dạng; do đó ngành học quản trị văn phòng đang là một ngành học được nhiều sinh viên nghiên cứu tìm hiểu và theo học. Tuy nhiên không phải ai cũng phù hợp với ngành học này mà trước khi có quyết định cuối cùng thì sinh viên cần phải tìm hiểu thật kĩ về các nội dung liên quan đến quản trị văn phòng. Vậy quản trị văn phòng là gì?

1. Quản trị văn phòng là gì?

Trước khi đi tìm hiểu về quản trị văn phòng chúng ta cần hiểu đôi chút về thuật ngữ quản trị cũng như thuật ngữ văn phòng để có những kiến thức cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu và tìm hiểu chuyên sâu về quản trị văn phòng.

Thuật ngữ Quản trị là một thuật ngữ kinh tế mang tính chất phức tạp nên có nhiều quan điểm khác nhau khi nói về thuật ngữ này. Tuy nhiên điển hình hiện nay quản trị được hiểu theo ba quan điểm sau đây:

Theo Harold Koontz  và Cyril O’Donnell: Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.

Theo James Stoner và Stephen Robbins, khái niệm quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác để đạt được các mục tiêu đề ra.

Còn theo Robert Albanese thì quản trị là một quá trình xã hội và kỹ thuật nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người, tạo điều kiện thay đổi để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Nói cách dễ hiểu, quản trị là hoạt động cần thiết để kết hợp các mối quan hệ giữa người với người với nhau trong cùng một tổ chức nhằm giúp tổ chức đó đạt được mục tiêu chung. Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần có những hoạt động quản trị kể cả đó là các công ty liên doanh hay các xí nghiệp, cơ khí.

Văn phòng hay công sở được hiểu là nơi làm việc hay khu vực làm việc của các doanh nghiệp, công ty, đơn vị tổ chức. Văn phòng thường được đặt tại tòa nhà cao ốc, sắp xếp không gian để tạo một môi trường làm việc thuận lơi nhất cho các doanh nghiệp. Một văn phòng dù lớn hay nhỏ cũng cần có sự bố trí và sắp xếp phù hợp, đủ trang thiết bị từ bàn ghế máy tính để nhân viên có thể làm việc.

Văn phòng cũng có thể được hiểu là một vị trí công việc trong doanh nghiệp, công ty, tổ chức thường gắn với những nhiệm vụ riêng cụ thể, gắn liền với những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó như Chánh văn phòng, phó văn phòng,…

Từ hai khái niệm trên ta có thể kết luận lại quản trị văn phòng là Quản trị văn phòng là tập hợp các hoạt động hàng ngày có liên quan đến việc lập kế hoạch tài chính, lưu trữ hồ sơ, quản lý nhân sự, hỗ trợ đóng vai trò là hầu cần trong một doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh nào đó. Một nhân viên thực hiện các hoạt động này thường được gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, bất kể là doanh nghiệp to hay là doanh nghiệp nhỏ vị trí này đầu đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp.

Còn hiểu theo một ngành học thì quản trị văn phòng được hiểu đây là một ngành học liên quan đến việc thiết kế, triển khai thực hiện, theo dõi đánh giá và đảm bảo quá trình làm việc trong một văn phòng thuộc tổ chức, doanh nghiệp luôn đạt hiệu quả và năng suất tốt nhất.

Qua đinh nghĩa trên chắc hẳn bạn đã hiểu như thế nào là quản trị văn phòng và ngành học quản trị văn phòng. Một người quản trị văn phòng là một người phải có trách nhiệm trong việc giám sát và theo dõi hệ thống, các mục tiêu, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như: Doanh thu, sản lượng, bán hàng,…

Trong tiếng anh, quản trị văn phòng được gọi là Office administration.

2. Ngành quản trị văn phòng học những gì?

Khi theo học ngành quản trị văn phòng sinh viên sẽ được tiếp cận và trang bị khối kiến thức về Khoa học quản trị, về Văn phòng và quản trị văn phòng doanh nghiệp hay về tổ chức và các hoạt động văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Đồng thời trang bị cho sinh viên kiến thức về năng lực, phẩm chất của nhà quản trị và Quản trị văn phòng, về ứng dụng công nghệ mới trong Quản trị văn phòng hiện nay…. Ra trường, sinh viên có thể ứng dụng và làm việc trong những mô hình hoạt động của tổ chức văn phòng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp.

