Lập hồ sơ công việc – Tài liệu – Đỗ Văn Tường – Website của Trung tâm GDNN-GDTX Gio Linh

• 
• 
• 
• 
• 
• 

• 0

  /

  0

• 

Nhấn vào đây để tải về
Báo tài liệu có sai sót
Nhắn tin cho tác giả

Tài liệu chưa được thẩm định)
Nguồn:
Người gửi: Đỗ Văn Tường
Ngày gửi: 10h:45′ 30-10-2015
Dung lượng: 747.0 KB
Số lượt tải: 39

Số lượt thích:

0 người

10h:45′ 30-10-2015747.0 KB39

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ
———
HỘI NGHỊ TẬP HUẤN
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
VÀ THI ĐUA KHEN THƯỞNG

Quảng Trị, ngày 16 tháng 10 năm 2015
PHƯƠNG PHÁP
LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
1. Khái niệm hồ sơ
Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ.
Hồ sơ:
+ Là một văn bản hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề;
+ Hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản (các báo cáo, các kế hoạch…), cùng tác giả (quyết định), cùng thời gian (quyết định nâng lương)…
Có hai loại hồ sơ:
+ Hồ sơ công việc;
+ Hồ sơ nguyên tắc.
1.1. Hồ sơ công việc là hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức, viên chức.
Gồm: Hồ sơ hoàn chỉnh và hồ sơ không hoàn chỉnh
a. Hồ sơ hoàn chỉnh là tập hợp các văn bản tài liệu phản ánh quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc một sự việc, một vấn đề.
Ví dụ: Hồ sơ việc tuyển sinh lớp 10 năm học ……, gồm:
+ Thông báo chỉ tiêu tuyển sinh;
+ Công văn hướng dẫn công tác tuyển sinh của sở;
+ Quyết định thành lập Hội đồng tuyển sinh;
+ Quyết định thành lập các ban giúp việc cho Hội đồng tuyển sinh;
+ Danh sách, đáp án, đề thi, bảng điểm (nếu tổ chức thi);
+ Biên bản vi phạm quy chế thi (nếu tổ chức thi);
+ Danh sách kèm theo quyết định công nhận trúng tuyển;
+ Giấy báo nhập học;
b. Hồ sơ không hoàn chỉnh (thường gọi là tập văn bản – Khác hồ sơ không đầy đủ)
Hồ sơ không hoàn chỉnh là tập văn bản, tài liệu có cùng đặc điểm về thể loại hoặc thời gian, nhưng không có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc.
Ví dụ các loại hồ sơ không hoàn chỉnh (tập văn bản):
+ Tập quyết định khen thưởng của Sở Giáo dục và Đào tạo về việc khen thưởng năm học 2013 – 2014; quyết định lương …
+ Các tập lưu văn bản đi tại văn thư của cơ quan cũng là những hồ sơ.

Ngoài ra, có các loại hồ sơ chuyên ngành, chuyên môn, kỹ thuật như:
+ Hồ sơ nhân sự là một tập văn bản, tài liệu có liên quan đến một cá nhân cụ thể (hồ sơ cán bộ, hồ sơ đảng viên, hồ sơ học sinh, sinh viên….).
+ Hồ sơ chuyên môn, kỹ thuật khác: Hồ sơ công trình, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công.
– Nếu hồ sơ có nhiều loại văn bản khác nhau thì khi viết câu tiêu đề hồ sơ cần liệt kê một số tên loại chính những tên loại văn bản (VD: Hồ sơ các báo cáo về tình hình GD&ĐT; hồ sơ các loại báo cáo về hoạt động chuyên môn …), còn lại khái quát bằng cụm từ “các văn bản khác”- Thể hiện trong mục lục văn bản.
– Nếu hồ sơ gồm văn bản của nhiều thời gian khác nhau thì ghi tiêu đề hồ sơ chỉ cần liệt kê một số thời gian chính, các thời gian còn lại có thể khái quát thành cụn từ như “các thời gian khác” hoặc “một số cơ quan khác”.

