Những vấn đề cần chuẩn bị trước khi thành lập doanh nghiệp

Quyết định thành lập doanh nghiệp DN) là một quyết định quan trọng đối với bất kỳ nhà đầu tư nào, đặc biệt là những người mới khởi nghiệp. Sau quyết định quan trọng đó, chính là lúc các nhà đầu tư tiến hành các thủ tục pháp lý để thành lập DN. Thủ tục pháp lý thành lập DN hiện nay khá đơn giản và thời gian xin cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ĐKKD) cũng không dài, nên có rất nhiều DN được thành lập trong những năm gần đây.

Trong giai đoạn tiền thành lập này, các nhà đầu tư thường có khuynh hướng tập trung vào các vấn đề thương mại khác của DN như tìm hiểu thị hiếu khách hàng tiềm năng, chọn địa điểm kinh doanh, tìm nguồn vốn, nguồn nhân lực, nguồn cung cấp để phục vụ cho dự án kinh doanh…

Việc làm thủ tục xin cấp giấy chứng nhận ĐKKD thường được nhà đầu tư xem nhẹ và coi là bước thủ tục phải làm mà không đặt trọng tâm vào. Tuy nhiên, trong thực tế có một số vấn đề pháp lý phát sinh có liên quan đến thủ tục xin cấp giấy chứng nhận ĐKKD mà các nhà đầu tư (đặc biệt là những người mới khởi nghiệp) cần lưu ý.

>> Tư vấn pháp luật cho doanh nghiệp gọi số:1900.6162

1. Cần xác định ngành nghề kinh doanh cho DN

Xác định được ngành nghề kinh doanh cho DN rất quan trọng vì ngoài thủ tục ĐKKD thông thường, ở một số loại ngành nghề, các nhà đầu tư còn phải xin thêm giấy phép kinh doanh, phải có chứng chỉ hành nghề, hoặc phải đáp ứng thêm một số điều kiện đặc thù của ngành nghề đó mà pháp luật quy định cũng như phải thực hiện đúng các điều kiện đó trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh.

Hiện nay pháp luật DN quy định ba loại hình của ngành nghề kinh doanh chính mà đòi hỏi nhà đầu tư phải thỏa mãn thêm một số yêu cầu đối với việc ĐKKD, đó là: (i) các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, (ii) các ngành, nghề kinh doanh phải có vốn pháp định, và (iii) các ngành, nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề.

Đối với các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện như nêu ở (i) thì tùy từng ngành, nghề kinh doanh mà DN sẽ được yêu cầu phải: (i) xin giấy phép kinh doanh do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho ngành nghề kinh doanh đó (ví dụ như đối với ngành sản xuất phim, DN phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh do Cục Điện ảnh cấp trước khi làm thủ tục ĐKKD); hoặc (ii) đáp ứng các quy định về tiêu chuẩn vệ sinh môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm; quy định về phòng cháy, chữa cháy, trật tự xã hội, an toàn giao thông và quy định về các yêu cầu khác đối với hoạt động kinh doanh tại thời điểm thành lập và trong suốt quá trình hoạt động của DN (ví dụ như kinh doanh vũ trường, karaoke).

Đối với ngành nghề kinh doanh phải có vốn pháp định như nêu ở (ii) ở trên (ví dụ như kinh doanh bất động sản phải có vốn pháp định 6 tỉ đồng, dịch vụ đòi nợ phải có vốn pháp định 2 tỉ đồng), các nhà đầu tư phải chuẩn bị văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền (cụ thể là xác nhận của ngân hàng).

Đối với ngành nghề kinh doanh phải có chứng chỉ hành nghề như nêu ở (iii), ví dụ như kinh doanh dịch vụ pháp lý, kiểm toán, kế toán, thì tùy theo từng loại hình DN mà chủ sở hữu hoặc người quản lý DN phải có chứng chỉ hành nghề.

Do đó, việc xác định ngành nghề kinh doanh là rất quan trọng cho nhà đầu tư. Nhà đầu tư cần phải chắc chắn là mình có thể thỏa mãn các điều kiện pháp lý để có thể xin được giấy chứng nhận ĐKKD trước thay vì lo tập trung cho các công việc khác mà phải tốn kém chi phí, ví dụ như đặt cọc thuê nhà, thuê mướn nhân viên) rồi cuối cùng nhận ra là mình chưa đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

2. Cần xác định nguồn vốn điều lệ

Các nhà đầu tư cũng cần xác định rõ loại tài sản nào mà nhà đầu tư sẽ dùng để góp vốn thành lập DN (ví dụ như tiền đồng, ngoại tệ, vàng, cổ phiếu, bất động sản, động sản…). Riêng đối với tài sản góp vốn không phải là tiền đồng, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng thì cần phải được các thành viên, cổ đông sáng lập hoặc tổ chức định giá chuyên nghiệp định giá, để làm cơ sở cho việc góp vốn và hạch toán kế toán, thuế của DN. Các nhà đầu tư cần thiết phải trao đổi với nhau để thống nhất phương thức định giá và tổ chức định giá trước khi thành lập DN hay thậm chí là tự thỏa thuận định giá với nhau – và có thể đưa vào trong hợp đồng/thỏa thuận thành lập DN (xem phần 6 bên dưới). Việc này nhằm tránh trường hợp sau khi DN được thành lập xong, nhưng các bên không thỏa thuận được với nhau về phương thức định giá hay tổ chức định giá hoặc là giá trị của tài sản góp vốn, gây đình trệ hoạt động kinh doanh của DN.

3. Cần xác định số lượng thành viên góp vốn và loại hình doanh nghiệp

Số lượng các thành viên góp vốn cũng ảnh hưởng đến loại hình DN và cơ cấu tổ chức của DN sau này. Nếu chỉ có một nhà đầu tư duy nhất, loại hình DN sẽ có thể là DN tư nhân với cơ chế quản lý là chủ DN, hay là công ty TNHH một thành viên đối với trường hợp nhà đầu tư là tổ chức với cơ chế quản lý có thể là hội đồng thành viên (nếu có từ hai người đại diện theo ủy quyền trở lên) hay chủ tịch công ty (nếu chỉ có một người đại diện theo ủy quyền) hay chủ tịch công ty nếu nhà đầu tư là cá nhân. Nếu có từ hai nhà đầu tư trở lên thì các nhà đầu tư sẽ chọn lựa giữa việc thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên (có hội đồng thành viên) hay công ty cổ phần (có hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông).

Mỗi loại hình DN và cơ cấu quản lý có những thuận lợi (ví dụ như thay đổi cổ đông sở hữu dưới 5% tổng số cổ phần của công ty cổ phần không phải thay đổi giấy chứng nhận ĐKKD, công ty cổ phần có thể phát hành trái phiếu, chỉ cần một nhà đầu tư là đã có thể thành lập công ty TNHH) và những khó khăn (ví dụ như công ty cổ phần thì các cổ đông sáng lập không được chuyển nhượng cổ phần trong ba năm đầu thành lập, công ty cổ phần phải có ít nhất ba cổ đông sáng lập, lương trả cho chủ DN tư nhân không được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ của DN tư nhân). Do đó, các nhà đầu tư cần phải biết trước để chọn lựa loại hình DN và cơ cấu quản lý cho phù hợp. Chọn lựa sai có thể tạo sức ỳ, là lực cản tăng trưởng hay thậm chỉ làm cho DN bị phá sản.

