Giới thiệu

Phòng Tổ chức – Hành chính

21/07/2022

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ PHÒNG TỔ CHỨC – HÀNH CHÍNH

1. Chức năng

a) Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức – cán bộ. Thực hiện chế độ,
chính sách; công tác đào tạo, bồi dưỡng; thi đua – khen thưởng đối với cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên Trường.

b) Thực hiện tham mưu Lãnh đạo Nhà trường các hoạt động về công tác văn thư – lưu trữ, hành chính, tổng hợp và lễ tân, khánh tiết của Nhà trường.

c) Tổ chức triển khai thực hiện các hoạt động liên quan đến công tác chăm sóc và bảo vệ sức khỏe HSSV, CBQL, GV, NV Trường.

2. Nhiệm vụ

2.1 Công tác Tổ chức Cán bộ

a) Tham mưu, giúp Hiệu trưởng trong việc xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trường và các đơn vị trực thuộc trường theo đúng các quy định hiện hành của nhà nước.

b) Tham mưu, đề xuất bổ nhiệm cán bộ quản lý các đơn vị trực thuộc trường,
quy hoạch phát triển đội ngũ viên chức phù hợp yêu cầu phát triển của Nhà trường.

c) Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối viên chức: đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ; thi tuyển dụng, thăng hạng viên chức, nâng bậc lương, các chế độ bảo hiểm,…

d) Thực hiện cập nhật, điều chỉnh tăng giảm hệ số lương và các khoản phụ cấp; Tham mưu ban hành các quyết định liên quan đến chính sách, chế độ của người lao động.

e) Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu, nghỉ phép, đánh giá viên chức hàng năm.

f) Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng, nâng lương, nâng ngạch, kỷ luật
viên chức, thi đua, khen thưởng của Trường, đánh giá, phân loại hàng quý…

2.2. Đào tạo, bồi dưỡng trong và ngoài nước

a) Xây dựng Đề án đào tạo, bồi dưỡng theo vị trí việc làm, Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên đạt chuẩn và nâng chuẩn về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học…

b) Tổ chức hoặc phối hợp tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn cho cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên trường.

c) Thực hiện các hồ sơ bồi dưỡng trong và ngoài nước, hồ sơ Sau đại học.

2.3. Công tác thi đua, khen thưởng

a) Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật toàn trường.

b) Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Trường, tham mưu đề xuất các tiêu chuẩn, quy trình xét duyệt thi đua.

c) Phối hợp với các đoàn thể đơn vị tổ chức thực hiện các phong trào thi đua.

d) Tham mưu đề xuất hình thức khen thưởng của cá nhân và tập thể
trong Trường.

2.4. Công tác đánh giá, phân loại hàng quý

a) Thường trực Hội đồng đánh giá, phân loại hàng quý.

b) Tham mưu đề xuất xây dựng Quy định đánh giá, phân loại hàng quý theo
hiệu quả công việc đối với viên chức Trường Cao đẳng Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh chi tiết để thực hiện đánh giá cho phù hợp.

c) Triển khai đánh giá, phân loại hàng quý theo Nghị quyết số 03/2018/NQ-HĐND đến các đơn vị thực hiện hồ sơ đánh giá, phân loại hàng quý, tổng hợp hồ sơ và gửi Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hồ Chí Minh.

2.5. Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và thông tin liên lạc

a) Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định của Nhà nước.

b) Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ.

c) Tiếp nhận, phân loại và xử lý văn bản đến, văn bản đi của các đơn vị trong và
ngoài trường.

d) Cung cấp và nhân bản tài liệu, minh chứng khi có yêu cầu của các đơn vị.

e) Thực hiện giao nhận các thư tín, bưu phẩm, tài liệu từ bên ngoài gửi đến các cá nhân, đơn vị của Nhà trường.

f) Tiếp nhận và xử lý các thông tin qua điện thoại, email (trả lời hoặc lưu chuyển) đến các bộ phận chức năng.

g) Cấp giấy giới thiệu.

h) Kiểm tra việc photo văn bản hành chính trong Trường.

