NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (146.49 KB, 13 trang )

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ
VĂN PHÒNG
1. Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1. Khái niệm văn phòng
Văn phòng thường được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau và ở mỗi quốc
gia trong từng thời kỳ lịch sử cùng với sự phát triển kinh tế – xã hội, sự tiến bộ
của khoa học quản lý, cách hiểu về văn phòng cũng có sự thay đổi và phát triển.
Khi nhìn vào công việc hàng ngày của văn phòng ở mỗi cơ quan, tổ chức
người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến
công tác văn thư, văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại
công văn, giấy tờ, con dấu, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày hoặc
văn phòng là nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ…
Bên cạnh đó, văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể nên văn
phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp, đối nội, đối ngoại
của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ như: Văn phòng Công ty, Văn phòng UBND,
Văn phòng trường…
Văn phòng còn được gọi là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo hoặc
phòng làm việc của một số cá nhân có chức danh được pháp luật thừa nhận với
tên gọi như: Văn phòng Giám đốc, Văn phòng Nghị sĩ, Văn phòng Luật sư, Văn
phòng Kiến trúc sư…
Trong các cơ quan, doanh nghiệp, văn phòng được hiểu như một bộ máy
tham mưu, tổng hợp quan trọng, một cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành
của lãnh đạo. Đôi khi văn phòng còn phản ánh sự kết hợp của các phòng ban
khác nhau như: phòng Hành chính-Kế toán, phòng Hành chính tổng hợp, phòng
Tổ chức – Hành chính… Cấc văn phòng này thực hiện chức năng khái quát của
các đơn vị hỗ trợ, phục vụ điều hành cho toàn cơ quan, doanh nghiệp. Nói theo
cách khác thì văn phòng là hình bóng thu nhỏ của cơ quan, doanh nghiệp như
các văn phòng đại diện của tổ chức, doanh nghiệp tại các địa phương, vùng, khu
vực hay ở nước ngoài.
Theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008
định nghĩa về văn phòng theo nghĩa chung nhất như sau: “Văn phòng là bộ máy

hợp thành hệ thống thốmg nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hoạt
động tổng hợp.
Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mưu. Đồng
thời văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các hoạt động
chung trong cơ quan, doanh nghiệp mình một cách nhịp nhàng và khoa học.
1.2.2. Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện
vật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ…văn phòng
là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sử
dụng có hiệu quả nhất.
Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanh
nghiệp chính là các yếu tố vật chất, kinh phí. Song cần phải có công tác quản lý
các điều kiện này một cách khoa học. Do đó mục tiêu cụ thể của văn phòng ở
chức năng này là ngày càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hội
hoá các hoạt động phục vụ.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chức
năng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung
cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trong
mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
1.3. Nhiệm vụ của văn phòng
Từ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008)
1 – Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.
Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòng
ban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơ
quan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạch
tổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thực
hiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đào
tạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòng
tổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan,

doanh nghiệp sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốt
trong công việc.
Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch
công tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo,
giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sức
quan trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm
ảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý,
6 tháng, tháng thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm,
chưa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầu
tiên.
2 – Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.
Thông tin có nhiều loại như: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội,
thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng mỗi cơ quan,
doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thông
tin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.
Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý
tất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Văn
phòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều được thu
thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.
Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải
và lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì có
liên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của văn
phòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủ
nghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong quản lý thông tin.
Công tác thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp được
tình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan,
doanh nghiệp, của nghành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáo
cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáo
định kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình.

Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoa
học, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giải
quyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải
quyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, doanh nghiệp mình
3 – Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bản
Văn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thông
tin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật,
chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phương
tiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy công
việc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanh
nghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã có
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổi
năm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và ban
hành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ.
Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúp
lãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và ban
hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu về
nội dung, thể thức văn bản. Do đó van phòng phải nắm vững thông tin đầu vào,
xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quan
trọng của văn phòng.
Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực cho
hoạt động của người làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại,
chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương
pháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụng
phục vụ các nhu cầu khác nhau.
Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảo
an toàn, bí mật thông tin theo quy định.
4 – Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại.

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức các
phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại công
việc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vào
mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng
và do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệp
khi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động này
thi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiện
cảm với khách hàng, đối tác. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thì
mỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấn
tượng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có được thành công này thì công việc
lễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảm
bảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ.
5 – Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thường
xuyên, liên tục của văn phòng.

điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tinhỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảmbảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp”.1.2. Chức năng của văn phòngTừ lý luận và thực tiễn cho thấy văn phòng là một thực thể tồn tại để thựchiện việc quản lý thông tin, phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo. Do đó,văn phòng có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:- Nhóm chức năng tham mưu, tổng hợp;- Nhóm chức năng hậu cần1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợpCùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới tổ chức và hoạt động củacơ quan, doanh nghiệp chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng ngàycàng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng, đây là hoạt độngcần thiết cho công tác quản lý.Trong đó, nội dung của công tác tham mưu là các hoạt động tham vấn củacông tác văn phòng. Còn nội dung của công tác tổng hợp là các hoạt động thốngkê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiêt thực cho hoạt động quản lý. Người lãnhđạo muốn có được những quyết định đúng đắn, khoa học thì không thể chỉ dựavào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhưý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp. Do đó, đòi hỏi cầnphải có một lực lượng trợ giúp lãnh đạo trước hết là công tác tham mưu tổnghợp.Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quátrình quản lý đạt hiệu quả cao nhất. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từviệc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, chính xác nhữngthông tin đầu vào, thông tin đầu ra kể cả những thông tin phản hồi mà vănphòng thu thập được. Và để có những thông tin mang tính chuyên sâu thì bộphận tham mưu của văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưutừ các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ trong cơ quan, doanh nghiệp mình tậphợp thành hệ thống thốmg nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hoạtđộng tổng hợp.Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mưu. Đồngthời văn phòng có chức năng giúp lãnh đạo điều hoà, phối hợp các hoạt độngchung trong cơ quan, doanh nghiệp mình một cách nhịp nhàng và khoa học.1.2.2. Chức năng hậu cầnHoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiệnvật chất như nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ…văn phònglà bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các điều kiện vật chất đó để đảm bảo sửdụng có hiệu quả nhất.Điều kiện đảm bảo cho quá trình hoạt động, phát triển cơ quan, doanhnghiệp chính là các yếu tố vật chất, kinh phí. Song cần phải có công tác quản lýcác điều kiện này một cách khoa học. Do đó mục tiêu cụ thể của văn phòng ởchức năng này là ngày càng sử dụng hiệu quả, tiết kiệm và theo xu hướng xã hộihoá các hoạt động phục vụ.Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua 2 chứcnăng quan trọng trên. Hai chức năng này vừa tồn tại độc lập vừa hỗ trợ, bổ sungcho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng trongmỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.1.3. Nhiệm vụ của văn phòngTừ các chức năng trên văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:theo cuốn Quản trị Hành chính văn phòng – NXB Thống kê năm 2008)1 – Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan, doanh nghiệp.Mỗi cơ quan, doanh nghiệp đều có nhiều kế hoạch do các bộ phận, phòngban khách nhau xây dựng nhằm thực hiện mục tiêu, định hướng phát triển cơquan, doanh nghiệp. Văn phòng chính là một bộ phận tổng hợp thành kế hoạchtổng thể cho cơ quan, doanh nghiệp và đôn đốc các bộ phận, phòng ban thựchiện theo chương trình, kế hoạch đó, ví dụ như: kế hoạch sản xuất, kế hoạch đàotạo, kế hoạch đầu tư, kế hoạch tài chính… Qua kế hoạch tổng thể mà văn phòngtổng hợp đôn đốc thực hiện thì các bộ phận, phòng ban chức năng của cơ quan,doanh nghiệp sẽ được kết nối mật thiết và hoạt động đồng bộ hơn, phối hợp tốttrong công việc.Mặt khác, văn phòng phải trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác hàng tháng, hàng quý, hàng tuần cho chính văn phòng và cho lãnh đạo,giúp lãnh đạo triển khai thực hiện kế hoạch đó. Việc lập kế hoạch này hết sứcquan trọng vì sẽ tránh được tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làmảnh hưởng đến những chương trình cần thiết hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quý,6 tháng, tháng thì văn phòng phải thường xuyên tổng kết đưa ra những việc đã làm,chưa làm để có biện pháp bổ sung kịp thời. Do đó kế hoạch luôn phải được lập đầutiên.2 – Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.Thông tin có nhiều loại như: thông tin kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội,thông tin nội bộ, thông tin bên ngoài, thông tin phản hồi…nhưng mỗi cơ quan,doanh nghiệp cũng cần phải có những yêu cầu cơ bản về thông tin. Bởi vì thôngtin là nguồn, là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời, chính xác.Mà thông tin lại có nhiều loại, trong khi lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lýtất cả mọi thông tin nên cần có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng. Vănphòng là cửa sổ, là bộ lọc thông tin vì tất cả các thông tin đến, đi đều được thuthập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng.Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tảivà lưu trữ. Hoạt động này có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì cóliên quan đến sự thành bại, liên quan đến hoạt động không những của vănphòng mà còn cả cơ quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần phải tuân thủnghiêm ngặt những quy định về văn thư, lưu trữ trong quản lý thông tin.Công tác thông tin của văn phòng phải được cập nhật và tổng hợp đượctình hình hoạt động hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực của cơ quan,doanh nghiệp, của nghành, lĩnh vực hoạt động kinh doanh để kịp thời báo cáocho lãnh đạo, giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương, biện pháp lớn nhằm thựchiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, doanh nghiệp mình và tổng hợp báo cáođịnh kỳ lên cơ quan cấp trên hoặc công khai trong cơ quan, doanh nghiệp mình.Khi thông tin được thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác, được xử lý khoahọc, đáp ứng yêu cầu quản lý sẽ giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp giảiquyết công việc hàng ngày, điều hoà, phối hợp với các cơ quan hữu quan giảiquyết kịp thời có hiệu quả những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơquan, doanh nghiệp mình3 – Soạn thảo, phát hành và quản lý văn bảnVăn bản là phương tiện ghi tin, chuyển tin hữu hiệu và chính xác. Thôngtin trong văn bản gồm có các thông tin về chính trị, kinh tế, xã hội, pháp luật,chuyên môn… Các cơ quan, doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phươngtiện hữu hiệu để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý. Tuy vậy côngviệc soạn thảo, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiều cơ quan, doanhnghiệp còn bộc lộ nhiều sai sót cả về nội dung và hình thức. Hiện nay đã cóLuật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 1996, được bổ sung, sửa đổinăm 2002 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thống nhất việc soạn thảo và banhành văn bản như Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ.Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong công việc trợ giúplãnh đạo về công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản; soạn thảo và banhành văn bản đúng thẩm quyền, đúng trình tự thủ tục, thực hiện các yêu cầu vềnội dung, thể thức văn bản. Do đó van phòng phải nắm vững thông tin đầu vào,xử lý và sử dụng thông tin, thực hiện soạn thảo văn bản, đây là nhiệm vụ quantrọng của văn phòng.Việc tổ chức lưu trữ thông tin, văn bản là biện pháp trợ giúp đắc lực chohoạt động của người làm công tác quản lý. Công việc này gồm có phân loại,chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phươngpháp khoa học để bảo quản an toàn và phục vụ việc tra cứu, khai thác sử dụngphục vụ các nhu cầu khác nhau.Công tác lưu trữ thông tin, văn bản được tổ chức tốt còn là việc đảm bảoan toàn, bí mật thông tin theo quy định.4 – Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại.Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức cácphòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp từng người phù hợp với từng loại côngviệc là rất quan trọng. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tuỳ thuộc vàomức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòngvà do văn phòng tổ chức. Đây là công việc đầu tiên của cơ quan, doanh nghiệpkhi giao lưu, giao tiếp, hợp tác kinh doanh, vì vậy nếu tổ chức tốt hoạt động nàythi cơ quan, doanh nghiệp đó sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt đẹp và có thiệncảm với khách hàng, đối tác. Thấy được tầm quan trọng của hoạt động này thìmỗi cơ quan, doanh nghiệp cần chú ý, quan tâm hơn để luôn tạo dựng được ấntượng tốt với các đối tác, khách hàng. Để có được thành công này thì công việclễ tân, tiếp khách vừa phải đảm bảo trang trọng, văn minh lịch sự vừa phải đảmbảo tiết kiệm, thực thi đúng chế độ.5 – Xây dựng củng cố bộ máy văn phòng và duy trì hoạt động thườngxuyên, liên tục của văn phòng.