1.2. Hồ sơ nguyên tắc:
+ Tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật;
+ Văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác chuyên môn, nghiệp vụ nhất định;
Là những căn cứ pháp lý sử dụng trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan, đơn vị, phòng ban, bộ phận
Sự khác nhau giữa hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ công việc
– Là những bản chính, bản sao có giá trị như bản chính cùng các văn bản, giấy tờ có liên quan đến quá trình giải quyết công việc
Tài liệu thường có thời gian trong một năm hành chính hoặc theo thời gian công việc mà hồ sơ đó phản ánh

– Phải nộp vào lưu trữ cơ quan
Hồ sơ nguyên tắc
Là bản sao chính xác bản chính các văn bản QPPL về từng mặt công tác nghiệp vụ, chuyên môn …

Có thể tập hợp văn bản của nhiều năm, nếu có thay đổi, phải sử dụng văn bản có hiệu lực hiện hành

– Không phải nộp vào lưu trữ cơ quan
Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
– Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;
– Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan.
Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ
VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2014 của Bộ Nội vụ)

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (Điều 18)
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm (Điều 19)
3. Trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức (Điều 20)
4. Trách nhiệm của cá nhân trong cơ quan, tổ chức (Điều 21)
5. Trách nhiệm của Văn thư đơn vị (người được phân công) – (Điều 22)
6. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan (Điều 23)
7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan (Điều 24)
PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ
A. PHƯƠNG PHÁP CHUNG
Có 02 phương pháp:
+ Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ (Danh mục hồ sơ lập trước khi ban hành văn bản);
+ Lập hồ sơ khi chưa có Danh mục hồ sơ (ngược lại).
1. Phương pháp lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ
1.1. Khái niệm về Danh mục lập hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bảng kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị lập ra trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập; để hướng dẫn việc lập hồ sơ, giúp các cơ quan, đơn vị, CBCCVC chủ động lập hồ sơ; tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Danh mục hồ sơ được lập cho từng năm, vào cuối năm trước
Lý do có thể dự kiến lập trước:
– Chức năng của cơ quan, đơn vị thường ổn định trong nhiều năm và nhiệm vụ cụ thể trong năm được xác định khi xây dựng kế hoạch công tác năm của cơ quan, đơn vị đó.
– Vì thành phần và nội dung văn bản của một cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức trong cơ quan nói riêng phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị đó.
Kế hoạch công tác năm là biểu hiện cụ thể hoạt động của một cơ quan, đơn vị trong năm. Do vậy, có thể làm căn cứ chủ yếu cho việc lập danh mục hồ sơ (có thể có phát sinh).
Cách lập và sử dụng danh mục hồ sơ
– Danh mục hồ sơ thường được lập chung cho toàn cơ quan (nếu số lượng văn bản ít; như các đơn vị, trường học).
– Đối với những cơ quan lớn (sở, phòng GD&ĐT), văn bản hình thành nhiều, có thể lập riêng cho từng phòng ban, tổ chức.
Khi lập Danh mục hồ sơ, người lập phải nghiên cứu để nắm vững:
+ Chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan nói chung, của từng đơn vị, tổ chức;
+ Nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, công chức, viên chức;
+ Hiểu rõ thành phần, nội dung các văn bản sẽ hình thành và giá trị của chúng.
Để lập Danh mục hồ sơ cần nghiên cứu các văn bản:

– Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị, tổ chức (điều lệ, quy chế, quyết định thành lập, quyết định ban hành chức năng, nhiệm vụ…).

– Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức cơ quan.

– Kế hoạch công tác năm (năm lập Danh mục hồ sơ) của đơn vị.

– Các văn bản giao chỉ tiêu, nhiệm vụ công tác liên quan.

