Những rủi ro hàng tồn kho tiềm tàng và cách quản trị rủi ro

Quản lý hàng tồn kho là vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đặc biệt quan tâm. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những rủi ro thường thấy trong quản lý hàng tồn kho và cách quản trị hiệu quả nhằm hạn chế những rủi ro hàng tồn kho đang tiềm tàng trong các doanh nghiệp hiện nay.

Hàng tồn kho là gì? 

Hàng tồn kho là gì? Hầu như bất kỳ ai khi nói đến hàng tồn kho đều nghĩ rằng, đây là hàng hoá tồn đọng không bán được, hay nói cách khách là hàng bị ế ẩm, cần thanh lý.

Rủi ro hàng tồn kho với doanh nghiệp luôn tiềm tàng

Tuy nhiên, đây là cách hiểu chưa đúng vì khái niệm hàng tồn kho là chủ đề rộng. Hàng tồn kho được hiểu với khái niệm bao quát hơn, đó là các mặt hàng, sản phẩm được doanh nghiệp giữ lại để có kế hoạch bán ra sau cùng.

Hay hiểu cách khác, hàng tồn kho là các mặt hàng dự trữ mà một doanh nghiệp sản xuất ra để mang đi bán. Do vậy, hàng tồn kho là một sự liên kết giữa sản xuất và bán sản phẩm, còn là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn và rất quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì thế quản lý hàng tồn kho không hề đơn giản, quản lý sai thì có thể để lại nhiều hậu quả và hệ luỵ có thể tốn rất nhiều chi phí. Nhưng nếu quản trị hàng tồn kho đúng cách thì có thể sẽ làm giảm nhiều khoản chi phí và tăng thêm lợi nhuận cho doanh nghiệp đáng kể.

Những rủi ro thường gặp trong quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là công việc không hề đơn giản và sẽ rất dễ gặp phải những rủi ro trong quá trình quản lý. Dưới đây là một số rủi ro thường gặp:

Sự gián đoạn trong nguồn cung ứng

Đối với những mặt hàng hoá mang tính chất thời vụ hoặc nhập khẩu từ nước ngoài sẽ hay gặp các rủi ro. Sự gián đoạn nguồn cung ứng còn có thể xảy ra khi hoạt động mua hàng của doanh nghiệp không được thực hiện đúng kế hoạch. 

Đối với rủi ro này, các doanh nghiệp thường hay đặt hàng trước. Tuy nhiên, khi dự trữ số lượng hàng tồn kho lớn sẽ gây tốn kém chi phí. Do đó, nhiều công ty xác định lượng hàng tồn kho thấp nhất với việc quản trị hiệu quả. Còn các nhà quản trị bán hàng lại luôn mong muốn lượng hàng tồn kho cao, đặc biệt khi cắt giảm nguồn cung ứng được báo trước. 

>> Xem thêm: Quản lý chuỗi cung ứng là gì? Vai trò và những vấn đề thường gặp

Sự biến đổi về chất lượng hàng hoá

Trong quá trình lưu trữ sản phẩm trong kho cần phải đảm bảo tốt quá trình quản quản hàng hoá an toàn, tránh bị hư hỏng, thất thoát. Chất lượng hàng hóa cũng là yếu tố làm ảnh hưởng tới việc tiêu thụ hàng hoá. Do đó mức tồn kho hàng hóa bị chi phối bởi chất lượng hàng trong kho.

Nếu bảo quản tốt, đảm bảo chất lượng thì mức tồn sẽ thấp. Còn ngược lại bảo quản không tốt, chất lượng hàng kém đi thì mức tiêu thụ hàng bị giảm sút và kéo theo đó là hàng tồn kho tăng lên. 

Để hạn chế biến động này, các doanh nghiệp cần phải thực hiện nghiêm chỉnh các yêu cầu trong quá trình bảo quản như: 

– Giữ gìn tốt số lượng và chất lượng hàng hóa trong kho, giảm tối đa mức hao hụt hàng hoá. 

– Tạo điều kiện tốt nhất để đảm bảo công tác bảo quản hàng hoá được tốt nhất.

