Quản lý cơ sở vật chất văn phòng bao gồm các công việc gì? – Blog

Blog

Bạn đang muốn tìm hiểu quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì? Cách quản lý cơ sở vật chất hiệu quả? Bài viết của VISAHO sẽ giúp bạn giải đáp.

Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là một trong những công việc quan trọng thực hiện công tác vận hành tòa nhà. Tuy nhiên, không phải ban quản lý tòa nhà nào cũng hiểu rõ vai trò hay cách thức thực hiện hiệu quả công việc này. Bài viết hôm nay, Công ty quản lý tòa nhà Nhật Bản VISAHO sẽ cùng bạn làm rõ các vấn đề trên. Hãy tham khảo ngay nhé!

1. Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì?

Hệ thống phương tiện vật chất kỹ thuật bao gồm các đồ vật, của cải vật chất, cảnh quan xung quanh tòa nhà văn phòng… đều được gọi chung là cơ sở vật chất văn phòng. Cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng sẽ bao gồm:

• Thang máy, hệ thống giám sát
• Hệ thống thiết bị PCCC 
• Hệ thống đèn điện, chiếu sáng
• Hệ thống cấp thoát nước 
• Hệ thống internet, truyền hình
• Hệ thống âm thanh, liên lạc
• Máy in, máy chiếu, máy fax 
• Hệ thống điều hòa không khí

Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là gì?

Quản lý cơ sở vật chất văn phòng là công việc mà ban quản lý vận hành bất động sản cần thực hiện nhằm xây dựng, phát triển và sử dụng công năng của toà nhà một cách tối đa. Qua công tác quản lý toà nhà văn phòng này, khách thuê sẽ được đáp ứng triệt để nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất, đồng thời cũng có được những trải nghiệm dịch vụ tiện nghi và chất lượng.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Mẫu quy chế quản lý tòa nhà văn phòng tiêu chuẩn

2. Tại sao cần quản lý cơ sở vật chất của tòa nhà văn phòng?

Việc triển khai công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng sẽ giúp chất lượng của tòa nhà được nâng cao và tăng cường hiệu quả hoạt động của khách thu. Bên cạnh đó, công tác này còn giúp phân bổ cơ sở vật chất một cách đồng đều, tránh thừa thiếu hay gây lãng phí tài nguyên và chi phí quản lý tòa nhà văn phòng. 

Đồng thời, việc triển khai các hoạt động xây dựng ý thức sử dụng cho khách hàng giúp công năng của các cơ sở vật chất trong văn phòng được nâng cao. Các hoạt động bảo hành – bảo trì tòa nhà cũng đóng một vai trò quan trọng. Các hoạt động này sẽ hạn chế các gián đoạn, hỏng hóc của cơ sở vật chất trong quá trình sử dụng. Từ đó, tuổi thọ cho các trang thiết bị được kéo dài, giúp chủ đầu tư có thể tối ưu được chi phí vận hành.

Tại sao cần quản lý cơ sở vật chất của tòa nhà văn phòng?

Một tòa văn phòng có hệ thống trang thiết bị hiện đại cùng công tác quản lý bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp chủ đầu tư có được thiện cảm và niềm tin của khách hàng. Không chỉ vậy, khi vị thế của tòa nhà cũng như uy tín của chủ đầu tư được nâng cao hơn thì cũng sẽ mang đến những giá trị bền vững cùng những lợi ích kinh tế.

3. Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng gồm công việc gì?

Ban vận hành tòa nhà sẽ tiến hành lên kế hoạch và tổ chức lịch trình làm việc cụ thể cho đội ngũ nhân sự quản lý cơ sở vật chất. Để thực hiện tốt phần quản lý chung thì buộc đội ngũ nhân sự phải hoàn thành các công việc cụ thể sau:

• Tiến hành lên kế hoạch điều phối nhân sự đồng thời giám sát và kiểm soát chất lượng của các cơ sở vật chất.
• Lên kế hoạch kiểm tra và rà soát hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất theo định kỳ ngày / tuần / tháng / quý / năm. Việc này nhằm mục đích đảm bảo các trang thiết bị luôn trong trạng thái hoạt động tốt, đáp ứng được tốt các nhu cầu sử dụng của khách hàng.