– Danh mục hồ sơ năm trước.
Ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến lập Danh mục hồ sơ; cán bộ văn thư hoặc lưu trữ cơ quan bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành.
Vào đầu năm, văn thư cơ quan căn cứ vào Danh mục hồ sơ chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa và giao cho đơn vị hoặc cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ đó. Trong quá trình giải quyết công việc, người lập sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành liên quan đến hồ sơ và bìa hồ sơ (kể cả tài liệu tham khảo để giải quyết sự việc đó).
Thông thường, Danh mục hồ sơ do cán bộ văn thư (hoặc cán bộ lưu trữ) của cơ quan dự thảo, các phòng, ban có liên quan góp ý kiến; điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành.
Sau khi công việc đã kết thúc (vào cuối năm), để hoàn thiện hồ sơ, cần lưu ý những nội dung sau:
– Nếu các văn bản có liên quan đến hồ sơ còn thiếu (do đưa cho thủ trưởng hoặc các đơn vị, cá nhân trong cơ quan xem xét, nghiên cứu) thì phải thu về cho đầy đủ;
– Loại bỏ những văn bản xét thấy không cần phải tiếp tục lưu giữ (không còn giá trị) và những văn bản trùng lặp thông tin;
– Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ theo một trật tự hợp lý để tra cứu được thuận tiện;
– Đánh số tờ để cố định thứ tự các văn bản trong hồ sơ;
– Viết mục lục văn bản trong hồ sơ;
– Bổ sung những thông tin còn thiếu ở ngoài bìa hồ sơ như ngày, tháng, bắt đầu và kết thúc, số tờ của hồ sơ;…
– Viết chứng từ kết thúc.
2. Lập hồ sơ khi chưa có Danh mục hồ sơ
Lập hồ sơ khi chưa có Danh mục hồ sơ sẽ khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau:
– Phân loại hồ sơ;
– Sắp xếp văn bản trong hồ sơ;
– Đánh số tờ;
– Viết mục lục văn bản (theo mẫu);
– Viết chứng từ kết thúc (theo mẫu);;
– Viết bìa hồ sơ (theo mẫu);.
2.1. Phân loại hồ sơ
Phân loại hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ.
2.1.1. Đặc trưng vấn đề (1 sự việc, 1 công việc, 1 đối tượng, …)
2.1.2. Đặc trưng tên loại văn bản (Các báo cáo, các kế hoạch, các hội thảo, tập huấn,…)
2.1.3. Đặc trưng tác giả (trực thuộc, PGD, sở, ban, ngành, tỉnh,…)
2.1.4. Đặc trưng thời gian (có cùng thời gian ban hành như tháng, quý, …)
2.2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
2.2.1. Sắp xếp theo trình tự thời gian (sớm trên, muộn dưới).
2.2.2. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc (trước trên, sau dưới).
2.2.3. Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản (các quyết định; trước trên, sau dưới).
2.2.4. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả (quan trọng nhiều trên, quan trọng ít dưới).
2.2.5. Sắp xếp theo vần chữ cái A, B, C, … (tên người, địa danh, …)
Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
– Các bản kế hoạch, báo cáo công tác được sắp xếp vào năm mà nội dung kế hoạch báo cáo nói tới;
– Các bản kế hoạch công tác nhiều năm được sắp xếp vào năm đầu mà kế hoạch có nói tới;
– Các bản báo cáo nhiều năm thì sắp xếp vào cuối năm mà báo cáo tới;
– Nếu hồ sơ có phim, ảnh đi kèm: Cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối hồ sơ;
– Nếu có băng ghi âm, ghi hình bảo quản riêng thì ghi chú vào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm.
2.3. Đánh số tờ (CBCCVC ghi)
2.4. Biên mục hồ sơ
2.4.1. Biên mục ngoài bìa hồ sơ phông số, mục lục, hồ sơ số do cán bộ lưu trữ (văn thư) ghi; các thông tin còn lại trên bìa hồ sơ do CBCCVC ghi.
2.4.2. Viết mục lục văn bản trong hồ sơ (CBCCVC ghi)
2.5. Viết chứng từ kết thúc (CBCCVC ghi)

B. PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

1. Phương pháp lập hồ sơ công việc
1.1. Khái niệm hồ sơ công việc
Là tập văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng tên loại, thời gian, tác giả, hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan đơn vị.
1.2. Cách lập hồ sơ công việc
Lập hồ sơ công việc gồm có 3 bước sau:
Bước 1: Mở hồ sơ
Lấy tờ bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ lên bìa. Khi mở hồ sơ có hai trường hợp
+ Trường hợp 1 (đã có Danh mục hồ sơ):
Đầu năm căn cứ vào bảng Danh mục hồ sơ CBCCVC xác định loại hồ sơ, số lượng hồ sơ cần lập; chuẩn bị bìa hồ sơ và ghi số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ trong Danh mục hồ sơ lên bìa
Trong quá trình giải quyết công việc văn bản tài liệu thuộc về hồ sơ đó. Trường hợp công việc phát sinh phải mở hồ sơ mới. Đồng thời ghi bổ sung tên hồ sơ vào Danh mục hồ sơ.
+ Trường hợp 2 (chưa có danh mục hồ sơ):
Người làm công tác lập hồ sơ phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết, vào thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị chuẩn bị bìa và ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa đó. Trong quá trình giải quyết công việc văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ nào thì đưa vào bìa của hồ sơ đó.
Muốn lập được hồ sơ đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng thì từng cán bộ, công chức, viên chức phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu (đây là công việc có tính chất quyết định).

