PDCA là gì? Phương pháp cải tiến liên tục và tinh gọn doanh nghiệp có thể áp dụng ngay

Hãy thử tưởng tượng doanh nghiệp bạn kinh doanh trên một trang thương mại điện tử. Gần đây, xếp hạng mức độ hài lòng của khách hàng đang giảm xuống. Khi xem xét lý do cụ thể, bạn thấy rằng khách hàng của mình phàn nàn về việc giao hàng muộn và sản phẩm bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Vì vậy, bạn quyết định chạy một dự án thử nghiệm trong một tháng, sử dụng một nhà cung cấp mới để vận chuyển sản phẩm của bạn cho một nhóm khách hàng mẫu. Và bạn rất hài lòng khi thấy những phản hồi tích cực trở lại. Bạn quyết định chuyển sang sử dụng nhà cung cấp mới cho tất cả các đơn hàng của mình trong tương lai.

Những gì bạn vừa làm chính là một vòng lặp đơn của chu trình PDCA. Được coi là “bí quyết phát triển thần kỳ của các doanh nghiệp Nhật Bản”, vậy PDCA là gì, loại doanh nghiệp nào có thể áp dụng PDCA và áp dụng như thế nào, bài viết dưới đây sẽ phân tích làm rõ.

Chu trình PDCA là một công cụ được thiết lập để thực hiện cải tiến liên tục cho doanh nghiệp, bao gồm 4 bước tương đương với 4 chữ cái:

Còn được biết đến là PDSA (*), “Vòng tròn Deming” hay “Chu trình Shewhart”, phương pháp PDCA được phát triển bởi nhà tư vấn quản lý – Tiến sĩ William Edwards Deming. Vào những năm 1950, Deming đã phát triển một phương pháp xác định lý do tại sao một số sản phẩm hoặc quy trình không hoạt động như mong đợi. Cách tiếp cận của ông kể từ đó đã trở thành một công cụ chiến lược phổ biến, được sử dụng bởi nhiều loại hình tổ chức khác nhau. Nó cho phép họ chủ động nhận thức về những gì cần thay đổi và kiểm tra chúng trong một “vòng lặp phản hồi liên tục.”

(*) Ghi chú:

PDSA là viết tắt của Plan-Do-Study-Act với “Study” có nghĩa là nghiên cứu. Là một bản thể khác của lý thuyết PDCA, nhưng trọng tâm của PDSA là mặt nghiên cứu lý thuyết. Trong khi đó, trọng tâm của PDCA là đánh giá kết quả để thực hiện thay đổi.

Các công ty mong muốn cải thiện quy trình vận hành của họ thường triển khai PDCA để tối thiểu hoá sai sót và tối đa hóa kết quả đầu ra. Nếu triển khai hiệu quả, các công ty có thể lặp lại chu trình PDCA và biến nó trở thành một quy trình hoạt động tiêu chuẩn trong tổ chức của họ.

Cụ thể, chu trình PDCA có thể được áp dụng khi doanh nghiệp bạn:

Tuy nhiên, việc triển khai chu trình PDCA có thể đòi hỏi tương đối thời gian và sự tập trung nguồn lực. Vì vậy, nó sẽ không phải là cách tiếp cận thích hợp để giải quyết một vấn đề khẩn cấp hoặc các tình huống đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhạy.

Trên thực tế, PDCA không phải là kỹ thuật cải tiến duy nhất. Ngày nay, có rất nhiều công cụ và lý thuyết được tạo ra để hỗ trợ doanh nghiệp hướng đến cải tiến liên tục.

Tuy nhiên, thường có một thử thách không nhỏ cho các nhà lãnh đạo trong việc quyết định kỹ thuật nào phù hợp nhất với doanh nghiệp mình. Đặc biệt khi đứng giữa hai phương pháp PDCA và DMAIC, bạn có thể gặp khó khăn trong việc đánh giá và lựa chọn do hai cách tiếp cận này khá giống nhau.

Cũng như PDCA, DMAIC là một chu trình cải tiến và nâng cao hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, quy trình này được thực hiện dựa trên dữ liệu và bao gồm 5 giai đoạn như sau: 

DMAIC là nền tảng cơ bản của lý thuyết quản trị nổi tiếng Six Sigma. Nếu bạn chưa nghe qua, Six Sigma (6 Sigma, hay 6σ) là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng bằng cách dựa trên thống kê để tìm ra lỗi (khuyết tật), xác định nguyên nhân của lỗi và xử lý lỗi nhằm làm tăng độ chính xác của quy trình.