Ban vận hành tòa nhà cần phân công nhiệm vụ cụ thể cho đội ngũ nhân sự để quản lý cơ sở vật chất hiệu quả hơn

Còn đối với các công tác tổ chức quản lý, những công việc ban vận hành tòa nhà cần phải thực hiện sau khi đã lên kế hoạch bao gồm:

• Cập nhật, tổng hợp tình hình, hiện trạng của hệ thống cơ sở vật chất, sau đó báo cáo tổng thể thực trạng cho chủ đầu tư.
• Thống kê, theo dõi và cập nhật danh sách trang thiết bị được sử dụng trong tòa nhà văn phòng.
• Tiếp nhận thông tin phản ánh tình trạng hư hỏng của các cơ sở vật chất từ phía khách hàng. Sau đó, ban quản lý phải kịp thời xử lý để giảm thiểu tối đa những ảnh hưởng tới hoạt động của khách.
• Khi xảy ra các sự cố, ban quản lý phải tiến hành xác minh mức độ hư hỏng để từ đó có thể đưa ra những đề xuất sửa chữa, thay thế và làm việc với nhà cung cấp để chốt loại hàng và giá cả…
• Chịu trách nhiệm chính trong công tác mua sắm trang bị các loại máy móc trang thiết bị, dụng cụ, văn phòng phẩm,… Đồng thời, ban quản lý cũng phải đảm bảo cho công tác ký kết hợp đồng và thanh toán diễn ra thuận lợi.
• Tổ chức hướng dẫn khách hàng sử dụng các loại cơ sở vật chất văn phòng hiệu quả và tiết kiệm. 
• Xây dựng tính trách nhiệm và ý thức giữ gìn khi sử dụng cơ sở vật chất của khách thuê tòa nhà văn phòng. Thông qua đó các cơ sở vật chất này mới có thể kéo dài tuổi thọ. Đồng thời, chủ đầu tư cũng có thể tối ưu chi phí.

>>>> Xem Chi Tiết: Cách chăm sóc cây cảnh văn phòng đúng, tạo không gian xanh

4. Cách quản lý cơ sở vật chất văn phòng hiệu quả

Để quản lý cơ sở vật chất tòa nhà văn phòng hiệu quả, chủ đầu tư cần phải chuẩn bị một quy trình làm việc bài bản. Quy trình này cần nêu rõ chi tiết hóa các công việc để ban quản lý có thể kiểm soát, vận hành và duy trì hệ thống cơ sở vật chất văn phòng…

Chủ đầu tư cần xây dựng một quy trình quản lý cơ sở vật chất bài bản, hiệu quả

Bên cạnh đó, hiện nay việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng trở nên khá phổ biến. Với những ứng dụng lập trình thông minh, tính tiện dụng và chính xác cao, chủ đầu tư sẽ tối ưu được chi phí và thời gian quản lý thông qua các phần mềm này.

Các chủ đầu tư thông minh thường sẽ lựa chọn cho mình công ty quản lý tòa nhà văn phòng cao cấp có chuyên môn cao cùng kinh nghiệm thực chiến. Những đơn vị này sẽ giúp chủ đầu tư thực hiện toàn bộ các công tác quản lý tòa nhà cũng như các cơ sở vật chất một cách hiệu quả. 

VISAHO – Đơn vị quản lý toà nhà đáng tin cậy

VISAHO là một đơn vị quản lý luôn chia sẻ những gánh nặng trong công tác quản lý với khách hàng. Với sự hậu thuẫn từ công ty mẹ là Sankei Building Nhật Bản – Tập đoàn Bất động sản lớn tại Nhật, VISAHO có rất nhiều kinh nghiệm thực tiễn để có thể hỗ trợ khách hàng quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả.

Bên cạnh đó, chúng tôi còn có đội ngũ chuyên gia Nhật Bản, Ấn Độ tại văn phòng để hỗ trợ hoạt động quản lý vận hành tại các dự án. Với những thế mạnh sẵn có như đã kể phía trên, VISAHO luôn tự tin có thể đồng hành cùng khách hàng trong công tác quản lý vận hành tòa nhà văn phòng.

Trên đây là toàn bộ thông tin về công tác quản lý cơ sở vật chất văn phòng mà VISAHO muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong quá trình vận hành tòa nhà. Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào qua cách thức bên dưới nhé!

Thông tin liên hệ:

>>>> Đọc Ngay: