Kỹ Năng Thu Thập Và Xử Lý Thông Tin Và Những Lưu Ý Bạn Nên Biết

Phải biết rằng ngày nay thông tin có tầm quan trọng và đặc biệt vì nó giải quyết mọi vấn đề của cuộc sống và công việc. Muốn ra được quyết định đúng thì cần phải có thông tin cần thiết, chính xác. Đối với tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp thì chỉ khi có đầy đủ mọi thông tin chính xác, khách quan thì công việc mới có thể giải quyết được hợp lý và hiệu quả.

1. Một số khái niệm về thông tin

Thông tin là thuật ngữ thông dụng và được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Trong đời sống hằng ngày thông tin là tin tức về các sự kiện diễn ra xung quanh. Còn trong các lĩnh vực khoa học khác thì khái niệm thông tin được sử dụng khác nhanh. Tuy nhiên, tóm gọn lại thì thông tin chính là tất cả những gì mang lại hiểu biết cho con người và cũng là nguồn gốc của nhận thức và là cơ sở của việc ra quyết định.

• Trong hoạt động quản lý, thông tin là tập hợp tất cả các thông báo khác nhau về các sự kiện sảy ra liên quan đến các lĩnh vực và hoạt động của doanh nghiệp.
• Theo quan điểm hệ thống: Thông tin là sự hạn chế tính đa dạng của mỗi hệ thống sự vật đối với môi trường.
• Theo quan điểm triết học: Thông tin là một phạm trù triết học phản ánh sự vận động và tương tác của các hiện tượng, sự vậy của thế giới tự nhiên và tư duy.

2. Phân loại thông tin

Có rất nhiều loại thông tin khác nhau, mỗi loại đều có biểu hiện riêng và mang những đặc thù yêu cầu về phạm vi, hiệu quả, cách sử dụng và khai thác cũng như vai trò và tính ứng dụng trong thực tiễn riêng. Tùy theo căn cứ, mục đích có thể chia thông tin thành các loại như:

Theo yêu cầu sử dụng

• Thông tin chỉ đạo: Thể hiện qua những quyết định nhằm tác động, điều chỉnh hoạt động của một hoặc một số lĩnh vực theo yêu cầu quản lý.
• Thông tin báo cáo: Thể hiện qua những số liệu phân tích, tổng hợp mô tả diễn biến, đặc điểm của một lĩnh vực hoạt động.
• Thông tin lưu trữ: Đây là những thông tin dưới dạng văn bản, bảng biểu, số liệu, hình ảnh… nó nhằm lưu trữ và là cơ sở phục vụ cho các hoạt động tương lại.

Theo chức năng của thông tin

• Thông tin pháp lý: Bao gồm những thông tin thuộc quy phạm của nhà nước, quy định về chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ chịu sự chỉ đạo của cơ quan có thẩm quyền. Và những dạng thông tin này sẽ mang tính cố định hoạc tương đối cố định trong một khoảng thời gian.
• Thông tin thực tiễn: Bao gồm những thông tin phản ánh về hiện trạng hoạt động của đối tượng quản lý, những thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động. Những thông tin này phải khách quan, phù hợp với quy luật phát triển, đảm bảo tính kịp thời.

Theo vị trí của thông tin

• Thông tin gốc: Đây là những thông tin thể hiện rõ bản chất của đối tượng quản lý hoặc là những thông tin xuất hiện do nhu cầu của quá trình quản lý và là cơ sở cho sự hoạt động của những thông tin khác
• Thông tin phát sinh: Là thông tin xuất hiện trong quá trình hoạt động của hệ thống.
• Thông tin kết quả: Những thông tin phản ánh kết quả của quá trình sử lý thông tin và thể hiện dưới dạng: số liệu tổng hợp, thống kê, dự báo…
• Thông tin tra cứu: Là những thông tin liên quan đến quá trình hoạt động của hệ thống được cất dữ và khai thác sử dụng cho nhu cầu quản lý.

Theo mức độ xử lý

• Thông tin ban đầu: Đây là những thông tin chưa được xử lý để phục vụ cho hoạt động quản lý nhưng ở phương diện khác nó đã được sử dụng cho mục đích khác.
• Thông tin trung gian: Thông tin trung gian là hoạt động thông tin đã được xử lý nhưng ở dạng cấp cơ sở. Vì vậy, các nhà quản lý phải cẩn trọng xử lý các thông tin này.
• Thông tin cuối cùng: Đây là những thông tin đã được xử lý một cách triệt để và có thể sử dụng ngay trong hoạt động quản lý.
• Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Xác định nhu cầu, đảm bảo thông tin

Trong sự đa dạng thông tin hiện nay, cần xác định đúng nhu cầu thông tin, nắm được trọng tâm phù hợp với mục đích công việc. Khi xác định nhu cầu cần đảm bảo: Những vấn đề giải quyết cần những loại thông tin nào? Những thông tin nào quan trọng và cần thiết?

3. Các phương pháp thu thập thông tin

Trong hoạt động công vụ, quản lý nhà nước, công chức có thể sử dụng các phương pháp sau để thu thập thông tin:

Phương pháp nghiên cứu các nguồn thông tin đã có

Đây là nguồn thông tin mà việc thu thập thông tin là dễ dàng, tiết kiệm chi phí  và thời gian, có tính đảm bảo, tính kịp thời, đảm bảo yêu cầu quản lý. Vì vậy trong quá trình thu thập thông tin việc thu thập thông tin qua nguồn này sẽ ưu tiên.

Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế

Phương pháp này áp dụng trong các trường hợp nguồn thông tin sẵn có không đủ để phục vụ xử lý thông tin; thông tin sẵn có cần được kiểm chứng thực tế hoặc cần thu thập thông tin diện rộng trước khi ra quyết định xử lý.

Phương pháp chuyên gia

Phương pháp sẽ giúp cho việc thu thập được thông tin có tính chất đa dạng, đa chiều, chuyên sâu vào mục đích dự kiến thu thập thông tin. Phương pháp này phù hợp với việc thông tin cần xử lý có nhiều ý kiến khác nhau và cần được kiểm chứng, đánh giá lại.

Phương pháp xử lý thông tin

Việc xử lý thông tin ngày nay được trợ giúp bởi rất nhiều phương tiện hiện đại. Tuy nhiên, áp dụng những phương pháp khoa học nào để xử lý thông tin cũng không phải là một việc dễ dàng. Vai trò quan trọng của phương pháp xử lý thể hiện ở việc nhờ nó mà các nhà quản trị hiểu sâu sắc và đầy đủ hơn so với những thông tin hiện có khi chưa xử lý.

Người ta thường sử dụng các phương pháp xử lý thông tin sau: phương pháp thủ công, phương pháp bằng máy tính điện tử, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp xử lý logic, phương pháp toán xác suất thống kê, phương pháp giám định. Tuy nhiên, việc lựa chọn phương pháp xử lý thông tin cần thỏa mãn những yêu cầu sau: khoa học, kinh tế, hiệu quả, phù hợp với điều kiện thực tế ở mỗi đơn vị.

Vậy nên, ngày nay việc kỹ năng thu thập thông tin đã dễ dàng và thuận lợi hơn nhờ các công cụ hỗ trợ. Việc trang bị cho mình những kiến thức, kỹ năng cần thiết về thu thấp và xử lý thông tin là cực kỳ quan trọng. Nó cũng là công cụ hữu ích để đưa ra những phương án giải quyết công việc, đề xuất các dự án và hoàn thành công việc được giao.