Thực tế, không có phương pháp nào được chứng minh là vượt trội hơn. Câu trả lời phụ thuộc vào tình huống kinh doanh cụ thể của mỗi doanh nghiệp.

Đến đây, chúng ta đã nắm được khái niệm cơ bản về PDCA. Nhưng hiểu được giữa lý thuyết và thực thi luôn có khoảng cách lớn, phần dưới đây tôi sẽ giải thích chi tiết hơn về cách triển khai vào thực tế và những khía cạnh cần tập trung của chu trình PDCA.

Đây có thể là phần quan trọng nhất trong nỗ lực triển khai PDCA. Tùy thuộc vào tiến độ dự án, bạn thậm chí có thể phải thực hiện lặp đi lặp lại một số bước cho đến khi có được giải pháp phù hợp. Giai đoạn này có thể phân bổ thành những nhiệm vụ con theo trình tự như sau:

Lấy ví dụ về một công ty dệt may X với quy mô nhỏ, với doanh thu chính đến từ hợp đồng may đồng phục cho các trường học trên địa bàn. Với mục tiêu tăng trưởng 100% doanh thu trong năm 2021, họ sẽ triển khai bản kế hoạch PDCA như sau:

Một trong những lưu ý quan trọng nhất ở đây là việc xây dựng các KPI cụ thể và chính xác. Ví dụ, với mục tiêu là “tăng trưởng 100% doanh thu”, nếu công ty X chỉ nhìn vào doanh thu hàng tháng để đánh giá, trong trường hợp các chỉ số không tăng lên như kỳ vọng, họ sẽ không thể xác định được nguyên nhân tại sao. 

(Nguyên nhân là bởi) Doanh thu là kết quả của số lượng hợp đồng nhân với giá trị trên mỗi hợp đồng. Trong đó, số lượng hợp đồng cũng được chia thành hợp đồng đến từ khách hàng mới và hợp đồng lặp lại của khách hàng cũ, đồng thời giá trị trên mỗi hợp đồng cũng không cố định. 

Vì vậy việc quan trọng là phải xác định được yếu tố then chốt gây biến động doanh thu. Sau khi nghiên cứu, công ty X đã quyết định ưu tiên chiến lược mở rộng khách hàng mới, từ đó thiết lập KPI cụ thể là “Mở rộng thêm 100% số lượng hợp đồng mới”. Làm như vậy giúp họ dễ dàng chi tiết hoá các bước hành động tiếp theo trong bản kế hoạch, như là: lập danh sách khách hàng mục tiêu, chuẩn hóa quy trình bán hàng…

Ngoài ra, việc thiết lập các KPI cần được hỗ trợ bởi các phần mềm công nghệ, thay vì thực hiện thủ công. Đối với những doanh nghiệp nhỏ và chưa có điều kiện chuyển đổi số, việc làm thủ công có thể chưa phải là một cản trở quá lớn. Nhưng khi quy mô doanh nghiệp càng mở rộng, nhu cầu và mức độ phức tạp của quản trị mục tiêu càng lớn. Việc ứng dụng một phần mềm quản trị KPI cho doanh nghiệp – ví dụ như Base Goal dưới đây, là việc mà các nhà lãnh đạo không thể phớt lờ.

Giao diện phần mềm Base Goal – ứng dụng giúp quản trị mục tiêu nhất quán trong doanh nghiệp.

Đây là bước triển khai và thực chiến. Thay đổi dây chuyền sản xuất, đổi mới sản phẩm, ứng dụng công nghệ mới… Hiện thực hoá tất cả các ý tưởng và kế hoạch của bạn. Giai đoạn này có thể được chia thành ba phân đoạn phụ, bao gồm đào tạo tất cả nhân sự tham gia vào dự án, thực hiện dự án và lưu lại các dữ liệu để đánh giá hiệu quả trong giai đoạn sau.

Nếu như chưa chắc chắn phương án mới liệu có hiệu quả, hãy chạy thử nghiệm trước với một dự án quy mô nhỏ. Nó sẽ cho phép bạn biết các thay đổi này có đạt được hiệu quả mong đợi hay không, mà không làm gián đoạn quá nhiều tới hoạt động thường ngày của doanh nghiệp nếu chúng không đạt được. Ví dụ: bạn có thể thử nghiệm trước trong một bộ phận chức năng, trong một khu vực địa lý hoặc với một tập khách hàng nhỏ.

