Quản lý hồ sơ – Quy Trình ISO – Cổng thông tin điện tử Quận Tây Hồ
1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này được quy định nhằm mục đích đảm bảo thống nhất thủ tục thu thập, chỉnh lý, khai thác, bảo quản, sử dụng và loại huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại UBND Quận Tây Hồ.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng cho tất cả các phòng chuyên môn của UBND Quận.
3. TÀI LIỆU LIÊN QUAN
– Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001.
– Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
– Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
– Văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
4. THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
– Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức.
5. NỘI DUNG
5.1 Những nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ
– Các cán bộ công chức, chuyên viên chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản thuộc công việc do mình giải quyết căn cứ theo chức năng nhiệm vụ được giao. Những văn bản không liên quan đến công việc của mình, không thuộc phạm vi quản lý của hồ sơ thì không đưa vào hồ sơ.
– Văn bản trong một hồ sơ phải hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết với nhau về một vấn đề, một sự việc cụ thể.
– Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo giá trị pháp lý và phải đủ thể thức. Văn bản đưa vào hồ sơ phải có sự chọn lọc, là những văn bản hình thành trong thực tế giải quyết công việc. Không đưa vào hồ sơ những công văn nhắc nhở giao dịch mang tính chất sự vụ không liên quan đến công việc, các bản trùng, sách báo, tư liệu để tham khảo thêm.
5.2 Nội dung và phương pháp lập hồ sơ
a. Lập danh mục hồ sơ
Vào tháng 12 hàng năm, các chuyên viên/ phòng/ đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và dự kiến các công việc sẽ triển khai trong năm tiếp theo để xác định danh mục những hồ sơ cần lập trong năm và báo cáo Thủ trưởng đơn vị để được trang bị cặp và hồ sơ.
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm cung cấp đủ cặp và hồ sơ cho các cán bộ, chuyên viên. Các cán bộ, chuyên viên tự ghi tên nhóm hồ sơ lên gáy cặp, tên hồ sơ lên bìa hồ sơ.
b. Mở hồ sơ
Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, các cán bộ/ chuyên viên ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ (tên hồ sơ là tên của vấn đề hoặc công việc cụ thể mà cán bộ có trách nhiệm theo dõi hoặc giải quyết). Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa, bên ngoài ghi rõ số ký hiệu và tiêu đề hồ sơ.
c. Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ
Trong quá trình giải quyết công việc, nếu nhận được hoặc soạn thảo hay ban hành một văn bản có liên quan đến vấn đề hoặc công việc gì thì các cán bộ/chuyên viên đưa chúng vào trong bìa hoặc cặp, hộp của hồ sơ đó. Công việc này sẽ kết thúc khi vấn đề đã được giải quyết xong.
d. Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ
– Cuối năm, hoặc sau khi kết thúc công việc, mỗi cán bộ/chuyên viên có trách nhiệm kiểm tra lại các tài liệu có trong hồ sơ. Nếu thấy thiếu tài liệu thì cần phải sưu tầm cho đầy đủ.
– Các tài liệu cần được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Thông thường tài liệu được sắp xếp theo:
+ Thời gian.
+ Theo trình tự giải quyết công việc.
+ Theo địa dư, hoặc theo các dự án, theo tên người…
e. Kết thúc và biên mục hồ sơ
– Tất cả các hồ sơ cần được biên mục để phục vụ tra tìm.
– Biên mục gồm các công việc:
+ Thống kê các văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục (BM-03-01) để cố định các tài liệu đó, tránh thất lạc và phục vụ việc tra tìm nhanh gọn, chính xác.
+ Viết chứng từ kết thúc để mô tả khái quát tình hình tài liệu có trong hồ sơ đó.
+ Ghi đầy đủ các thông tin cần thiết ở ngoài bìa hồ sơ
5.3 Giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ của cơ quan
– Hồ sơ đã giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại nơi làm việc của cán bộ/ chuyên viên/đơn vị một năm phục vụ nhu cầu tra cứu hiện hành.
– Từ ngày 02 tháng 01 đến ngày 30 tháng 6 hàng năm, các đơn vị căn cứ vào Quyết định số 1023/QĐ-UBND ngày 30/08/2006 của UBND Quận ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ của cơ quan, có trách nhiệm nộp toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào kho lưu trữ UBND Quận. Hồ sơ tài liệu cần giữ lại để nghiên cứu hoặc tiếp tục xử lý phải báo cáo UBND Quận (bằng văn bản) qua Văn phòng HĐND&UBND Quận và được sự chấp thuận bằng văn bản của UBND Quận.
o Để chuẩn bị nộp hồ sơ, các đơn vị và từng chuyên viên phải thống kê các hồ sơ, tài liệu nộp (BM-03-02)
o Kèm theo Mục lục hồ sơ nộp lưu là bản chụp Mục lục tài liệu trong từng hồ sơ + tờ kết thúc. Các tại liệu này được chụp thành 02 bản: Bên nộp giữ 01 bản/ Bên nhận giữ 01 bản.
o Khi nộp hồ sơ, lưu trữ Quận phải lập Biên bản (BM-03-03), ghi rõ số lượng và chất lượng hồ sơ, kèm theo các tài liệu trên.
– Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
5.4 Quá trình chỉnh lý, khai thác, bảo quản và loại huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ
5.4.1 Vào tháng 1 hàng năm, bộ phận lưu trữ có trách nhiệm lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; chuẩn bị kho để hồ sơ.
