Quản trị doanh nghiệp là gì? 5 chức năng quản trị doanh nghiệp
Đối với nhiều cổ đông, việc một công ty chỉ có lợi nhuận thôi là chưa đủ. Công ty đó còn phải được thực hiện tốt cả về môi trường, hành vi đạo đức và khả năng quản trị doanh nghiệp hiệu quả.
Quản trị doanh nghiệp đóng vai trò then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển lâu dài của một tổ chức. Vậy khái niệm quản trị doanh nghiệp là gì, các chức năng và nguyên tắc thiết yếu làm nên một nhà lãnh đạo quản trị giỏi?
Tóm tắt nội dung
Quản trị doanh nghiệp là gì?
Quản trị doanh nghiệp là hệ thống các quy tắc, điều lệ mà các doanh nghiệp theo đó để định hướng và kiểm soát tổ chức. Quản trị doanh nghiệp hướng đến việc cân bằng lợi ích của các bên liên quan, chẳng hạn như cổ đông, giám đốc điều hành cấp cao, khách hàng, nhà cung cấp, chính phủ và cộng đồng. Quản trị doanh nghiệp không phải là một chức danh công việc cụ thể.
Vì quản trị doanh nghiệp cung cấp các tiêu chuẩn để đạt được các mục tiêu của công ty, nên nó bao gồm nhiều lĩnh vực quản lý, từ việc lập kế hoạch đến kiểm soát nội bộ và đo lường hiệu suất.
Trong thời đại phát triển vượt bật của công nghệ 4.0 như hiện nay, việc quản trị doanh nghiệp càng đòi hỏi tính linh hoạt và đổi mới để bắt kịp xu hướng thời thế.
Ví dụ về quản trị doanh nghiệp
Enron – Công ty năng lượng lớn tại Mỹ đã bị sụp đổ do HĐQT của họ đã từ bỏ nhiều quy tắc, cho phép giám đốc tài chính (CFO) Andrew Fastow có các quan hệ đối tác tư nhân, độc lập để kinh doanh với Enron.
Những quan hệ đối tác tư nhân này giúp che giấu các khoản nợ và trách nhiệm pháp lý của Enron. Nếu chúng được hạch toán đúng cách, chúng sẽ giúp làm giảm đáng kể lợi nhuận của công ty.
Qua đó cho thấy, việc quản trị doanh nghiệp của Enron không trung thực đã khiến cho những người liên quan thực hiện các động thái bất hợp pháp trên thị trường, khiến Enron sụp đổ kể cả đó là một công ty lớn.
>> Tham khảo: Quản trị là gì? Phân biệt giữa quản trị và quản lý
Mục Lục
Vai trò của quản trị doanh nghiệp
Quản trị doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong công ty. Thực hiện các hoạt động quản trị doanh nghiệp hiệu quả giúp tăng khả năng phục hồi và thành công lâu dài của một doanh nghiệp. Cụ thể:
- Tạo ra các quy tắc và kiểm soát minh bạch, những định hướng và tính liêm chính trong kinh doanh, giúp gắn kết lợi ích của các cổ đông, giám đốc, ban quản lý và nhân viên.
- Xây dựng niềm tin với các nhà đầu tư, cộng đồng và các quan chức cộng đồng.
- Thúc đẩy khả năng tài chính và lợi nhuận về dài hạn. Tạo sự thuận lợi trong việc huy động vốn, tăng giá cổ phiếu.
- Hỗ trợ làm giảm khả năng lãng phí, rủi ro, thất thoát về tài chính và tham nhũng.
5 chức năng quan trọng trong quản trị doanh nghiệp
Chức năng lập kế hoạch
Quản trị doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và hoạch định ra chiến lược để đạt được tối đa mục tiêu đã đề ra.
Chức năng lập kế hoạch đồng thời cũng cần dự kiến các khả năng có thể xảy ra và lập kế hoạch dự trù cho các trường hợp không mong muốn.
Thực hiện chức năng này bao gồm các hoạt động chính sau đây:
- Nghiên cứu bối cảnh, hoạt động kinh doanh của thị trường.
- Nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
- Đề ra các mục tiêu và xác định nguồn lực cần có trong doanh nghiệp.
- Phân rõ các công việc cần được thực hiện trong phạm vi nguồn lực và thời gian cụ thể với các điều kiện khác nhằm hoàn thành tối đa các mục tiêu đã đề ra.
Chức năng tổ chức, bố trí nhân sự
Doanh nghiệp để có thể vận hành trơn tru thì luôn cần một cơ cấu tổ chức hiệu quả. Chức năng tổ chức tối ưu cùng với việc thực hiện các nhiệm vụ đúng tầm nhìn là điều thiết yếu trong một doanh nghiệp. Chức năng này cần thực hiện các hoạt động như:
- Tổ chức bộ máy, xây dựng hệ thống doanh nghiệp với các cấp bậc, vị trí. Cần mô tả cụ thể về quyền hạn, trách nhiệm và phúc lợi của mỗi thứ bậc.
- Phân bổ nguồn lực phù hợp cho các phòng ban trong công ty. Trong đó, cần phân theo cấp độ từ lớn đến nhỏ: Công ty – phòng ban – nhóm – cá nhân.
- Xây dựng và ban hành các quy tắc, chính sách trong doanh nghiệp để đảm bảo khâu vận hành được thực hiện một cách trơn tru, hiệu quả nhất.
Chức năng lãnh đạo, quản lý
Sau khi đã có chỉ thị và hướng dẫn công việc cụ thể, quản trị doanh nghiệp cần thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lý để nhân sự hoạt động đúng theo quy định.
Chức năng này đòi hỏi quản trị doanh nghiệp cần có khả năng giao tiếp, truyền đạt một cách trung thực, tạo động lực và khuyến khích sự nỗ lực tối đa của mỗi nhân viên.
Kết quả công việc từ mỗi nhân viên cũng sẽ phần nào đánh giá về những định hướng chỉ đạo hợp lý, cụ thể và liên quan đến những nhiệm vụ mà mỗi người cần thực hiện.
Chức năng điều phối
Thái độ và ứng xử của mỗi nhân viên trong công ty đóng vai trò chủ chốt trong việc phối hợp giữa các phòng ban với nhau. Do đó, mục tiêu của chức năng này chính là tạo động lực, duy trì tính kỷ luật nhưng vẫn tạo không khí thoải mái giữa các phòng ban.
Chức năng điều phối được xem là khó khăn nhất trong các chức năng cơ bản của quản trị doanh nghiệp. Thực hiện điều phối một cách hiệu quả và nhuần nhuyễn, doanh nghiệp cũng sẽ được vận hành trơn tru hơn.
Chức năng đo lường, đánh giá, điều chỉnh
Chức năng đo lường, điều chỉnh là đảm bảo thường xuyên theo dõi tình hình hoạt động của công ty để biết được kế hoạch có đang đi đúng hướng và đúng với mục tiêu đã đặt ra hay không.
Chức năng này bao gồm các hoạt động cụ thể như sau:
- Đặt ra KPI dựa trên mục tiêu của công ty.
- Tiến hành đo lường và lập báo cáo về hoạt động thực tế.
- Đánh giá, so sánh kết quả báo cáo thực tế với chỉ tiêu kế hoạch đề ra.
- Tiến hành thay đổi hoặc thực hiện các biện pháp giải quyết vấn đề không mong muốn.
14 nguyên tắc cần có để quản trị doanh nghiệp của Fayol
Tác giả, kỹ sư Henri Fayol vào thế kỉ 19 đã phát triển học thuyết về quản trị doanh nghiệp có tên gọi là học thuyết Fayol. Ông đã tiến hành xây dựng 14 nguyên tắc kinh điển được xem là kim chỉ nam cho các nhà quản trị trên toàn thế giới.
1. Phân công hóa lao động
Để thực hiện nguyên tắc này, nhà quản trị cần xem xét kỹ năng và giao cho nhân viên những nhiệm vụ cụ thể, đúng chuyên môn mà họ có thể thành thạo. Điều này về lâu dài sẽ giúp họ trở nên tập trung, lành nghề và năng suất, mang lại hiệu suất cho doanh nghiệp.
2. Thẩm quyền
Nguyên tắc này cho rằng, người quản lý cần được cấp thẩm quyền hợp lý nhằm đảm bảo những hướng dẫn, yêu cầu của mình sẽ được nhân viên thực hiện.
Nếu một nhà quản lý mà không có bất cứ thẩm quyền nào, thì họ sẽ không có khả năng hoàn thành công việc. Tất nhiên, quyền hạn này cần đi kèm với trách nhiệm, thẩm quyền và trách nhiệm cũng cần cân bằng với nhau.
3. Kỷ luật
Kỷ luật là yếu tố thiết yếu cho bất kỳ một tổ chức nào để hoạt động hiệu quả. Nhà quản lý cần xây dựng văn hóa tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong công ty.
Do đó, cần thiết lập một bộ quy tắc, tiêu chuẩn và cấu trúc tổ chức phù hợp với mọi người. Để đạt được điều này, cần có sự giám sát tốt và sự phán xét công bằng.
4. Thống nhất về mệnh lệnh
Nguyên tắc này cho thấy, các mệnh lệnh trong tổ chức cần được xâu chuỗi rõ ràng và thống nhất. Ngày nay, khi công việc đòi hỏi nhân viên phải báo cáo với nhiều hơn 1 cấp lãnh đạo, khách hàng mà những người lãnh đạo đưa ra các mệnh lệnh, yêu cầu khác nhau sẽ khiến kỷ luật, sự ổn định bị bẻ cong.
5. Thống nhất về đường lối, phương hướng
Một công việc muốn vận hành trơn tru và đạt được tối đa mục tiêu cần phải được tổ chức sao cho các nhân viên làm theo một kế hoạch, một mục tiêu và được chỉ đạo bởi một người quản lý.
Các hoạt động khác nhau có thể được chia nhỏ cho nhiều người quản lý nhỏ khác nhau. Tuy nhiên, tất cả phải cùng hướng tới một mục tiêu chung dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo của một người quản lý.
6. Lợi ích chung cần đặt lên trên hết
Nguyên tắc này của Fayol cho rằng, lợi ích chung của tổ chức luôn phải được ưu tiên hơn lợi ích nhóm hay lợi ích cá nhân. Do đó, cần tuyệt đối ngăn chặn những kẻ lợi dụng, chớp lấy thời cơ gây rủi ro cho doanh nghiệp.
7. Thù lao
Nguyên tắc này cho rằng, nhân viên phải được trả lương công bằng và thỏa mãn với công việc mà họ thực hiện. Mức thù lao này phải được tính toán đến cả cơ cấu chi phí, lợi nhuận hoặc giá trị thặng dư mà nhân viên mang lại.
Nếu tổ chức trả lương thấp cho nhân viên của mình sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc động viên, giữ chân những thành viên chất lượng.
8. Tập trung hóa
Nguyên tắc tập trung hóa đề cập đến việc quyền lực chỉ tập trung vào cơ quan có thẩm quyền. Tập trung hóa hoàn toàn có nghĩa là những người cấp dưới hoàn toàn không có thẩm quyền đối với trách nhiệm của họ.
Tương tự đó, phân quyền hoàn toàn có nghĩa là không một cơ quan cấp trên nào kiểm soát tổ chức. Do đó, theo nguyên tắc này của Fayol, cần có sự cân bằng giữa tập trung hóa và phân cấp.
9. “Xích lãnh đạo”
Theo nguyên tắc này, cần có một sơ đồ tổ chức rõ ràng để nhân viên thấy rõ được họ đang đứng ở đâu trong hệ thống phân cấp của tổ chức. Việc này nhằm đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa lãnh đạo và nhân viên, để hai bên cùng hiểu nhau và làm việc hiệu quả.
10. Tính trật tự
Nhân sự, vật liệu, chi phí… luôn cần được sắp xếp một cách trật tự, dễ hiểu. Điều này để đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý, để mỗi nhân viên luôn cảm thấy tự tin, an toàn và bổn phận của mình phù hợp với tổ chức.
Nếu đặt sai vị trí của bất cứ nguồn lực nào cũng sẽ dễ dẫn tới việc lạm dụng và gây rối loạn một tổ chức.