Ngoài ra, một trong những vấn đề phổ biến nhất trong quá trình thực thi kế hoạch có thể kể đến:

Với những vấn đề kể trên, quy trình và tiêu chuẩn hóa là điều chắc chắn sẽ giúp tổ chức của bạn thực thi hiệu quả hơn. Nó đảm bảo rằng: mỗi nhân viên đều nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình; mỗi sự cố phát sinh trong vận hành đều được ghi nhận và xử lý triệt để.

Nhằm hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc chuẩn hoá các quy trình nội bộ, đội ngũ Base.vn đã phát triển ứng dụng Base Workflow. Với tính năng kết nối hàng trăm quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp tại một nơi duy nhất, tự động chuyển giao và đo lường kết quả công việc, Base Workflow có thể giúp tối ưu luồng thông tin, giảm thiểu sai sót và tăng năng suất cho doanh nghiệp bạn.

Base Workflow – Nền tảng quản lý và tự động hoá quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp 4.0

Đây có lẽ là phần thường bị bỏ qua nhất trong chu trình PDCA. Giải pháp đã triển khai của bạn có thực sự hiệu quả không? Bạn đã đạt được mục tiêu của mình chưa? Đây là những đánh giá cần được thực hiện một cách nghiêm túc, và quan trọng hơn, thực hiện một cách chiến lược. Nếu không duy trì được việc kiểm tra và đánh giá đúng phương pháp, có khả năng bạn sẽ rơi vào cái bẫy phổ biến gọi là “Hiệu ứng Hawthorne”.

Hiệu ứng Hawthorne lần đầu tiên được quan sát tại Hawthorne Works của Western Electric vào năm 1930. Hiệu ứng này minh hoạ hiện tượng: khi các nhà quản lý thực hiện thay đổi điều gì đó trong khu vực sản xuất – bất kể thay đổi điều gì, nó đều cải thiện hệ thống, nhưng chỉ trong một thời gian ngắn. Nói cách khác, sự giám sát của quản lý trong quá trình thay đổi trong khu vực sản xuất sẽ dẫn đến năng suất cao hơn và chất lượng công việc tốt hơn của nhân viên, dù nó là thay đổi về bất cứ khía cạnh gì. Tuy nhiên, ngay sau khi sự kiểm soát của ban quản lý chấm dứt, mọi thứ trở lại trạng thái cũ.

Để một cải tiến thực sự hiệu quả, đi vào hoạt động thôi là chưa đủ, nó còn phải hoạt động liên tục. 

Vậy câu hỏi đặt ra là: làm thế nào để duy trì được việc kiểm soát đầu ra một cách hiệu quả và liên tục, đặc biệt là khi công việc này thường tiêu tốn khá nhiều thời gian và nguồn lực của nhà quản lý? Để giải quyết vấn đề này, ứng dụng quản trị mục tiêu Base Goal được phát triển tính năng tạo chu kỳ lặp lại cho KPI. Với Base Goal, bạn có thể tạo chu kỳ tự động theo tháng, quý phù hợp với tình hình phát triển của công ty và báo cáo tiến độ mục tiêu theo từng chu kỳ.

Phần mềm Base Goal với tính năng thiết lập, theo dõi mục tiêu và tạo chu kỳ vòng lặp cho KPI.

Sau khi nhìn vào kết quả kiểm tra từ bước Check, đây là bước chúng ta quyết định những gì cần làm tiếp theo. Ở đây chúng ta nên phân loại kết quả:

Đối với việc làm không tốt: bạn cần phải tìm ra nguyên nhân, sau đó cân nhắc xem có tiếp tục cải tiến không hay dừng lại.

Đối với việc làm tốt: hãy tiêu chuẩn hóa và duy trì. Đồng thời, bạn cũng nên chúc mừng nhóm của mình và thể hiện sự đánh giá cao của bạn với đồng đội, nhân viên. Tuy nhiên, giống như vòng lặp PDCA, công việc không bao giờ dừng lại. Bây giờ, bạn cần nghĩ xem vấn đề nào sẽ giải quyết tiếp theo. Hãy xếp hạng ưu tiên các vấn đề, chọn vấn đề phù hợp nhất (thường là cái mang lại lợi ích tối đa với nguồn lực tối thiểu) và bắt đầu một chu trình PDCA mới.

“To improve is to change; to be perfect is to change often.” – Winston Churchill

(Tạm dịch: Để cải thiện, chúng ta cần thay đổi. Để hoàn hảo, chúng ta cần thay đổi thường xuyên.)