PDCA là gì? Quy trình chất lượng áp dụng mọi doanh nghiệp

Nội dung chính[Ẩn]

 PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mô hình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được đại diện với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), nó cho thấy: thực chất của quá trình quản lý là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng.

1. Tìm hiểu PDCA là gì?

PDCA ( Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. PDCA lúc đầu được đưa ra như là các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, ngày nay nó là một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý (ISO 9001; ISO 14001…).

Cụm từ P-D-C-A là viết tắt của:

• Plan – Lập kế hoạch;
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập;
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
• Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.

Mô hình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Mỗi điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 đều bao hàm bước Lập kế hoạch, điều 7 của tiêu chuẩn thì tập trung vào Thực hiện, và điều 8 tập trung và Kiểm tra và Hành động. Vậy trong số đó, điều khoản nào mà chúng ta khó tiếp cận nhất?

Đó là điều khoản 8 bởi nó tập trung vào Kiểm tra và Hành động. Chúng ta hoàn thành bước Lập kế hoạch và Thực hiện và sau đó chúng ta tiến hành Kiểm tra và có Hành động tiếp theo tuân theo đúng thói quen làm việc truyền thống. Vì vậy, để áp dụng thành công ISO 9001, chúng ta phải thay đổi thói quen và dành nhiều thời gian hơn cho bước Kiểm tra và Hành động như trong điều khoản 8. Chúng ta hãy nhìn vào từng yếu tố của PDCA và xem nó tương ứng với các điều khoản của ISO 9001 như thế nào.

✍ Xem thêm: Chứng nhận ISO 9001| Hệ thống quản lý chất lượng

2. Chu trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng 

2.1 Lên kế hoạch – Plan

Doanh nghiệp nên có một chu trình lập kế hoạch hàng năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: tầm nhìn/ nhiệm vụ, chính sách chất lượng, mục tiêu hoạt động, ngân sách, kế hoạch bảo dưỡng, các tiêu chuẩn, sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm/ thị trường/ quá trình mới. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch. ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trên trong 7 mục.

• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS);
• Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng;
• Trách nhiệm lãnh đạo;
• Quản lý nguồn lực;
• Hoạch định việc tạo sản phẩm;
• Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường;
• Hành động phòng ngừa.

2.2 Thực hiện kế hoạch – Do

Các bước Thực hiện diễn ra thường xuyên hơn, có thể trong chu kỳ hàng tháng nó tạo ra các dữ liệu để đo lường và phân tích và được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hàng năm. Việc Thực hiện tập trung nhiều trong Mục 7 – Tạo sản phẩm. Hầu hết các hồ sơ của hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong các quá trình tại mục 7.

• Năng lực và Đào tạo;
• Thiết kế và phát triển;
• Mua hàng;
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ.

2.3 Kiểm tra dữ liệu – Check

Khi có dữ liệu từ bước thực hiện, bạn cần tiến hành phân tích và nghiên cứu dữ liệu. Chúng ta không chỉ kiểm tra để xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa hoặc kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ hay chưa. Mà cần phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001 xác định rõ những quá trình kiểm tra khác nhau, như là chu trình đo lường và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào.

• Xem xét của lãnh đạo;
• Theo dõi và đo lường;
• Sự thỏa mãn của khách hàng;
• Đánh giá nội bộ;
• Phân tích dữ liệu.

2.4 Hành động – Atc

Hành động được thực hiện không chậm trễ nhằm loại bỏ những thiếu sót, được xác định thông qua việc đo lường, phân tích giữa các kế hoạch năm và hồ sơ dữ liệu trong thực tế. Tất nhiên có yếu tố Hành động trong sự xem xét của lãnh đạo vì sau khi chúng ta xem xét các yếu tố đầu vào cần thiết, chúng ta có nghĩa vụ phải phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết (cũng có thể bao gồm các hành động phòng ngừa)

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu có hành động rõ ràng như cô lập sản phẩm không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và có thể cả hành động phòng ngừa.

• Sản phẩm không phù hợp;
• Hành động khắc phục;
• Hành động phòng ngừa.

Giấy chứng nhận ISO 9001 tại Vinacontrol CE cấp

3. Quy trình vận hành của chu trình PDCA 

►Bước 1: Thiết lập kế hoạch (P)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ một công việc hay hoạt động gì, doanh nghiệp cũng cần xác định những yếu tố sau: 

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa. 
• Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch. 
• Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được đặt ra. 
• Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động, quy trình đó.

► Bước 2: Triển khai kế hoạch (D)

Trước tiên, doanh nghiệp cần phải phổ biến về kế hoạch tới cho các cá nhân/ bộ phận có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào trong thực tế. Đồng thời, ghi lại những dữ liệu, thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện. Đây chính là cơ sở phục vụ hoạt động đánh giá trong tương lai. 

► Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (C)

Tại bước này, doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch. 

Đồng thời, việc đánh giá cũng nhằm mục đích phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có những biện pháp khắc phục phù hợp. 

► Bước 4: Hành động để thay đổi (A)

Căn cứ vào các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Đồng thời, cập nhập lại các thông tin này lại vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các hoạt động/ dự án trong tương lai. 

Mô hình P-D-C-A trong tiêu chuẩn ISO 9001 – Hệ thống quản lý chất lượng

4. Lợi ích mà chu trình PDCA đem lại

• Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý hữu hiệu nhất hiện nay, bởi những lợi ích mà nó mang lại cho  doanh nghiệp:
• Là cơ sở giúp các quy trình được cải tiến liên tục và đạt được mục tiêu đề ra
• Theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua bán, sản xuất, kinh doanh một cách toàn diện
• Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi cách quản lý hiệu quả hơn
• Duy trì hiệu lực cho các hoạt động giám sát
• Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Để tìm hiểu kỹ hơn về cách áp dụng Quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng (theo ISO 9001:2015) của doanh nghiệp, quý khách vui lòng liên hệ Vinacontrol CE theo số hotline 1800.6083, email [email protected] hoặc để lại thông tin liên lạc để được hỗ trợ tốt nhất.