Trong quá trình học sinh viên còn được đào tạo dựa trên khung chương trình tại các trường đại học, cao đẳng liên quan đến ngành quản trị văn phòng và các kiến thức nền tảng xã hội cần có như: các kiến thức về môn học tư tưởng hồ chí minh, pháp luật đại cương, triết học Mác – Lênin. Đặc biệt sinh viên sẽ được nhà trường giảng dạy những kiến thức chuyên ngành có khả năng thực hiện hiệu quả các quy trình nghiệp vụ trong hoạt động văn phòng bao gồm: Quản trị hệ thống thông tin; quản trị nhân sự văn phòng; quản lý cơ sở vật chất, nghiệp vụ thư ký; nghiệp vụ lễ tân; nghiệp vụ tham mưu; tổng hợp, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; nghiệp vụ kiểm tra, đánh giá các hoạt động văn phòng…

Ngoài ra sinh viên còn được trau dồi và rèn luyện những kỹ năng phù hợp với ngành quản trị văn phòng như: Kỹ năng soạn thảo và ban hành văn bản; kỹ năng quản lý, khai thác hồ sơ; kỹ năng giao tiếp; kỹ năng thuyết trình truyền thông, kỹ năng tổ chức sự kiện; kỹ năng kiểm soát xung đột; kỹ năng quản lý thời gian….

3. Học quản trị văn phòng học xong ra làm gì?

Khi đang trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về một ngành học thì chắc hẳn ai cũng có một câu hỏi là ngành học này ra trường sẽ làm công việc gì và khả năng thăng tiến ra sao,… và đương nhiên bạn cũng đang thắc mắc rằng ngành quản trị văn phòng khi ra trường sẽ làm những công việc gì?

Sau khi tốt nghiệp ra trường cầm tấm bằng quản trị văn phòng trên tay, khi tiến hành đi ứng tuyển vào các doanh nghiệp các bạn thường sẽ được tiếp nhận vào các vị trí chuyên môn được gọi là quản trị viên văn phòng. Có thể xem đây là những chuyên gia trong lĩnh vực hành chính, làm các công việc văn thư để giúp các tổ chức triển khai công việc có hiệu quả.

Nhiệm vụ của từng quản trị viên văn phòng sẽ có thể có sự khác nhau tùy thuộc từng vị trí mà người đó đảm nhận. Nhưng nhìn chung, các công việc sẽ bao gồm như hỗ trợ hành chính cho nhân viên, sắp xếp hồ sơ, sắp xếp kế hoạch công việc cho giám đốc, thực hiện các nghiệp vụ kế toán, bảng lương…

Bên cạnh đó, người tốt nghiệp ngành học này cũng có thể ứng tuyển vào nhiều vị trí tại các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và các doanh nghiệp. Cụ thể bao gồm một số công việc như:

– Thư ký tổng hợp trong các công ty, doanh nghiệp.

– Quản trị viên hành chính văn phòng.

– Chuyên viên văn phòng.

– Triển khai, thực hiện và theo dõi đánh giá, thiết kế, lên kế hoạch các hoạt động của văn phòng. Đảm trách việc giúp cho hoạt động văn phòng được diễn ra đạt mức năng suất cao nhất

– Nhân viên văn thư – lưu trữ.

– Trợ lý hành chính cho các cấp lãnh đạo, các cấp quản lý tổ chức những hoạt động nội bộ của công ty

– Cán bộ phụ trách, quản lý và điều hành các hoạt động văn phòng các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.

– Giảng viên đại học, cao đảng giảng dạy các môn học như: Quản trị văn phòng, Quản trị hành chính văn phòng, Quản trị hành chính công ở các cơ sở đào tạo.

– Theo học chương trình cao học để phát triển bản thân tạo ra nhiều cơ hội phát triển.

– Một số công việc khác.

Có thể thấy được, cơ hội nghề nghiệp cho ngành học này hiện nay khá là rộng và đa dạng là một ngành học mà mọi người lên cân nhắc khi theo học.

