Kế toán đối với vật tư xuất kho sử dụng tại đơn vị hành chính sự nghiệp

*PGS.TS. Lê Văn Luyện*

*TS. Lê Thanh Bằng*

*Học viện Ngân hàng

Tóm tắt

Bài viết trình bày về những vấn đề về kế toán vật tư tại đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) theo quy định của Thông tư 107/2017/TT-BTC, chỉ ra những vấn đề tồn tại về thời điểm ghi nhận doanh thu, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện quy định kế toán vật tư tại đơn vị HCSN.

Từ khoá: vật tư, hành chính sự nghiệp, thời điểm, doanh thu.

Abstract

The article presents the issues of supplies accounting at administrative and non-business units in accordance with the provisions of Circular 107/2017/TT-BTC, pointing out existing problems with the time of revenue recognition from which to propose solutions to improve supplies accounting regulations at administrative and non-business units.

Keywords: supplies, administrative and non-business, time, revenue.

JEL: M30, M40, M49.

Giới thiệu

Quy định hiện hành về thời điểm ghi nhận doanh thu đối với vật tư xuất dùng trong đơn vị HCSN kế toán phải xử lý khá phức tạp, chưa phù hợp với quy định chuẩn mực kế toán công. Trước đó, có các nghiên cứu về kế toán đơn vị HCSN của các tác giả Nguyễn Thị Hoài, (2017); Trần Thanh Thủy, (2019); Bùi Thị Thanh Thùy, (2020); Bùi Thị Yên và Vũ Thị Thương, (2021),… lập báo cáo tài chính (BCTC) tại các đơn vị HCSN về thời điểm lập, cơ sở số liệu, đối tượng lập BCTC, cơ sở ghi nhận kế toán và danh mục BCTC,… Tuy nhiên, chưa có nghiên cứu nào đề cập về thời điểm ghi nhận doanh thu đối với vật tư xuất dùng, đây là khoảng trống nghiên cứu. Bài báo này, nghiên cứu những bất cập của quy định hiện hành và đề xuất giải pháp hoàn thiện thời điểm ghi nhận doanh thu và phương pháp kế toán.

Quy định hiện hành về kế toán xuất kho vật tư sử dụng tại đơn vị HCSN

Trong kỳ, đơn vị HCSN xuất kho vật tư sử dụng, căn cứ nguồn tiền, bên cạnh bút toán ngoại bảng (nếu có) kế toán ghi nhận:

Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (vật tư trước đó mua bằng nguồn Ngân sách Nhà nước – NSNN) ghi:

Nợ TK 611 – Chi phí hoạt động.

    Có TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (vật tư trước đó mua bằng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài) ra sử dụng, ghi:

Nợ TK 612 – Chi từ nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài.

    Có TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Khi xuất kho nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ (vật tư trước đó mua bằng nguồn

phí được khấu trừ, để lại) ra sử dụng, ghi:

Nợ TK 614 – Chi phí hoạt động thu phí.

    Có TK 152, 153 – Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ.

Theo quy định, phải đến thời điểm cuối năm, căn cứ vào giá trị vật tư xuất kho (mua sắm bằng nguồn tương ứng), kế toán kết chuyển từ nhận trước chưa ghi thu sang doanh thu tương ứng. Như vậy, trong năm kế toán phải theo dõi tập hợp giá trị vật tư xuất kho sử dụng tương ứng từng nguồn để chuyển từ nhận trước chưa ghi thu sang doanh thu.

Cụ thể:

Cuối năm, căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua sắm bằng nguồn ngân sách Nhà nước cấp đã xuất sử dụng trong năm, kết chuyển từ TK 366 sang TK 511, ghi:

Nợ TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36612).

     Có TK 511 – Thu hoạt động do ngân sách Nhà nước cấp.

Cuối năm, đơn vị căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua sắm bằng nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài đã tính trong năm, để kết chuyển từ TK 366 sang TK 512, ghi:

Nợ TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36621).

    Có TK 512 – Thu viện trợ, vay nợ nước ngoài.

Cuối năm, căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ mua sắm bằng nguồn phí được khấu trừ để lại đã xuất sử dụng trong năm, kết chuyển từ TK 366 sang TK 514, ghi:

Nợ TK 366 – Các khoản nhận trước chưa ghi thu (36632).

   Có TK 514 – Thu phí được khấu trừ, để lại.

Ví dụ: Trong kỳ, đơn vị xuất kho nguyên vật liệu ra sử dụng 2 đợt:

– Đợt 1, trị giá nguyên vật liệu xuất kho sử dụng 500, trong đó vật tư trước đó mua bằng:

Nguồn NSNN: 100. 

Nguồn phí được khấu trừ, để lại: 150

Nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài: 250

Kế toán định khoản:

Nợ TK 611: 100

Nợ TK 612:  250

Nợ TK 614:  150

     Có TK 152:  500 

– Đợt 2, trị giá nguyên vật liệu xuất kho sử dụng 560, trong đó nguyên vật liệu trước đó mua bằng:

Nguồn NSNN: 120

Nguồn phí được khấu trừ, để lại: 160

Nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài:  280

Kế toán định khoản:

Nợ TK 611: 120

Nợ TK 612: 280

Nợ TK 614: 160

     Có TK 152: 560 

Cuối năm, xác định giá trị vật tư xuất dùng, dựa theo nguồn mua sắm tương ứng.

Cụ thể:

Nguồn NSNN: 100 + 120 = 220

Nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài: 250 + 280 = 530

Nguồn phí được khấu trừ, để lại: 150 + 160 = 310

Cuối năm, thực hiện kết chuyển:

Nợ TK 366: 1.060

        Có TK 511: 220

        Có TK 512: 530

        Có TK 514: 310                               

Nhận xét

Theo quy định của chuẩn mực kế toán công, về nguyên tắc cơ sở dồn tích thì doanh thu ghi nhận khi phát sinh, nhưng với quy định như trên, đến thời điểm cuối năm, kế toán tập ghi nhận doanh thu tương ứng. Trong khoảng thời gian từ đầu năm đến cuối năm, kế toán phải theo dõi, tập hợp luỹ kế giá trị vật tư xuất kho theo từng nguồn tiền mua tương ứng, rất dễ xảy ra trường hợp bị bỏ sót bút toán kết chuyển nguồn dẫn đến không ghi giảm “nhận trước chưa ghi thu” và tăng “doanh thu” tương ứng.

Đề xuất, khuyến nghị

Theo tác giả, thay vì trong năm tiến hành theo dõi giá trị vật tư xuất kho, tập hợp để đến cuối năm mới ghi nhận doanh thu tương ứng, ngay khi phát sinh nghiệp vụ xuất kho vật tư, kế toán ghi nhận doanh thu tương ứng khoản chi phí phát sinh, việc này sẽ giảm bớt việc tập hợp vật tư xuất dùng theo nguồn tiền. Khi đó, chi phí phát sinh đến đâu khi đủ điều kiện kế toán ghi nhận luôn doanh thu đến đó. Đến cuối năm, kế toán chỉ việc căn cứ trên sổ cái của tài khoản doanh thu tương ứng, để lên báo cáo kế toán.

Với ví dụ trên, theo phương án xử lý như đề xuất, 02 đợt xuất kho nguyên vật liệu, sẽ được xử lý như sau:

– Đợt 1, các bút toán ghi nhận:

Nợ TK 611: 100

Nợ TK 612: 250

Nợ TK 614: 150

     Có TK 152: 500 

Đồng thời, kết chuyển nguồn:

Nợ TK 366: 500

    Có TK 511: 100

    Có TK 512: 250

    Có TK 514: 150

– Đợt 2, các bút toán ghi nhận:

Nợ TK 611: 120

Nợ TK 612: 280

Nợ TK 614: 160

     Có TK 152: 560 

Đồng thời, kết chuyển nguồn:

Nợ TK 366: 560

    Có TK 511: 120

    Có TK 512: 280

    Có TK 514: 160

Trong năm, kế toán không phải theo dõi giá trị vật tư xuất dùng ứng với nguồn tiền mua vật tư. Cuối năm, căn cứ vào thông tin trên sổ theo dõi TK 511, 512, 514, để kết chuyển sang TK 911 tương ứng. Như vậy, đối với đơn vị HCSN, khi xuất kho vật tư phục vụ hoạt động HCSN, để đảm bảo phù hợp quy định về cơ sở dồn tích được quy định trong chuẩn mực kế toán công, kế toán được ghi nhận doanh thu tương ứng ngay khi xuất kho vật tư, chứ không nhất thiết phải chờ đến thời điểm cuối năm. Việc này sẽ tránh việc nghiệp vụ kết chuyển nguồn bị bỏ sót, giúp việc thực hiện công việc kế toán phù hợp với nguyên tắc kế toán cơ sở dồn tích, quy định tại Quyết định 1676/QĐ-BTC. 

Tài liệu tham khảo

1. Bộ Tài chính, (2017), Thông tư 107/2017/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán HCSN ngày 10/10/2017.

2. Bộ Tài chính, (2021), Quyết định 1676/QĐ-BTC công bố 5 CMKTC Việt Nam đợt 1 ngày 01/9/2021.

3. Bùi Thị Thanh Thùy, (2020), Một số vấn đề về lập BCTC tại các đơn vị HCSN, Tạp chí Tài chính.

4. Nguyễn Thị Hoài, (2017), Hoàn thiện hệ thống BCTC tại các đơn vị HCSN, Tạp chí Tài chính.

5. Bùi Thị Yên và Vũ Thị Thương, (2021), Sự khác nhau giữa kế toán HCSN và kế toán DN trong hạch toán một số nghiệp vụ, Tạp chí Công thương.

6. Phùng Anh Tuấn và Trần Thanh Thủy, (2019), BCTC tại các đơn vị HCSN và những vấn đề cần lưu ý, Tạp chí Tài chính.