Mẫu Kế hoạch Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả cho doanh nghiệp

Đơn vị tổ chức sự kiện lễ ra mắt sản phẩm mới đẳng cấp, chuyên nghiệp tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh (Hotline: 0941886161). Tổ chức sự kiện Lễ ra mắt sản phẩm mới không còn là vấn đề quá xa lạ đối với mỗi doanh nghiệp. Đây chính là con đường ngắn nhất và tốt nhất đưa sản phẩm của bạn tiếp cận gần hơn đến người tiêu dùng cũng như đối tác, khách hàng. 

Cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới sẽ quyết định ấn tượng của khách hàng là tốt hay xấu. Ảnh hưởng đến sự đón nhận sản phẩm trên thị trường, hay nói cách khác là doanh thu tương lai. Có thể biến doanh nghiệp có được giá trị tỷ đô hoặc sản phẩm sẽ “chết trong trứng nước”. Và câu trả lời Làm sao tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới gây được tiếng vang sẽ được giới thiệu trong bài viết này.

Lễ ra mắt sản phẩm mới là gì?

Lễ ra mắt sản phẩm mới (Product Launch Event) là sự kiện được thiết kế để tạo ấn tượng cho sản phẩm. Nói cách khách là gây chú ý và thu hút khách hàng, đối tác tiềm năng đến với sản phẩm của doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng cho mọi doanh nghiệp. Thậm chí là yếu tố sống còn của những doanh nghiệp mới, các công ty khởi nghiệp là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp đến khách hàng của mình.

Một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới thành công không những giúp khách hàng sẵn sàng móc hầu bao mua sản phẩm. Mà còn giúp doanh nghiệp lan tỏa thương hiệu, thu hút sự quan tâm tới đối tác và truyền thông.

3 Yếu tố để tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công

Để sự kiện ra mắt sản phẩm mới thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố. Tuy nhiên có 3 yếu tố chính quyết định đến 90% sự thành công của lễ ra mắt đó là:

1. Kế hoạch lễ ra mắt sản phẩm mới chi tiết

Một kế hoạch sự kiện ra mắt sản phẩm mới chi tiết giúp người quản trị biết mình cần phải làm gì, tiến hành như thế nào. Đồng thời một kế hoạch tốt sẽ giúp cho cả chương trình được vận hành một cách thuận lợi.

2. Đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm

Có được đội ngũ tổ chức chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm sẽ giúp cho buổi lễ ra mắt sản phẩm mới diễn ra nhịp nhàng và thành công nhất. Bất kỳ một sai sót nhỏ nào của lễ ra mắt cũng sẽ tạo ấn tượng xấu nơi khách hàng. Chính vì yêu cầu mức độ hoàn thiện cao như vậy; nên doanh nghiệp cần lựa chọn một đội ngũ có kinh nghiệm và có kỹ năng.

3. Sự chuẩn bị kỹ càng

Sẽ luôn có những thiếu sót có thể xảy ra trong lễ ra mắt sản phẩm mới. Do vậy, sự chuẩn bị kỹ càng sẽ giúp giảm thiểu tối đa sai sót và có phương án dự phòng.

6 bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

1. Lựa chọn địa điểm tổ chức lễ ra mắt

Lựa chọn không gian, địa điểm tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới quyết định rất lớn đến việc tiếp cận khách hàng. Một không gian phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được đối tượng khách hàng tiềm năng. Đồng thời tạo được sự thống nhất về chủ đề buổi ra mắt. Ví dụ: Sự kiện ra mắt điện thoại không nơi nào phù hợp hơn một hội chợ triển lãm các thiết bị di động. Không doanh nghiệp nào lại ra mắt điện thoại tại hội chợ triển lãm xe hơi, mỹ phẩm, thực phẩm… đúng không nào?

2. Lên ý tưởng cho buổi ra mắt sản phẩm mới

Một điều căn bản nhất là ý tưởng sẽ phải lấy sản phẩm làm trung tâm. Hãy bắt đầu từ việc nghiên cứu sản phẩm. Dựa vào tính năng đặc điểm của sản phẩm sẽ giúp quý khách tìm được chủ đề cho toàn bộ buổi lễ. Theo đó quý khách cũng sẽ dễ dàng hơn trong việc lên kịch bản tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới. Một ý tưởng tốt sẽ giúp tạo ấn tượng nơi khách tham dự. Một trong những cách tạo dấu ấn đậm sâu với khách hàng, đối tác tham dự chính là ý tưởng tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm mới. Nếu buổi lễ ra mắt sản phẩm mới của bạn theo phong cách setup/ trang trí độc đáo, sáng tạo đảm bảo sẽ gây ấn tượng mạnh, tạo sự ghi nhớ rõ nét với khách mời, đối tác. Ví dụ, nếu tổ chức chương trình ra mắt bộ sưu tập thời trang mới, bạn có thể cân nhắc trang trí chương trình trong một không khí hoài cổ hoặc không gian rực rỡ màu sắc,…

Chính vì thế, tùy thuộc vào sản phẩm cũng như thương hiệu bạn định ra mắt là gì mà đưa ra các ý tưởng tổ chức chương trình giới thiệu sản phẩm khác nhau, nhưng người tổ chức sự kiện cần phải thể hiện được điểm nhấn riêng biệt, nội dung sáng tạo để người tham dự có thể ghi nhớ sản phẩm của bạn lâu nhất.