2.6. Công tác kế hoạch, tổng hợp

a) Tổng hợp việc thực hiện chương trình, kế hoạch tháng, học kỳ, năm học.
Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện công tác của các đơn vị theo ý kiến phê duyệt của Ban Giám hiệu trên văn bản gởi đến các đơn vị.

b) Xây dựng báo cáo công tác định kỳ hàng tháng, học kỳ, năm học.

c) Xây dựng lịch công tác hàng tuần Nhà trường.

d) Giúp việc cho Hiệu trưởng/Ban Giám hiệu trong việc xử lý công văn, tài liệu và soạn thảo các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo, kết luận liên quan đến các hoạt động quản lý của Trường.

e) Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban Giám hiệu đi công tác. Điều hành xe phục vụ công tác của Ban Giám hiệu.

f) Giúp Hiệu trưởng điều hành mối quan hệ, lề lối làm việc giữa các đơn vị trong Trường theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định, phối hợp với các đơn vị tổ chức hội nghị hàng năm, các ngày lễ, hội thảo cấp trường.

g) Tổ chức thực hiện các quyết định của Hiệu trưởng và giải quyết công việc thường xuyên thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ được giao.

2.7. Công tác lễ tân, khánh tiết

a) Thực hiện các hoạt động khánh tiết của trường trong các ngày Lễ, Tết.

b) Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm hỏi, chúc mừng xã giao với các cơ quan ngoài trường, cơ quan cấp trên, các đơn vị và cá nhân trong trường.

2.8. Công tác Pháp chế trường học

a) Phối hợp với phụ trách pháp chế triển khai công tác tuyên truyền, phổ biến
kiến thức pháp luật đến viên chức, người lao động và HSSV.

b) Theo dõi, kiểm tra thực hiện công tác pháp chế.

2.9. Bộ phận Y tế

a) Xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch và kinh phí hoạt động của Trạm y tế hằng năm, theo từng giai đoạn và định kỳ hàng quý.

b) Thực hiện việc sơ cấp cứu, xử trí ban đầu cho CBQL-GV-NV, HSSV Nhà trường khi bị tai nạn thương tích, các bệnh thông thường trong thời gian học tập, làm việc, chuyển lên tuyến trên trong trường hợp cần thiết.

c) Tổ chức thực hiện công tác chăm sóc, theo dõi, tư vấn sức khỏe cho CBQL-GV-NV, HSSV Nhà trường.

d) Tổ chức khám sức khỏe cho HSSV khi nhập học, phân loại sức khỏe, quản lí và lưu hồ sơ sức khỏe của HSSV trong suốt khóa học.

e) Triển khai thực hiện mua bảo hiểm tai nạn cho cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên theo quy định.

f) Tổ chức khám sức khỏe định kì hằng năm cho CBQL-GV-NV hằng năm.

g) Tổ chức thực hiện công tác phòng bệnh, phòng dịch, vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống các tai nạn thương tích, các bệnh xã hội…

h) Tuyên truyền, giáo dục, tư vấn triển khai thực hiện các công tác liên quan đến chăm sóc sức khỏe và bảo hiểm Y tế cho học sinh, sinh viên.

i) Phối hợp với các cơ sở y tế địa phương, ngành liên quan trong việc triển khai thực hiện các hoạt động của y tế trường học và các hoạt động y tế khác.

j) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị, đoàn thể trong trường thực hiện công tác y tế
trường học, xây dựng trường học lành mạnh, an toàn.

k) Thực hiện công tác sơ kết, tổng kết, báo cáo kết quả định kỳ trình Hiệu trưởng.

l) Triển khai các công tác y tế trường học khác theo quy định.

2.10. Công tác bảo vệ trị an

a) Tổ chức công tác tuần tra, canh gác, kiểm tra người, tài sản và phương tiện ra vào Trường.

b) Xây dựng các nội quy, quy định về công tác bảo vệ trị an, bảo vệ tài sản, phòng cháy chữa cháy, các quy định nền nếp về lối sống, tác phong trong môi trường
sư phạm. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân trong trường chấp hành.

c) Thường trực Ban Phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão, giảm nhẹ
thiên tai.

d) Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án bảo vệ, giữ gìn trật tự an ninh. Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc phòng cháy chữa cháy hiệu quả.

e) Phối hợp với cơ quan công an và địa phương thực hiện bảo vệ tài sản và an ninh của Nhà trường.

2.11. Bộ phận phục vụ, lái xe

Phục vụ trà, nước trong các buổi họp, tiếp khách, hội nghị, tập huấn…của Trường và tại phòng Ban Giám hiệu.

Phục vụ ô tô đưa đón cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên, học sinh – sinh viên của Trường đi công tác; bảo dưỡng các xe ô tô của Trường.

2.12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng phân công.

CƠ CẤU TỔ CHỨC