Bước 2: Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
Đây là khâu quan trọng nhất trong việc lập hồ sơ công việc vì chất lượng của hồ sơ tốt hay xấu, có giá trị hay không phụ thuộc vào thu thập văn bản có đầy đủ và chính xác hay không.
Ngoài ra, thu thập đầy đủ tài liệu còn là tiền đề cho việc triển khai các khâu nghiệp vụ tiếp theo như sắp xếp văn bản, đánh số tờ, ghi mục lục hồ sơ, viết bìa hồ sơ, viết chứng từ kết thúc…
Để hồ sơ có chất lượng và có giá trị cao thì người có trách nhiệm lập hồ sơ phải thu thập đầy đủ, chính xác văn bản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan mà có liên quan đến hồ sơ cần lập.
Bước 3: Phân chia đơn vị bảo quản sắp xếp văn bản tài liệu trong đơn vị bảo quản
+ Loại những bản nháp, tài liệu tham khảo, bản trùng hoặc văn bản, tài liệu đã hết giá trị ra khỏi hồ sơ;
+ Mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ giữ một bản chính, nếu không có bản chính thì dùng bản sao có giá trị như bản chính để thay thế;
+ Nếu số lượng văn bản, tài liệu nhiều quá 200 tờ thì nên chia thành các tập, mỗi tập là 01 đơn vị bảo quản.
Khi phân chia đơn vị bảo quản cần dựa vào mối liên hệ về nội dung, thời gian hoặc giá trị tài liệu để phân chia cho hợp lý.
2. Một số ví dụ
2.1. Lập hồ sơ nhân sự
a. Khái niệm
Hồ sơ nhân sự là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh…)
b. Cách lập
Mỗi cơ quan đơn vị tuỳ theo yêu cầu quản lý nhân sự của mình và dựa vào quy định hiện hành để lập đầy đủ các hồ sơ nhân sự.
Hồ sơ nhân sự được lập cho từng cán bộ, công chức, viên chức nhân viên của mình.
HỒ SƠ NHÂN SỰ, GỒM:
– Một hồ sơ cán bộ: Sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ về đào tạo, bồi dưỡng, các quyết định về tiếp nhận, điều động đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, cử đi công tác, phiếu bổ sung lý lịch định kỳ hoặc hàng năm.
– Hồ sơ đảng viên: Lý lịch đảng viên, các giấy tờ liên quan đến kết nạp đảng, công nhận đảng viên chính thức, Quyết định khen thưởng, kỷ luật (nếu có), phiếu bổ sung lý lịch đảng viên, nhận xét đảng viên hàng năm, giấy tờ chuyển sinh hoạt đảng (nếu có) …
…
2.2. Các phụ lục
+ Phụ lục 1: Khung đề mục Danh mục hồ sơ
+ Phụ lục 2: Một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu
+ Phụ lục 3: Thành phần tài liệu chủ yếu của một số loại hồ sơ
TÓM LẠI
1. Việc lập hồ sơ công việc là trách nhiệm của mỗi CBCCVC
a. Phương pháp lập HSCV: Có 02 phương pháp
+ Đã có trước Danh mục hồ sơ;
+ Chưa có Danh mục hồ sơ.
b. Thời gian lập HSCV: Từ 01.01 đến 31.12 hàng năm.
 
2. Việc lập Danh mục hồ sơ hàng năm là sự phối hợp trách nhiệm của văn thư cơ quan, đơn vị (người được giao theo dỏi văn bản đi, đến của đơn vị) với các phòng ban, bộ phận và được lập mới khi kết thúc năm tài chính cũ;
 
3. Việc lập Hồ sơ công việc và sắp xếp hồ sơ nộp lưu tại văn thư cơ quan là trách nhiệm của mỗi CBCCVC trong cơ quan, đơn vị (được thực hiện thường xuyên và khi kết thúc năm tài chính);
 
4. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức có trách nhiệm quán triệt, chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện của CBCCVC và các phòng ban, bộ phận…

5. Những nội dung thuộc văn thư cơ quan, thuộc CBCCVC theo quy định của pháp luật được thủ trưởng đơn vị, trưởng các phòng ban, bộ phận, tổ chức phân công, chủ động triển khai đảm bảo thời gian quy định;
 
6. Những nội dung thuộc nghiệp vụ công tác lưu trữ, cần có cán bộ có chuyên môn về lưu trữ thực hiện hoặc có hướng dẫn, hỗ trợ của cơ quan chuyên môn (Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh);
  
Trân trọng cảm ơn!