3. Lên chương trình cho sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Doanh nghiệp cần sắp xếp và bố trí các trình tự chương trình thật phù hợp. Sau khi đã có chủ đề thì công đoạn tiếp theo là triển khai chương trình chi tiết. Chương trình sẽ có mấy phần, thời lượng là bao lâu. Thông điệp là gì… Ở giai đoạn này việc sắp xếp chương trình tạo thu hút người dự là cực kỳ quan trọng. Mục đích cuối cùng là để người tham dự sự kiện ghi nhớ ấn tượng về sản phẩm. Có một kịch bản tổ chức lễ giới thiệu sản phẩm mới độc đáo hấp dẫn sẽ khiến buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới thêm phần sinh động, cuốn hút người xem. Bạn nên xây dựng kịch bản tổ chức giới thiệu sản phẩm mới ấn tượng, ý nghĩa cùng sắp xếp điểm nhấn khéo léo vừa phải nhằm tạo sự ngạc nhiên, cuốn hút cho khách tham dự.

4. Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Thời điểm tổ chức sẽ phụ thuộc vào ngày sản phẩm chính thức có mặt trên thị trường. Một buổi ra mắt nên chọn thời điểm ít nhất là 2 tuần trước khi ra mắt. Tổ chức quá sớm sẽ không tận dụng được hiệu ứng của buổi ra mắt. Nếu tổ chức quá muộn sẽ hạn chế mức độ lan tỏa truyền thông của sự kiện. Việc lựa chọn thời gian tổ chức chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới là việc làm hết sức quan trọng. Bạn sẽ cần phải cân đối thời gian tổ chức giữa khách hàng và đơn vị tổ chức sao cho phù hợp để buổi lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao. Một gợi ý tốt nhất cho bạn là nên lựa chọn thời gian tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới vào cuối tuần. Vì đây là khoảng thời gian mọi người nghỉ ngơi, thư giãn nên sẽ thu hút được nhiều người tham gia nhất.

5. Tiến hành công tác truyền thông

Là một trong những công cụ quan trọng, thực hiện công tác truyền thông trước khi ra mắt sản phẩm mới được xem là cách làm tuyệt vời giúp doanh nghiệp khuếch trương thương hiệu và thu hút sự chú ý của đối tác cũng như khách hàng. Công tác truyền thông được thực hiện bài bản, nội dung truyền tải phong phú sẽ giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý, gia tăng sự ấn tượng, và tạo khả năng ghi nhớ đối với đối tượng khách hàng mục tiêu. Thời điểm quan trọng nhất để sử dụng công cụ này là: trước buổi lễ ra mắt và trước khi sản phẩm có mặt trên thị trường.

6. Xây dựng hệ thống tiếp thị (Re-marketing)

Một buổi lễ ra mắt sản phẩm mới dù có thành công đến đâu thì không có gì đảm bảo 100% khách hàng tiềm năng sẽ mua hàng. Chính vì thế việc xây dựng hệ thống thu thập ý kiến, thông tin khách hàng là rất cần thiết. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp.

– Nhận được phản hồi về sản phẩm

Việc trải nghiệm sản phẩm giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin về khách hàng cũng như phản hồi trực tiếp. Nhờ vào những ý kiến này, doanh nghiệp có thể xác định chiến lược tiếp theo. Đó có thể là những góp ý giúp sản phẩm được hoàn thiện hơn. Hoặc đơn giản là sản phẩm đó còn yếu điểm gì cần khắc phục.

– Thu thập được dữ liệu khách hàng

Đây chính là những khách hàng tương lai cần được chăm sóc. Dựa vào danh sách này, có thể xác định được đối tượng tiềm năng có đặc điểm gì. Và quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp marketing khác phù hợp hơn.

Ý tưởng Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Với mỗi doanh nghiệp khi ra mắt thị trường sản phẩm mới của mình đều cần đến những cách thức để quảng bá. Tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới cũng có nhiều hình thức khác nhau. Tùy vào tính chất sản phẩm cũng như mục đích của doanh nghiệp mà có nhiều ý tưởng tổ chúc sự kiện ra mắt sản phẩm mới.

– Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới là phương thức quảng bá được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đây là cách thức để doanh nghiệp kết nối với giới truyền thông, cộng đồng và các khách hàng tiềm năng của mình. Đối với họp báo ra mắt sản phẩm, doanh nghiệp sẽ gửi lời mời đến các phóng viên, báo đài dưới dạng tư vấn, hỗ trợ và thăm hỏi đến doanh nghiệp cũng như các sản phẩm ra mắt. Theo đó, doanh nghiệp sẽ đưa ra các thông cáo báo chí. Gồm có: thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm thương hiệu ra mắt, những tính năng… Bên cạnh đó doanh nghiệp cần chuẩn bị mẫu thử để mọi người có thể cảm nhận và đưa ra lời bình luận về sản phẩm đến công chúng một cách trực tiếp thông qua báo chí.

– Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Thông thường buổi lễ ra mắt sản phẩm sẽ gồm có các hoạt động như giới thiệu và trải nghiệm sản phẩm đến các khách mời như khách hàng thân thiết, đối tác… Ngoài ra buổi lễ ra mắt sản phẩm mới đôi khi kết hợp nhiều hình thức như họp báo, khai trương, tri ân, tiệc chiêu đãi…

– Truyền thông trên các trang mạng xã hội

Truyền thông trên các trang mạng xã hội là một trong những hình thức quảng bá cực kỳ hiệu quả khi ra mắt sản phẩm mới. Doanh nghiệp có thể tận dụng các trang mạng xã hội của mình để tạo ra những chương trình, hoạt động online như mini game, khuyến mãi… Từ đó đưa thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm cũng như sự kiện ra mắt của công ty.

– Tổ chức các hoạt động, sự kiện Activation

Tổ chức sự kiện Activation sẽ giúp doanh nghiệp tạo được nhiều hoạt động thú vị cho khách tham dự. Tổ chức các sự kiện Activation khi ra mắt sản phẩm mới là hình thức được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Bởi hoạt động này giúp doanh nghiệp tiếp cận được rất nhiều khách hàng cũng như khách hàng tiềm năng. Các hoạt động Activation ra mắt sản phẩm thường được tổ chức tại những địa điểm đông người như trung tâm thương mại, siêu thị, trường học… Theo đó, doanh nghiệp sẽ mang đến nhiều sản phẩm dùng thử để khách hàng được trải nghiệm trực tiếp về sản phẩm; và có những thông tin phản hồi từ phía khách hàng ngay sau khi sử dụng sản phẩm.

Các bước chuẩn bị Tổ chức Chương trình Lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới

Trước khi tổ chức buổi lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm, bạn sẽ cần chuẩn bị, sắp xếp và set up một số hạng mục sau:

– Khu vực đón tiếp khách mời: lễ tân, bàn trà,…

– Khu vực dưới sân khấu: ghế ngồi cho khách tham dự, khách mời, ban tổ chức, đơn vị truyền thông,…

– Khu vực sân khấu: nơi bố trí giới thiệu sản phẩm, dịch vụ…

– Trang trí: banner, thông điệp, hoa tươi,…

– Trang phục: thẻ ra vào, trang phục cho MC, đội văn nghệ, ban tổ chức,…

– Đồ ăn, nước uống: các loại đồ ăn nhẹ như bánh kẹo, nước uống, trà, café, hoặc tiệc mặn phụ thuộc vào địa điểm, thời gian và quy mô tổ chức chương trình ra mắt sản phẩm mới.

Quy trình tổ chức thực hiện sự kiện Lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới

Quá trình tổ chức thực hiện chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới sẽ được gói gọn lần lượt trong các nội dung dưới đây:

– Lễ tân tiếp đón khách mời, hướng dẫn, sắp xếp chỗ ngồi sao cho phù hợp, đặc biệt ưu tiên vị trí cho cơ quan báo đài tác nghiệp.

– Thực hiện màn múa lân sư rồng mở màn

– MC tuyên bố lý do, giới thiệu khách mời, đại biểu, đối tác tham dự

– Biểu diễn tiết mục văn nghệ chào mừng

– Lãnh đạo, đại diện đơn vị lên phát biểu chào mừng

– Thực hiện chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới

– Khách hàng tham gia tiệc (nếu có)

– Kết thúc chương trình lễ ra mắt sản phẩm mới

– Lễ tân tiễn khách, tặng quà lưu niệm (nếu có)

– Dọn dẹp khu vực tổ chức sự kiện

– Quyết toán thu chi cho đơn vị tổ chức: địa điểm, âm thanh, ánh sáng, MC,…

– Nhận phản hồi về sản phẩm cũng như thu thập được dữ liệu khách hàng về sản phẩm mới ra mắt…

Trên đây là Mẫu Kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả cho doanh nghiệp chi tiết hoàn chỉnh. Nếu bạn quá bận rộn với công việc, cần đơn vị hỗ trợ tổ chức chuyên nghiệp, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi để có thể tổ chức Lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm mới ấn tượng nhất.

Hotline: 0941 886 161