Quá trình là gì? So sánh sự khác nhau Quá trình và quy trình – Diễn Đàn ISO

Với những người mới tiếp cận đến hệ thống Quản lý Chất lượng thường bị nhầm lẫn bởi hai khái niệm quá trình và quy trình. Đây là 2 khái niệm vẻ đồng nhất tuy nhiên trên thực tế có nhiều sự khác biệt rõ rệt. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn hai khái niệm này và sự khác nhau cơ bản của chúng để bạn nắm rõ.

Trong thời đại hiện nay để tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp cần phải cải tiến chất lượng và năng suất sản phẩm đồng thời chuẩn hóa các quy trình hoạt động của mình. Trong hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 hiện nay có đề cập nhiều đến hai thuật ngữ quá trình và quy trình. Đây cũng là 2 thuật ngữ cơ bản mà bất kì một người vận hành hệ thống QLCL áp dụng.

QUÁ TRÌNH LÀ GÌ ?

Theo định nghĩa thì quá trình (Process) là một tập hợp của các nhiệm vụ, hoạt động được thực hiện theo một thứ tự cụ thể và dẫn đến một kết quả cuối cùng. Đầu vào của một quá trình này có thể là đầu ra của một quá trình khác và ngược lại. Hiểu một cách đơn giản có thể nói “ quá trình là tập hợp của các hành động chuyển đầu vào chuyển thành đầu ra”.

Trong một nhà máy sản xuất giày dép có mua nguyên vật liệu đầu vào như vải, cao su, đinh tán, keo dán vv. Hệ thống thiết bị và nhân viên lấy đầu vào và chế biến chúng. Kết quả cuối cùng là những chiếc giày dép đưa đến cửa hàng bán lẻ đến tay người tiêu dùng.

QUY TRÌNH LÀ GÌ ?

Quy trình trong tiếng anh có nghĩa là Procedure. Đây là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Những quy trình thường được thể hiện bằng văn bản nhằm thực hiện và kiểm soát các “ Qúa trình” của mình.  Một quy trình có thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

Các quy trình sẽ giúp cho người thực hiện công việc hoặc nghiệp vụ đó cần tiến hành những bước công việc nào để đạt được kết quả. Ngoài ra quy trình cũng giúp cho các cấp quản lý kiểm soát được tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

SỰ KHÁC BIỆT GIỮA QUY TRÌNH VÀ QUÁ TRÌNH

Trong thuật ngữ hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 thì quá trình và quy trình là hai cách thức hoàn toàn khác biệt nhau tuy nhiên nhiều người lại thường bị nhầm lẫn. Chúng tôi xin đưa ra những sự khác biệt về ý nghĩa trong hệ thống Quản lý như sau:

Quá trình (Process)

Quy trình (Procedure)

– Tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

– Quá trình thể hiện bằng hành động.

– Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình.

– Có thể ẩn chứa trình tự không mang tính bắt buộc.

– Đáp ứng yêu cầu theo chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình.

– Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hóa, chưa ngắn gọn, hiệu quả chưa cao.

– Một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.

– Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.

– Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình.

– Có tính bó buộc tuân thủ.

– Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.

– Quy trình thường không thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định

• Thuật nghĩa

  Qúa trình – Process

  trong thuật ngữ Chất lượng là một tập hợp các hoạt động có tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra. Có thể nói đến Qúa trình là nói đến hoạt động.

• Còn thuật ngữ

  Qui trình – Procedure

  là một phương pháp cụ thể để có thể thực hiện một quá trình hay công việc. Qui trình theo đó được thể hiện bằng văn bản.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUY TRÌNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Mỗi một nhân viên sẽ có những năng lực khác nhau. Việc này dẫn đến cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Việc có được bộ quy trình đầy đủ giúp người thực hiện công việc hiểu rõ cần giải quyết công việc đó cần phải thực hiện như thế nào và kết quả cần đạt được là gì ?

Quy trình còn giúp ích cho hoạt động nhóm giúp phân bổ công việc một cách hợp lý và giúp gia tăng sự phối hợp giữa các thành viên và đảm bảo tiến độ công việc theo dự kiến.

Với cấp trên quy trình còn giúp họ quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua việc kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình. Kể từ đó sẽ đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.

Có thể nói để có được một hệ thống QLCL bài bản và hiệu quả cần phải hợp thức hóa và chuẩn hóa quá trình, qui trình để đạt được những mục đích đã được đề ra. Các quá trình và xây dựng qui trình đòi hỏi thời gian lâu dài nên việc thiết lập một bộ tiêu chuẩn ISO 9001 chính là một giải pháp hoàn hảo cho hệ thống QLCL của doanh nghiệp bạn.

>>> Đón đọc thêm: Tiêu Chuẩn ISO 9001:2015 – Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng Các Yêu Cầu