Làm Thế Nào Để Làm Việc Có Kế Hoạch Và Giải Quyết Vấn Đề Phát Sinh

“Tôi có kế hoạch công việc nhưng thực tế xảy ra quá nhiều sự việc đột xuất gây ảnh hưởng tới quá trình thực hiện các kế hoạch. Vậy giải pháp nào có thể giúp doanh nghiệp của tôi thực hiện tốt các kế hoạch đồng thời giải quyết được các sự việc phát sinh?”

Đây chính là vấn đề mà nhiều Anh Chị chủ doanh nghiệp khi trò chuyện với Trọng, băn khoăn và mong muốn tìm giải pháp. Nếu bạn đang đọc bài viết này, bạn cũng có thể đang gặp phải vấn đề tương tự, vậy thì bài viết này là dành cho bạn.

Trước hết chúc mừng bạn vì bạn đang hơn 80% những người ngoài kia làm việc mà không hề có hai chữ “kế hoạch” trong đầu. Thông thường mọi người thường đưa ra một mục tiêu chung chung và thường làm theo cảm hứng, không chuẩn bị cho mình kế hoạch.

Đấy lý do vì sao “deadline” trở thành một từ đáng sợ với nhiều người.

Nhưng khi chúng ta đã lập kế hoạch rõ ràng thì lại xảy ra một vấn đề nữa, đó là trong quá trình thực hiện công việc có quá nhiều vấn đề phát sinh, làm cho kế hoạch và không được như ý muốn.

Giải quyết vấn đề đó như thế nào? Dưới đây Trọng xin chia sẻ cách Trọng đang thực hiện tại PDCA, TST và kết quả khá tốt. Hãy cùng xem chúng ta có gì nhé!

Điều đầu tiên là phải có một Bản kế hoạch rõ ràng

Rõ ràng ở đây là như thế nào? Đó là phải rõ ràng kế hoạch hàng ngày của từng nhân viên là như thế nào. Trong một tháng đó nhân viên có bao nhiêu công việc phải làm, thời gian từ lúc bắt đầu đên lúc kết thúc là như thế nào, công việc đó có cần ai trợ giúp không.

Tất cả tổng hợp vào thành một bảng execl, việc của người quản lí là rà soát lại bảng công việc đó và xem nhân viên ấy ngày hôm nay có những công việc gì, mức độ hoàn thành các công việc của họ như thế nào, liệu đúng thời hạn có hoàn thành được như trong kế hoạch không. Dưới đây là mẫu kế hoạch mà PDCA đang áp dụng, các bạn có thể tham khảo ở đây.

Phần mềm CRM

Hiện nay PDCA cũng đang áp dụng một phần mềm quản lí khá hay là CRM. Cái hay của nó là ở phần giao việc.
Trong phần mềm này, khi bạn nhập một công việc sẽ bao gồm nội dung, thơi gian bắt đầu, thời gian kết thúc, người làm cùng hoặc công việc này giao cho ai.

Sau khi có bản kế hoạch chi tiết ở bên trên, các nhân viên sẽ đưa kế hoạch này lên CRM ngay từ đầu tháng. Hàng ngày bật máy tính lên vào CRM là sẽ biết công việc của mình ngày hôm nay phải làm là gì, một số công việc chưa hoàn thành, sẽ được thông báo là chậm tiến độ và nhân viên phải tự giác biết hoàn thành.

Giám đốc sẽ căn cứ vào số lượng công việc trên CRM, mức độ hoàn thành để đánh giá và chia lương.

Bí quyết phòng tránh công việc phát sinh

Một bí quyết trong việc lập kế hoạch đó là: Mỗi sáng khi xem xét liệt kê công việc của một ngày, định lượng thời gian hoàn thành cho mỗi công việc, nếu đến giờ đó vẫn chưa hoàn thành thì cộng thêm 20% thời gian cho mỗi công việc, nếu 8 tiếng không hoàn thành được thì xem xét nhờ người khác hoàn hành một số công việc, điều đó sẽ đảm bảo các công việc luôn đầy đủ.

Một số nhân viên là người thiên về sáng tạo, thường ít có khái niệm lập kế hoạch, làm việc không theo kế hoạch thì nên có thêm người giám sát là người mạnh về não trái, hệ thống để theo dõi, đánh giá.

Kế hoạch hành động

Đấy là một số phương pháp mà PDCA đang làm. Còn bây giờ là một số bước đê Anh Chị có thể áp dụng ngay vào công việc của mình.

Yêu cầu nhân viên lập kế hoạch chi tiết các công việc theo mẫu sau hàng tháng:

1. Mẫu kế hoạch.

2. Sử dụng phầm mềm CRM, đăng các công việc lên CRM ngay từ đầu tháng để dễ kiểm soát

3. Mỗi buổi sáng khi đên công ty, triển khai kế hoạch 5 phút, viết các công việc trong ngày, cộng 20% thời gian cho chúng, nếu thiếu thời gian thì nhờ người khác giúp đỡ.

4. Các nhân viên lập kế hoạch tốt theo dõi và giám sát các nhân viên lập kế hoạch chưa tốt.

Trên đây là những gì mà PDCA đang làm, các bạn có góp ý hãy bình luận ở bên dưới để PDCA hoàn thiện hơn.

Cám ơn bạn đã đọc bài viết!