Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng file excel theo Thông tư 200, 133

Công tác, làm việc trong các cơ quan, đơn vị hay các công ty, doanh nghiệp, nhiều cá nhân đã từng được đơn vị giao cho một khoản tiền tạm ứng để chi cho các hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc các hoạt động chung khác của đơn vị mình. Sau khi kết thúc công việc được giao, cá nhân cần phải lập Giấy thanh toán tiền tạm ứng để thanh toán số tiền tạm ứng đã nhận. Vậy Giấy thanh toán tiền tạm ứng là gì? Cách viết mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng như thế nào? Trong bài viết dưới đây, EVBN sẽ cung cấp cho các bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến Giấy thanh toán tiền tạm ứng.

Hiểu thế nào là Giấy thanh toán tiền tạm ứng?

Giấy thanh toán tiền tạm ứng là một trong những chứng từ kế toán quan trọng, thường xuyên được các đơn vị sử dụng cùng với Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn giá trị gia tăng… Giấy thanh toán tiền tạm ứng là một bảng liệt kê toàn bộ các khoản tiền mà cá nhân đã nhận tạm ứng và các khoản mà cá nhân đó đã chi tiêu, mua sắm phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh, hoạt động tập thể của đơn vị… Giấy thanh toán tiền tạm ứng chính là căn cứ để thanh toán số tiền tạm ứng và ghi lại vào sổ kế toán của đơn vị.

Khoản tạm ứng được hiểu là một khoản tiền hay vật tư do đơn vị giao cho cá nhân nhận tạm ứng để thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh cũng như các hoạt động chung trong đơn vị… tất nhiên tất cả những khoản này phải được cấp trên phê duyệt hoặc giao nhiệm vụ.

Theo quy định hiện nay, người nhận tạm ứng sẽ phải làm Giấy thanh toán tiền tạm ứng khi hoàn thành công việc được giao. Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng sẽ được kế toán trưởng và Giám đốc của đơn vị tiến hành xem xét và phê duyệt để thanh toán các khoản tiền tạm ứng mà các nhân được giao tiền tạm ứng đã chi tiêu.

Trong quá trình điều hành hoạt động tại các doanh nghiệp, cơ quan, việc sử dụng các biểu mẫu trong công tác kế toán luôn được quan tâm hàng đầu. Hiện nay, các mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng do Bộ Tài chính ban hành theo các Thông tư khác nhau vẫn được các doanh nghiệp sử dụng đồng thời. Tùy theo từng loại hình doanh nghiệp, từng đơn vị khác nhau sẽ lựa chọn sử dụng mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng khác nhau. Các mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC…

tạm ứng

Khi viết Giấy thanh toán tạm ứng, người viết (người nhận và chi các khoản tạm ứng) phải đính kèm phiếu thu hoặc phiếu chi, các chứng từ gốc có liên quan để thanh toán toàn bộ số tiền tạm ứng đã nhận, các khoản chênh lệch (nếu có phát sinh).

Thông qua Giấy thanh toán tiền tạm ứng, người tạm ứng sẽ hệ thống lại, nắm rõ được tình hình sử dụng, chi tiêu các khoản tiền mình đã nhận tạm ứng.

– Nếu các khoản đã tạm ứng chưa sử dụng hết thì người nhận tạm ứng phải nộp trả lại vào công quỹ đơn hoặc sẽ trừ dần vào lương hàng tháng của người nhận tạm ứng;

– Nếu các khoản đã tạm ứng không đủ chi (người nhận tạm ứng chi vượt quá số tiền nhận tạm ứng) thì sẽ được xét chi trả bổ sung số tiền chi vượt.

Giấy thanh toán tiền tạm ứng là biểu mẫu có sẵn nhưng không ít người viết chưa chuẩn, còn sai sót, phải viết đi viết lại nhiều lần. Chi tiết cách viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng sẽ được chúng tôi đề cập dưới đây.

Viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng như thế nào cho đúng?

Các mẫu Giấy thanh toán tiền tạm ứng được Bộ Tài chính ban hành đều có cách viết tương đối giống nhau, chỉ có đôi chút khác biệt nhỏ. Dưới đây chúng tôi hướng dẫn các bạn cách viết mẫu 04-TT theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, ban hành ngày 26, tháng 8, năm 2016. Các mẫu khác các bạn viết tương tự, những điểm khác biệt nhỏ, các bạn thay đổi đôi chút cho phù hợp với biểu mẫu mà đơn vị mình sử dụng.

Phần đầu biểu mẫu

– Góc trên bên trái của Giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên đơn vị ở dòng trên, tên bộ phận ở dòng dưới.

– Ghi rõ ngày tháng năm viết giấy, số Giấy thanh toán tiền tạm ứng, nợ, có.

– Thông tin người thanh toán tạm ứng: Ghi rõ họ tên, làm việc ở bộ phận nào hoặc ghi địa chỉ người thanh toán.

Mẫu giấy thanh toán tiền tạm ứng file excel

Nội dung chính của Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Phần này ghi lại toàn bộ nội dung về số tiền tạm ứng được thanh toán một cách chi tiết.

Người viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng sẽ căn cứ vào chỉ tiêu của cột A để ghi nội dung tương ứng vào cột 1:

– Mục I về số tiền tạm ứng, bao gồm:

+ Mục 1 về số tiền tạm ứng các kỳ trước chưa chi hết: Người viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng sẽ dựa vào dòng số dư tạm ứng ghi trên sổ kế toán tính đến ngày lập phiếu thanh toán để ghi nội dung này.

+ Mục 2 về số tạm ứng kỳ này: Người viết Giấy thanh toán tiền tạm ứng phải căn cứ vào các phiếu chi tạm ứng để ghi. Mỗi phiếu chi tạm ứng ghi 1 dòng, ghi rõ số phiếu chi, ngày lập phiếu, tổng số tiền chi trên từng phiếu.

– Mục II về số tiền đã chi: Người viết giấy dựa vào các chứng từ chi tiêu của người nhận tạm ứng để ghi rõ mục này. Mỗi chứng từ chi tiêu ghi trên 1 dòng, ghi rõ từng số chứng từ, ngày lập chứng từ, số tiền.

– Mục III về số chênh lệch: Đây là số tiền chênh lệch giữa mục I và mục II sau khi tính toán.

+ Số tiền tạm ứng chi không hết (Số tiền mục I – Số tiền mục II) thì ghi vào cột 1, ngang với dòng thứ nhất của mục III.

+ Nếu số tiền tạm ứng bị chi quá (Số tiền mục II – Số tiền mục I) thì ghi vào cột 1, ngang với dòng thứ 2 của mục III.

– Giấy thanh toán tiền tạm ứng sau khi lập xong, kế toán thanh toán có trách nhiệm chuyển cho kế toán trưởng đối soát và Giám đốc đơn vị duyệt.

Phần cuối biểu mẫu

Các bên liên quan ký và ghi rõ họ tên lên Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Giám đốc, kế toán trưởng, kế toán thanh toán, người đề nghị thanh toán.