11. Sự công bằng
Sự công bằng là điều thiết yếu để duy trì một tổ chức lành mạnh. Các nhà quản trị nên mang sự công bằng và lòng tốt đến với tất cả mọi người trong công ty. Điều này giúp tạo ra lòng trung thành, sự tận tâm trong công việc của các nhân viên cho tổ chức.
12. Ổn định về nhiệm vụ
Nguyên tắc này nói rằng, nhà quản trị không thể yêu cầu bất kỳ một nhân viên mới nào làm quen với văn hóa và thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất. Họ cần có thời gian để thích nghi và giải quyết công việc của mình một cách linh hoạt hơn.
Cả nhân viên cũ và mới luôn cần được đảm bảo tính ổn định trong công việc vì sự bất ổn cũng có thể dẫn đến việc kém hiệu quả. Do đó, cần có một phương pháp cụ thể và hiệu quả để xử lý các vị trí tuyển dụng mới vì đào tạo nhân viên mới sẽ mất thời gian và chi phí.
13. Sáng kiến
Trong một tổ chức, dù ở bất kỳ cấp bậc nào, mọi nhân viên nên được khuyến khích thể hiện những sáng kiến cá nhân của mình. Ở cấp bậc nhân viên, khi được thể hiện những sáng kiến của bản thân, họ sẽ có nhiều động lực, cảm thấy được tôn trọng và mong muốn làm tốt công việc của mình hơn.
Do đó, các tổ chức nên lắng nghe những ý kiến của nhân viên, đồng thời luôn khuyến khích họ phát triển.
14. Tinh thần đoàn kết
Tinh thần đoàn kết mang lại sức mạnh to lớn cho tổ chức. Hiểu được điều đó, Fayol nhấn mạnh rằng, nhà quản trị nên cố gắng tạo ra sự thống nhất và hợp tác giữa các nhân viên. Khi nhân viên hạnh phúc và có nhiều động lực, khả năng làm việc cũng sẽ năng suất và chất lượng hơn.
Phân biệt quản trị doanh nghiệp với quản trị kinh doanh
Quản trị doanh nghiệp khác với quản trị kinh doanh. Cụ thể được thể hiện qua 4 đặc điểm sau:
Tiêu chí
Quản trị doanh nghiệp
Quản trị kinh doanh
Phạm vi
Là hệ thống các quy tắc, chính sách được sử dụng để định hướng và vận hành công ty.
Bao gồm cả hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản lý công ty.
Là việc tổ chức, quản lý các hoạt động kinh doanh và sử dụng nguồn lực để hướng tới mục tiêu chung.
Bao gồm các mối quan hệ nội bộ như HĐQT, cổ đông… và bên ngoài như khách hàng, cơ quan Nhà nước…
Đối tượng
Chủ yếu liên quan đến HĐQT, Ban Giám đốc, Ban Điều hành… chứ ít liên quan đến công việc hằng ngày.
Liên quan trực tiếp đến tất cả các thành viên trong công ty chứ không riêng một bộ phận nào.
Đặc tính
Được hoạch định và cải tiến liên tục vì sự phát triển bền vững của công ty.
Có tính chất tổng hợp và khá phức tạp, luôn phải tương thích với sự thay đổi của thị trường kinh doanh.
Mục đích
Đảm bảo tính công bằng về quyền lợi, xác định đúng bổn phận, trách nhiệm của các bên liên quan (cả bên trong và ngoài công ty).
Đảo bảo vận hành và hoàn thành đúng hạn khối lượng công việc đã đề ra, giúp doanh nghiệp có thế vững vàng để phát triển trong điều kiện thường xuyên biến đổi.
Quản trị doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc cải thiện văn hóa công ty, hoạch định chiến lược phù hợp và khả năng phát hiện các vấn đề không mong muốn trước khi chúng xảy ra.
Một tổ chức có quản trị doanh nghiệp hiệu quả sẽ phát huy được vai trò của lãnh đạo và khiến cho nhân viên cảm thấy tự hào khi là một thành viên trong công ty. Nhờ đó, họ sẽ cống hiến và trung thành với tổ chức của mình.