4. Những yếu tố nào cần có đối với một người mong muốn học quản trị văn phòng:

Bạn đang không biết mình có phù hợp theo học ngành quản trị văn phòng không và cũng không biết để phù hợp theo học ngành quản trị văn phòng thì cần phải có những yếu tố gì để qua đó làm cơ sở xem xét đánh giá bản thân đang có những gì và cần thiếu những gì để tiếp tục học hỏi và rèn luyện. Không sao cả sau đây chúng tôi sẽ liệt kê một số tố chất của một người phù hợp với ngành học quản trị văn phòng để bạn tham khảo và có sự lựa chọn tốt nhất. Người có nhân tố phù hợp với ngành quản trị văn phòng cần phải có những yếu tố sau đây:

Thứ nhất, phải có kỹ năng giao tiếp tốt

Đối với người đảm nhiệm công việc liên quan đến quản trị văn phòng thì luôn phải hoạt động trong một môi trường tập trung đông người, thân thiện, lịch sự. Chính vì vậy khi bạn muốn trở thành một người làm công việc liên quan đến ngành học quản trị văn phòng bản phải có kỹ năng giao tiếp tốt, khéo léo trong câu từ để thể hiện thiện cảm với đồng nghiệp, cấp trên; cũng như khách hàng của công có như vậy thì bạn mới hoàn thành công việc một cách hiệu quả và nâng cao khả năng thăng tiến của mình.

Thứ hai, có khả năng sắp xếp công việc hợp lý

Những người đảm nhiệm các công việc là nhân viên văn phòng thường rất là bận rộn do phải xử lý rất nhiều công việc, và giấy tờ, file dữ liệu điện tử, tiếp đóng khách hàng và các công việc khác Chính vì vậy, nếu không biết sắp xếp công việc khoa học và hợp lý giúp cân bằng thời gian giữa công việc này với công việc kia và giữa các hoạt động sống thường ngày thì bạn sẽ không thể hoàn thành tốt công việc được giao. Sắp xếp và lên kế hoạch hợp lý sẽ giúp bạn hoàn thành nhanh chóng, tiết kiệm thời gian của mình.

Thứ ba, Có khả năng độc lập tự nghiên cứu

Đây là một trong những tố chất quan trọng của người làm trong ngành quản trị văn phòng. Tự nghiên cứu và học hỏi sẽ khiến cho bạn trở nên am hiểu và thành thạo hơn những kỹ năng trong công việc. Nâng cao khả năng sử dụng những phần mềm, phải phân tích những hồ sơ, tài liệu trên máy tính, công nghệ thông tin.

Thứ tư, có kỹ năng về tin học văn phòng

Đã là nhân viên văn phòng thì chắc chắn bạn cần phải có kỹ năng thành thạo tin học văn phòng bởi đây đều là những công việc đòi hỏi bạn phải đánh máy nhiều và vận dụng sự sáng tạo trong việc thiết kế đồ họa, thiết lập bảng thống kê, dữ liệu,… Do đó bạn cần phải trau dồi, học hỏi và rèn luyện sử dụng các ứng dụng tin học văn phòng như: Word, Powerpoint, Excel, Photoshop, ghép video,…

Và cuối cùng là phải có tính cẩn thận và tỉ mỉ

Khi đảm nhiệm công việc liên quan đến ngành này bạn sẽ phải thực hiện nhiều công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ và các con số. Do đó, bạn cần phải có tố chất tỉ mỉ, cẩn thận trong công việc. Có như vậy thì bạn mới nhanh chóng thăng tiến và thành công trong sự nghiệp của mình.

Trên đây, là những thông tin cơ bản về quản trị văn phòng và làm thế nào để viết mình phù hợp với công việc liên quan đến ngành học này đã được chúng tôi tìm hiểu qua các tài liệu có liên quan và cùng với sự hiểu biết của mình; qua đó giúp người đọc có thêm sự hiểu biết về lĩnh vực này, hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn, mọi thắc mắc bạn có thể liên hệ với công ty Luật Dương Gia theo thông tin liên lạc được cập nhật trong bài viết, chúng tôi với đội ngũ nhân viên trẻ sôi nổi đầy nhiệt huyết sẽ giúp bạn giải đáp các thắc mắc.