– Liên tục kiểm tra giám sát chất lượng hàng hoá để phát hiện nguyên nhân và có biện pháp xử lý. 

Khả năng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp

Đây cũng là yếu tố dẫn đến rủi ro hàng tồn kho. Khả năng tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp phụ thuộc vào yếu tố như: chiến lược tiêu thụ hàng hoá doanh nghiệp đang theo đuổi, nguồn lực tài chính, trình độ của đội ngũ kinh doanh, uy tín thương hiệu của doanh nghiệp, đặc tính sản phẩm,…

Nếu doanh nghiệp có khả năng xâm nhập thị trường tốt, hàng hoá tiêu thụ đều thì rủi ro hàng tồn kho thấp. Còn khả năng mở rộng thị trường thấp, hàng hóa không bán được, ứ đọng thì mức độ tồn kho sẽ lớn. 

>> Tham khảo: Chi phí hàng tồn kho là gì? Cách tính chi phí tồn kho

Sự biến động của tỷ giá hối đoái

Với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh quốc tế thì sự không ổn định của tỉ giá hối đoái là một rủi ro lớn trong quá trình quản lý hàng tồn kho vì nó tác động đến giá cả hàng hoá khi thực hiện xuất nhập khẩu. Sự thay đổi của tỉ giá còn gây ảnh hưởng đến các chi phí giao dịch gia tăng;

Đối với rủi ro này các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường lựa chọn đồng tiền mạnh để xác định giá trị sản phẩm hàng hóa dự trữ tồn kho. 

Các bước quản trị rủi ro trong kho hàng

Quản trị rủi ro trong kho hàng cần phải được thực hiện thường xuyên theo thói quen nhằm đánh giá và giảm thiểu các nguy cơ xấu nhất. Dưới đây là các bước quản trị rủi ro bạn cần biết:

Xác định bối cảnh

Đây là bước đầu tiên trong quá trình quản trị rủi ro trong kho hàng. Cần phải nắm được bối cảnh mà quá trình quản trị rủi ro sẽ diễn ra tiếp theo đó. Các doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá mức độ rủi ro đó.

Nhận dạng rủi ro

Trong quá trình quản lý hàng tồn kho, các doanh nghiệp cần phải nhận dạng chính xác mức độ rủi ro đó sẽ gây ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó có biện pháp xử lý phù hợp và đúng đắn nhất.

Phân tích, đánh giá rủi ro

Sau khi doanh nghiệp đã xác định được mức rủi ro tiềm ẩn đó thì tiếp tục phân tích nó để đưa ra mức độ nghiêm trọng. Mục tiêu là để hiểu rõ hơn về từng trường hợp rủi ro cụ thể để có biện pháp đối phó tốt nhất.

Xử lý và ứng phó rủi ro

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ xem xét các rủi ro được xếp hạng cao nhất và lập kế hoạch, giải pháp để giảm thiểu những rủi ro đó bằng cách sử dụng các biện pháp kiểm soát rủi ro. Kế hoạch sẽ bao gồm: quy trình giảm thiểu rủi ro, chiến thuật phòng rủi ro và kế hoạch dự phòng để xử lý rủi ro nếu xảy ra.

Giám sát rủi ro

Việc theo dõi, giám sát những rủi ro là vô cùng quan trọng, là việc làm cần sự liên tục và không kết thúc khi rủi ro đã được xử lý giải quyết. 

Luôn theo dõi và giám sát những rủi ro

Những giải pháp hạn chế tối đa rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho

Có rất nhiều phương pháp để hạn chế tối đa rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho. Dưới đây là những cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả bạn cần biết:

Thực hiện đúng quy trình quản lý hàng tồn kho

Bắt đầu từ khi nguyên liệu, hàng hóa được vận chuyển từ kho của nhà cung cấp đến kho nguyên liệu của doanh nghiệp,cho đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho thì các doanh nghiệp cần thiết lập một cách bài bản quy trình quản lý hàng tồn kho, xuất kho, kiểm kê, điều chỉnh hàng tồn kho, quy trình tái chế.

Thực hiện đầy đủ, đúng quy trình như này sẽ hạn chế được tối đa các sai sot, giúp việc quản lý hàng tồn kho trở nên dễ dàng hơn.

Kiểm kê hàng hóa liên tục

Cần phải quản lý hàng tồn kho bằng cách kiểm kê hàng hóa thường xuyên và có ghi chép đầy đủ những thông tin về việc bất thường xảy ra nhằm báo cáo, xử lý kịp thời nhất có thể.

Vậy bạn cần kiểm kê như thế nào? Sẽ phải kiểm kê số lượng hàng hoá; bao nhiêu mặt hàng, mặt hàng nào đã hết hạn, mặt hàng nào hỏng hóc, mặt hàng nào đã bị thất thoát,…

Tất cả sẽ được đối chiếu xem có khớp với sổ sách ghi chép lại hay không. Việc này sẽ được thực hiện định kỳ 6 tháng/lần. Hoặc nếu cần thiết thì sẽ phải thực hiện 3 tháng/lần. 

Dùng mã vạch để hỗ trợ quản lý tồn kho

Đa phần các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng mã vạch để quản lý hàng tồn kho giúp phân loại, sắp xếp hàng tồn kho hiệu quả. 

Dùng mã vạch để quản lý hàng tồn dễ dàng hơn

Trước tiên, cần phân loại hàng hóa cụ thể theo nhóm và sử dụng mã vạch để đặt tên cho từng nhóm đó. Khi muốn tìm kiếm mặt hàng nào đó thì chỉ cần quét mã vạch thì tự động hệ thống sẽ xác nhận được vị trí kệ để hàng, số lượng, tình trạng của từng mặt hàng một cách chi tiết.

Dùng phần mềm quản lý tồn kho

Hiện nay, có nhiều đơn vị, doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho bằng cách sử dụng phần mềm. Dưới đây là một số phần mềm quản lý hàng tồn kho, bao gồm cả trả phi và mất phí bạn có thể tham khảo:

– Wpro 1.4 (Trả phí)

– BS Silver (Trả phí)

– Adaline (Trả phí)

– Phần mềm KiotViet (Trả phí)

– GM – Sales (Miễn phí)

– Perfect Warehouse (Miễn phí)

-…

>> Xem ngay: Top phần mềm quản lý kho hàng đơn giản, tối ưu nhất

Sử dụng hệ thống giá kệ để quản lý hàng tồn hiệu quả

Đây là giải pháp quản lý hàng tồn kho cực kỳ quan trọng. Sử dụng hệ thống giá kệ kho hàng giúp sắp xếp và lưu trữ hàng hóa, pallet hiệu quả. Vừa giúp tiết kiệm diện tích kho, tiết kiệm đáng kể chi phí quản lý kho, giúp người thủ kho dễ dàng quản lý kho tốt hơn.

Kệ công nghiệp VNT là đơn vị sản xuất và lắp đặt hệ thống giá kệ kho hàng chuyên nghiệp với đa dạng các mẫu kệ kho mẫu mã, tải trọng khác nhau như: kệ tải nhẹ V lỗ đa năng, kệ trung tải, kệ tải nặng Selective, Double Deep, Drive in, kệ tay đỡ, kệ sàn,….

Kệ kho hàng VNT đảm bảo đủ các yếu tố về độ bền chắc, tính an toàn, lưu trữ khoa học, tối ưu không gian nhà kho hiệu quả. 

>> Đọc thêm: Các mô hình quản lý hàng tồn kho tiêu biểu cho doanh nghiệp

Để được tư vấn các loại kệ kho hàng, vui lòng liên hệ Hotline 086 758 9999 để được tư vấn và giải đáp nhanh nhất.

Tổng kết: Bài viết trên đã cung cấp các thông tin liên quan đến rủi ro hàng tồn kho và các giải pháp hạn chế rủi kho trong quản lý hàng tồn kho. 

Tôi là Nguyễn Linh – Tôi đã có kinh nghiệm hơn 5 năm tư vấn setup giá kệ công nghiệp, kệ kho hàng. Tôi hy vọng những kiến thức mà mình chia sẻ có thể giúp mọi người xây dựng được hệ thống kho bãi hiệu quả, tối ưu diện tích và chi phí.