Hết quý II, bộ phận lưu trữ phối hợp cùng các phòng/ đơn vị để hoàn thành việc thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong. Trường hợp cần giữ lại để nghiên cứu thì phải báo cáo về UBND Quận qua VP HĐND & UBND Quận bằng văn bản. Thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
5.4.2 Khảo sát và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ
a. Khảo sát
Sau khi thu thập hồ sơ của các đơn vị về kho Lưu trữ Quận, BP lưu trữ nghiên cưu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ các đơn vị/CBCC/ chuyên viên để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu: nội dung tài liệu, số hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ; những hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trùng nhau, …
b. Xác định giá trị hồ sơ, tài liệu:
Sau khi đã tiến hành khảo sát, BP Lưu trữ tham mưu cho LĐVP danh sách các thành viên tham gia Hội đồng xác định giá trị tài liệu và trình LĐUBND Quận ký.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm phân loại, xem xét, tiến hành kiểm tra thực tế để xác định rõ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời) và các loại văn bản hết giá trị cần phải tiến hành loại huỷ.
Hội đồng xác định giá trị hồ sơ gồm có:
o Chánh/ phó Văn phòng phụ trách Văn thư – Lưu trữ: Chủ tịch Hội đồng
o Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên
o Đại diện của lưu trữ cơ quan, tổ chức: Ủy viên
o Cán bộ Trung tâm Lưu trữ Thành phố: Uỷ viên
c. Tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị
Qua kiểm tra và thẩm tra tài liệu, đối với những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình lên Chủ tịch UBND Quận quyết định. Hồ sơ gồm có: Biên bản họp xác định giá trị tài liệu, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, danh mục tài liệu loại huỷ và văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ Thành phố.
Sau khi có quyết định bằng văn bản của Chủ tịch UBND Quận đối với các hồ sơ tiêu huỷ và hình thức huỷ, BP lưu trữ tiến hành tiêu huỷ hồ sơ với sự chứng kiến của các phòng/ đơn vị có hồ sơ.
Biên bản huỷ, danh mục tài liệu huỷ, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ Thành phố và và các văn bản, tài liệu liên quan đến việc tiêu huỷ được lưu tại BP lưu trữ và phòng/ đơn vị có hồ sơ tiêu huỷ ít nhất là 20 năm kể từ ngày tiến hành việc tiêu huỷ hồ sơ.
5.4.3 Tiến hành chỉnh lý
Hành năm, vào quý III, BP Lưu trữ phối hợp Trung tâm Lưu trữ Thành phố xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu (đối với những hồ sơ chưa hoàn thành, những hồ sơ lưu tại BP Văn thư chuyển lên, những hồ sơ của các phòng, ban qua khảo sát trùng thừa):
• Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
• Xác định sơ bộ thời hạn bảo quản hồ sơ (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời, …) và lập bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ;
• Lập bổ sung vào mục lục hồ sơ của các đơn vị/chuyên viên khi chuyển đến (phông số, cặp số, hộp số, …) (BM-03-04);
• Làm nhãn dán (theo mẫu nhãn dán)
Kết thúc đợt chỉnh lý, bộ phận Lưu trữ phải viết báo cáo tổng kết chỉnh lý trong đó nêu được những kết quả đạt được, nhận xét, đánh giá và rút kinh nghiệm.
5.4.4 Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu
BP Lưu trữ có trách nhiệm sắp xếp, bảo quản hồ sơ, tài liệu để đảm bảo thuận tiện cho việc khai thác, sử dụng.
Tất cả cán bộ công chức/ chuyên viên khi muốn khai thác, sử dụng hồ sơ, tài lệu thì đăng ký vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu thông qua BP Lưu trữ của VP HĐND & UBND Quận (Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu – BM-03-05).
Việc khai thác, sử dụng phải được thực hiện tại phòng Lưu trữ, các cá nhân không được tự ý mang tài liệu tại kho Lưu trữ về nhà, trường hợp muốn mang tài liệu về thì phải là bản chụp, không được mang bản gốc.
Những trường hợp đặc biệt phải có văn bản của đơn vị và sự đồng ý của LĐVP hoặc LĐUBND Quận.
5.4.5 Bảo quản hồ sơ, tài liệu
• Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm thường xuyên vệ sinh kho tàng, các phương tiện bảo quản tài liệu: bìa, cặp, hộp,…
• Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh và phải được sắp xếp trong hộp hoặc cặp, trường hợp chưa xếp trong hộp, cặp thì phải bao gói. Mỗi hộp, cặp, bao gói đều phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tra tìm.
• Hàng năm, BP Lưu trữ phải thường xuyên có biện pháp phòng chống nấm mốc và các loài côn trùng gây hư hại như gián, chuột, mối…
6. HỒ SƠ
Mục lục hồ sơ nộp lưu
Biên bản giao nhận hồ sơ
Bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ
Biên bản họp xem xét giá trị hồ sơ
Biên bản huỷ hồ sơ
Quyết định huỷ
Danh mục hồ sơ loại huỷ
Các tài liệu liên quan khác
Các hồ sơ này được lưu tại bộ phận Lưu trữ, thời hạn lưu theo quy định của Nhà nước.
7. PHỤ LỤC
• BM-03-01 – Mục lục tài liệu văn kiện
• BM-03-02 – Bảng kê hồ sơ, tài liệu nộp lưu
• BM-03-03 – Biên bản giao nhận tài liệu
• BM-03-04 – Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu + tờ kết thúc
• BM-03-05 – Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu
• Mẫu nhãn dán
![Toni Kroos là ai? [ sự thật về tiểu sử đầy đủ Toni Kroos ]](https://evbn.org/wp-content/uploads/New-Project-6635-1671934592.jpg)
