Những tháng cuối năm 2022 – thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023.

Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho năm mới.

Bài toán đặt ra là làm sao cải thiện hiệu quả làm việc, kiểm soát tốt hơn quá trình giao việc và xử lý luồng công việc trong nội bộ 1 cách hiệu quả. Đảm bảo hỗ trợ tốt cho quá trình phục vụ, cung cấp sản phẩm cho khách hàng? Đâu là công cụ giúp bạn thực hiện việc đó một cách nhanh chóng và mang lại hiệu quả rõ rệt cho 2023?

Sau đây là những chia sẻ kinh nghiệm thực tế dựa trên những giải pháp và phần mềm quản lý chúng tôi đã triển khai cho các khách hàng tại thị trường Việt Nam trong những năm qua:

1. Những khó khăn thường thấy trong quản lý công việc tại doanh nghiệp

– Công việc được giao bằng nhiều cách mà không được lưu trữ theo dõi: giao việc qua miệng, giao qua email, qua các biên bản họp… không có công cụ lưu trữ tập trung để quản lý, dễ bị xót việc, thiếu sự chuyên nghiệp

– Ban lãnh đạo khó nắm bắt các tiến độ công việc, độ ưu tiên trong công việc và tình hình triển khai công việc của các phòng ban bộ phận

– Khó khăn trong tổng hợp và theo dõi tiến độ công việc. Mất nhiều thời gian để tập hợp, đối chiếu dữ liệu 

– Dữ liệu thiếu minh bạch, chính xác và không rõ trách nhiệm của từng người tham gia 

– Nhiều công việc bị bỏ xót hoặc quá hạn mà không được nhắc nhớ kịp thời 

– Không có nơi lữu trữ tài liệu, dữ kiện làm việc

– Nhiều công văn, giấy tờ phải duyệt bằng bản cứng không có công cụ phê duyệt online, gây mất thời gian và lãng phí nguồn lực

… và nhiều vấn đề khác.

2. Một số gợi ý về cách giải quyết các khó khăn nêu trên

2.1. Nghiêm khắc trong việc nhìn nhận và đánh giá mục tiêu kết quả hoàn thành công việc của các phòng ban, cá nhân trong toàn công ty

Đôi khi các khó khăn của doanh nghiệp, tổ chức trong công việc hàng ngày đến từ việc các đơn vị, phòng ban, cá nhân không bám sát các mục tiêu công việc ngày, tuần, tháng đã đề ra trong năm và không có KPI phù hợp để đo đếm hiệu quả, mức độ hoàn thành công việc của phòng ban, cá nhân trong công ty. Việc cần làm ngay lúc này là tập hợp – thậm chí bản cứng các báo cáo, số liệu để xác định chất lượng và khối lượng công việc đã hoàn thành và đang triển khai của từng bộ phận. Dựa trên bản nhìn nhận kết quả thực tế này, doanh nghiệp sẽ biết mình đang đứng ở đâu trên con đường đạt đến mục tiêu năm nay và có những quyết định cải tiến phù hợp.

2.2. Đảm bảo bằng tổ chức, doanh nghiệp đang bám sát mục tiêu năm đã đề ra

Thực tế trong công việc hàng ngày và trong những dự án đang triển khai, có thể do nguyên nhân nào đó, rất dễ các lãnh đạo không chú ý việc bám sát mục tiêu năm hoặc mục tiêu được cấp trên giao. Thường chúng ta sẽ đổ lỗi cho việc có quá nhiều công việc và không kiểm soát được chất lượng. Thậm chí những đơn vị đã có phần mềm quản lý công việc riêng những vẫn có nhiều lý do đổ lỗi khác nhau. Việc đối chiếu với mục tiêu năm sẽ giúp đơn vị “không lạc hướng”

2.3. Có số liệu phân tích thực tế về kết quả đã làm được với những con số đáng tin cậy

Để có những quyết định sáng suốt và kịp thời cải thiện hiệu quả công việc và tìm ra những đột phá mới giải quyết khó khăn hiện tại thì các số liệu, dữ kiện báo cáo chính xác là vô cùng quan trọng. Một CEO sẽ luôn cần biết tiến độ, tình trạng của các việc đang triển khai, các vướng mắc gặp phải khiến công việc tắc nghẽn để kịp thời hỗ trợ hoặc có biện pháp xử lý. Việc này đòi hỏi sự quyết tâm và chỉ đạo tiên quyết từ cấp lãnh đạo cao nhất và sự cam kết của các trưởng bộ phận cho việc chịu trách nhiệm với các số liệu báo cáo của mình.

2.4. Thực hiện các thay đổi, nâng cấp cần thiết nếu nhận thấy giải pháp quản lý công việc hiện tại không còn phù hợp

Khi đã có những kết quả đo đếm và đánh giá chất lượng, phần trăm hoàn thành mục tiêu công việc ở các bước nêu trên, thì hạng mục tiếp theo sẽ dễ dàng hơn đôi chút khi các thay đổi và nâng cấp là việc cần diễn ra. Nếu hệ thống quản lý hiện tại không còn phù hợp hãy xem xét việc thay đổi hoặc nâng cấp nó. 

Một số thay đổi có thể cần được cân nhắc như:

+ Xác định và làm rõ vai trò, vị trí, trách nhiệm công việc của từng nhân sự, phòng ban

+ Bám sát theo các KPI và cơ chế qui định của công ty trong việc hoàn thành công việc để đánh giá chất lượng công việc của từng nhân sự, bộ phận

+ Nâng cấp hệ thống quản lý, báo cáo công việc nếu không còn phù hợp, thậm chí là thay thế để có những dữ kiện và báo cáo chính xác, có công cụ phù hợp hỗ trợ việc quản lý và giám sát tốt hơn

+ Tìm đến những chuyên gia tư vấn, những người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực nếu cần

2.5. Có sự đầu tư và tìm hiểu chủ động những xu hướng và công cụ quản lý công việc hiệu quả trên thị trường

Công nghệ ngày càng phát triển, để không bị trễ nhịp hay không kịp cạnh tranh với các đối thủ, việc bắt kịp các xu hướng công nghệ quản lý là rất cần thiết. Nó giúp đơn vị kịp thời trang bị những “trợ thủ tối tân” để tăng tốc và tăng hiệu quả làm việc.

2.6. Trang bị cho mình “cỗ máy quản lý” hiệu quả và thực sự phù hợp

Và điều cuối cùng nhưng vô cùng quan trọng, bạn đã thực sự có một phần mềm quản lý công việc phù hợp, giúp bạn giao việc, kiểm soát tiến độ, có những báo cáo chính xác và hỗ trợ các nhân viên đảm bảo tốt công việc của mình?

Bạn có thể tham khảo hệ thống quản lý công việc Vitranet24 đã ứng dụng thành công cho Ngân hàng ACB và 1 số doanh nghiệp qui mô từ vừa đến lớn thời gian qua

Ưu điểm của hệ thống:

+ Tạo 1 môi trường tương tác, giao tiếp, xử lý công việc xuyên suốt giúp tạo thói quen sử dụng cho nhân sự, và tăng tốc độ làm việc

+ Quản lý quá trình giao việc và báo cáo công việc theo tiến trình thời gian, theo từng cấp phân quyền

+ Quản lý các tài liệu công việc, dễ dàng tìm kiếm khi cần

+ Số hoá các quy trình làm việc cần nhiều bước phê duyệt: Quy trình đặt xe, quy trình cấp văn phòng phẩm, quy trình xin nghỉ phép, quy trình phê duyệt ban hành tài liệu… và nhiều quy trình khác:

(Các chia sẻ trên đây đúc rút từ quá trình triển khai các hệ thống quản lý thực tế cho khách hàng Vitranet24 và từ những trải nghiệm của chúng tôi trong thực tiễn việc cải cách hệ thống quản lý nội bộ của mình hi vọng sẽ có giá trị tham khảo tới quý cá nhân, doanh nghiệp)

Chúc các đơn vị tìm được những biện pháp quản lý hiệu quả và có sự thăng trưởng mạnh mẽ trong 2023!

Thương hiệu tư vấn quản lý Vitranet24!