4. Cần lựa chọn tên cho DN

Đặt tên cho DN cũng như đặt tên cho đứa con tinh thần của mình. Nó là thương hiệu của DN, mà từ nó có thể mang đến thành công hay thất bại cho DN. Hiện tại pháp luật cho phép đặt tên cho DN có thể là tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài (nếu có), tên viết tắt. Tuy nhiên, việc đặt tên cho DN cần phải đáp ứng một số quy định cũng như không được trùng với tên của những DN cùng ngành nghề đã đăng ký trước đó trong phạm vi toàn quốc.

5. Cần xác định địa điểm kinh doanh của DN

Địa điểm kinh doanh của DN bao gồm địa điểm trụ sở chính của DN thành lập và cả địa điểm của các cơ sở kinh doanh của DN (nếu có). Mặc dù quy định về ĐKKD được áp dụng thống nhất theo Luật DN 2005 và các văn bản hướng dẫn thi hành, nhưng trên thực tế, xuất phát từ đặc thù riêng biệt mà ở địa phương có thể có những hạn chế, hay những điều kiện nhất định mà DN ở đó phải tuân theo.

Ví dụ, gần đây Sở Giao thông Vận tải TPHCM đang cho lấy ý kiến một số sở, ngành liên quan trước khi trình UBND thành phố chính thức ban hành danh mục các tuyến đường, đoạn đường, thậm chí cả một khu vực tạm ngưng không cấp giấy chứng nhận ĐKKD các loại hình dịch vụ, thương mại tập trung đông người như siêu thị, nhà hàng, trung tâm tiệc cưới, trung tâm thương mại, trung tâm đào tạo…

Do đó, việc kiểm tra xem địa điểm kinh doanh dự kiến có được cơ quan cấp phép địa phương chấp thuận hay không trước khi thương lượng thuê nhà cũng rất quan trọng mà nhà đầu tư cần lưu tâm trước khi nộp hồ sơ ĐKKD.

6. Cần có hợp đồng/thỏa thuận thành lập DN

Hợp đồng/thỏa thuận thành lập DN là hết sức quan trọng và cần thiết đối với trường hợp DN do nhiều nhà đầu tư tham gia. Tuy nhiên, hiện nay, chỉ đối với loại hình liên doanh giữa nhà đầu tư trong nước và nhà đầu tư nước ngoài thì hợp đồng liên doanh mới được yêu cầu phải có trong hồ sơ ĐKKD mà thôi.

Tuy vậy, ngay cả với những trường hợp hồ sơ ĐKKD không có yêu cầu thì các nhà đầu tư cũng nên lập hợp đồng hoặc thỏa thuận thành lập DN để có thể xác định quyền và nghĩa vụ của từng nhà đầu tư, tránh những tranh chấp không đáng có sau này.

Hợp đồng hoặc thỏa thuận này sẽ bao gồm những quyền và nghĩa vụ của từng bên trong quá trình chuẩn bị thành lập DN cho đến khi bắt đầu tiến hành ĐKKD và ở giai đoạn DN mới thành lập, xử lý trường hợp DN không thể thành lập được… những vấn đề mà điều lệ mẫu của cơ quan cấp phép của địa phương không quy định (ví dụ như các thỏa thuận chuyển nhượng vốn giữa các thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập trong tương lai; vấn đề bảo mật thông tin giữa các nhà đầu tư; những cam kết riêng lẻ về những vấn đề hợp tác đầu tư giữa các bên trong tương lai…).

Nói tóm lại, tùy từng trường hợp riêng biệt của nhà đầu tư mà những công việc pháp lý (như được nêu ở trên) cần chuẩn bị trước khi ĐKKD. Sự tìm hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng của nhà đầu tư trong giai đoạn này sẽ giúp cho việc tiến hành ĐKKD sau đó được thuận lợi hơn rất nhiều, tránh được những sự từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa từ cơ quan ĐKKD, tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc để DN có thể nhanh chóng đi vào hoạt động sản xuất, kinh doanh.

CÔNG TY LUẬT MINH KHUÊ biên tập

THAM KHẢO VÀ DỊCH VỤ TƯ VẤN LIÊN QUAN: