Phòng Hành chính – Tổng hợp

1. Chức năng

Tham mưu giúp Chi cục trưởng về công tác tổ chức bộ máy, biên chế; công tác cán bộ, công chức; công tác tài chính, chế độ chính sách; công tác cải cách hành chính; công tác thi đua khen thưởng; công tác thực hiện quy chế dân chủ cơ sở; phòng chống tham nhũng, khiếu nại tố cáo; công tác tiếp công dân; công tác văn thư, lưu trữ; công nghệ thông tin; cơ sở vật chất, trang thiết bị; công tác xây dựng cơ bản, cải tạo, sửa chữa; công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống lụt bão; công tác bảo vệ, an ninh trật tự; công tác quản trị công sở và công tác đối nội, đối ngoại.

2. Nhiệm vụ và quyền hạn

a) Công tác tham mưu – tổng hợp

– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch, chương trình nhiệm vụ công tác dài hạn, 5 năm, hàng năm, tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác cải cách hành chính, quy chế dân chủ, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng của Chi cục;

– Đôn đốc các đơn vị thực hiện, báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, tổng hợp, báo cáo công tác hàng tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, một năm và theo chuyên đề;

– Xây dựng chương trình, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, quý, năm của Lãnh đạo Chi cục;

– Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các quy trình thực hiện công việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn TCVN IS0 9001- 2008 tại Chi cục.

b) Công tác tổ chức

– Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng các quy chế, quy định, nội quy làm việc của Chi cục theo đúng quy định;

– Tham mưu giúp Chi cục trưởng về công tác quản lý công chức, viên chức trong Chi cục; xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng, bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ quản lý và nghiệp vụ; công tác thi đua khen thưởng; đánh giá, phân loại; kỷ luật,…đối với công chức, viên chức theo quy định;

– Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế, tài chính, tài sản được giao; thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức của Chi cục theo phân cấp của Giám đốc Sở Nội vụ và theo quy định của pháp luật;

– Thực hiện việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ cá nhân của công chức, viên chức tại Chi cục theo quy định.

c) Công tác hành chính – quản trị

– Tổ chức thực hiện, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, sử dụng con dấu và chế độ bảo mật theo quy định của Pháp luật;

– Thực hiện công tác cải cách hành chính, phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí tại đơn vị; tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính, tiếp công dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh và xử lý vi phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Chi cục theo quy định.

– Chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo…;

– Công tác bảo vệ, an ninh cơ quan, trật tự an toàn, hướng dẫn khách đến làm việc…;

– Duy tu, bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa trụ sở Chi cục; đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, văn phòng phẩm, sử dụng ô tô, cấp phát xăng, dầu… phục vụ cho hoạt động của cơ quan;

– Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy, phòng chống thiên tai, công tác vệ sinh môi trường…;

d) Công tác tài chính

– Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng và tổ chức thực hiện chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm về sử dụng biên chế và kinh phí quản lý hành chính;

– Lập dự toán và tổng hợp dự toán thu chi ngân sách hàng năm của Chi cục; quản lý thu, chi các nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên theo quy định hiện hành của Nhà nước và Sở Nội vụ;

– Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản…..

– Tổ chức thực hiện công tác kế toán theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước;

đ) Ứng dụng khoa học, kỹ thuật

– Tham mưu giúp Chi cục trưởng xây dựng, triển khai thực hiện đề án ứng dụng khoa học kỹ thuật phục vụ nâng cao hiệu quả công tác quản lý, điều hành; công tác văn thư, lưu trữ;

– Là đầu mối tổ chức thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng mạng thông tin nội bộ Chi cục; đảm bảo việc kết nối mạng thông tin của Chi cục với mạng thông tin của Sở Nội vụ và Uỷ ban nhân dân Thành phố;

– Quản lý, thực hiện các phần mềm, cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và điều hành các mặt hoạt động của Chi cục.

e) Thực hiện nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Chi cục.

3. Cơ cấu tổ chức, biên chế

a) Lãnh đạo phòng: Trưởng phòng và không quá 02 Phó trưởng phòng.

– Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ và trước pháp luật về việc thực hiện chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng Hành chính – Tổng hợp;

– Phó trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng phụ trách, theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt, Trưởng phòng ủy nhiệm cho một Phó trưởng phòng điều hành các hoạt động của Phòng;

– Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện chế độ chính sách khác đối với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng do Chi cục trưởng quyết định theo quy chế của Sở Nội vụ và quy định hiện hành.

b) Biên chế công chức, viên chức, lao động hợp đồng của phòng Hành chính – Tổng hợp nằm trong tổng biên chế công chức, viên chức thuộc Chi cục do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định trong tổng biên chế hành chính sự nghiệp thuộc Sở Nội vụ được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

4. Cơ chế hoạt động

a) Phòng Hành chính – Tổng hợp được tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ trưởng, Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng về toàn bộ công việc của Phòng;

b) Phối hợp với các đơn vị trong Chi cục và các cơ quan khác để giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng nhiệm vụ của Phòng; đôn đốc các đơn vị thực hiện nhiệm vụ theo sự điều hành của Chi cục trưởng.